Zo schoon je je Outlook-inbox op
Je kunt niet oneindig veel e-mails bewaren in je Outlook-inbox. Op gegeven moment is je opslag vol en dan is het hoog tijd om op te gaan ruimen. In dit artikel leggen we uit hoe je snel je Outlook-inbox opschoont en hoe je precieze criteria stelt aan de e-mails die je wilt verwijderen.
Er zijn veel verschillende versies van Outlook en allemaal werken ze een beetje anders. We bespreken verschillende opties om alle of een deel van de e-mailberichten van je Outlook-inbox op te schonen via de oude en nieuwe desktopversie, de webversie Outlook.com en de smartphone-app. In dit artikel lees je:
- Alle e-mails wissen
- Verwijdercriteria stellen met berichtregels
- Alternatieve verwijdermethodes
Lees ook: Zo synchroniseer je je Outlook-agenda met die van Google
Alle e-mails wissen
Het is in alle versies van Outlook zeer eenvoudig om in één klap alle e-mails uit een specifieke map te verwijderen. In de desktopsoftware druk je met de rechtermuisknop op die map en klik je op Map leegmaken. In de smartphone-app houd je eerst een e-mail ingedrukt, vervolgens druk je op de drie verticale puntjes bovenin en klik je op Alles selecteren om alle e-mails uit diezelfde map te selecteren. Door op het prullenbakicoontje te klikken, worden al deze berichten gewist. Het is overigens niet mogelijk om alle e-mails in álle mappen tegelijk te verwijderen, dus je moet iedere map los nalopen.
Oude en nieuwe pc-versie? Afgelopen jaar bracht Microsoft een volledige nieuwe desktop-app van Outlook uit. Dit is niet gewoon een update van de bestaande software, maar een aparte applicatie. Daardoor is het mogelijk dat je zowel de nieuwe, als de oude versie op je pc hebt staan. Het is niet moeilijk om te ontdekken welke je gebruikt: de nieuwe versie heet namelijk Outlook (new). Overigens wordt de oude versie nog tot 2029 ondersteund, dus er is voorlopig geen haast om de nieuwe versie te installeren.
Office 365 nodig?
Voor iedereen is er wel een geschikte versieVerwijdercriteria stellen met berichtregels
Met berichtregels kun je in de desktopversie en nieuwe desktop-app een hoop voorwaarden stellen aan e-mailberichten die je wel of juist niet wilt verwijderen, al lijkt het op het eerste oog misschien een beetje ingewikkeld. Deze functie vind je in de nieuwe app en webversie onder Instellingen / E-mail / Regels. Kies bovenin het e-mailadres waarvan je de opslag wilt opschonen. Druk daarna op Nieuwe regel toevoegen en kies onder Actie toevoegen de optie Verwijderen.
Vervolgens kun je met Voorwaarde toevoegen veel verschillende criteria stellen waaraan de e-mails moeten voldoen die je wilt verwijderen. Bijvoorbeeld: alleen berichten die minstens een bepaalde hoeveelheid ruimte innemen, alleen mails van een bepaalde afzender of alleen mailtjes ouder of jonger dan een bepaalde datum.
Je kunt ook instellen dat alle mails verwijderd moeten worden, behalve als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. Daarvoor kies je als voorwaarde Toepassen op alle berichten en klik je op de knop Uitzondering toevoegen. Kies vervolgens de gewenste uitzondering in de lijst. Vink als je klaar bent de optie Regel nu uitvoeren aan om het verwijderproces in gang te zetten.
In de oude desktopversie werkt dit iets anders. Vul in de zoekbalk Regels in, klik op Regel maken en Geavanceerde opties. In de lijst kun je de verwijdervoorwaarde(n) kiezen. Klik op Volgende, selecteer de actie het definitief verwijderen en klik wederom op Volgende. Je kunt nu desgewenst uitzonderingen kiezen. Op de volgende pagina vink je de opties Schakel deze regel in en Deze regel nu toepassen aan en klik je op Voltooien.
Met berichtregels kun je nog veel meer dan alleen specificeren wat voor e-mails je al dan niet wilt verwijderen. Zie voor meer handige toepassingen het artikel Zo maak je berichtregels in Outlook.com.
Alternatieve verwijdermethodes
Als je de berichtregels te ingewikkeld vindt (of gebruikmaakt van de smartphone-app) zijn er ook andere manieren om voorwaarden te stellen aan de e-mails die verwijderd moeten worden, al heb je daarbij wel minder keuzevrijheid.
In de oude Outlook-versie kun je bijvoorbeeld de optie Opschoning van gesprekkengebruiken, die vind je onder het tabblad E-mail in de instellingen. Daar kun je verschillende soorten e-mails aanvinken die je wilt bewaren, bijvoorbeeld ongelezen, gemarkeerde en digitaal ondertekende mails. Als je met de rechtermuisknop drukt op een map en kiest voor Map opschonen (en dus niet Map leegmaken!), worden alle berichten in die map verwijderd, behalve de aangevinkte uitzonderingen.
Ook is het in alle Outlook-versies mogelijk om e-mails in je mailbox te filteren op bepaalde criteria, en alleen de gefilterde mails te selecteren en te verwijderen. Als je alle mails van een enkel account in één keer wilt verwijderen, kun je het bijbehorende e-mailadres in de zoekbalk invullen. Zo krijg je een lijst met alle ontvangen mails van dit account te zien en kun je ze in één keer selecteren en wissen.
Tot slot zijn er alternatieve methodes om mails ouder dan een bepaalde periode te wissen. Klik in de oude pc-versie met de rechtermuisknop op een map en vervolgens op Eigenschappen. Ga naar het tabblad AutoArchiveren en vink de opties Deze map archiveren met de volgende instellingen en Oude items definitief verwijderen aan. Je kiest zelf hoe oud e-mails moeten zijn om automatisch verwijderd te worden.
In de nieuwe pc-app ga je naar Instellingen / Accounts / Opslag, en in de webversie naar Instellingen / Algemeen / Opslag. Klap het vakje E-mailopslag open. Nu kies je de map die je wilt opschonen en bepaal je of je alle e-mails wilt verwijderen, of alleen mails ouders dan 3, 6 of 12 maanden. Via de smartphone-app is dit helaas niet mogelijk.
