Microsoft Office is ook in onze contreien de populairste kantoorsuite. Vooral via een abonnementsformule op Microsoft 365. Er is ook een koopversie beschikbaar is: Microsoft Office 2019. Microsoft Office is een van de krachtigste kantoorsuites, maar af toe kunnen er onverwachte problemen opduiken. Hoe pak je die aan? We gaan het troubleshooten eens bekijken.

We gaan ervan uit dat je Microsoft Office op een goede manier op je pc hebt geïnstalleerd en geactiveerd. We focussen ons dus vooral op problemen die zich naderhand kunnen voordoen. Een applicatie uit de kantoorsuite weigert bijvoorbeeld om door te starten of crasht om de haverklap. Of een toepassing wil bepaalde documenten of databestanden, zoals een mailbox, niet meer openen. We gaan ook uitgebreid in op wat je moet doen als een Office-document corrupt blijkt te zijn. Ondervind je op dit moment geen problemen met MS Office? Dan is het handig om deze informatie te bewaren, voor het geval Murphy toch plotseling voor je deur staat.

Geen doorstart

Wij maken het zelf geregeld mee: een applicatie uit de MS Office-suite (vaak is dat Outlook) start niet correct door en blijft hangen bij het opstartscherm. Het venster sluiten lukt nog wel maar alle volgende pogingen geven niet thuis; er gebeurt gewoon niets meer.

Windows herstarten en opnieuw proberen lost het probleem doorgaans wel op, maar dat is vervelend, zeker als je enkele andere toepassingen of documenten hebt geopend. De volgende methode is handiger. Druk op Ctrl+Shift+Esc voor het Windows Taakbeheer en klik eventueel eerst nog op Meer details. Rechtsklik op de app (bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Microsoft Word) en kies Beëindigen. Eventueel klik je eerst op Meer details en herhaal je de actie een paar keer tot het proces uit de lijst verdwenen is. Grote kans dat de applicatie nu wel weer mooi doorstart.

©PXimport

Opstartcrash

Je start een MS Office-applicatie op en alles lijkt goed te gaan. Tot die meteen na de doorstart er toch weer de brui aan geeft, ook zonder dat je bewust een bepaald document of bestand probeert te openen. De kans bestaat dat een add-in de toepassing parten speelt. Daar kom je snel achter door deze in de zogenoemde veilige modus op te starten.

Dat kan op verschillende manieren. Je houdt Ctrl een tijdje ingedrukt, terwijl je dubbelklikt op de snelkoppeling van het programma. Op de vraag of je dit in de veilige modus wilt opstarten, antwoord je dan met Ja. Lukt het zo niet? Rechtsklik dan op de snelkoppeling en kies Eigenschappen. Desnoods klik je eerst op Bestandslocatie openen en klik je nogmaals met rechts op de eigenlijke snelkoppeling, waar je dan Eigenschappen kiest.

Op het tabblad Snelkoppeling voeg je in helemaal achteraan het Doel-veld de parameter /safe toe, voorafgegaan door een spatie. Vergeet deze parameter naderhand niet weer te verwijderen. De toepassing start nu zonder add-ins of andere extra’s op. Lukt dat op deze manier wel, dan weet je in welke richting je moet zoeken.

Terwijl de Office-applicatie misschien nog in veilige modus is opgestart, open je het menu Start en kies je linksonder Opties. Open de rubriek Invoegtoepassingen en kies bij Beheren de optie COM-invoegtoepassingen. Druk op de knop Starten en verwijder de vinkjes bij alle invoegtoepassingen, waarna je Outlook (in standaardmodus) herstart.

Herhaal deze procedure en plaats telkens een vinkje bij een volgende invoegtoepassingen tot de applicatie weer crasht. Je weet nu welke invoegtoepassing voor de problemen zorgt, zodat je die – misschien een laatste keer vanuit veilige modus - definitief kunt uitschakelen.

©PXimport

Corrupte applicatie

Het gebeurt niet zo vaak maar het is zeker niet onmogelijk: een of meerdere Office-applicaties zijn corrupt geraakt en werken niet langer betrouwbaar. Dan kun je een semiautomatische hersteloperatie uitvoeren. Tik in de Windows-zoekbalk Config in en start het Windows Configuratiescherm op. Stel Weergeven op: in op Categorie en klik op Een programma verwijderen. In de kolom Naam vind je vast een ingang als Microsoft Office of Microsoft 365-apps (voor ondernemingen). Rechtsklik hierop en kies Wijzigen (dus niet verwijderen). Bevestig met Ja.

Er verschijnt nu een dialoogvenster met twee opties: Snel herstellen en Online herstellen. Je kunt het eerst proberen met Snel herstellen. Deze optie detecteert en vervangt beschadigde bestanden. Blijkt dat niet afdoende kies dan voor Online herstellen. Deze vorm van herstel werkt grondiger, maar duurt ook langer. Dat komt doordat alle Office-programmabestanden door de originele versies worden vervangen.

Lukt het ook hier niet mee, dan zit er wellicht weinig anders op dan een doortastende ingreep: Microsoft Office eerst grondig verwijderen en vervolgens opnieuw installeren.

Om zeker te zijn dat je de (corruptie) installatie geheel weghaalt, kun je het Office-verwijderhulpprogramma downloaden. Je vindt dat via www.tiny.cc/msupport en je installeert het met een dubbelklik op SetupProd_OffScrub.exe.

©PXimport

Uiteenlopende problemen

Microsoft heeft nog wel een paar handige troubleshootingtools, waaronder de Microsoft Ondersteuning en Herstelassistent. Je vindt deze na installatie onder Microsoft Support And Recovery Assistant in de programmalijst van Windows. Deze doet op basis van het geïdentificeerde probleem een aantal tests om het probleem te duiden. Daarna wordt een oplossing of mogelijke vervolgstap voorgesteld.

Je kunt deze tool downloaden via www.tiny.cc/sarafirst en met een dubbelklik op SaraSetup.exe installeren. De opstart kan even duren. Er verschijnt dan een dialoogvenster met elf probleemrubrieken, zoals Teams, Office, OneDrive voor Bedrijven, Windows en Outlook.

Bij Office gaat het vooral om problemen rond het installeren, verwijderen activeren of aanmelden. De Outlook-rubriek is het uitgebreidst. Wanneer je deze selecteert en op Volgende klikt, duiken er vele probleembeschrijvingen op. Om er maar een paar op te noemen: Outlook start niet, Ik ondervind problemen met gedeeld postvakken en Ik heb problemen bij verzenden, ontvangen of zoeken van e-mailberichten. In principe hoef je maar de instructies van de assistent te volgen om tot een oplossing te komen.

©PXimport

Connectiviteitsanalyse

©PXimport

Geblokkeerd document

Je wilt een bestand openen of in een bepaald formaat bewaren, maar dat is tegen de zin van je Office-applicatie. Wellicht verschijnt er ook een melding over een ‘bestandsblokkering’ of over een ‘registerbeleidsinstelling’. De kans is groot dat je dan het ingebouwde vertrouwenscentrum wat coulanter moet instellen in de applicatie.

Ga hiervoor naar Bestand en kies Opties (linksonder). Open de rubriek Vertrouwenscentrum en klik op Instellingen voor het Vertrouwenscentrum. Kies Instellingen voor bestandsblokkering. Verwijder het vinkje bij Openen en bij Opslaan bij de bestandstypes die je voortaan wel wilt toelaten. Doet het probleem zich alleen voor bij het openen van een bestand, dan kun je het vinkje in de kolom Openen laten staan en onderaan Geselecteerde bestandstypen openen in de beveiligde weergave (en bewerken toestaan) selecteren. Bevestig met OK. Wil je naderhand terugkeren naar de originele instellingen, dan kan dat met de knop Standaardinstellingen herstellen.

Ook handig om weten: wil je dat alle bestanden uit je netwerk(shares) worden vertrouwd? Kies dan bij Instellingen voor het Vertrouwenscentrum de optie Vertrouwde locatie en plaats een vinkje bij Vertrouwde locaties in mijn netwerk toestaan. Je kunt hier trouwens ook zelf locaties toevoegen met de knop Nieuwe locatie toevoegen.

©PXimport

Corrupt Office-document

Je probeert een document te openen in een Office-applicatie, maar dat blijkt niet helemaal goed te lukken. Er verschijnen vreemde tekens, de lay-out blijkt verhaspeld, er duikt een foutmelding op of de applicatie bevriest even later. De kans is groot dat het documentbestand corrupt is geworden.

Probeer het dan eerst als volgt. Start de applicatie, ga naar Bestand / Openen, kies Bladeren en selecteer het bestand. Klik op het pijlknopje rechts van de knop Openen (rechtsonder) en selecteer Openen en herstellen. Wat je ook nog kunt proberen: je opent het nukkige document en zet het meteen om naar een ander formaat, via Opslaan als. Lukt het op die manier wel, dan kun je het naderhand eventueel weer in het originele formaat bewaren.

Ook ‘selectief kopiëren’ kan helpen. Open het document, selecteer (een deel van) de inhoud en plak die met Ctrl+C en Ctrl+V in een nieuw document. Bij MS Word bijvoorbeeld kun je alle tekst selecteren met Ctrl+End, gevolgd door Ctrl+Shift+Home.

Bevat je document meerdere secties? Kopieer dan alleen de tekst tussen de verschillende sectiemarkeringen. Deze krijg je te zien door op Ctrl+Shift+8 te drukken of via het menu Start met het knopje Alles weergeven.

Weigert een Office-applicatie ook maar iets van je document te tonen, dan kun je het nog proberen met een andere, compatibele applicatie, zoals die uit de gratis LibreOffice-suite. Mogelijk heb je daar meer geluk mee.

©PXimport

Corrupt Word-document

We zijn inmiddels aangekomen bij meer afgelijnde problemen voor een specifieke Office-applicatie. Weigert MS Word bijvoorbeeld om een bepaald Word-document te openen, start Word dan op met een leeg document, ga naar Invoegen en klik in de rubriek Tekst het pijlknopje aan bij Object, waar je vervolgens Tekst uit bestand invoegen selecteert.

Voor docx-bestanden kan het nog anders. Wijzig de extensie docx in zip en open het archiefbestand, bijvoorbeeld met 7-Zip. Vervolgens open je de uitgepakte map met de naam Word en laad je het bestand document.xml in een browser of editor. Tussen de tags <w:t en </w:t> tref je alle tekstdelen aan en in de uitgepakte submap Media vind je de ingevoegde plaatjes terug, met generieke namen als image1.png en image2.png.

©PXimport

Corrupt sjabloon

Crasht Word of weigert die documenten (correct) te openen, dan kan het ook liggen aan een corruptie van het basissjabloon dat Word onderliggend voor je documenten gebruikt. In sommige gevallen verschijnt dan een foutmelding die in de richting van normal.dotm wijst. Dat is namelijk de bestandsnaam van dit sjabloon.

Je kunt het eerst als volgt proberen. Start Word op en ga naar Bestand / Account. Klik op Bijwerkopties en kies Nu bijwerken, zodat de nieuwste Office-updates worden opgehaald. De kans is helaas niet zo groot dat het hiermee lukt. Niet getreurd, er is nog een doortastender manier. Allereerst zorg je dat Word is afgesloten waarna je met de verkenner navigeert naar de map C:\Users\<accountnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates en de bestandsnaam normal.dotm wijzigt in bijvoorbeeld normalOUD.dotm. Vervolgens herstart je Word die nu automatisch een nieuw en intact standaardsjabloon creëert.

©PXimport

Corrupt e-mailaccount

Ondervindt Outlook problemen met je e-mailaccount (POP en IMAP), start Outlook dan op en ga naar Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen. Open het tabblad E-mail en selecteer je e-mailaccount. Kies Herstellen en druk op de knop Repareren. Controleer of alle instellingen correct zijn, zoals je Gebruikersnaam en Wachtwoord (dat je hier trouwens ook zichtbaar kunt maken), Server, Poort en eventuele SSL/TLS-versleuteling en wachtwoordverificatie. Controleer dit zowel voor je Inkomende als je Uitgaande e-mail). Druk op Volgende en op Gereed en herstart Outlook. Hopelijk lukt het nu wel.

©PXimport

Corrupt postvak

Er zijn twee types Outlook-gegevensbestanden. Bepaalde accounttypes, zoals POP-accounts, slaan hun gegevens alleen op in lokale bestanden met de extensie pst. De meeste andere types, zoals Outlook 365, Outlook.com, Exchange en tegenwoordig ook IMAP, houden gegevens bij in een ost-bestand. Dit kun je zien als een gesynchroniseerde, lokale kopie van je (online) postvakgegevens. Overigens kun je de gegevens bij wijze van back-up altijd naar een lokaal pst-bestand exporteren, ook vanuit een ost-bestand.

Een corrupt pst-bestand kun je met een meegeleverde tool trachten te herstellen: Scanpst.exe. Meer uitleg hierover vind je via www.tiny.cc/repairfiles. Dit bestand bevindt zich standaard in C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 (voor Outlook 2016).

Sluit Outlook af en start de tool op. Verwijs naar het (corrupte) pst-bestand, druk op Starten, volg de verdere instructies en druk op Herstellen als dat nodig is. De locatie van dit pst-bestand kun je vanuit Outlook vinden via Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen, op het tabblad Gegevensbestanden.

Outlook kan ook lastig doen als je gegevensbestand (pst of ost) te groot is geworden. Stevig opschonen is dan de boodschap. Een snelle manier om een ost-bestand te verkleinen zonder mails weg te gooien, is de volgende. Ga alweer naar Accountinstellingen en dubbelklik op het account. Kies Meer instellingen, ga naar het tabblad Geavanceerd en klik op Instellingen van Outlook-gegevensbestand / Nu comprimeren. Bevestig met OK.

©CIDimport

Veel mensen houden van gourmetten, maar niemand vindt de geurtjes achteraf in huis fijn. Severin komt nu met de Sevento rookarme gourmet–raclette, een set voor 8 personen met geurafzuiging. ID.nl ging een avondje gourmetten en snuffelde daarna door de eetkamer op zoek naar luchtjes.

Op feestelijke momenten komen veel families en vrienden bij elkaar voor een avondje gourmetten. Mensen die er niet van houden, hebben vaak issues met de zware baklucht die blijft hangen na het eten. Je ruikt het de dag erna nog. Severin komt nu met een gourmetstel met zogeheten downdraft-technologie waarbij de geurtjes grotendeels worden afgezogen via een soort ventilator in het midden.

Lees ook: Zo krijg je die gourmetlucht snel uit je huis

Wat is dit voor apparaat?

De Sevento rookarme gourmet–raclette van Severin ziet er op het eerste gezicht uit als een regulier gourmetstel, met een grillplaat bovenop en pannetjes om bijvoorbeeld een eitje te bakken. Wie beter kijkt, ziet dat er midden op de grillplaat een soort dakje zit, dat je kunt optillen, waarna de filterunit wordt onthuld. Daarmee worden de kookluchtjes en de rook afgezogen, en via een koolstoffilter naar de zijkanten geleid waar er door vier 'schoorsteentjes' schone lucht wordt uitgeblazen. Dan zie je ook dat er onder de grillplaat niet één, maar twee verdiepingen zitten. Een gedeelte onder het warmte-element om je pannetjes neer te zetten om eten te bereiden. En eronder nog een laag waar je ongebruikte pannetjes bewaart, een soort parkeerdek. Slim!

©Severin

Wat zit er in de doos

Uit de doos komt niet alleen het gourmetstel zelf, maar ook acht pannetjes, acht spatels en onderdelen voor de afzuigunit, namelijk drie koolstoffilters en een afdek-ring. Dat leidde tot wat onduidelijkheid, want we dachten alles nog in elkaar te moeten zetten en zaten erg te pielen met wat er precies waarin moest. De handleiding bestaat uit tekeningen die voor de beginnende gebruiker onduidelijk zijn op dit vlak. Pas helemaal aan het einde bij de schoonmaakinstructies zagen we een duidelijker afbeelding. Daaruit bleek dat de unit al klaar was voor gebruik en dat de extra's reserve-onderdelen zijn. Het geheel is makkelijk neer te zetten en na wat simpele reiniging klaar voor gebruik.

Bediening en instellingen

Bediening is eveneens simpel. Machine aanzetten via het led-display, ongeveer tien minuten wachten tot het geheel voorverwarmd is, en dan grillen maar! Via het display is de grill op drie standen te zetten, en de afzuigventilator op twee standen. Dat wijst zichzelf.

©Severin

's Werelds snelste gourmetsessie

Nu over naar het gebruik. De korte versie: zo snel hebben we nog nooit gegourmet. En ben je erg gesteld op een pannetje met een gebakken eitje erin: dat wordt hem niet.

Maar nu de lange versie. De set is getest met auteur en echtgenoot op een doordeweekse avond, met een set gourmetvlees van de supermarkt, wat gesneden uitjes en paprika, wat voorgekookte schijfjes aardappel en losgeklopte eitjes. Kortom, een simpele 'Hollandse' gourmetavond. Voorverwarmen ging prima. De grill staat standaard op de hoogste stand, die hebben we dan ook aangehouden. Aanvankelijk dan. Severin meldt dat de hoogste stand 230-240 graden wordt. Dat kan goed kloppen, want het gourmetvlees was letterlijk binnen maximaal 2 minuten gaar. De gehele tweepersoonsschotel was binnen 45 minuten op.

©Saskia van Weert

De lagere stand instellen om wat langer te tafelen, had een bijzonder effect. Namelijk dat de warmte er even helemaal uit ging en dat het vlees en de groenten pas na enige tijd weer gingen sissen. De hoge stand leek wel te hard voor een avond gourmetten, en met de middelste stand gebeurde er even niets. De laagste stand was al helemaal niet aan de orde.

Pannetjes en raclette-gebruik

Dan de pannetjes. Die zijn klein, met een schuine rand. Er pasten slechts twee kleine plakjes aardappel tegelijk in. Dat leek ons al wat onpraktisch, maar nog onhandiger was dat er amper warmte bij kwam onder de grill. Na een kwartier was de aardappel nog lauw en was het eerste eitje in het andere pannetje nog niet eens gestold. Ook de paprika in het derde pannetje wilden maar niet garen. Nadat al het vlees op was, ging alles dan maar op de plaat, waar het (uiteraard) in een wip wel klaar was.

©Saskia van Weert

Na het eten bleef de auteur met vraagtekens zitten. Was er iets mis met het toestel? Een vrij uitvoerige zoektocht op YouTube gaf het antwoord in de vorm van een review door een Franse mevrouw, waar het toestel vermoedelijk langer op de markt is. De onderverdieping met de pannetjes is helemaal niet bedoeld om ei en pannenkoekjes te bakken. Het is voor raclette, ofwel het smelten van speciaal daarvoor bedoelde plakjes kaas, om de gesmolten kaas daarna via de schuine rand over bijvoorbeeld een gepofte aardappel te verdelen. Die gewoonte kennen we in Nederland eigenlijk niet. En dat is best een aandachtspunt voor wie interesse heeft in dit model. Zeker gezien de adviesprijs van 199 euro haal je niet alles uit het apparaat als je geen raclette eet, en echt gek bent op van alles bakken in de pannetjes.

De geurarme werking

Tijdens het eten staat de ventilator van de machine aan. Die hoor je ook, zeker in de hogere stand. Hij werkt effectief: je ziet de rook naar het midden van de plaat afbuigen. Geurvrij wordt het uiteraard niet – dat claimt Severin ook niet. Maar het rook wel aanmerkelijk minder sterk naar gegrild vlees na afloop van de maaltijd. Wat dit betreft maakt het apparaat de belofte wel waar.

©Saskia van Weert

Schoonmaken

De grillplaat heeft een krasvrij, PFAS-vrij zogeheten ILAG-oppervlak. Het materiaal geleidt warmte heel erg goed en is makkelijk onder de kraan schoon te maken. De pannetjes kunnen in de vaatwasser, de grillplaat zelf trouwens ook – maar deze is erg groot, dus handmatig afnemen is meestal waarschijnlijk praktischer. Na gebruik en afkoelen moet je de afzuigunit uit elkaar halen en het filter uitspoelen met een sopje, dat is betrekkelijk weinig werk.

©Saskia vanWeert-Berghout

Positionering onduidelijk

Als je het heel stellig wilt zeggen, is dit een apparaat met twee uitersten. Een heel krachtige grillplaat, en amper warmte bij de pannetjes. Daarmee is het een grill met een kleinere doelgroep dan je zou verwachten van 'gourmetten zonder luchtjes'. Ben je verzot op van alles grillen op een plaat, en geef je minder om het getut met pannetjes, dan kun je echt goed los met de enorm hete plaat. Houd je van een hele avond gezellig tafelen, dan is deze machine waarschijnlijk te krachtig op de hoogste stand, en niet sterk genoeg op de lagere standen. Plus dat je eigenlijk niks kunt maken in de pannetjes.

Ben je tot slot een lekkerbek die dol is op de combinatie van grillen en raclette, dan heb je het apparaat van je dromen gevonden.

Als de temperatuurbeheersing wat meer zou worden gefinetuned, en er met de pannetjes wat meer mogelijk zou zijn, gaat deze grill een gouden toekomst tegemoet. Maar tot die tijd is het een aanwinst voor een kleine groep.

©Saskia van Weert

Conclusie

De Sevento rookarme gourmet–raclette doet precies wat hij belooft op het vlak van geurreductie: de downdraft-afzuiging buigt rook zichtbaar naar het midden en na afloop ruikt de kamer merkbaar minder naar gegrild vlees. De grillplaat is zeer krachtig en bakt vlees en groente snel gaar, maar voor een lange, rustige gourmetavond is de hoogste stand te fel en de middelste stand pakt niet altijd direct op. De pannetjes onder de plaat leveren in Nederlandse gourmet-praktijk teleurstellende warmte; ze zijn vooral bedoeld voor raclette (kaas smelten) en minder voor eitjes of pannenkoekjes. De set is eenvoudig te bedienen, het reinigen is overzichtelijk en het filter is goed bereikbaar, al zijn de tekeningen in de handleiding bij eerste gebruik niet voor iedereen even duidelijk. Per saldo is dit een sterke keuze voor wie vooral wil grillen met minder baklucht en eventueel van raclette houdt; wie graag met pannetjes kookt of urenlang op een lagere, gelijkmatige temperatuur tafelt, kan beter even verder kijken.

Wie bang is om belangrijke e-mails kwijt te raken, slaat gewoon een kopie van de berichten op. Er bestaan hiervoor diverse mogelijkheden. Back-up je volledige digitale postvak óf bewaar alleen geselecteerde e-mails. Verstandig, want een technische storing kan natuurlijk altijd een keer gebeuren. Bovendien is een back-up handig wanneer je een e-mailaccount wilt opzeggen, zoals providermail.

Gmail-bericht

Gmail bewaart de volledige inhoud van het postvak op een online server. Handig, want via internet heb je overal ter wereld toegang tot de berichten. Maar wat als de webverbinding plotsklaps wegvalt, bijvoorbeeld na een storing of cyberaanval? Bij dergelijke doemscenario's is het postvak van de webmaildienst normaal gesproken niet bereikbaar. Neem daarom voorzorgsmaatregelen!

Waarschijnlijk ontvang je regelmatig belangrijke gegevens via e-mail. Denk aan een factuur, verzekeringspolis of concertkaarten. Je bewaart dan een kopie van het bericht op de computer. Ga naar https://mail.google.com en log zo nodig in met je Google-account. Open de betreffende e-mail. Klik rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes en kies Bericht downloaden. Je bewaart de e-mail inclusief alle bijlagen als eml-bestand op de pc. Verschillende e-mailprogramma's ondersteunen dit formaat, zoals Thunderbird en Outlook.

Je kunt een Gmail-bericht ook als pdf-bestand opslaan. Bedenk wel dat je daarmee geen bijlage(n) bewaart, maar die kun je wel apart opslaan. Open in Gmail een bericht en klik rechtsboven op de drie puntjes. Via Afdrukken verschijnt er een nieuw venster. Klik bij Bestemming of Printer op het uitrolmenu en kies Opslaan als pdf / Opslaan. Je bladert nu naar de opslagmap, waarna je bevestigt met Opslaan.

Gmail-postvak

Naast losse berichten back-up je net zo makkelijk het volledige Gmail-postvak. Gebruik hiervoor de dienst Google Takeout. Surf naar https://takeout.google.com en log indien nodig in met jouw Google-account. Je klikt eerst op Selectie van alle items ongedaan maken. Scrol naar beneden totdat je het onderdeel E-mail tegenkomt. Zet daarachter een vinkje.

Je bepaalt zelf welke mappen je bewaart. Via Alle Mail-gegevens inbegrepen komt de mappenstructuur van jouw Gmail-postvak tevoorschijn. Standaard staan alle berichten geselecteerd. Wil je dat niet? Wis dan het vinkje voor Inclusief alle berichten in E-mail. Je kunt nu zelf de beoogde mappen aanwijzen. Maak een keuze en bevestig met OK. Je klikt daarna onderaan het scherm op Volgende stap.

Je kunt een kopie van het postvak op verschillende manieren opslaan. Standaard is de optie Downloadlink sturen via e-mail geselecteerd. Dat is prima, want verder ondersteunt Google Takeout alleen cloudopslag. Beslis onder Frequentie of je het Gmail-postvak eenmaal of iedere twee maanden wilt exporteren. Laatstgenoemde optie geldt voor een periode van een jaar. Kies verder bij Bestandsgrootte de omvang, met een maximum van vijftig gigabyte. Klik als laatste op Export maken. Google Takeout giet een zogeheten mbox-bestand in een ziparchief. Diverse e-mailprogramma's ondersteunen dit bestandsformaat.

Outlook.com

Net als Gmail heeft Outlook.com verschillende mogelijkheden om losse e-mails op te slaan. Ga naar https://outlook.live.com en log zo nodig in met je accountgegevens. Open daarna een e-mail die je wilt bewaren. Klik rechtsboven het bericht op het pictogram met de drie puntjes en kies Downloaden. Je hebt twee mogelijkheden, namelijk Downloaden als EML of Downloaden als MSG. Verschillende e-mailprogramma's kunnen met het open eml-formaat overweg, terwijl de msg-indeling voornamelijk is toegespitst op Outlook. Maak een keuze en bewaar het bestand op de computer.

Als alternatief giet je een e-mail eenvoudig in een pdf'je, maar je bewaart dan geen bijlage(n). Die sla je desgewenst apart op. Klik wederom bovenaan op de drie puntjes en kies Afdrukken. Selecteer bij Bestemming of Printer de optie Opslaan als pdf en bevestig met Opslaan. Nadat je de opslaglocatie hebt gekozen, klik je nog een keer op Opslaan. Helaas heeft Outlook.com geen functie om het hele postvak te back-uppen.

Providermail

Bij veel internetproviders kun je ook één of meerdere e-mailadressen aanmaken. Onder andere Ziggo en KPN bieden deze dienst. Misschien wil je jouw providermail wel back-uppen. Dat is nuttig wanneer je bijvoorbeeld naar een andere internetprovider overstapt. In dat geval wordt je oude e-mailaccount namelijk opgeheven.

De exacte back-upopties verschillen per internetprovider. Bekijk in de webmailomgeving van de betreffende aanbieder welke mogelijkheden er zijn. Zo selecteer je binnen de webmaildienst van Ziggo bijvoorbeeld eerst alle belangrijke e-mails. Klik vervolgens bovenaan op het pictogram met de drie horizontale streepjes en kies Opslaan als bestand. Je bewaart daarmee een ziparchief op de computer. Zodra je dat uitpakt, vind je alle e-mails terug als eml-bestanden. KPN Webmail bevat een vergelijkbare functie.

Zie je binnen de webmaildienst van je provider geen optie om e-mails te downloaden? Kies bij het bewuste bericht dan voor Afdrukken en bewaar het bericht als pdf-bestand.

IMAP-protocol

Nagenoeg alle e-maildiensten ondersteunen het IMAP-protocol. Gunstig, want bij gebruik van de juiste instellingen sla je daarmee de e-mails automatisch lokaal op. Een e-mailclient (programma of app) plukt met behulp van het IMAP-protocol de berichten van de server. De e-mails staan dan dus op twee plekken, namelijk op de online server en in het e-mailprogramma van de computer. Dankzij IMAP is het zelfs mogelijk om de berichten van een e-mailaccount met meerdere apparaten te synchroniseren. Denk aan een pc, laptop, tablet en smartphone.

Feitelijk creëer je met dit slimme protocol dus een lokale back-up. Wel is het een voorwaarde dat de e-mailclient volledige kopieën van e-mails inclusief bijlagen ophaalt. In veel programma's kun je dat instellen, zoals Thunderbird en Outlook.

Gebruik je providermail? Probeer dan eerst de juiste servergegevens te achterhalen en ga daarna verder met de volgende tip. Je hebt de naam van de inkomende IMAP- en uitgaande SMTP-server nodig. Noteer ook de bijbehorende poortnummers.

Thunderbird

Thunderbird is een gebruiksvriendelijke e-mailclient. Er zijn versies voor Windows, macOS, Linux en Android beschikbaar. Surf naar www.thunderbird.net/nl/ om dit gratis programma te downloaden. Voer de installatie met de standaardinstellingen uit en start de e-mailclient op.

Je vult nu de gegevens van jouw e-mailaccount in. Typ je volledige naam, het e-mailadres en het wachtwoord. Klik nu op Doorgaan. Met een beetje mazzel kent Thunderbird de servergegevens van het e-mailaccount al, zoals bij Gmail en Outlook.com. Ook van veel internetproviders verschijnen vanzelf correcte gegevens. Is dat niet het geval? Typ dan handmatig de naam van de juiste IMAP- en SMTP-server. Check hierbij ook even of de poortnummers goed staan ingevuld. Bevestig daarna met Gereed/Voltooien. Bepaal tot slot of je Thunderbird als standaard mailprogramma wilt instellen. Je ziet aan de linkerkant de mappen van het e-mailaccount.

Thunderbird-opties

Controleer in Thunderbird of de e-mailclient volledige kopieën van de e-mailserver downloadt. Klik in de linkerkolom met de rechtermuisknop op het e-mailadres en kies Instellingen/Synchronisatie & opslag. Check onder Schijfruimte of de opties Alle berichten lokaal synchroniseren, ongeacht de leeftijd en Geen berichten verwijderen zijn gemarkeerd.

Je maakt van een los e-mailbericht optioneel een extra kopie. Dubbelklik op een onderwerppregel om een e-mail te openen. Navigeer vervolgens naar Meer / Opslaan als. Zodra je de opslagmap hebt geopend, klik je op Opslaan. Met de standaardinstellingen bewaart de e-mailclient een eml-bestand. Heb je liever een pdf? Ga dan naar Meer / Afdrukken en selecteer onder Uitvoerapparaat de optie Opslaan als PDF. Blader via Opslaan naar de gewenste map en bevestig nogmaals met Opslaan.

Exporteren

Thunderbird bevat een optie om het volledige gebruikersprofiel naar een map te exporteren. Die kun je bijvoorbeeld op een externe opslagdrager of andere computer opslaan. In dit gebruikersprofiel staan alle toegevoegde e-mailaccounts, berichten, adresboeken en instellingen.

Klik rechtsboven op het pictogram met de drie horizontale streepjes en kies Extra / Exporteren. Er opent een nieuw tabblad. Bewaar via Exporteren een zip-bestand in de gewenste map en bevestig dit met Opslaan / Voltooien.

Is het gebruikersprofiel groter dan twee gigabyte? Dan kun je de boel niet exporteren. Kies dan Profielmap openen en kopieer de inhoud handmatig naar een zelfgemaakte map.

Bij onverhoopte problemen zet je de back-up in Thunderbird weer terug. Klik hiervoor op het pictogram met de drie streepjes en ga naar Extra / Importeren. Markeer Importeren uit een andere Thunderbird-installatie en klik op Doorgaan. Afhankelijk van de gemaakte back-up selecteer je nu een profielmap of zip-bestand. Maak een keuze en vink in de volgende stap alle onderdelen aan die je wilt herstellen. Klik als laatste op Doorgaan / Import starten.

ImportExportTools

Er zijn voor Thunderbird een heleboel zogenoemde add-ons beschikbaar. Dat zijn extensies die extra functies aan de e-mailclient toevoegen. Voor back-updoeleinden is ImportExportTools NG een aanrader. Navigeer rechtsboven naar het pictogram met de drie horizontale streepjes en klik op Add-ons en thema's. Zodra je met de zoekfunctie ImportExportTools NG hebt opgespoord, bevestig je met Toevoegen aan Thunderbird / Toevoegen / OK.

Klik in de linkerkolom met de rechtermuisknop op een map en verken bij ImportExportTools NG de mogelijkheden. Als je de volledige e-mailmap wilt opslaan, kies je Map exporteren (mbox) / Als mbox-bestand / OK. In het contextmenu van deze extensie vind je ook de optie Exporteer alle berichten in map. Kies vervolgens tussen de bestandsformaten eml, pdf, html, txt en csv. Bij elke keuze wijs je op de computer of externe datadrager de beoogde opslaglocatie aan.

Nuttig is ook de optie Zoek en exporteer berichten. Back-up daarmee op basis van één of meerdere trefwoorden specifieke e-mails. Geef bijvoorbeeld aan dat dit trefwoord in het onderwerp of de berichttekst moet voorkomen. Je kunt ook alle e-mails van een contactpersoon selecteren. Heb je de juiste criteria opgesteld? Klik dan op Zoek. Selecteer achter Indeling het uitvoerformaat, bijvoorbeeld EML of mbox. Kies daarna Exporteren.

Outlook Classic

Microsoft slingerde de afgelopen jaren verschillende varianten van Outlook de wereld in. Lastig, want de exacte instructies voor de beschikbare back-upopties hangen deels af van de gebruikte versie. Veel mensen gebruiken nog een 'oude' Outlook-editie. Ook Microsoft 365-abonnees hebben toegang tot deze versie van de bekende e-mailclient. Dit programma heet ook wel Outlook Classic.

Heb je via het IMAP-protocol een e-mailaccount aan het mailprogramma toegevoegd? Bepaal dan dat Outlook de volledige berichteninhoud lokaal bewaart. Klik achtereenvolgens op Bestand / Accountinstellingen / Accountnaam en synchronisatie-instellingen. Beweeg de schuifregelaar achter Email offline houden gedurende naar Alles. Sluit het venster met Volgende / Gereed.

Wil je een extra back-up van een mail maken? Selecteer het bericht en ga naar Bestand / Opslaan als. Kies in het uitrolmenu achter Opslaan als het gewenste bestandsformaat. De msg-indeling ligt voor de hand. Bevestig met Opslaan.

Tot slot bevat de klassieke versie van Outlook ook een functie om een volledig e-mailaccount te back-uppen. Navigeer naar Bestand / Openen / Importeren/Exporteren en selecteer in de wizard de optie Naar een bestand exporteren. Kies in de volgende stap Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik tweemaal op Volgende. Je selecteert via Bladeren de opslagmap, waarna je bevestigt met Voltooien.

Outlook (new)

Sinds begin 2025 is Windows Mail niet meer binnen Windows beschikbaar. Gebruikers kunnen nu de Outlook-app gebruiken. Dit programma droeg eerder de naam Outlook (new). Vergeleken met zijn klassieke tegenhanger zijn er andere back-upmogelijkheden.

Beslis allereerst hoelang je e-mails van een e-mailaccount lokaal wilt opslaan. Klik rechtsboven op het tandwiel en ga naar Algemeen / Offline. Je zet zo nodig het schuifje aan voor Offline e-mail, agenda en personen inschakelen. Kies onder Dagen e-mail om op te slaan voor 7, 30, 90 of 180 dagen. Kies Opslaan en sluit het instellingenvenster.

Jammer genoeg kun je berichten niet langer bewaren, waardoor deze optie niet geldt als een volwaardige back-up. Maak daarom handmatig kopieën van de belangrijkste e-mails. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Opslaan als / Opslaan als EML of Opslaan als MSG. Blader naar de opslaglocatie en sluit het venster met Opslaan.

Ten slotte heeft de vernieuwde Outlook-versie ook een exporteerfunctie, al is die erg beperkt. Het werkt namelijk alleen voor Outlook.com-postvakken. Toch proberen? Navigeer naar Instellingen / Algemeen / Privacy en gegevens en klik op Postvak exporteren. Deze back-uptaak duurt maximaal vier(!) dagen. Je ontvangt na afloop een e-mail met een downloadlink.

Lees ook: Nieuwe pc? Zo neem je al je instellingen mee