Over Microsoft Office wordt weleens gekscherend gezegd dat je gemiddeld slechts 15 procent van alle functies gebruikt. Waarom zorgen we er dan niet voor dat dit gedeelte ook écht eenvoudig toegankelijk is en de rest van de opties ons niet stoort? Pas Office aan zodat het kantoorpakket werkt zoals jij wilt!

Tip 01: Donker

In Windows is het al een tijdje mogelijk, maar ook in Office kun je kiezen voor een zwart thema. De vensters krijgen hiermee een donkere achtergrond en dat werkt goed in combinatie met een zwart thema van Windows. Kies Bestand / Opties. In de sectie Algemeen kies je voor Zwart bij de optie Office-thema. Je vindt deze optie in de sectie Persoonlijke instellingen voor uw exemplaar van Microsoft Office. Om de rest van de werkomgeving ook zwart te maken, open je het instellingenvenster van Windows (tip: gebruik Windows-toets+I) en kies Persoonlijke instellingen / Kleuren. Bij Kies uw kleur selecteer je Donker. De donkere modus werkt vooral prettig in een donkerverlichte omgeving, bijvoorbeeld als je vaak ‘s avonds werkt.

©PXimport

Tip 02: Snelle toegang

De werkbalken in Office bepalen in grote mate hoe je met de software omgaat. Met de juiste stappen kunnen we de balken volledig naar onze hand zetten. Office heeft meerdere werkbalken, waaronder de werkbalk Snelle toegang. Je vindt deze linksboven in het venster. Deze balk geeft toegang tot veelgebruikte functies, zoals het ongedaan maken van een handeling of het opslaan van het document. Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Een nieuw venster wordt geopend. Aan de linkerkant zie je de beschikbare opdrachten, terwijl je rechts de huidige opties vindt. Het aantal beschikbare opdrachten is groot. Ze zijn onderverdeeld in verschillende categorieën, waaronder Populaire opdrachten. Je vindt deze opties bij de sectie Kies opdrachten uit. Selecteer de opdracht die je aan de werkbalk wilt toevoegen en klik op Toevoegen. Bestaande opdrachten (aan de rechterzijde van het venster) kun je selecteren en weghalen door te klikken op Verwijderen. Tevreden met de selectie? Bepaal hierna de volgorde van de knoppen. Selecteer de opdracht waarvan je de positie wilt aanpassen en gebruik de knoppen Omhoog en Omlaag om ze te verschuiven.

©PXimport

Tip 03: Aanpassingsbestand

Maak je gebruik van verschillende computers met Office en heb je veel aandacht besteed aan het personaliseren van de werkbalk Snelle toegang? Je hoeft dezelfde handelingen niet op elke computer opnieuw uit te voeren. Rechtsonder in het instellingenvenster van de werkbalk Snelle toegang vind je de sectie Aanpassingen. Kies Importeren en exporteren / Alle aanpassingen exporteren. Geef het instellingenbestand een naam en sla het op. Op de computer waarop je hetzelfde lint of dezelfde werkbalk wilt gebruiken, open je het eerdergenoemde instellingenvenster, maar kies je nu voor Importeren en exporteren / Aanpassingsbestand importeren. Wijs het eerder gemaakte bestand aan en klik op Openen. De werkbalk wordt aangepast en is direct bruikbaar.

Heb je in het verleden de werkbalk Snelle toegang aangepast en wil je weer beginnen met een schone lei? In het instellingenvenster kies je bij het keuzeveld Aanpassingen voor Beginwaarden / Alle aanpassingen opnieuw instellen.

©PXimport

Tip 04: Lint aanpassen

Nu we de werkbalk Snelle toegang hebben aangepast, is de volgende stap aanpassen van het lint (een van de belangrijkste werkbalken van Office). Er zijn meerdere manieren om het lint aan te passen. Kies Bestand / Opties. Ga naar de sectie Lint aanpassen. Links zie je wederom de beschikbare opdrachten, terwijl je rechts de huidige opdrachten ziet die daadwerkelijk op het lint staan. Klik op een hoofdtabblad (in het rechtervenster) om deze uit te klappen en de onderliggende opdrachten te zien. Verwijder eerst de opdrachten die je niet gebruikt of haal het vinkje weg bij een hoofdtabblad dat je niet gebruikt. Nóg interessanter is om een eigen tabblad te maken binnen het lint, met alleen je favoriete opties. Klik op de knop Nieuw tabblad. Selecteer het en kies Naam wijzigen. Geef de tab een goede naam. Klik nu op de onderliggende regel (Nieuwe groep) en kies wederom voor Naam wijzigen. In de eerste groep voeg je je favoriete opdrachten toe, die bij elkaar passen (en daarom in dezelfde groep terecht mogen komen).

©PXimport

Tip 05: Eigen tab aanpassen

Maak hierna een nieuwe groep aan, via de knop Nieuwe groep. Ook deze geef je een passende naam. Je hebt hierbij de mogelijkheid om een passend symbool te kiezen. Dit icoontje wordt echter pas getoond, als je deze groep ooit aan de werkbalk Snelle toegang zou toevoegen (zie kader ‘Snel op het lint’), verder krijg je het nooit te zien. Voeg vervolgens onderdelen toe aan de tweede groep. Herhaal deze stappen voor alle groepjes die je aan het lint wilt toevoegen. Om snel je favoriete onderdelen voor het lint te vinden, kies je links in het venster bij Opdrachten kiezen voor Alle tabbladen. In de lijst verschijnen nu alle beschikbare opdrachten, netjes geordend per categorie. Zo zijn er categorieën voor afbeeldingen, tabellen en zoeken. Het type beschikbare opties is uiteraard ook afhankelijk van het Office-programma dat je gebruikt. Bepaal hierna de locatie van het tabblad binnen het lint: gebruik de knoppen Omhoog en Omlaag om de huidige tab te verschuiven. Wil je het aangepast lint ook gebruiken op andere computers, dan kies je voor Importeren en exporteren / Alle aanpassingen exporteren.

©PXimport

Tip 06: Lint samenvouwen

Maak je gebruik van een laptop of computer met beperkte schermruimte of wil je gewoon alle ruimte gebruiken voor je documenten? Zorg er dan voor dat het lint je niet in de weg zit. Kies Bestand / Opties en open de sectie Algemeen. Plaats een vinkje bij Lint automatisch samenvouwen. Het lint verdwijnt en is alleen zichtbaar als je op een van de tabbladen klikt. Wil je het lint op een later moment weer continu in beeld, dan klik je op het knopje met de punaise (rechtsonder) om het lint weer vast te zetten.

Wil je behalve het lint niet te veel werkbalken op verschillende plekken? Je kunt de werkbalk Snelle toegang (zie kader ‘Snel op het lint’) ook direct onder het lint plaatsen. Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk Snelle toegang en kies voor De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven.

©PXimport

Snel op het lint

©PXimport

Tip 07: Snel naar de kern

Maak je nooit gebruik van documentsjablonen (templates) en wil je gewoon snel en zonder opsmuk aan de slag met Office? Zorg er dan voor dat je niet meer wordt lastiggevallen met de keuze voor een sjabloon, telkens als je Office start. Kies Bestand / Opties. In de sectie Opties voor opstarten haal je het vinkje weg bij Startscherm weergeven wanneer deze toepassing wordt gestart. In tegenstelling tot veel andere instellingen van Office, verander je deze instelling per Office-programma. Je vindt de optie in elk Office-programma, zoals Word, Excel en PowerPoint.

Maak je wél gebruik van de sjablonen, maar vind je lang niet alle sjablonen even bruikbaar? Dun de lijst dan uit, zodat alleen de bruikbare sjablonen worden gebruikt. Klik met de rechtermuisknop op de overbodige sjablonen en kies Van lijst losmaken. Opgeruimd staat netjes!

©PXimport

Tip 08: Uitdunnen

Office geeft standaard een aantal recent geopende documenten aan, zodat je deze snel kunt openen. Je kunt dit aantal flink uitdunnen, zodat de lijst overzichtelijker wordt en alleen écht recente documenten toont. Kies Bestand / Opties en blader naar de sectie Geavanceerd / Weergave. In het voorbeeld gaan wij uit van Excel, maar bij de andere Office-programma’s zijn de stappen identiek. Bij Dit aantal recente werkmappen weergeven kies je het gewenste aantal. Standaard is dit 50. Zijn er belangrijke werkmappen (of documenten) waartoe je snel toegang wilt krijgen, zet dan een vinkje bij Snel toegang krijgen tot dit aantal recente werkmappen en geef het gewenste aantal op. Bij de laatste optie (Dit aantal losgemaakte recent bekeken mappen weergeven) kun je het standaardaantal van 50 ook terugbrengen naar een lager (en overzichtelijker) aantal. Kom je later in de lijst met recente bestanden nog een document tegen dat je hierin liever niet ziet staan? Klik erop met de rechtermuisknop en kies Uit lijst verwijderen. Om in één keer de bestaande lijst met recente bestanden leeg te maken, kies je voor Niet-vastgemaakte items wissen.

©PXimport

Tip 09: Outlook: notificaties

Vooral Outlook werkt intensief met notificaties, bijvoorbeeld als je nieuwe e-mail ontvangt. Soms werkt dit ronduit storend. Gelukkig kunnen we zelf bepalen hoe we van nieuwe e-mail op de hoogte worden gesteld. Open Outlook en ga naar Bestand / Opties en selecteer de sectie E-mail. In de groep Ontvangst van bericht bepaal je vervolgens hoe je op de hoogte wilt worden gesteld. Standaard wordt er een geluid afgespeeld, verschijnt een envelop op de taakbalkknop en geeft een melding een voorbeeld van het bericht. Haal de vinkjes weg bij de opties die overbodig zijn. In plaats hiervan kun je ook kiezen voor een minder aanwezige notificatie, door de muisaanwijzer kort van vorm te laten veranderen. Kies dan voor de optie Weergave van de muisaanwijzer kort wijzigen. Zet ook gelijk de meldingen voor herinneringen (bijvoorbeeld van afspraken) naar je hand. Open de sectie Geavanceerd en blader naar Herinneringen. Zet in elk geval een vinkje bij de optie Herinneringen voor gebeurtenissen in het verleden automatisch sluiten, zodat je voortaan niet meer wordt lastiggevallen door meldingen van oude afspraken, die je moet wegklikken voordat je kunt verder werken. Wil je niet meer dat een geluid klinkt, haal dan ook het vinkje weg bij Geluidsfragment afspelen of kies een ander geluidsfragment dan de standaardversie (klik op Bladeren en selecteer een bruikbaar wav-bestand).

©PXimport

Tip 10: Outlook: weergave

In Outlook speelt de weergave van berichten een grote rol. Je kunt dit programma dan ook tot in detail aanpassen en een persoonlijke weergave maken. We maken hiervoor gebruik van het tabblad Beeld. Kies Weergave-instellingen. Klik op Kolommen en bepaal vervolgens welke informatie getoond moet worden in het Outlook-venster. Je gaat hiervoor op dezelfde manier te werk als eerder beschreven bij het aanpassen van het lint. Kies in het linkergedeelte van het venster voor de opdrachten die je wilt meenemen en voeg ze toe met een klik op Toevoegen. Met de knoppen Omhoog en Omlaag geef je ze de juiste positie. Bevestig door op OK te klikken. Klik hierna op de knop Overige instellingen. In dit venster kun je een ander lettertype kiezen voor de weergave van berichten. Ook bepaal je hier of het leesvenster rechts (standaard) of juist onderin moet worden getoond. Wil je niet meer gebruikmaken van het leesvenster, bijvoorbeeld omdat je de schermruimte wilt gebruiken voor een overzicht van zoveel mogelijk berichten, dan kies je voor Uit.

©PXimport

Met Circle to Search kun je informatie opvragen over wat je op het scherm van je smartphone ziet, zonder dat je van app hoeft te wisselen of iets hoeft te kopiëren. Dat kan met Circle to Search, een functie die standaard ingebouwd is in de nieuwste Android-versies van onder andere Google Pixel- en Samsung Galaxy-toestellen. Je kunt er meer mee dan je misschien denkt!

Lees ook: 4 handige AI-functies voor je smartphone

Even snel iets opzoeken terwijl je een video kijkt, een bericht leest of door je favoriete app scrolt: tot voor kort betekende dat toch meestal dat je moest wisselen van app, tekst moest kopiëren of een apart tabblad moest openen. Met Circle to Search hoeft dat niet meer. Google heeft deze functie zo ontworpen dat je op elk moment, in elke app, meteen kunt zoeken naar wat er op je scherm staat. Google zoekt vervolgens direct naar relevante informatie, zonder dat je iets hoeft in te typen. Het werkt in vrijwel alle apps, dus of je nu op Instagram zit, een game speelt of iets leest op een website: je kunt het op elk moment starten.

Wat zie ik?

Circle to Search werkt op allerlei soorten content. Zie je een gaaf shirt op een Instagramfoto en wil je weten waar je het kunt kopen? Omcirkel het, en je krijgt gelijk links naar vergelijkbare kledingstukken in webshops. Vaak krijg je niet alleen identieke producten te zien, maar ook alternatieven in verschillende prijsklassen.

Ook meubels, accessoires of zelfs planten kun je zo herkennen. Als je tijdens het scrollen iets tegenkomt dat je aanspreekt, hoef je alleen maar te cirkelen om meteen te zien waar je het kunt vinden – of wat erop lijkt. Handig als je inspiratie opdoet via video's of foto's en daar direct iets mee wilt doen.

Vertaalhulp

Een andere slimme toepassing is het vertalen van tekst, rechtstreeks vanuit beeld. Stel je leest een buitenlandse recensie, komt een menukaart tegen in een foto, of ziet een handgeschreven briefje in een andere taal. Door simpelweg het relevante tekstdeel te selecteren, krijg je direct een Nederlandse vertaling te zien, zonder dat je eerst een aparte vertaalapp hoeft te openen. Dat maakt het veel laagdrempeliger om bijvoorbeeld Franse recepten te begrijpen, Spaanse socialemediaposts te volgen of Duitse nieuwsartikelen te lezen.

©Google

Studiehulp

Circle to Search komt ook goed van pas bij het leren of studeren. Zit je met een lastige formule of grafiek die je niet begrijpt? Je kunt het direct selecteren en uitleg opvragen, vaak inclusief stapsgewijze berekening of achtergrondinformatie. Vooral handig voor scholieren en studenten die digitale lesmaterialen gebruiken: je kunt blijven werken in je les-app, terwijl je tegelijk extra uitleg opvraagt.

Wat hoor ik?

Ook muziekherkenning is inmiddels in Circle to Search geïntegreerd. Je hebt dus geen aparte apps meer nodig om een nummer te identificeren dat je toevallig hoort in een video, in een winkel of op straat. Door het muzieksymbool onderin aan te tikken terwijl het nummer speelt, herkent Circle to Search het liedje – zelfs als je het neuriet of zingt.

Tips voor gamers

Voor wie graag games speelt op zijn telefoon, biedt Circle to Search sinds kort ook specifieke ondersteuning. Krijg je een puzzel niet opgelost, heb je geen idee wat je met een object of voorwerp in de game moet doen of weet je even niet hoe je een level moet uitspelen? Door het betreffende deel van je scherm te selecteren, krijg je hulp in de vorm van tips, korte uitleg of video's die exact op het juiste moment in de gameplay beginnen. Je hoeft het spel dus niet te verlaten om informatie te zoeken.

©Google

De diepte in

Een opvallende toevoeging van de laatste maanden is AI Mode. Wanneer je iets opzoekt met Circle to Search en er verschijnt een zogenoemde AI Overview, kun je naar beneden scrollen en kiezen voor 'dive deeper with AI Mode'. Je krijgt dan de mogelijkheid om door te vragen binnen hetzelfde onderwerp. Stel: je hebt een afbeelding van een historisch schilderij geselecteerd, en AI Overview geeft een korte samenvatting. In AI Mode kun je dan vragen stellen over de stijl, de kunstenaar of de historische context, en krijg je in gewone taal uitgebreide antwoorden.

De cirkel is rond

Je ziet dat je in het dagelijks gebruik dus verrassend veel met Circle to Search kunt. Daarbij is het fijn dat deze AI-hulp bovendien slim reageert op de context. Selecteer je tekst, dan krijg je andere opties dan bij een object of een geluid. Daardoor voelt het gebruik logisch en hoef je niet telkens na te denken over welke knop je moet gebruiken. Ook handig is dat je de gevonden informatie meteen kunt opslaan of delen. Heb je iets interessants gevonden? Dan kun je het met één tik bewaren in bijvoorbeeld Google Keep, mailen naar jezelf of invoegen in een agendanotitie.

Smartphones met Circle to Search

Je laptop maakt lange dagen. Of je nu thuiswerkt, films kijkt of schoolopdrachten maakt, hij staat vaak uren aan. Wil je dat hij zo lang mogelijk goed blijft werken? Dan zijn er een aantal dingen die je beter niet kunt doen – omdat ze op termijn voor problemen kunnen zorgen. Van slechte ventilatie tot verkeerd opladen: zorg dat je deze fouten voortaan vermijdt.

Lees ook: Zo zorg je dat je laptop zo lang mogelijk blijft werken op één acculading

1. Laptop veel op bed of schoot gebruiken

Een laptop heeft lucht nodig. Via kleine openingen aan de zijkant of onderkant voert hij warmte af, en die luchtstroom raakt geblokkeerd als je het apparaat op een zacht oppervlak gebruikt. Op bed, een dekentje of je schoot raakt hij die warmte moeilijk kwijt, waardoor onderdelen onnodig heet worden. Op de korte termijn merk je dat aan een luidruchtige ventilator, op de lange termijn aan snellere slijtage. Gebruik je je laptop vaak op schoot? Leg er dan iets hards onder, zoals een plankje of laptopstandaard. Zo voorkom je oververhitting. Bovendien werkt het vaak ook prettiger.

2. Altijd aan de oplader laten hangen

Veel mensen laten hun laptop de hele dag aan de stroom hangen. Dat lijkt handig – je zit nooit zonder stroom – maar voor de accu is het minder ideaal, vooral bij oudere laptops. Die kunnen sneller slijten als ze continu volgeladen blijven. Moderne laptops hebben gelukkig vaak slimme batterijmanagementsystemen die overladen voorkomen, maar zelfs dan is het beter om de batterij niet constant op 100% te houden. Je verlengt de levensduur door de accu regelmatig te gebruiken: haal de stekker er af en toe uit, laat de lading zakken tot zo’n 30 à 40 procent en laad dan weer op. Veel modellen bieden ook een instelling om het laden automatisch te beperken tot bijvoorbeeld 80%. Werk je veel op netstroom? Dan is het zeker de moeite waard om die functie in te schakelen. Zo houd je de accu langer gezond, zonder dat je er iets van merkt in het dagelijks gebruik.

3. Updates telkens uitstellen

Je krijgt een melding, maar klikt op 'nu niet'. En een dag later nog een keer. En nog een keer. Omdat je net lekker bezig bent en geen zin hebt om de laptop opnieuw op te starten, of omdat je denkt dat updates er alleen voor nieuwe functies zijn. Maar juist in die updates zitten vaak beveiligingsverbeteringen en foutoplossingen. Door lang te wachten blijf je kwetsbaar voor lekken of bugs die allang zijn verholpen. Laat updates daarom uitvoeren op een moment dat je je laptop niet nodig hebt – bijvoorbeeld tijdens de lunch of 's avonds. En stel automatische updates in als dat mogelijk is.

©Daniel CHETRONI - stock.adobe.com

4. Geen ruimte voor ventilatie laten

Wie foto's bewerkt, veel tabbladen open heeft of werkt met grote bestanden, vraagt meer van zijn laptop. De processor warmt op en de ventilator springt aan. Als je laptop dan in een afgesloten kastje, tegen een muur aan of tussen stapels papier staat, kan hij die warmte moeilijk kwijt. De temperatuur loopt verder op, wat invloed heeft op de prestaties en de levensduur. Zorg bij intensief gebruik voor voldoende ruimte rondom het apparaat. Zorg dat je hem op een plek neerzet waar niet allerlei spullen liggen en overweeg een laptopstandaard of -koeler als je merkt dat de temperatuur snel oploopt. 

5. Ventilatieopeningen niet schoonhouden

Een beetje in het verlengde van de fout hierboven: kan je laptop zijn warmte sowieso kwijt, ook als er genoeg ruimte omheen is? In de loop van de tijd verzamelt zich stof in je laptop, vooral rond de ventilator en de luchtkanalen. Zeker als je laptop in een stoffige kamer staat of je veel huisdieren hebt, kan dat snel gaan. Dat stof belemmert de luchtstroom, waardoor warmte blijft hangen en onderdelen sneller slijten. Je merkt het aan een ventilator die vaker aanslaat, of of doordat je laptop langzamer reageert dan je gewend bent. Gebruik af en toe een busje perslucht om de ventilatieopeningen voorzichtig schoon te blazen. 

©Studiomiracle

6. Klikken op verdachte links of bestanden

We weten allemaal dat je niet zomaar ergens op moet klikken. Maar het kan toch gebeuren dat je nieuwsgierig wordt naar die 'gratis update' of dat je denkt dat die mail echt van je bank afkomstig is (want cybercriminelen worden steeds slimmer in het nabootsen van bekende websites en bedrijven). Voordat je het weet heb je dan iets gedownload wat helemaal niet deugt. Malware kan van alles doen: meekijken wat je typt, je bestanden versleutelen, of persoonlijke gegevens stelen.

Een garantie dat je het helemaal kunt voorkomen kan niemand je geven. Wat je in ieder geval wél kunt doen is software altijd alleen via de officiële website downloaden, alleen bijlagen openen van afzenders die je vertrouwt en niet op meldingen klikken die je onder druk zetten. Een goede virusscanner helpt uiteraard ook, maar alert blijven is minstens zo belangrijk.

7. Geen back-ups maken van je bestanden

Je denkt er pas aan als het te laat is: een laptop die niet meer opstart, een harde schijf die crasht of een diefstal. Als je geen back-up hebt en er gebeurt iets met je laptop, dan ben je alles kwijt: je foto's, werk en documenten. Zorg daarom dat je regelmatig een back-up maakt. Dat kan automatisch via een clouddienst, of handmatig met een externe harde schijf. Het instellen kost je hooguit een kwartier. Doen, want de opluchting die je voelt wanneer je een back-up kunt gebruiken op het moment dat je die nodig hebt, is onbetaalbaar! 

8. Ruw omgaan met je laptop

We zijn allemaal wel eens haastig met onze laptop. Snel een usb-stick erin duwen, het scherm met één hand vanaf de zijkant openklappen, wrikken om de oplaadkabel in de poort te steken: het lijkt onschuldig, maar kan schade veroorzaken. Poorten zijn gevoelig, net als de scharnieren van je scherm. Open je laptop altijd met twee handen vanuit het midden en ga voorzichtig om met alle poorten en uitgangen. Doe je dat niet, dan kunnen ze los komen te zitten, waardoor ze uiteindelijk minder goed of helemaal niet meer hun werk kunnen doen.

©Dan74 - stock.adobe.com

9. Alles opslaan op het bureaublad

Voor het gemak bewaren veel mensen bestanden standaard op het bureaublad. Foto's, documenten, downloads – zo heb je ze meteen bij de hand. Omdat elk bureaubladpictogram apart geladen moet worden, kan dat bij oudere laptops voor merkbare vertraging zorgen tijdens het opstarten. Bij moderne laptops speelt dat probleem niet. Maar of je laptop nu oud of nieuw is: door alles maar op het bureaublad te bewaren, raak je wel het overzicht kwijt. Dus dan geldt dat 'alles bij de hand' niet meer. Integendeel: het risico dat je per ongeluk iets belangrijks weggooit, wordt groter naarmate je bureaublad voller raakt. Maak daarom mappen aan, gebruik de standaard 'Documenten'-map en archiveer wat je niet meer nodig hebt.

10. Geen wachtwoord of vergrendeling instellen

Veel mensen gebruiken hun laptop thuis of op werk, en denken daardoor geen wachtwoord nodig te hebben. Maar bij diefstal of verlies ligt je hele digitale leven open. Je mail, documenten, foto's, inloggegevens en opgeslagen wachtwoorden zijn vaak met één klik bereikbaar. Een sterk wachtwoord of pincode op je account, automatische vergrendeling na inactiviteit en versleuteling van je harde schijf maken je laptop veel veiliger. Het kost je nauwelijks extra tijd bij het opstarten, maar voorkomt grote problemen als je laptop ooit in verkeerde handen valt.