Aan de slag met het vernieuwde iCloud

We willen je geen valse hoop geven: nee, iCloud Drive is geen volwaardig alternatief voor Dropbox. Hoewel het inderdaad mogelijk is om al je eigen bestanden in iCloud Drive op te slaan, kun je hier alleen bij via een Mac of Windows-pc. Een officiële app á la Dropbox ontbreekt (vooralsnog), wat betekent dat je alleen bestanden uit iCloud Drive kunt openen via de documentenkiezer van de bijbehorende applicatie, zoals Numbers of Pages. Dit is, zoals we in deze cursus zullen zien, een grote handicap.

Kennismaking

Als je iOS 8 voor het eerst installeert, vraagt je iPad of je wilt upgraden van iCloud naar iCloud Drive. Deze vraag was vooral relevant toen OS X Yosemite nog niet uit was, omdat Mac-gebruikers met een eerdere versie dan Yosemite geen toegang hadden tot iCloud Drive. Als je een Mac gebruikt en deze nog niet hebt geüpgraded naar Yosemite, is het verstandig om géén gebruik te maken van iCloud Drive. Doe je dat wel, dan zijn al je cloud-bestanden niet meer zonder omweg toegankelijk op je Mac. Heb je geen Mac, dan kun je rustig upgraden. Het is dan zelfs aan te raden, omdat iOS-apps steeds meer gebruikmaken van de nieuwe functionaliteit. Het migreren van je bestanden van iCloud naar iCloud Drive gaat automatisch, maar kan wel enige tijd in beslag nemen, tot maximaal een uur.

iCloud Drive zorgt voor meer opslaggemak op je iPhone, iPad, Mac en pc.

Hetzelfde

Op het eerste gezicht is er geen verschil tussen iCloud en iCloud Drive. Nog steeds synchroniseert iCloud Drive instellingen en documenten tussen je verschillende Apple-apparaten. Ook de werking van Apples productiviteitssoftware is wat de cloudopslag betreft hetzelfde. Start je bijvoorbeeld Pages op, dan zie je in de documenten-kiezer nog steeds alle documenten en mapjes die je daar had aangemaakt. Hetzelfde geldt voor Keynote en Numbers.

De web-interface van iCloud Drive, als je net start is het aardig leeg.

Schijnvrijheid

Onder de motorkap is wel een boel veranderd. Voor het eerst is het namelijk mogelijk om (vanaf een Mac of pc) elk soort bestand in iCloud Drive te plaatsen. Dit werkt net zoals Dropbox of Microsoft OneDrive: je installeert een programma die een map op je computer synchroniseert met iCloud. Deze map kun je zelf indelen in sub-mappen en je kunt alle typen bestanden daarin zetten. Mac-gebruikers kunnen ook labels en tags toevoegen, wat kan helpen om grote hoeveelheden bestanden makkelijk vindbaar te maken.

Al deze vrijheid is echter schijn. Hoewel het in theorie mogelijk is om meerdere soorten bestanden in een map te stoppen, bijvoorbeeld een Numbers-spreadsheet en een Pages-document samen in je mapje 'Administratie', werkt dit in de praktijk niet. Dat komt omdat iCloud Drive geen eigen app heeft, zoals dat bij Dropbox wel het geval is. In plaats daarvan blijft iCloud Drive vasthouden aan de oude opzet: dat je per programma alleen de eigen map kunt zien. Vanuit Pages kun je dus alleen de iCloud Drive-map van Pages bekijken, ook al heb je bijvoorbeeld een Pages-document in de Numbers-map geplaatst.

Sterker nog: een Pages-document dat je handmatig (via Windows 7 bijvoorbeeld) in de Numbers-map plaatst, is niet zichtbaar op de iPad. Een txt-document is wel zichtbaar voor Numbers, maar wordt geopend als spreadsheet. Daar heb je dus niets aan als het om gewone notities gaat.

Wie iCloud Drive dus op dezelfde manier als Dropbox wil gebruiken, loopt al snel tegen de beperkingen van het systeem op. Je handige eigen mappenindeling is onbruikbaar op de iPad.

De document-kiezer in Pages laat alleen de Pages map zien.

Ruimte

Daarnaast is het wel goed om op te merken dat de opslagruimte van iCloud Drive relatief beperkt is. Bij het aanmaken van je iCloud-account krijg je eenmalig 5 gigabyte gratis (tegenover bijvoorbeeld 15 GB bij het veel flexibelere Google Drive). Als je meer ruimte wilt, moet je daarvoor betalen. Bij serieus gebruik heb je helaas al snel meer ruimte nodig, vooral als je je iPad (en/of iPhone) een back-up laat maken in de cloud.

Dit werkt nog steeds als voorheen. Als je de back-up via iCloud al aan had staan, blijft je iPad iedere dag een back-up van je gegevens maken. Dit gebeurt als je apparaat aan de oplader hangt. Heb je nog geen automatische back-up, dan ga je naar Instellingen / iCloud / Reservekopie. Zet deze schuif naar Aan.

Dat is natuurlijk heel handig, want het gaat automatisch, en je hoeft niet meer eens in de zoveel tijd je apparaat aan de pc of Mac te hangen. Maar de back-ups van je iOS-apparaten nemen veel ruimte in van iCloud Drive. Al je er dan ook nog eens al je pdf's, foto's en Office-documenten in plaatst, loopt de boel al snel vol.

De back-upfunctie zorgt ervoor dat de iPad een back-up maakt als je hem aan de oplader hangt.

Een reservekopie van een iPad kan al snel meerdere gigabytes van je iCloud Drive opsnoepen.

Verbeteringen

Gelukkig zijn er ook verbeteringen ten opzichte van de oude iCloud. Het feit dat iCloud Drive meer 'open' is, zorgt ervoor dat applicaties van derden (dus van andere bedrijven dan Apple) nu ook toegang hebben tot het bestandssysteem. Voorheen was het al zo dat bestanden in iCloud bewaard konden worden, maar dan waren ze zo goed als onzichtbaar voor de gebruiker. Opnieuw geldt hier: 'elke app zijn eigen map', maar nu zijn die mapjes gewoon toegankelijk vanaf de pc of Mac. En ook vanuit andere applicaties en vanaf andere apparaten. Vooral voor mensen die zowel op pc/Mac als op een iPad bepaalde apps gebruiken, zullen hier veel profijt van hebben. Een notitie die je maakt in de iOS-versie van aantekeningen-app Notability, is meteen bruikbaar door zijn evenknie op de Mac, en ook zichtbaar in de iCloud Drive-map. Hierdoor is het eenvoudiger voor applicaties om onderling data uit te wisselen.

Het maken van mapjes helpt om je documenten te ordenen.

Niks kwijt

Voor iOS is een groot voordeel dat het wissen van een app op je iPad niet meer automatisch betekent dat je ook de bijbehorende bestanden kwijtraakt. Een pdf-bestand dat je in PDF Expert bewerkt en opslaat op iCloud Drive, is ook na het wissen van PDF Expert nog beschikbaar én zichtbaar. In de oude iCloud was het wel mogelijk om je bestanden te bewaren bij het wissen van een app, maar waren ze vervolgens onzichtbaar en niet bewerkbaar totdat je de bijbehorende app her-installeerde. Op dit punt zorgt iCloud Drive dus voor een grote verbetering.

Overal toegang

Een groot voordeel van cloudopslag in het algemeen, is dat je data overal beschikbaar zijn waar je verbinding hebt met internet. We noemden al de iCloud Drive-applicatie voor Windows, die net als Dropbox een aparte map maakt die automatisch wordt gesynchroniseerd. Deze iCloud Drive-app wordt automatisch aangeboden als je iTunes op je pc upgradet, maar is ook los te downloaden via de website van Apple.

Mac-gebruikers met OS X Yosemite hebben automatisch een map voor iCloud Drive in hun Finder en kunnen daar op dezelfde manier gebruik van maken als van een map met lokale bestanden. Dat betekent dat je bestanden van tags kunt voorzien om ze beter te organiseren. De Windows-versie heeft deze mogelijkheid (nog) niet.

Ook op de computer 'van een ander' (bijvoorbeeld op kantoor of op visite) kun je bij je iCloud-documenten. Dit kan via de website www.icloud.com. Hier log je in met je Apple ID en al je bestanden zijn toegankelijk. Let erop dat deze site niet toegankelijk is vanaf je iPad of iPhone. Wanneer je dit probeert, geeft www.icloud.com links naar het installeren en activeren van iCloud op je apparaat.

Organiseren

Via de webinterface kun je via het iCloud Drive-pictogram naar je bestanden. Je kunt deze hier ook netjes organiseren. De webinterface is overigens wat strenger dan de iCloud Drive voor Windows of Mac. Bij het aanklikken van het icoontje zie je dat elke applicatie een eigen hoofdmap heeft. Als je probeert om bijvoorbeeld een foto te plaatsen in de map van Numbers, dan krijg je een foutmelding.

Via de iCloud-site is het gelukkig ook mogelijk om eigen hoofdmappen te maken, waar je alle bestanden in kunt plaatsen die je wilt. Het uploaden gaat via de webinterface, en dat is natuurlijk niet zo handig als het werken met een automatisch gesynchroniseerde map. Maar het voordeel is dat je op elke willekeurige pc of Mac dingen aan je iCloud Drive kunt toevoegen. Gebruik dit dus vooral als extra manier om bij je bestanden te komen. Wel moet je ook hier onthouden dat je eigen hoofdmappen niet zichtbaar zijn op de iPad, totdat er een echte iCloud Drive-app verschijnt.

Bij het schrijven van dit artikel was er aanvankelijk een app beschikbaar die dit kon (namelijk Cloud Drive Explorer), maar deze is inmiddels uit de App Store verdwenen. We hopen dat er snel weer een dergelijke app beschikbaar komt, want dit is een zeer goede toevoeging voor iCloud Drive.

Je kunt geen foto's opslaan in de Numbers map.

Je kunt zelf kiezen welke functies van iCloud Drive wilt aan- of uitzetten.

Per app kun je toestemming geven om van iCloud Drive gebruik te maken. Zo kun je zware 'verbruikers' uitschakelen als je ruimte tekort komt.

Conclusie

Voor wie alleen de iPad en eventueel een iPhone gebruikt, is de nieuwe Drive nauwelijks te onderscheiden van zijn voorganger. Alles wat je hiervoor deed, kun je gewoon blijven doen. Als je naast je iOS-apparaat ook met een Windows-pc of Mac werkt, dan is iCloud Drive wel een verandering. Het is wel goed om de besproken beperkingen in gedachten te houden. iCloud Drive is niet zo algemeen inzetbaar als concurrenten Drobox, Google Drive of OneDrive. Probeer dan ook niet om iCloud Drive op die manier te gebruiken, dit leidt tot frustraties en tot documenten die je op cruciale momenten niet kunt openen. Werken met iCloud Drive vraagt een bepaalde flexibiliteit van jou als gebruiker. Of anders gezegd: er is maar één manier om dingen te doen, en dat is op de manier van Apple.

Voor iPad-bezitters blijft de automatische back-upfunctie waarschijnlijk de belangrijkste. Door deze optie in te schakelen, heb je in ieder geval een dagelijkse veiligheidskopie van je belangrijkste iPad-bestanden en -instellingen.

De reservekopie is nog steeds de belangrijkste functie voor iPad-gebruikers.

Onaf

Totdat Apple (of iemand anders) een volledige iCloud Drive-app uitbrengt met dezelfde functionaliteit als bijvoorbeeld Dropbox. Wie denkt een Dropbox-killer in handen te hebben moet zijn verwachtingspatroon even bijstellen. De dienst voelt onaf en komt maar gedeeltelijk de belofte na van een alles-in-één opslagdienst. Hopelijk brengt de (nabije) toekomst daar nog verandering in.