Zo los je al je problemen op in Office
Microsoft Office is ook in onze contreien de populairste kantoorsuite. Vooral via een abonnementsformule op Microsoft 365. Er is ook een koopversie beschikbaar is: Microsoft Office 2019. Microsoft Office is een van de krachtigste kantoorsuites, maar af toe kunnen er onverwachte problemen opduiken. Hoe pak je die aan? We gaan het troubleshooten eens bekijken.
We gaan ervan uit dat je Microsoft Office op een goede manier op je pc hebt geïnstalleerd en geactiveerd. We focussen ons dus vooral op problemen die zich naderhand kunnen voordoen. Een applicatie uit de kantoorsuite weigert bijvoorbeeld om door te starten of crasht om de haverklap. Of een toepassing wil bepaalde documenten of databestanden, zoals een mailbox, niet meer openen. We gaan ook uitgebreid in op wat je moet doen als een Office-document corrupt blijkt te zijn. Ondervind je op dit moment geen problemen met MS Office? Dan is het handig om deze informatie te bewaren, voor het geval Murphy toch plotseling voor je deur staat.
Geen doorstart
Wij maken het zelf geregeld mee: een applicatie uit de MS Office-suite (vaak is dat Outlook) start niet correct door en blijft hangen bij het opstartscherm. Het venster sluiten lukt nog wel maar alle volgende pogingen geven niet thuis; er gebeurt gewoon niets meer.
Windows herstarten en opnieuw proberen lost het probleem doorgaans wel op, maar dat is vervelend, zeker als je enkele andere toepassingen of documenten hebt geopend. De volgende methode is handiger. Druk op Ctrl+Shift+Esc voor het Windows Taakbeheer en klik eventueel eerst nog op Meer details. Rechtsklik op de app (bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Microsoft Word) en kies Beëindigen. Eventueel klik je eerst op Meer details en herhaal je de actie een paar keer tot het proces uit de lijst verdwenen is. Grote kans dat de applicatie nu wel weer mooi doorstart.
©PXimport
Opstartcrash
Je start een MS Office-applicatie op en alles lijkt goed te gaan. Tot die meteen na de doorstart er toch weer de brui aan geeft, ook zonder dat je bewust een bepaald document of bestand probeert te openen. De kans bestaat dat een add-in de toepassing parten speelt. Daar kom je snel achter door deze in de zogenoemde veilige modus op te starten.
Dat kan op verschillende manieren. Je houdt Ctrl een tijdje ingedrukt, terwijl je dubbelklikt op de snelkoppeling van het programma. Op de vraag of je dit in de veilige modus wilt opstarten, antwoord je dan met Ja. Lukt het zo niet? Rechtsklik dan op de snelkoppeling en kies Eigenschappen. Desnoods klik je eerst op Bestandslocatie openen en klik je nogmaals met rechts op de eigenlijke snelkoppeling, waar je dan Eigenschappen kiest.
Op het tabblad Snelkoppeling voeg je in helemaal achteraan het Doel-veld de parameter /safe toe, voorafgegaan door een spatie. Vergeet deze parameter naderhand niet weer te verwijderen. De toepassing start nu zonder add-ins of andere extra’s op. Lukt dat op deze manier wel, dan weet je in welke richting je moet zoeken.
Terwijl de Office-applicatie misschien nog in veilige modus is opgestart, open je het menu Start en kies je linksonder Opties. Open de rubriek Invoegtoepassingen en kies bij Beheren de optie COM-invoegtoepassingen. Druk op de knop Starten en verwijder de vinkjes bij alle invoegtoepassingen, waarna je Outlook (in standaardmodus) herstart.
Herhaal deze procedure en plaats telkens een vinkje bij een volgende invoegtoepassingen tot de applicatie weer crasht. Je weet nu welke invoegtoepassing voor de problemen zorgt, zodat je die – misschien een laatste keer vanuit veilige modus - definitief kunt uitschakelen.
©PXimport
Corrupte applicatie
Het gebeurt niet zo vaak maar het is zeker niet onmogelijk: een of meerdere Office-applicaties zijn corrupt geraakt en werken niet langer betrouwbaar. Dan kun je een semiautomatische hersteloperatie uitvoeren. Tik in de Windows-zoekbalk Config in en start het Windows Configuratiescherm op. Stel Weergeven op: in op Categorie en klik op Een programma verwijderen. In de kolom Naam vind je vast een ingang als Microsoft Office of Microsoft 365-apps (voor ondernemingen). Rechtsklik hierop en kies Wijzigen (dus niet verwijderen). Bevestig met Ja.
Er verschijnt nu een dialoogvenster met twee opties: Snel herstellen en Online herstellen. Je kunt het eerst proberen met Snel herstellen. Deze optie detecteert en vervangt beschadigde bestanden. Blijkt dat niet afdoende kies dan voor Online herstellen. Deze vorm van herstel werkt grondiger, maar duurt ook langer. Dat komt doordat alle Office-programmabestanden door de originele versies worden vervangen.
Lukt het ook hier niet mee, dan zit er wellicht weinig anders op dan een doortastende ingreep: Microsoft Office eerst grondig verwijderen en vervolgens opnieuw installeren.
Om zeker te zijn dat je de (corruptie) installatie geheel weghaalt, kun je het Office-verwijderhulpprogramma downloaden. Je vindt dat via www.tiny.cc/msupport en je installeert het met een dubbelklik op SetupProd_OffScrub.exe.
©PXimport
Uiteenlopende problemen
Microsoft heeft nog wel een paar handige troubleshootingtools, waaronder de Microsoft Ondersteuning en Herstelassistent. Je vindt deze na installatie onder Microsoft Support And Recovery Assistant in de programmalijst van Windows. Deze doet op basis van het geïdentificeerde probleem een aantal tests om het probleem te duiden. Daarna wordt een oplossing of mogelijke vervolgstap voorgesteld.
Je kunt deze tool downloaden via www.tiny.cc/sarafirst en met een dubbelklik op SaraSetup.exe installeren. De opstart kan even duren. Er verschijnt dan een dialoogvenster met elf probleemrubrieken, zoals Teams, Office, OneDrive voor Bedrijven, Windows en Outlook.
Bij Office gaat het vooral om problemen rond het installeren, verwijderen activeren of aanmelden. De Outlook-rubriek is het uitgebreidst. Wanneer je deze selecteert en op Volgende klikt, duiken er vele probleembeschrijvingen op. Om er maar een paar op te noemen: Outlook start niet, Ik ondervind problemen met gedeeld postvakken en Ik heb problemen bij verzenden, ontvangen of zoeken van e-mailberichten. In principe hoef je maar de instructies van de assistent te volgen om tot een oplossing te komen.
©PXimport
Connectiviteitsanalyse
Specifiek voor Microsoft 365 heeft Microsoft ook een online-analysetool met diverse tests om connectiviteitsproblemen te identificeren. Deze tool is vooral bedoeld voor zakelijke omgevingen: www.tiny.cc/mtests. De tool heeft diverse rubrieken, zoals Office 365, Exchange Server, Microsoft Teams en Skype voor Bedrijven. We nemen Office 365 als voorbeeld. Die bevat vijftien tests die elk een ander verbindingsprobleem controleren, zoals Uitgaande SMTP-e-mail, Office 365 Test Eenmalige aanmelding en Exchange ActiveSync. Na het invullen van de nodige gegevens, zoals ID, server en poortnummer, kun je de test doen.
©PXimport
Geblokkeerd document
Je wilt een bestand openen of in een bepaald formaat bewaren, maar dat is tegen de zin van je Office-applicatie. Wellicht verschijnt er ook een melding over een ‘bestandsblokkering’ of over een ‘registerbeleidsinstelling’. De kans is groot dat je dan het ingebouwde vertrouwenscentrum wat coulanter moet instellen in de applicatie.
Ga hiervoor naar Bestand en kies Opties (linksonder). Open de rubriek Vertrouwenscentrum en klik op Instellingen voor het Vertrouwenscentrum. Kies Instellingen voor bestandsblokkering. Verwijder het vinkje bij Openen en bij Opslaan bij de bestandstypes die je voortaan wel wilt toelaten. Doet het probleem zich alleen voor bij het openen van een bestand, dan kun je het vinkje in de kolom Openen laten staan en onderaan Geselecteerde bestandstypen openen in de beveiligde weergave (en bewerken toestaan) selecteren. Bevestig met OK. Wil je naderhand terugkeren naar de originele instellingen, dan kan dat met de knop Standaardinstellingen herstellen.
Ook handig om weten: wil je dat alle bestanden uit je netwerk(shares) worden vertrouwd? Kies dan bij Instellingen voor het Vertrouwenscentrum de optie Vertrouwde locatie en plaats een vinkje bij Vertrouwde locaties in mijn netwerk toestaan. Je kunt hier trouwens ook zelf locaties toevoegen met de knop Nieuwe locatie toevoegen.
©PXimport
Corrupt Office-document
Je probeert een document te openen in een Office-applicatie, maar dat blijkt niet helemaal goed te lukken. Er verschijnen vreemde tekens, de lay-out blijkt verhaspeld, er duikt een foutmelding op of de applicatie bevriest even later. De kans is groot dat het documentbestand corrupt is geworden.
Probeer het dan eerst als volgt. Start de applicatie, ga naar Bestand / Openen, kies Bladeren en selecteer het bestand. Klik op het pijlknopje rechts van de knop Openen (rechtsonder) en selecteer Openen en herstellen. Wat je ook nog kunt proberen: je opent het nukkige document en zet het meteen om naar een ander formaat, via Opslaan als. Lukt het op die manier wel, dan kun je het naderhand eventueel weer in het originele formaat bewaren.
Ook ‘selectief kopiëren’ kan helpen. Open het document, selecteer (een deel van) de inhoud en plak die met Ctrl+C en Ctrl+V in een nieuw document. Bij MS Word bijvoorbeeld kun je alle tekst selecteren met Ctrl+End, gevolgd door Ctrl+Shift+Home.
Bevat je document meerdere secties? Kopieer dan alleen de tekst tussen de verschillende sectiemarkeringen. Deze krijg je te zien door op Ctrl+Shift+8 te drukken of via het menu Start met het knopje Alles weergeven.
Weigert een Office-applicatie ook maar iets van je document te tonen, dan kun je het nog proberen met een andere, compatibele applicatie, zoals die uit de gratis LibreOffice-suite. Mogelijk heb je daar meer geluk mee.
©PXimport
Corrupt Word-document
We zijn inmiddels aangekomen bij meer afgelijnde problemen voor een specifieke Office-applicatie. Weigert MS Word bijvoorbeeld om een bepaald Word-document te openen, start Word dan op met een leeg document, ga naar Invoegen en klik in de rubriek Tekst het pijlknopje aan bij Object, waar je vervolgens Tekst uit bestand invoegen selecteert.
Voor docx-bestanden kan het nog anders. Wijzig de extensie docx in zip en open het archiefbestand, bijvoorbeeld met 7-Zip. Vervolgens open je de uitgepakte map met de naam Word en laad je het bestand document.xml in een browser of editor. Tussen de tags <w:t en </w:t> tref je alle tekstdelen aan en in de uitgepakte submap Media vind je de ingevoegde plaatjes terug, met generieke namen als image1.png en image2.png.
©PXimport
Corrupt sjabloon
Crasht Word of weigert die documenten (correct) te openen, dan kan het ook liggen aan een corruptie van het basissjabloon dat Word onderliggend voor je documenten gebruikt. In sommige gevallen verschijnt dan een foutmelding die in de richting van normal.dotm wijst. Dat is namelijk de bestandsnaam van dit sjabloon.
Je kunt het eerst als volgt proberen. Start Word op en ga naar Bestand / Account. Klik op Bijwerkopties en kies Nu bijwerken, zodat de nieuwste Office-updates worden opgehaald. De kans is helaas niet zo groot dat het hiermee lukt. Niet getreurd, er is nog een doortastender manier. Allereerst zorg je dat Word is afgesloten waarna je met de verkenner navigeert naar de map C:\Users\<accountnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates en de bestandsnaam normal.dotm wijzigt in bijvoorbeeld normalOUD.dotm. Vervolgens herstart je Word die nu automatisch een nieuw en intact standaardsjabloon creëert.
©PXimport
Corrupt e-mailaccount
Ondervindt Outlook problemen met je e-mailaccount (POP en IMAP), start Outlook dan op en ga naar Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen. Open het tabblad E-mail en selecteer je e-mailaccount. Kies Herstellen en druk op de knop Repareren. Controleer of alle instellingen correct zijn, zoals je Gebruikersnaam en Wachtwoord (dat je hier trouwens ook zichtbaar kunt maken), Server, Poort en eventuele SSL/TLS-versleuteling en wachtwoordverificatie. Controleer dit zowel voor je Inkomende als je Uitgaande e-mail). Druk op Volgende en op Gereed en herstart Outlook. Hopelijk lukt het nu wel.
©PXimport
Corrupt postvak
Er zijn twee types Outlook-gegevensbestanden. Bepaalde accounttypes, zoals POP-accounts, slaan hun gegevens alleen op in lokale bestanden met de extensie pst. De meeste andere types, zoals Outlook 365, Outlook.com, Exchange en tegenwoordig ook IMAP, houden gegevens bij in een ost-bestand. Dit kun je zien als een gesynchroniseerde, lokale kopie van je (online) postvakgegevens. Overigens kun je de gegevens bij wijze van back-up altijd naar een lokaal pst-bestand exporteren, ook vanuit een ost-bestand.
Een corrupt pst-bestand kun je met een meegeleverde tool trachten te herstellen: Scanpst.exe. Meer uitleg hierover vind je via www.tiny.cc/repairfiles. Dit bestand bevindt zich standaard in C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 (voor Outlook 2016).
Sluit Outlook af en start de tool op. Verwijs naar het (corrupte) pst-bestand, druk op Starten, volg de verdere instructies en druk op Herstellen als dat nodig is. De locatie van dit pst-bestand kun je vanuit Outlook vinden via Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen, op het tabblad Gegevensbestanden.
Outlook kan ook lastig doen als je gegevensbestand (pst of ost) te groot is geworden. Stevig opschonen is dan de boodschap. Een snelle manier om een ost-bestand te verkleinen zonder mails weg te gooien, is de volgende. Ga alweer naar Accountinstellingen en dubbelklik op het account. Kies Meer instellingen, ga naar het tabblad Geavanceerd en klik op Instellingen van Outlook-gegevensbestand / Nu comprimeren. Bevestig met OK.
©CIDimport
