12 Office apps voor de iPad
Het is verleidelijk de iPad ook voor zakelijke toepassingen te gebruiken. Maar is het apparaat daar wel geschikt voor? We gingen op zoek naar de beste zakelijke apps.
Ook managers vinden de tablet van Apple een prima alternatief voor de laptop. Steeds meer bedrijven laten hun werknemers dan ook op hun eigen iPad of een bedrijfs-iPad werken. Maar hoe zit het dan met de productiviteit? Is de kwaliteit van de iPad-apps wel vergelijkbaar met die van de desktopprogramma’s? En vooral: welke apps kunnen goed overweg met Microsoft Office-programma’s?
Lees ook:
15 Excellente apps voor de iPad
iPhone apps die het beter doen op de iPad
Microsoft zelf heeft geen iPad-compatible officepakket. En Microsofts Office Web Apps cloud-based suite werkt ook (nog) niet lekker op de tablet. Hetzelfde geldt voor Google Docs.
Onze collega’s van Infoworld.com testten de beschikbare office-programma’s en stelden een suite samen die als standaardpakket een goede optie zou zijn voor bedrijfs-iPads. Tot onze verbazing bleek namelijk geen van de bestaande iPad-suites echt ideaal.
De bedrijfspakketten die we bekeken hebben zijn Apple’s iWork suite (bestaande uit Pages, Numbers en Keynote, € 7,99 per stuk), de Quickoffice Connect Mobile Suite (€ 11,99) en Documents to Go Premium van DavaViz (€ 11,99).
De Quickoffice Connect Mobile Suite heeft een tekstverwerker, een spreadsheetprogramma en presentatiesoftware. Documents To Go Premium heeft een tekstverwerker, een spreadsheetprogramma en een PowerPoint editor waarmee je tekst en aantekeningen kunt toevoegen aan een presentatie. Beide programma’s zijn geschikt voor Microsoft Office documentformaten.
Tekstverwerkers
We beginnen met de lastigste categorie. Om maar met de deur in huis te vallen: geen van de versies heeft de functie ‘wijzigingen bijhouden’. In mijn vakgebied is dat al een serieus nadeel.
Pages
Je kunt prachtige documenten op de iPad fabriceren met Pages. Niet met alle toeters en bellen die Microsoft Word aanbiedt op de Mac of de pc, maar wel met veel meer mogelijkheden dan andere mobiele tekstverwerkers. En Pages is daarnaast simpel in gebruik.
Helaas heeft het twee gebreken die de app voor veel bedrijven ongetwijfeld onbruikbaar maken. De eerste en belangrijkste is dat de stylesheet die je kiest en toepast in je iPad-document alleen lokaal opgeslagen wordt. Dus een document op je iPad ziet er heel anders uit als je het doorstuurt naar iemand anders of het overzet op je Mac.
Een tweede tekortkoming is dat Pages-documenten niet opgeslagen kunnen worden bij cloud-services als Google Docs, Dropbox of Box.net. Dat betekent dat je ze alleen kunt delen via de mail, of door ze te synchroniseren met iTunes en ze van daaruit te delen, of via Apples MobileMe – als je daarop geabonneerd bent.
Een derde minpunt is dat je je doc niet kunt ‘opslaan als’ als je erin zit. De enig manier om een oudere versie te bewaren is een kopie te maken voordat je het document opent.
Quickoffice
De Quickoffice tekstverwerker is simpel, met opties als lettertype, uitlijnen en lijstjes maken. Je kunt er zelf geen stijl aan hangen, maar wat Quickoffice wel kan is de stylesheet onthouden in geïmporteerde documenten, die ook weer intact blijven als je ze weer exporteert. Daarnaast legt Quickbox desgewenst verbinding met Box.net, Dropbox, Google Docs én Mobile Me voor opslag in de cloud, en ook direct met een computer via een Wifi-verbinding. Tenslotte heeft Quickoffice wel het gemak van de ‘opslaan als’-optie, plus een handig intern mappensysteem waarin je de documenten kunt beheren. Minpunten: geen ‘zoek en vervang’-optie (zelfs geen ‘zoeken’ alleen) en geen woordenteller.
Documents To Go
De DataViz-app lijkt in veel opzichten op Quickoffice: een simpele tekstverwerker met basisopties. Voordeel van DocsToGo is dat het wel kan zoeken en vervangen en dat er ook een woordenteller in zit. Dit zou een prima app zijn, als er niet een domme fout was gemaakt: de opmaakknoppen zijn onderaan het scherm geplaatst en verdwijnen dus achter het toetsenbord... Een echte productiviteitskiller. Bij Quickoffice en Pages staan die knoppen bovenaan het scherm.
Conclusie: Pages is in feite de beste tekstverwerker, maar z’n minpunten maken de toepassing onbruikbaar voor sommige bedrijven. Als je veel met stylesheets en met cloud-services werkt, is Quickoffice de beste optie.
Spreadsheetprogramma’s
De kenmerken van de verschillende spreadsheetprogramma’s die we bekeken hebben liggen veel dichter bij elkaar.
Numbers
Net als Pages valt ook Numbers op door de grote hoeveelheid functies. Ingewikkelde formules, grafieken, meerdere werkbladen: alles kan zoals op de desktop. Beetje lastig is het aanpassen van de celeigenschappen, van tekst naar formule of datum bijvoorbeeld, maar Numbers past dan wel het onscreen-toetsenbord handig aan je activiteit aan. Voor Excel-gebruikers is het nog handig te weten dat als je een nieuw werkblad opent, je er een tabel aan moet toevoegen om de vertrouwde ruitjes te krijgen - een werkblad in Numbers kan namelijk veel verschillende tabellen bevatten. Ook hier weer het nadeel dat er geen ‘opslaan als’-functie opzit. Dus eerst een kopie maken als je de vorige versie wilt bewaren.
Quickoffice
Excel-gebruikers zullen snel met Quickoffice overweg kunnen. Het programma beschikt over veel functies en het werken met de cellen, rijen en kolommen is simpel. Het onscreen-toetsenbord past zich niet aan zoals bij Numbers het geval is, maar de interface is desondanks prettig in gebruik. Quickoffice heeft wel de ‘opslaan als’-functie, maar kan geen grafieken maken en ontbeert de mogelijkheid om rijen en kolommen te sorteren, wat Numbers allebei wel heeft. Wat beide niet kunnen is kolommen en rijen verbergen.
Documents To Go
Net als bij de tekstverwerker lijkt het spreadsheetprogramma van DocsToGo op de Quickoffice-versie, alleen is ook hier de user-interface niet handig. Van werkblad wisselen is bijvoorbeeld te ingewikkeld. Maar DocsToGo kan wel rijen en kolommen verbergen en blokkeren. Ook hier is het een probleem dat de functieknoppen wegvallen achter het toetsenbord.
Conclusie: Ondanks de paar kleine minpunten is Numbers veruit de beste van de spreadsheetprogramma’s.
Presentatiesofware
Keynote
De presentatie-app van Apple is indrukwekkend. Je kunt prachtige presentaties creëren met ingewikkelde animatie-effecten en handige formattingtools. Je voegt illustraties in vanuit het Photos-programma en kunt ook grafieken, tabellen en vormen maken. De kans is groot dat je PowerPoint niet eens mist als je Keynote gebruikt op de iPad. Het enige minpunt is dat je bij deze applicatie het draaien van de scherm van liggend naar staand - toch zo eigen aan Apple - kunt vergeten. Presentaties met Keynote kunnen alleen in landscape. Oh - en wederom is er de afwezigheid van de ‘opslaan als’-functie.
Quickoffice
De presentatiesoftware is pas eind vorig jaar aan het Quickoffice-pakket toegevoegd, maar het is wel gelijk aan tamelijk volledig product. Je kunt er niet alleen presentaties mee tonen, maar ze ook bewerken en aanmaken. Je kunt vormen en foto’s en tekstkaders toevoegen, en de tekst kun je bewerken op een vergelijkbare manier als in de bijbehorende tekstverwerker. Je kunt de ‘stapelvolgorde’ van verschillende elementen in een slide zelfs aanpassen, al was het even zoeken naar die functionaliteit. De volgorde van de slides zelf kun je ook simpel aanpassen. Alles bij elkaar genomen is het een vrij basale, maar bruikbare tool.
Documents To Go
In DocsToGo kun je Powerpoint-presentaties openen en notities toevoegen. Ook kun je wat simpele aanpassingen verrichten, zoals tekst bewerken, lege dia’s toevoegen en slides kopiëren en verwijderen. DocsToGo is prima geschikt om nog even snel een bestaande presentatie wat bij te werken, of om een simpele tekstpresentatie te maken als opzetje waaraan je later op je laptop illustraties toevoegt, maar meer is het niet.
Conclusie: Eigenlijk is er geen keuze. Keynote is duidelijk de meest volwaardige presentatie-app voor de iPad, met slechts een paar kleine minpunten.
PDF’s markeren op de iPad
Er zijn genoeg toepassingen die een PDF op de iPad kunnen openen, maar de ingebouwde Preview-app doet dat al voor de mailbijlages. En de meeste Wifi-apps waarmee je documenten kunt delen hebben ook een Preview-toepassing. Wat nog ontbreekt is een programma waarmee je PDF’s kunt markeren en er kleine aantekeningen ana kunt toevoegen. Zo’n toepassing is GoodReader (€ 2,39). Je kunt daarmee zo’n beetje alles doen wat je op je desktop met Adobe Reader doet: notities maken, markeren en zelfs iets omcirkelen als dat nodig is. Zodra je door hebt hoe je je vinger als muis moet gebruiken, is het een heel simpele app. Behalve dat je er PDF’s mee kunt markeren, leest GoodReader ook Office-documenten, tekstdocumenten en illustraties. De app speelt zelfs audiodocumenten af. Daarnaast kun je alles via Wifi overzetten naar je desktop.
Overige handige iPad-apps
De iPad kan geen Zip-bestanden openen – een rare nalatigheid, die ook geldt voor de iPhone en de iPod touch. Helaas zijn er geen uitpakprogramma’s voor de iPad die zich kunnen meten met superieure unzippers als het gratis IZArc voor Windows of YemuZip voor de Mac. Met bijna alle unzippers voor de iPad lijkt wat mis. De beste unzipper (voor € 0,79) is ZipThat. Het programma is duidelijk en makkelijk in gebruik, maar lijkt soms moeite te hebben met wachtwoorden, en staat gebruikers alleen toe de inhoud in de app zelf te bekijken. Niet geweldig dus, maar beter dan niets.
Verder mist de iPad een rekenmachine. De Calculator HD – PrettyCalc van Dasom is een prima bruikbare gratis rekenmachine waar niet alleen skins bij worden geleverd, maar die ook twee standaard Tax-knopen heeft om bijvoorbeeld snel en simpel BTW af te trekken of op te tellen. Voor € 0,79 is er eventueel nog de Calculator HD van CrowdCafe met uitgebreide (wetenschappelijke) functionaliteit, een geheugen en een ‘bonuitdraai’ die je eventueel door kunt mailen.
Nog meer interessante apps? De AirfilesHD-app kan Photoshopdocumenten aan ($ 0,99 NB: kies de Engelse versie uit de Amerikaanse iTunes store – de versie in de Nederlandse store is in het Chinees).
Met de NotesPlus (€ 4,99) kun je met een stylus aantekeningen en tekeningen maken op een leeg vel en die vervolgens overzetten naar een PDF-file. Je kunt er ook tekst bij typen en zelfs audio-opnames invoegen.
Notability (€ 2,39) is voor degenen die notities willen maken tijdens lezingen en dergelijke. Als je achteraf zo’n notitie aantikt, val je in de audio-opname op het moment dat je die aantekening maakte. Ideaal ook voor het uitwerken van interviews!
Is een los toetsenbord nodig? En een VGA-adapter?
Het onscreen toetsenbord van de iPad is heel simpel in gebruik, vooral in landscapeformaat waarin het de afmetingen benadert van een normaal toetsenbord. Toch tikt het voor veel mensen lekkerder op een toetsenbord met echte toetsen, en natuurlijk heeft Apple daar twee prachtige oplossingen voor (ad € 69,- per stuk): een iPad Keyboard Dock waarin je je iPad mooi rechtop zet en hem meteen oplaadt, of een draadloos toetsenbord (Bluetooth). Helaas blijkt het voordeel van zo’n toetsenbord in de praktijk wat tegen te vallen; er zijn maar weinig shortcuts voor de iPad , waardoor je steeds naar het touchscreen terug moet. Zo verlies je snelheid.
Als snel invoeren je ding is, kun je overigens ook altijd nog Steno overwegen - want ook daar is een (gratis!) app voor.
Er zijn verschillende manieren om een iPad aan te sluiten op een beamer of een extern scherm, wat bijvoorbeeld voor presentaties heel handig kan zijn. Daar hebben we kortgeleden nog een prima overzichtsartikel over geplaatst. Bedenk wel dat, zelfs met de daarvoor bestemde hardware, de mogelijkheden vrij beperkt zijn: apps moeten video-out ondersteunen, anders werkt het niet. Keynote doet dat, maar Documents To Go bijvoorbeeld niet. Denk vooral niet dat je, net als bij een laptop, je hele ‘iPad desktop’ op een extern scherm kunt tonen, want dan kom je bedrogen uit.
Concluderend: het ideale office apps-pakket
Geen van de kant-en-klare suites is helemaal perfect op zichzelf, dus het ideale pakket is een combinatie. Als we puur op productiviteit focussen, is dit wat ons betreft de beste: Pages, Numbers, Keynote, Goodreader en Zipthat.
Als opmaakkenmerken belangrijk zijn, ziet het ideale pakket er als volgt uit: Quickoffice, Keynote, Goodreader, Calculator HD en Zipthat. Voor degenen die grafieken en ingewikkelder spreadsheetwerk moet uitvoeren, is Numbers dan nog steeds een goede optie om erbij te hebben. De spreadsheeteditor van DocsToGo is beter dan die van Quickoffice, maar door de functietoetsen die achter het toetsenbord verdwijnen, heeft Quickoffice toch de voorkeur.
Doe tenslotte AirFilesHD erbij voor Photoshoppers en Notes Plus of Notability als er aantekeningen gemaakt moeten worden.
