Alles in uw Google Documenten meteen naar een lokale map synchroniseren en omgekeerd lukt natuurlijk niet zomaar, althans niet binnen Google Documenten zelf. Het is SyncDocs die voor de ‘magie’ achter dit scenario zorgt. Denk even na over de mogelijke voordelen. U beschikt op elk moment over een up-to-date backup, u kunt Office-documenten creëren, openen en bewerken zonder dat u Office zelf hebt geïnstalleerd (aangezien u dat met Google Documenten kunt doen) en het is mogelijk bestanden met specifieke personen te delen – zodat u zich vervelend gedoe met e-mailbijlagen kunt besparen. En mocht u ooit zonder internetverbinding komen te zitten: uw Google documenten laten zich ook dan benaderen!
1. Installeren
U vindt SyncDocs (voor Windows) op www.syncdocs.com. Er is een gratis versie beschikbaar, weliswaar met enkele beperkingen: het aantal bestanden is beperkt tot 250 – dit wordt maximaal 10.000 naarmate u meer nieuwe leden aanbrengt – met een opslagmaximum van 1 GB. De commerciële variant heft deze limieten op: dat kost u circa 15 euro per jaar. De installatie hebt u in een mum van tijd achter de rug. Start het gedownloade msi-bestand en na het doorlopen van de wizard dient u de tool dan aan uw Google account te linken – hiervoor hebt u uiteraard uw Google e-mailadres en wachtwoord nodig. Over veiligheid hoeft u zich niet zoveel zorgen te maken; de datatransfers worden via ssl versleuteld. Vervolgens stelt SyncDocs u de map C:\users\<uw_gebruikersnaam>\Documents\My Google Docs\ voor als doellocatie voor de synchronisatie met Google Document. Met de knop Change kunt u dat echter aanpassen. De andere opties mag u gerust ongemoeid laten – zie ook stappen 6 en 7 – en u mag afronden met Next en met Finish.
2. Downloaden
Normaliter begint SyncDocs al meteen met de synchronisatie. Het systeemvak van de Windows-taakbalk is namelijk een pictogram rijker geworden en als u daar even de muispijl boven houdt, ziet u ‘Syncing…’ verschijnen en even later – afhankelijk van de hoeveelheid data die u bij Google Documenten had geparkeerd – de verlossende mededeling ‘All files up to date’. Meer gedetailleerde feedback krijgt u wanneer u rechtsklikt op het pictogram en Show Status selecteert; u kunt dan de downloads volgen en overigens ook pauzeren. U wilt natuurlijk wel harde bewijzen op tafel... Veel moeite hoeft u dat niet te kosten: open de Verkenner en navigeer naar de map die u in stap 1 hebt vastgelegd – SyncDocs heeft die normaliter ook al aan uw Favorieten toegevoegd. U zult zien dat uw bestanden uit Google Documenten inderdaad in die map terechtkomen.
3. Synchroniseren
Echte synchronisatie werkt natuurlijk in twee richtingen. Creëert u dus in de map My Google Docs een nieuwe submap of een of meer bestanden, dan verschijnen die even later ook netjes online. Ook dat proces kan u weer volgen en desgewenst onderbreken. We hebben het wel al meegemaakt dat SyncDocs tijdens dit proces even vastliep, maar de bestanden bleken wel online te staan. Zo’n synchronisatiemoment kunt u trouwens op elk moment forceren vanuit het contextmenu van het Syncdocs-pictogram: kies Force Sync Now. Hebt u SyncDocs op verschillende pc’s draaien, dan kunt u dus op deze manier uw bestanden tussen die pc’s en Google Documenten mooi synchroon houden.
4. Eenvoudig delen
SynDocs maakt het ook perfect mogelijk snel en moeiteloos bestanden met anderen te delen. Het kan volstaan die bestanden in de speciale map Public Share op te slaan, een submap van My Google Docs. Binnen deze map treft u bovendien de submap Photos aan, de aangewezen locaties voor afbeeldingen die u met anderen wil delen. Let wel, of en met wie u die gegevens deelt moet u zelf instellen (vanuit Google Documenten). Meld u aan bij Google Documenten (https://docs.google.com), rechtsklik op deze submap en kies Delen, Delen. Vervolgens voegt u alle gewenste personen toe, waarbij u meteen ook aangeeft of die de documenten in die map alleen horen te kunnen weergeven of zelf ook bewerken. Bevestig met Gereed. Voor de submap Photos (of eventuele andere mappen) kunt u dan weer andere machtigingen instellen.
5. Geavanceerd delen
Bestanden delen in Google Documenten kan ook op een andere manier. SyncDocs heeft zich namelijk fijn geïntegreerd in de Windows Verkenner. Dat merkt u wel wanneer u rechtsklikt op een willekeurige map of bestand. In het contextmenu ziet u onder meer de optie Share with Google Docs. Wanneer u die aanklikt, verschijnt een dialoogvenster – om onduidelijke redenen wil dit soms niet lukken. Hierin geeft u aan of anderen het bestand alleen mogen bekijken dan wel ook zelf bewerken. Zodra u bevestigt met Share Now, duikt een nieuw venstertje op dat meteen de link naar uw geüploade bestand toont. Het bestand is dan automatisch gedeeld met iedereen die de link kent – of met wie over machtigingen beschikt op Public Share (want zo’n gedeeld bestand laat SyncDocs dus automatisch in die map terechtkomen). Kiest u Advanced in plaats van Share Now, dan kunt u specifiek voor dat bestand aangeven wie welke machtigingen krijgt – zoals u in stap 4 hebt gezien.
6. Eenvoudige opties instellen
SyncDocs bevat heel wat opties waarmee u de werking van de tool precies op uw wensen kunt afstemmen. Die vindt u allemaal verzameld in het Preferences-venster, bereikbaar vanuit het contextmenu van het programma-pictogram. Standaard komt u dan terecht op het tabblad Basic Options. Via de knop Select kunt u al bestaande mappen toevoegen die u eveneens in het synchronisatieproces met Google Documenten wilt betrekken. Vanuit My Google Docs wordt dan automatisch een snelkoppeling naar die extra map(pen) gecreëerd. De knop Change laat u toe de fysieke locatie van My Google Docs aan te passen. Ook handig is de optie Convert files to Google Docs on upload, if possible. Activeert u deze instelling, dan zal bijvoorbeeld een .doc(x)-, .ppt(x)- of .xls(x)-bestand automatisch naar het Google Documenten-formaat omgezet zodra dat wordt geüpload.
7. Geavanceerde opties instellen
Klikt u onderaan in het dialoogvenster op Advanced Options, dan maakt het tabblad Basic Options plaats voor een zevental andere tabbladen. Hier leest u alleen over de opvallendste opties, maar u doet er wel goed aan ze alle even te bekijken.
Op het tabblad General kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u van SyncDocs niets meer wil zien in het contextmenu van de Verkenner. Standaard synchroniseert SyncDocs alle bestandstypes, ongeacht of u die binnen Google Document kunt bewerken. Wilt u alleen types waar Google Documenten wél mee overweg kan, open dan het tabblad Files en selecteer ‘Only sync file types …’. Om SyncDocs voor een ander Google-account actief te maken, moet u op het tabblad Account zijn. Interessant is verder het tabblad Sync, waar u zelf bepaalt hoe frequent een synchronisatie hoort te gebeuren. Zo kunt u hier een tijdstip instellen voor een dagelijkse synchronisatie of via Manual aangeven dat u die alleen maar wil wanneer u zelf de optie Start Sync Now aanklikt. Jammer wel dat SyncDocs ook bij het wijzigen van opties wel eens lijkt te ‘bevriezen’.
Tekst: Toon van Daele
