IrfanView is een bijzonder prettig programma voor hobbyfotografen om foto's te bekijken en eenvoudige bewerkingen uit te voeren. Nagenoeg alle afbeeldingsformaten worden ondersteund, zodat u ook exotische bestanden zonder problemen opent. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface is er geen geavanceerde kennis van grafische software vereist. Met behulp van de stappen uit deze workshop kunt u direct aan de slag!

01. Installatie

Allereerst brengt u een bezoekje aan de website IrfanView om de software te downloaden. Onder het menuonderdeel Download hebt u de mogelijkheid om het installatiebestand van 1,32 MB vanaf meerdere bestandslocaties binnen te halen. Kies een locatie uit en doorloop de installatiewizard. U bepaalt onder andere of u een snelkoppeling op het bureaublad wilt plaatsen en of u bepaalde bestanden met IrfanView wilt associëren. Dat is handig wanneer u bepaalde afbeeldingsformaten automatisch met deze fotoviewer wilt openen, zodra u erop dubbelklikt.

©PXimport

02. Nederlands taalpakket

Bij het opstarten van IrfanView, zult u merken dat het programma Engelstalig is. Gelukkig is er een Nederlands taalpakket beschikbaar. Surf naar IrfanView en klik aan de linkerkant van de webpagina op IrfanView languages. Download de Installer-versie en start daarna het exe-bestand. Klik op Install om het Nederlandse taalpakket te installeren. Navigeer in het programma naar Options / Change language en selecteer NEDERLANDS.DLL. Bevestig met OK, alle menu's worden nu direct vertaald. Sommige onderdelen van de software blijven overigens nog wel Engelstalig.

©PXimport

03. Foto's bekijken

In het hoofdvenster van IrfanView bekijkt u gemakkelijk foto's of andere afbeeldingen. U sleept het bestand simpelweg naar het programma, en het wordt meteen weergegeven. Via de pijltjesknoppen zijn de overige foto's in de map bereikbaar. In- en uitzoomen gaat via de knoppen met het vergrootglas. Als u meerdere foto's tegelijk wilt bekijken, dan gaat u naar Start / Alle programma's / IrfanView / IrfanView - Thumbnails. Zoek met behulp van de mappenstructuur de juiste bestanden op in het hulpprogramma. Zodra u dubbelklikt op een afbeelding, opent de fotoviewer van IrfanView.

©PXimport

04. Diavoorstelling

Wilt u een complete map met foto's bekijken, dan klikt u in het hoofdprogramma van IrfanView op de knop Diavoorstelling. Er verschijnt een nieuw venster, waarin u de weergave bepaalt. Zoek aan de rechterkant alle foto's op die u wilt bekijken. Nuttig is dat u bestanden uit verschillende mappen kunt selecteren. Beslis hoeveel seconden er tussen de dia's moeten zitten. Het is leuk om een willekeurige volgorde te selecteren en een mp3-bestand als achtergrondmuziek af te spelen. Ook voegt u indien gewenst teksten toe. Klik op de knop Speel diavoorstelling om deze te starten.

©PXimport

05. Tekenpallet

Wanneer u een pijltje, penseelstreek, of een simpele vorm wilt toevoegen aan de afbeelding, dan regelt u dat met het Tekenpallet. U opent dit onderdeel via Bewerken / Tekenpallet tonen. Er verschijnt een verplaatsbaar dialoogvenster in beeld, waarmee u simpele elementen aan de foto toevoegt. De dikte van de lijnen selecteert u in het tekstveld onder Grootte. Verder hebt u de mogelijkheid om vlakken op te vullen, waarbij u uiteraard zelf de voor- en achtergrondkleur bepaalt. Tevens kunt u een gum gebruiken om een ongewenst gedeelte van de afbeelding weg te halen.

©PXimport

06. Weergaveopties

U beslist zelf op welke wijze u de afbeeldingen in IrfanView wilt weergeven. Ga in het menu naar Weergave / Weergave opties. Handig is de mogelijkheid om de foto's aan te passen aan de grootte van het venster. Op die manier hoeft u geen schuifknoppen te gebruiken om de foto in beeld te brengen. Verder kunt u er ook voor kiezen om de werkelijke grootte van de afbeelding te tonen. In het menuonderdeel Weergave beschikt u ook over opties om bepaalde werkbalken te verbergen of een volledig scherm te activeren.

©PXimport

Skins

Vindt u de standaardinterface van IrfanView er nogal oubollig uitzien? Geen probleem, want u vervangt moeiteloos de knoppenbalk. U gaat eerst naar IrfanView en klikt op Toolbar skins. Vervolgens maakt u een keuze door op een ontwerp te dubbelklikken, waarna u het zip-bestand uitpakt naar de map C:\Program Files\IrfanView\Toolbars. U activeert de nieuwe knoppenbalk door te navigeren naar Eigenschappen / Werkbalk. Ten slotte klikt u op de juiste naam en bevestigt u met OK

©PXimport

07. Uitsnede maken

Bij foto's waarop alleen het onderwerp belangrijk is, maakt u eenvoudig een uitsnede. Op die manier wordt u bijvoorbeeld niet afgeleid door een hinderlijke achtergrond en bovendien is het een efficiënte manier om een afbeelding kleiner te maken. Eerst maakt u met de cursor een selectie door een vierkant te plaatsen rond het betreffende onderwerp. Vervolgens gaat u naar Bewerken / Selectie uitsnijden. De foto wordt direct aangepast. Navigeer naar Bestand / Opslaan als om de bewerking te bewaren. Let op dat u hierbij de juiste locatie en een geschikt bestandsformaat kiest.

©PXimport

08. Panorama afbeelding

Bij het fotograferen vanaf een uitkijktoren is het onmogelijk om het volledige uitzicht op een foto vast te leggen. Gelukkig biedt IrfanView daarvoor een nuttige oplossing, u kunt afbeeldingen aan elkaar plakken. U opent het juiste menu via Afbeelding / Maak panorama afbeelding. Klik op Afbeeldingen toevoegen en zoek de bestanden op. Middels de knoppen Omhoog en Omlaag plaatst u ze in de goede volgorde. Klik op Maak panorama om het resultaat te bekijken en sla het eventueel op. Het is ook mogelijk om de afbeeldingen verticaal onder elkaar te plaatsen.

©PXimport

09. Grootte wijzigen

Het wijzigen van de grootte van een afbeelding kan nodig zijn wanneer het bestand aan bepaalde afmetingen moet voldoen voor een website of een fotoboek. Ga naar Afbeelding / Grootte wijzigen. Bij de optie Nieuwe grootte wijzigt u handmatig de afmetingen voor de breedte en hoogte. U gebruikt hierbij de eenheden pixels, centimeters of inches. Tevens kunt het percentage van de verhoudingen wijzigen. Verder ziet u aan de rechterkant enkele standaardafmetingen staan die u kunt kiezen. Sluit het dialoogvenster met OK en sla de bewerking op.

©PXimport

10. Rode ogen corrigeren

Als u weleens portretfoto's met flitslicht maakt, dan herkent u vast de rode ogen. Deze ontstaan doordat de pupillen niet snel genoeg reageren op het omgevingslicht, waardoor er rode bloedvaten van het netvlies te zien zijn. De meeste fotobewerkingsprogramma's hebben een functie om het op een realistische manier te corrigeren. Gebruik de zoom-knop met het vergrootglas om de ogen goed in beeld te brengen en maak een zorgvuldige selectie met de cursor. Navigeer in het menu daarna naar Afbeelding / Rode ogen reductie.

©PXimport

11. Horizon recht maken

De meeste mensen fotograferen een beetje schuin, omdat het lastig is om een camera zonder statief helemaal recht te houden. Foto's met een scheve horizonlijn zijn bepaald geen streling voor het oog. Gelukkig is het met IrfanView mogelijk om de afbeelding te draaien, waardoor u de horizon rechtmaakt. Open het Tekenpallet via Bewerken / Tekenpallet tonen en klik op het Rotatiegereedschap. Trek vervolgens een lijn met de cursor langs het gedeelte waarlangs de afbeelding zich horizontaal moet uitlijnen. Zodra u de muisknop loslaat, bekijkt u direct het resultaat.

©PXimport

12. Klonen

Het is vervelend als een vlekje of een ongewenst onderwerp de foto verpest. Wanneer het hinderlijke element zich op een neutrale achtergrond bevindt, poetst u het met behulp van de functie Klonen gemakkelijk weg door een identiek gedeelte van de foto te verplaatsen. Ga naar Bewerken / Tekenpallet tonen en selecteer het Kloongereedschap. Klik eerst met de rechtermuisknop op de plek waar de pixels vandaan moeten komen en klik vervolgens met de linkermuisknop op het hinderlijke gedeelte. De grootte van het kloongebied bepaalt u in het Tekenpallet.

©PXimport

13. Teksten toevoegen

Om iets te verduidelijken plaatst u gemakkelijk een tekst binnen een afbeelding. Maak met de cursor een selectie op de plek waar u een tekst wilt invoegen. Ga daarna naar Bewerken / Tekst toevoegen aan selectie. Typ de gewenste woorden en klik op de knop Kies Lettertype. Selecteer een mooi lettertype en pas de lettergrootte naar eigen inzicht aan. Ook kunt u een andere kleur selecteren en de tekst cursief, vet of onderstreept weergeven. Verder lijnt u de woorden links, rechts of in het midden uit. Bevestig met OK om de tekst definitief te plaatsen.

©PXimport

14. Randen

Voor een leuk effect voorziet u de kiekjes van een aantrekkelijke rand of lijst. Zoek een geschikte foto op en navigeer naar Afbeelding / Rand/Lijst toevoegen. De verschillende opties worden vervolgens in een lijstje weergegeven. Bij Frame colors selecteert u één of meerdere kleuren. U bepaalt de dikte door bij de optie Frame size de waarde voor het aantal pixels te wijzigen. In het Preview-venster ziet u direct wat voor effect de rand heeft. Bevestig met de knop OK om de rand aan de foto toe te voegen. Vergeet overigens het bestand niet op te slaan als u de bewerking wilt behouden.

©PXimport

15. Kleuren corrigeren

Bent u niet tevreden met de kleuren van uw foto? Gelukkig doet u daar eenvoudig iets aan! Open het juiste menu via Bewerken / Kleuren aanpassen. U ziet twee afbeeldingen naast elkaar, zodat u gemakkelijk de nieuwe en de oorspronkelijke foto met elkaar vergelijkt. Gebruik de schuifknoppen bij Contrast, Gamma correctie en Verzadiging om de weergave aan te passen. Verder stelt u naar eigen inzicht een andere kleurbalans in door te spelen met de waarden van de primaire kleuren rood, groen en blauw. Ten slotte hebt u ook de mogelijkheid om de Helderheid te wijzigen. Sluit het dialoogvenster met OK.

©PXimport

Transparantie

Helaas kan IrfanView niet omgaan met transparante afbeeldingen. Transparante vlakken worden in het programma namelijk zwart weergegeven en ook als u het bestand opslaat, blijft deze kleur onveranderd. Bij fotobewerkers die wel overweg kunnen met 'doorzichtige' plaatjes, ziet u in de meeste gevallen een witte kleur of blokjes. Als u dergelijke afbeeldingen wilt bewerken, kunt u daarom beter het gratis programma GIMP gebruiken.

©PXimport

Opslaan voor het web

Als u alle extensies voor IrfanView uit stap 21 hebt geïnstalleerd, dan slaat u afbeeldingen gemakkelijk aangepast op zodat ze geschikt zijn voor internet. Dat is nuttig indien u wilt dat afbeeldingen op uw website snel worden geladen. U opent het juiste onderdeel via Bestand / Opslaan voor het Web. Bij plaatjes met een hoge resolutie, geeft de software eerst de gelegenheid om de afmetingen te verkleinen. Vervolgens maakt u in een nieuw dialoogvenster de keuze tussen jpg, gif of png en stelt u de kwaliteit in. U ziet direct wat voor effect de wijzigingen hebben, waarbij u meteen controleert hoe groot het bestand wordt. U slaat met Save de bewerkte afbeelding op.

16. Effecten toepassen

Afbeeldingen kunt u een bijzonder effect geven, zoals regendruppels, olieverf of sepiakleur. Zoek een foto op en maak eventueel een selectie. Navigeer in het menu naar Afbeelding / Effecten / Effectenkiezer. U ziet de oorspronkelijke en de nieuwe foto staan. Aan de linkerkant bevindt zich een lijstje met alle effecten die u desgewenst toepast. Zo stelt u met de optie Blur 2 met behulp van schuifknoppen een vervaging in, om bijvoorbeeld een persoon onherkenbaar te maken. Ook Radial Blur en Zoom Blur kunt u hiervoor gebruiken. Maak een keuze en sluit af met OK.

©PXimport

17. Foto's converteren

U kunt IrfanView gebruiken om foto's om te zetten naar een ander bestandsformaat. Ga naar Bestand / Groepsconversie/Hernoemen, zoek de afbeeldingen op en sleep ze naar het onderste deelvenster. U kunt hiervoor ook de knoppen Toevoegen of Alles toevoegen gebruiken. Bepaal in het uitrolmenu bij Uitvoerformaat het juiste grafische formaat en selecteer onder Doelmap de gewenste locatie. U klikt vervolgens op Start, waarna het proces begint. Overigens gebruikt u het dialoogvenster Groepsconversie tevens om meerdere bestanden een andere naam te geven.

©PXimport

18. Tegelijk bewerken

Zodra u dezelfde bewerkingen op meerdere foto's tegelijk wilt toepassen, kunt u veel tijd besparen. Ga naar Bestand / Groepsconversie/Hernoemen. Voeg de foto's toe en plaats een vinkje voor Gebruik geavanceerde opties. Klik op de knop Geavanceerd, zodat er een nieuw scherm verschijnt met talloze functies. U hebt bijvoorbeeld de mogelijkheid om alle afbeeldingen tegelijk te verkleinen of uitsneden te maken. Daarnaast past u het contrast aan en verandert u de kleurbalans. Maak een keuze en klik op OK. Met Start begint het omzettingsproces.

©PXimport

19. Externe bewerkers

Mocht IrfanView een geavanceerde bewerking niet uit kunnen voeren, dan doet u vanuit het programma rechtstreeks een beroep op andere fotobewerkingssoftware. Klik in het menu op de knop Eigenschappen en ga naar de optie Overige. Kies onder Externe bewerkingsprogramma's instellen voor Bladeren en zoek het exe-bestand van de betreffende software op, bijvoorbeeld Photoshop Elements of GIMP 2. U voegt maximaal drie programma's toe. Sluit het menu met OK. Via Bestand / Open met bewerker start u de foto direct met het andere pakket op.

©PXimport

20. Bureauachtergrond

Hebt u een foto naar tevredenheid bewerkt, dan wilt u deze wellicht op uw bureaublad gebruiken. Ga naar Opties / Als bureaublad achtergrond instellen, waar u de keuze hebt uit vier opties. Gecentreerd weergeeft de foto in het midden, waardoor mogelijk een gedeelte buiten het beeldscherm valt. De optie Naast elkaar gebruikt u als er meerdere monitors op de computer zijn aangesloten. Met behulp van Spreiden past het formaat van de afbeelding zich aan aan de grootte van het beeldscherm. Als u niet wilt dat de weergave wordt uitgerekt, kiest u voor Spreiden (proportioneel).

©PXimport

21. Plugins

U voegt simpel extra functies toe door middel van uitbreidingen. Surf naar IrfanView en klik aan de linkerkant op PlugIns. U maakt het voor uzelf gemakkelijk door middels één exe-bestand alle beschikbare extensies te installeren. Klik op de link Software.com - download IrfanView plugins en vervolgens onderaan de webpagina op Download Irfanview Plugins Now. Zorg ervoor dat IrfanView is afgesloten, alvorens u de installatiewizard doorloopt. Na installatie beschikt u onder meer over mogelijkheden om foto's te e-mailen en video's te openen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).