Muizen komen in soorten en maten. Wie geen genoegen neemt met de grijze middenmuis, heeft de keus uit vele opmerkelijke ontwerpen.

Hoewel na tientallen jaren computeren de muis eindelijk een serieuze concurrent heeft gekregen in de vorm van het aanraakgevoelige scherm, blijft de muis, naast het toetsenbord, voor desktop- en laptoptoepassingen nog steeds veruit het meest gebruikte input-apparaat. Sommige mensen nemen daarbij genoegen met de simpelste muis die een leverancier met zijn computer kan meegeven. Maar wie het grootste deel van zijn werkende leven achter een beeldscherm doorbrengt, mag best eens in de buidel tasten voor een echt goed alternatief. We zetten, ter inspiratie, weer een aantal ontwerpen op een rijtje die het bekende concept elk een eigenwijze twist geven.

Touch Mouse (Microsoft)

Is het een naaktslak? Is het een bloedzuiger? Is het de helm van een Imperial Death Star Trooper? Nee, het is Microsofts nieuwe Touch Mouse. Design is helaas nooit Microsofts sterkste kant geweest. Ze hebben het geprobeerd, en zo nu en dan komen ze aardig in de buurt - maar het is gewoon niet hun 'forte'. Toch verdient de Touch Mouse meer dan wat nare opmerkingen over zijn ongelukkige uiterlijk. De Touch in zijn naam staat er namelijk niet voor niets: behalve de gebruikelijke knoppen beschikt deze muis over sensoren die het mogelijk maken allerlei functies te besturen met vingerbewegingen over het muisoppervlak - alsof het het scherm van je smartphone was. Je kunt weliswaar niet de bekende 'knijpbeweging' maken om in of uit te zoomen, maar de muis herkent wel degelijk twee of zelfs drie vingers tegelijk, die samen aparte commando's uitvoeren. Het is even wennen, maar dan voegt het ook echt wel wat toe. Of dat de 80 dollar waard is die het ding moet kosten is een ander verhaal. Vooralsnog is niet helemaal duidelijk of de muis ook hier in Nederland verkrijgbaar wordt. En o ja - Windows 7 only...

Microsoft Touch Mouse

Ook verkrijgbaar in witte (limited) Artist Edition

Prijs: $ 79,95 (+/- € 58,-)

Magic Mouse (Apple)

Voordat we alle fanboys over ons heen krijgen: ja, de Touch Mouse van Microsoft, die we hiervoor beschreven, is natuurlijk gewoon een rip-off van wat Apple al een jaartje eerder met deze Magic Mouse heeft gedaan. En je ziet meteen wie van de twee de design-koning is. De Magic Mouse is een typisch Apple-apparaat: superstrak en minimalistisch. De functionaliteit is nagenoeg gelijk aan die van Microsofts Touch Mouse, zij het dat je bij Apple maximaal twee vingers tegelijk kunt gebruiken. Opvallend genoeg is de muis van Apple minder eenkennig dan die van Microsoft: de Magic Mouse is zowel bruikbaar onder OS X (waar hij natuurlijk voor bedoeld is) als Windows 7. Flauw hoor, dat Microsoft dat gebaar niet heeft willen beantwoorden.

NB: de Magic Mouse lijkt duurder, maar zijn prijs in dollars ($ 69,-) is lager dan die van de Touch Mouse - en daar weten we de officiële Europese prijs nog niet van. Wie had dat gedacht - dat je met Apple nog eens goedkoper uit zou zijn...

Apple Magic Mouse

Prijs: € 69,-

R.A.T. 9 Gaming Mouse (Cyborg Gaming)

De RAT9 is het muizen-equivalent van de Bat-mobiel uit Batman Begins en The Dark Knight. Net als de 'Tumbler' is deze muis volkomen over de top: zo'n beetje alles is instelbaar om hem volledig naar je eigen hand te zetten, van de afmetingen tot het gewicht aan toe. De muis is draadloos en wordt opgeladen via een laadstation waar in SF-films hele ruimteschepen op aankoppelen. Deze muis is het neusje van de zalm, met zijn twin-eye 5600dpi sensor, zijn versnellingsratio van 50G, zijn responstijd van 1ms, zijn '1000MHz polling' en zijn prijskaartje van 130 euro. Voor je de muis helemaal naar wens hebt ingesteld ben je zo een paar uur zoet, en daarna voel je je een heuse raketgeleerde - of een verschrikkelijke nerd. Of beiden. Feit is wel dat, alles bij elkaar, er voor gamers nauwelijks een betere muis denkbaar is. Aan je muis zal het in elk geval niet meer liggen.

R.A.T. 9 Gaming Mouse

Prijs: € 129,99

Ook mooi in wit: de iets eenvoudigere Albino R.A.T. 7

Prijs: € 99,99

Orochi (Razer)

Razer is vooral bekend om zijn vaak opvallend goede gamers-muizen, die gewoonlijk stoere slangennamen hebben als Boomslang ('boemsleng'), Mamba of DeathAdder. Die traditie zet Razer voort door ook voor hun nieuwe laptopmuis een legendarische slangennaam te kiezen - al is de Orochi buiten Japanse legendes en computergames eigenlijk nauwelijks bekend. Het moet een achtkoppig monster zijn - terwijl deze muis nou juist zo'n klein schatje is. Maar dan wel met grootse prestaties. Het is een van de weinige laptopmuizen met een resolutie van 4000dpi (een normale lasermuis doet tegenwoordig zo'n 1600), waardoor het ding uitermate snel en precies gebruikt kan worden. Ook een geinig trucje dat je niet vaak ziet: bij deze muis kun je een staart 'inprikken'. Dat is niet alleen om door te kunnen muizen als de batterij op is: het is ook de enige manier om die sublieme prestaties uit dit muisje te persen. De Razer Orochi is een beetje een gimmick, en dan is het prijskaartje wel weer heel fors; als echte gamer zul je voor een tientje minder waarschijnlijk eerder een Razer Imperator kiezen. Maar voor mensen die veel onderweg zijn en dan graag een muis meenemen waarmee je heel precies kunt werken, is dit wellicht een uitkomst. Verkrijgbaar in 'pianolak' of matzwart. En blauwe LEDs, want dat moet tegenwoordig.

Razer Orochi

Prijs: € 79,99

Whirl Ergonomic Pivoting Laser Mouse (Smartfish)

Van een heel ander kaliber en afkomstig uit een heel andere hoek is de ergonomische Whirl-muis. Deze draadloze lasermuis staat op een soort platformpje waarop de muis naar alle kanten kan kantelen. Het idee is simpelweg dat je hand daardoor niet langer gedwongen is de hele dag in dezelfde 'onnatuurlijke statische positie' (quote) te liggen. In plaats daarvan kun je je hand en pols tamelijk vrij bewegen, terwijl de muis zelf in feite gewoon dezelfde vertrouwde muis blijft die we al zoveel jaren kennen: 1600dpi, zowel links- als rechtshandig, en geschikt voor Windows en Mac OS X.

Smartfish Whirl Laser Mouse

Prijs: $ 49,95 (+/- € 36,50)

Ook verkrijgbaar als Smartfish Whirl Mini Mouse voor onderweg.

Prijs: $ 49,95 (+/- € 36,50)

Swiftpoint Mouse (Swiftpoint)

De Swiftpoint is een interessant nieuw muisontwerp dat een beetje doet denken aan van die kleine goedkope

die een tijdje terug plots zo populair waren - en niet alleen omdat hij zo klein is: je laadt hem in een halve minuut op via een klein platformpje dat je in je USB-poort steekt, waarna je er een uur mee kunt werken. Hoewel er in de loop der geschiedenis al vele alternatieve muisvormen voorbij zijn gekomen die over het algemeen jammerlijk hebben gefaald, heeft de Swiftpoint absoluut aantrekkelijke kwaliteiten. Hij is zo ontworpen dat je hem eenvoudig als een pen kunt vasthouden, terwijl je hem op allerlei ook zeer kleine oppervlakken (je laptop, het tafelblad, je broekspijp) kunt gebruiken. Er zit een rubberen scrollwieltje in dat je niet met je vinger bedient, maar waarmee je over een oppervlak 'rijdt' om te scrollen. Bovendien merkt de muis het als je hem loslaat, waarna de cursor 'bevriest', zodat je niet ongemerkt rare dingen kunt doen - en het spaart nog stroom ook. Heel interessant voor mensen die vaak met een laptop op schoot moeten werken en voor wie een touchpad geen prettig alternatief is.

Swiftpoint Mouse

Prijs: € 59,-

Wireless Mouse M515 (Logitech)

Voor wie toch liever een wat traditionelere muis voor onderweg heeft, is er Logitechs M515: ook een muis die het merkt als je hem loslaat, zodat hij zichzelf direct kan uitschakelen. Volgens Logitech kan deze muis, met zijn minuscule draadloze Bluetooth-ontvanger die je gewoon in de usb-poort kunt laten zitten, hierdoor wel twee jaar voort met een enkele batterij. Bovendien heeft deze muis bewust een geheel gesloten en volkomen gladde onderkant, zodat je hem gerust op kleden, (be)kleding en andere stoffige of viezige oppervlakken kunt gebruiken.

Logitech Wireless Mouse M515 in zwart of blauw

Prijs: € 49,99

Wi-Fi Direct mobiele muis (HP)

Je denkt wellicht niet direct aan HP als je overweegt een muis te kopen, maar de Wi-Fi Direct heeft een onderscheidend kenmerk dat hem wellicht toch het overwegen waard maakt: het ding maakt, zoals de naam al aangeeft, gebruik van de Wifi-verbinding in je laptop of pc, zodat je geen Bluetooth-ontvanger nodig hebt en je dus een usb-poort vrijhoudt voor andere zaken. Bovendien is het bereik daardoor 10 meter, waar veel Bluetooth-muizen al na een meter of vijf gaan haperen - en het schijnt nog batterijen te schelen ook: de accu moet, mede dankzij de intelligente slaapstand, negen maanden mee kunnen.

HP Wi-Fi Direct mobiele muis

Prijs: € 40,-

Jellyclick (Yanko Design)

Op zoek naar een muis die onderweg zo min mogelijk plaats in neemt, bedachten ontwerpers Bongkun Shin, Heungkyo Seo, Jiwoong Hwang en Wooteik Lim een heuse opblaasbare muis: blaas hem op en je hebt een heerlijk zacht kussentje om je pc mee te besturen, laat hem leeglopen en je kunt hem op allerlei manieren opbergen zonder dat je er last van hebt - desnoods leg je hem gewoon op je toetsenbord als je je laptop dichtklapt. Het idee is leuk, maar het snoertje haalt wel weer wat van de handigheid weg - al hebben de ontwerpers bedacht dat je het snoertje ook kunt gebruiken om de leeggelopen muis als een soort luchtbedje op te rollen en vast te snoeren. Helaas is de opblaasmuis voor zover wij weten nooit in productie genomen.

Jellyclick

Zero Mouse (Oliver Rosito)

Als afsluiter willen we je dit eveneens nooit in productie genomen juweeltje van Oliver Rosito graag nog even laten zien. Hoewel - nooit in productie genomen? Inmiddels heeft de Duitse Rosito zijn ontwerp al tweemaal gekopieerd zien worden: eenmaal door een Duitse firma die het ding simpelweg op zijn kop heeft gezet om hem als presentatie-pointer te gebruiken, en eenmaal door een handige Chinese copycat die er nota bene een award mee heeft gewonnen. Troost je, Oliver: dat bewijst vooral dat je op de goede weg zat, denken wij.

Zero Mouse

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).