Een toetsenbord is samen met de muis onmisbaar als je achter je computer of laptop zit. Des te frustrerender is het als één van de twee niet goed werkt. Wat kun je dan doen?

Is het toetsenbord defect?

Voordat we aan de slag gaan met symptomen en bestrijding hiervan, is het eerst handig om na te gaan of het toetsenbord niet fysiek defect is. Worden er überhaupt nog toetsaanslagen gedetecteerd? Als dat niet het geval is kun je dat uitsluiten door een tweede toetsenbordje via usb aan te sluiten op het systeem.

Opeens andere tekens

Misschien is het je weleens overkomen dat je aan het typen was en je toetsen plotseling een andere functie leken te hebben. Het vraagteken gedraagt zich als een = en een backslash is veranderd in een <. De oorzaak is zeer eenvoudig: het toetsenbord is overgeschakeld naar een andere taalversie.

Dit gebeurt vaak per ongeluk omdat de toetsencombinatie hiervoor zich bevindt op de plek waar je vaak met je handen op het toetsenbord rust. De combinatie Ctrl+Shift zorgt ervoor dat er een andere taalversie voor het toetsenbord wordt gekozen. De oplossing is dan ook net zo eenvoudig: door te drukken op Ctrl+Shift functioneert het toetsenbord weer normaal. Je kunt dit probleem helemaal voorkomen, door slechts één taal en één toetsenbordindeling te behouden. De combinatie Nederlands als taal en Verenigde Staten (internationaal) voor de toetsenbordindeling is het meest gangbaar (zie ook kader Toetsenbordindeling).

Om deze instelling te veranderen, ga je naar het Configuratiescherm en klik je onder Klok, taal en regio op Toetsenborden en andere invoermethoden wijzigen / Toetsenborden wijzigen. Klik hier op Nederlands onder Toetsenbord en vervolgens op Verwijderen. Verwijder op die manier elke indeling behalve Verenigde Staten (Internationaal). Het toetsenbord kan nu niet meer overschakelen naar een andere indeling.

©PXimport

Toetsenbordindeling

Toetsenborden hebben onder Windows twee kenmerken: een invoertaal en een toetsenbordindeling. Helemaal logisch is dit niet: de invoertaal heeft weinig met het toetsenbord zelf te maken, maar vooral met functionaliteit. Zo herkent Word bepaalde talen en past daar zijn automatische correctiefuncties op aan. Vervelend neveneffect is dat je daardoor soms ook plotseling met een andere toetsenbordindeling komt te zitten: als je in het Engels tikt, selecteert Word ook een Engels toetsenbord, en als daar een andere toetsenbordindeling aan gekoppeld is, gebeuren er plots vreemde dingen.

Als je je instellingen op orde hebt, dan maakt de geselecteerde invoertaal verder niet uit. Waar het om gaat is die toetsenbordindeling: past die niet bij het toetsenbord dat je wilt gebruiken, dan doen de toetsen niet wat je ervan verwacht. Zo heeft een Belgisch toetsenbord een AZERTY-indeling en heeft een echte Nederlandse toetsindeling het plusteken (+) naast de L-toets zitten. Verwarrend genoeg gebruikt vrijwel iedereen in Nederland tegenwoordig een toetsenbord met de toetsindeling die uit de Verenigde Staten komt (QWERTY met de puntkomma naast de L-toets). Daar zijn alleen meerdere versies van.

Speciale leestekens en ‘dode toetsen’

Speciale leestekens als trema’s en accenten (de zogenoemde diakritische tekens) kun je over het algemeen invoeren door dubbele of enkele aanhalingstekens te typen, gevolgd door een klinker. Na het leesteken houdt het toetsenbord even in (de zogenaamde ‘dode toets’), om afhankelijk van de daaropvolgende toetsaanslag te besluiten wat er moet gebeuren. Niet iedereen vindt dat prettig. Wie veel teksten met aanhalingstekens typt, moet zich bijvoorbeeld altijd bewust zijn van wat de computer er, afhankelijk van de toets die volgt, van zal maken: een leesteken of een accent. Je denkt een aanhalingsteken en een e te typen (‘e) en krijgt een é. Sommige mensen gebruiken daarom nog steeds Alt-toetscombinaties om speciale tekens op te roepen (zoals Alt+130 voor é).

Het ‘geheim’ van de dode toets zit in de toetsenbordindeling (zie ook Toetsenbordindeling, zoals hierboven omschreven):

Deze taal- en landinstellingen kun je wijzigen via het Configuratiescherm, of als volgt: ga naar Start , typ uitvoeren' druk op Enter en tik: control intl.cpl,,2 gevolgd door opnieuw Enter.

Ga naar het tabblad Toetsenborden en talen en druk op de knop Toetsenborden wijzigen. Ga naar het tabblad Algemeen.

Onder Geïnstalleerde services zie je nu welke toetsenbordinstellingen je al ter beschikking hebt. Voeg toe wat je eventueel mist – en verwijder vooral wat je niet nodig hebt! Je kunt ze altijd opnieuw installeren als je ze mist.

Controleer of onder Standaard invoertaal de taal/indeling-combinatie geselecteerd is die je wil gebruiken en klik op Toepassen / OK.

Sneltoetsen

Soms kan het handig zijn meerdere services geïnstalleerd te hebben, en soms blijk je er gewoon plots om onverklaarbare reden mee opgescheept. Wil je wisselen tussen verschillende geïnstalleerde ‘standaard invoertalen’, dan hoeft dat gelukkig niet per se via de bovenstaande route – het kan dat ook via sneltoetsen:

Vaak zijn het juist die sneltoetsen die, ongemerkt ingedrukt, verantwoordelijk zijn voor vreemd gedrag van je toetsenbord ook dat kan een reden zijn het aantal geïnstalleerde ‘standaard invoertalen’ te beperken tot één.

Shift-toets blijft actief na eenmaal indrukken

Normaal gezien houd je de Shift-toets ingedrukt wanneer je een hoofdletter wil typen. Het kan echter ook zijn dat je, wanneer je de Shift-toets eenmaal indrukt, ook een hoofdletter produceert wanneer je Shift allang hebt losgelaten. Hoor je daar ook nog een kort piepje bij, dan is de functie Plaktoetsen ingeschakeld. Dit gebeurt automatisch als je vijf keer achter elkaar op de Shift-toets drukt (je moet daarvoor nog wel even op Ja klikken, maar in het heetst van de strijd kun je dat per ongeluk gedaan hebben). De oplossing is heel eenvoudig: druk nog vijfmaal op Shift en de functie wordt weer uitgeschakeld. Deze functie zit zowel in elke Windows-versie, van XP tot en met Windows 10. Je kunt de functie ook permanent uitschakelen.

Je schakelt de functie uit door te bladeren naar Configuratiescherm / Toegankelijkheid / Toegankelijkheidscentrum / Het toetsenbord eenvoudiger in het gebruik maken. Daar verwijder je het vinkje bij Plaktoetsen inschakelen.

©PXimport

Multimediatoetsen functioneren niet

Je hebt Windows opnieuw geïnstalleerd of geüpdatet en plotseling werken de toetsen niet meer waarmee het volume kunt regelen, je mailprogramma kunt starten, etc. De reden hiervoor is dat er waarschijnlijk specifieke stuurprogramma’s horen bij je toetsenbord die de functies van deze toetsen definiëren. Ga naar de site van de fabrikant en download de stuurprogramma’s voor het toetsenbord opnieuw.

Het kan ook zijn dat andere programma's of drivers die met toetsenborden te maken hebben, de werking van je toetsenbord verstoren. Deïnstalleer ze als het probleem aanhoudt.

Soms werken multimediatoetsen alleen bij het gebruik van specifieke programma's. Zeker als je al een wat ouder toetsenbord hebt, kan dit vaak voorkomen. Soms geeft de fabrikant van het toetsenbord wat programmatips voor optimale compatibiliteit.

Toch defect

Geeft je toetsenbord écht geen teken van leven meer, dan zit er niets anders op dan een nieuwe aan te schaffen. Of je nu het allerbeste, allersnelste bord zoekt voor gaming, of gewoon de allerdegelijkste werkplank voor op kantoor: in beide gevallen kom je bij een mechanisch toetsenbord uit. In een ander artikel zetten we de beste toetsenborden voor je op een rijtje.

Zat je net in een sessie toen je toetsenbord het begaf en heb je geen vervangend toetsenbord liggen? Schakel dan even over op het schermtoetsenbord. Wij leggen in een ander artikel uit hoe je het schermtoetsenbord kunt activeren.

©Oleksiy Ostystyi

Toetsenbord (en muis) reageert niet na aansluiten

Dit probleem komt steeds minder voor omdat vrijwel alle muizen en toetsenborden tegenwoordig een usb-aansluiting hebben, in plaats van het oude PS/2-systeem. Heb je echter nog wel een PS/2-muis en -toetsenbord, en reageren deze niet meer nadat je ze opnieuw hebt aangesloten, controleer dan of je de muis niet in de aansluiting voor het toetsenbord hebt gestoken en vice versa. Op kleur na zijn het namelijk identieke stekkers.

Ontbrekende letters

Je maakt opeens opvallend veel tikfouten in de teksten die je produceert. Bij nader onderzoek blijkt dat je vaardigheden niet zijn afgenomen, maar dat het toetsenbord bepaalde aanslagen niet registreert. Gaat het telkens om dezelfde toets, dan is óf de toets defect óf er zit vuil tussen (even de toets eruit wippen indien mogelijk en schoonmaken). Gaat het steeds om een andere letter en heb je een draadloos toetsenbord, dan is het hoogstwaarschijnlijk tijd om de batterijen te vervangen.

Je kunt mogelijk ook een korte vertraging ervaren tussen het moment dat je toetsen indrukt en het moment dat je de letters op je scherm ziet. Dit kan te maken hebben met de optie Filtertoetsen. Deze optie voorkomt dat je twee dezelfde toetsen in zeer korte tijd kunt intikken. Dit is handig voor mensen met handtrillingen, maar deze optie wil je niet aan hebben staan als je daar geen last van hebt. Je kunt dit controleren door naar het Configuratiescherm te gaan en op Toegankelijkheidsopties te klikken. Daar vind je Filtertoetsen. 

Draadloze lastpost

Problemen kunnen soms oorzaken hebben die je echt niet had kunnen verzinnen. Zo is er een voorbeeld waarbij er ineens allerlei vreemde tekens op het scherm verschenen zonder dat de gebruiker iets intikte. De eerste gedachte: een virus! De realiteit bleek echter een stuk onschuldiger. Twee draadloze toetsenborden op dezelfde frequentie, waarvan er eentje in de kast lag. Een voorwerp dat op het toetsenbord viel en daardoor toetsen indrukte, deed vervolgens de rest. Dit is een toetsenbordprobleem dat bijvoorbeeld op de werkvloer ook makkelijk kan voorkomen vanwege veel toetsenborden die dezelfde draadloze frequentie gebruiken.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).