Microsoft Office te duur? LibreOffice is een uitstekende gratis vervanger
Inmiddels ook uitgekeken op het obligate Microsoft Office, maar merk je dat je in de praktijk toch niet om een Office-pakket heen kunt? Geen probleem! LibreOffice is een meer dan waardige vervanger voor Microsoft Office. Gratis, compleet en prettig in gebruik. Aan de slag ermee!
Na het lezen van dit artikel weet je grofweg hoe LibreOffice werkt. We gaan onder meer in op:
- Werkbalk aanpassen
- Bestandsformaten
- Donkere modus
- Assistenten (die je bijvoorbeeld kunnen helpen bij het opstellen van een brief)
- Extensies
Wil je alleen maar in de cloud werken, dan lees je in dit artikel wat je beste opties zijn: Wat zijn de beste gratis online kantoorsuites?
LibreOffice is een kantoorsuite met programma’s voor bijvoorbeeld tekstverwerking, spreadsheets en presentaties. Het prettige is dat je het programma volledig kosteloos mag gebruiken. Mogelijk ken je het onder de vroegere naam OpenOffice en daarvóór wellicht als StarOffice.
Elke zes maanden komt er een nieuwe versie uit. Door de jaren heen is de software ingrijpend verbeterd en werkt een enthousiaste groep ontwikkelaars continu aan de doorontwikkeling ervan. LibreOffice is opensource-software; in de praktijk kun je er dus ook zelf aan bijdragen. Prettig is verder de compatibiliteit met Office van Microsoft.
Downloaden maar!
De nieuwste versie van LibreOffice download je via deze link. Je hebt daarbij de keus uit twee edities: helemaal boven in de pagina vind je de meest recente versie. Deze beschikt over alle nieuwe functies. De versie eronder is iets ‘ouder’. Dat betekent dat de uitgave wellicht niet de allernieuwste functies heeft, maar wel langer is getest door gebruikers. De meeste kinderziekten zijn eruit gehaald. Wij kiezen uiteraard voor de meest recente versie. In de praktijk zijn we nog geen onoverkomelijke fouten tegengekomen.
LibreOffice is ook beschikbaar voor Linux en macOS. Voor dit artikel kiezen we de Windows-variant (64 bit) met versienummer 7.5 van LibreOffice. De installatie spreekt voor zich: hierna start je het programma eenvoudig via het startmenu.
LibreOffice is er voor verschillende platformen.
Draagbaar formaat
Naast een ouderwetse ‘installer’, kun je LibreOffice ook binnenhalen als portable versie voor Windows. Dat betekent dat je de software gebruikt zonder deze te hoeven installeren. Ben je er klaar mee, dan sluit je het programma en blijven er geen restjes achter op de computer. Handig op een computer die je bijvoorbeeld tijdelijk gebruikt of wanneer je LibreOffice eerst eens wilt proberen zonder het direct te installeren.
De ingrediënten
LibreOffice is opgebouwd uit zes hoofdonderdelen. LibreOffice Writer is de tekstverwerker, die bovendien alle populaire documentindelingen ondersteunt. Met Cal kun je spreadsheets maken, vergelijkbaar met Excel. Met Math kun je berekeningen en formules maken, terwijl je met het PowerPoint-alternatief Impress presentaties opzet. Zoek je naar een vervanger voor Microsoft Access, dan kun je gebruikmaken van LibreOffice Base. Voor het maken van tekeningen en ontwerpen biedt LibreOffice het onderdeel Draw.
Voel je je creatief?
Je kunt ook tekenen op een tekentabletDe eerste keer dat LibreOffice opent, vraagt het welk type document je wilt maken. Linksboven kun je bestaande documenten openen. De sectie eronder geeft toegang tot recente documenten en sjablonen. In de sectie Maken kies je uit de beschikbare documenten, zoals Tekstdocument, Werkblad, Presentatie en Tekening. Wil je dat LibreOffice automatisch opent zodra je Windows start, dan kies je in een willekeurig programma van LibreOffice (bijvoorbeeld in Writer) voor Extra / Opties. Bij Algemeen kies je voor LibreOffice laden tijdens systeemstart.
Via het openingsvenster maak je snel een nieuw document aan.
Overal toegang
Maak je gebruik van een online opslagdienst, zoals Google Drive of OneDrive, dan kun je deze diensten ook koppelen met LibreOffice, zodat je je Office-bestanden ook in de cloud kunt opslaan.
In het openingsscherm van LibreOffice klik je op Externe bestanden (linksboven in het scherm). Kies voor Services beheren en selecteer de clouddienst die je wilt toevoegen, bijvoorbeeld Google Drive. Geef vervolgens bij Gebruiker en Wachtwoord de benodigde aanmeldingsgegevens op. Plaats ook een vinkje bij Wachtwoord onthouden, zodat je je niet telkens opnieuw hoeft aan te melden.
Hierna kun je je online bestanden eenvoudig benaderen en gebruiken in LibreOffice. In het openingsscherm klik je op Externe bestanden en selecteer je je online bestand. Via het vak Service schakel je eenvoudig tussen de verschillende diensten.
Voeg je cloudopslag toe, zodat je je bestanden online kan opslaan.
Aanpassen
De gebruikersomgeving van LibreOffice maakt hoofdzakelijk gebruik van werkbalken en vermijdt het gebruik van een ‘lint’ (of ribbon), zoals je dat wellicht uit Microsoft Office kent. Mogelijk vind je dat de werkbalken te veel opties laten zien, waarvan je slechts een deel daadwerkelijk gebruikt. Pas dan de balken aan, zodat ze alleen tonen wat je echt nodig hebt.
Kies Extra / Aanpassen. Kies vervolgens voor Werkbalken. Een overzicht van beschikbare opties voor de balken verschijnt. Kies de opties die je écht nodig hebt via het vak Beschikbare opdrachten. Selecteer de opdracht en klik op de knop met de pijl naar rechts om de optie op te nemen in het menu. Herhaal dit voor alle opties die je gebruikt. Verwijder hierna de opties die je niet nodig hebt: selecteer die opties in het vak aan de rechterzijde en klik op de knop met de pijl naar links om ze uit de lijst te verwijderen.
In plaats van vaste werkbalken, kun je ook kiezen voor zwevende werkbalken. Je kunt ze dan op een locatie plaatsen die jou beter uitkomt. Dubbelklik op de werkbalk die je wilt verplaatsen, terwijl je Ctrl ingedrukt houdt. Versleep de werkbalk naar een nieuwe locatie. Wil je de balk herstellen? Dubbelklik erop.
Op deze manier pas je de gebruikersomgeving van LibreOffice aan.
Tabs Heb je toch behoefte aan een gebruikersomgeving met een ‘lint’ of balken die daarop lijken? Kies Beeld / Gebruikersinterface, en kies bij GI-varianten voor Tabbladen. Overigens vind je in dit venster nog meer soorten balken, bijvoorbeeld compacte balken en eenvoudige balken. Selecteer een balktype om een voorbeeld te zien. Tevreden? Klik op Op alles toepassen. Wil je de balk alleen gebruiken voor het specifieke LibreOffice-onderdeel dat je gebruikt (bijvoorbeeld Writer) en niet op andere programma’s? Kies dan Toepassen op Writer.
In plaats van traditionele werkbalken kun je ook kiezen voor tabbladen.
Slimme zijbalk
Kenmerkend aan LibreOffice is de zijbalk die je aan de rechterkant van het venster vindt. Wordt de balk niet volledig getoond, dan klik je op het pijltje Weergeven, dat je in het midden van de balk aantreft. De balk geeft je aanvullende opties tijdens het werken met een document.
Via de knop Galerij voeg je snel afbeeldingen toe in een document. Kies een afbeelding en versleep deze uit de balk naar de gewenste positie in het document. Via de knop Opmaakprofielen kun je de lay-out van het document aanpassen op basis van een sjabloon. Ook is er de knop Wijzigingen beheren, waarmee je de versiegeschiedenis van het document opvraagt. Prettig is dat je de balk kunt aanpassen. Klik rechtsboven op het menuknopje (Instellingen van de zijbalk) en kies Aanpassen. Verwijder de vinkjes bij de onderdelen die je niet gebruikt.
De zijbalk is kenmerkend voor LibreOffice en houdt rekening met je activiteiten.
Assistenten
Een beetje hulp kan nooit kwaad, bijvoorbeeld bij het opstellen van een brief. Hiervoor heeft LibreOffice verschillende assistenten in huis. Je benadert ze via het openingsscherm. Kies Bestand / Assistenten. Heb je bijvoorbeeld hulp nodig bij het opzetten van een brief, dan kies je voor Brief, waarna een wizard wordt geopend. Volg de stappen om de brief op te stellen.
Een andere assistent helpt je bij het omzetten van bestandsformaten. Je kunt bijvoorbeeld Word-briefsjablonen omzetten naar het eigen formaat van LibreOffice. Kies voor Bestand / Assistenten / Conversieprogramma voor documenten. Selecteer het soort document dat je wilt omzetten, bijvoorbeeld Word-documenten of PowerPoint-documenten. In het venster hierna selecteer je de documenten en geef je aan waar je ze wilt opslaan. Klik tot slot op Converteren.
Bestandsformaten
Bij het opslaan van een document kies je in welk formaat dit gebeurt. Standaard gebruikt LibreOffice de odf-indeling. Wissel je documenten uit met gebruikers van Microsoft Office, dan kun je kiezen voor Bestand / Opslaan als en vervolgens het Microsoft Office-formaat kiezen.
Wil je nooit gebruikmaken van het odf-formaat, maar altijd van de Microsoft Office-indeling? Kies dan Extra / Opties. Open de sectie Laden/opslaan en kies Algemeen. Bij Altijd opslaan als selecteer je Word 2007-365 (*.docx). Je kunt deze optie ook gebruiken voor andere LibreOffice-documenten.
Selecteer de gewenste soort bij Documenttype, bijvoorbeeld Presentatie als je het standaardtype voor presentaties wilt aanpassen. Kies vervolgens bij Altijd opslaan als voor PowerPoint 2007-365 (*.pptx). Herhaal dit voor alle relevante documenten.
Sla je bestanden standaard op in de Microsoft Office-indeling.
Als e-book Met LibreOffice kun je je documenten ook opslaan in het epub-formaat, beter bekend als het formaat voor e-books. Je kunt de documenten vervolgens eenvoudig lezen op een e-reader. Kies voor Bestand / Exporteren als / EPUB. Eventueel kun je nog een omslagfoto toevoegen en metagegevens (zoals auteur en titel) opgeven voordat je het bestand opslaat.
E-books maken?
Dan moet je ze wel ergens op kunnen lezen!Extensies
Interessant is de mogelijkheid om extensies (extra functies) aan LibreOffice toe te voegen. Er bestaan extensies binnen verschillende categorieën. Zo zijn er extensies waarmee je een presentatie verrijkt met interactieve elementen en extensies waarmee je in één keer een set aan sjablonen voor tekstdocumenten in huis haalt. Een uitgebreid overzicht vind je op https://extensions.libreoffice.org. Boven in de pagina kun je op zoek naar specifieke uitbreidingen. Ook kun je zoeken op categorie, met behulp van de labels die eveneens bovenin worden getoond. Bij elke extensie lees je voor welke versies van LibreOffice deze geschikt is. Via de website installeer je ze vervolgens eenvoudig.
Je kunt de toegevoegde extensies op een later moment altijd beheren. Kies voor Extra / Extensiebeheer. Selecteer een extensie en klik op Opties om specifieke instellingen aan te passen. Goed voorbeeld hiervan is de extensie voor spellingscontrole: hier bepaal je via de instellingen op welke manier het document moet worden gecontroleerd.
Met behulp van extensies kun je extra functionaliteit toevoegen.
Rustig aan Standaard controleert LibreOffice elke week op nieuwe updates. Pas de frequentie aan als je dat te enthousiast vindt. Kies Extra / Opties en ga naar de sectie Online bijwerken. Bij Automatisch op updates controleren kies je de gewenste frequentie, bijvoorbeeld Elke maand. Je kunt de functie ook volledig uitschakelen en af en toe handmatig controleren. Klik daarvoor op de knop Controleer nu.
Meer formaten
Sla je vaak hetzelfde document op in verschillende formaten, bijvoorbeeld zowel in Word- als in pdf-formaat? Met de extensie MultiFormatSave kun je een bestand in één keer in meerdere formaten opslaan. Zo ben je snel klaar.
Download de extensie. Kies bij het gewenste bestand vervolgens voor Bestand / Multi Opslaan. Geef bovenin het pad en de gewenste bestandsnaam op. Kies bij Bestandsformaat in welke indeling je het bestand wilt opslaan. Je kunt kiezen uit odt, doc, docx en pdf. Klik op Opslaan.
Je kunt een document in één keer in meerdere formaten opslaan.
Standaard openen
Als je zowel LibreOffice als Microsoft Office gebruikt en voortaan standaard LibreOffice wilt inschakelen voor het openen van Office-bestanden, pas je dat in Windows aan.
Open het startmenu en typ Standaard-apps. Vul onder Een standaardwaarde instellen voor een bestandstype of koppelingstype bijvoorbeeld docx in. Klik op het resultaat en selecteer LibreOffice Writer uit de lijst met programma’s. Herhaal dit voor de bestandstypen (bijvoorbeeld .pptx) die je ook standaard met de onderdelen van LibreOffice wilt openen.
In Windows pas je aan dat de bestanden automatisch met LibreOffice openen.
Donkere modus
Als je bij voorkeur in een donkere modus werkt, kun je LibreOffice hierop deels aanpassen. De gebruikersomgeving zelf kent alleen een lichte modus, maar de documenten waarmee je werkt (bijvoorbeeld een tekstdocument of een presentatie), kun je wel degelijk in een donkere modus tonen.
We openen hiervoor het venster met opties (kies Extra / Opties). Ga naar de sectie LibreOffice en kies voor Toepassingskleuren. Bij Schema kies je voor LibreOffice Dark. Eventueel kun je individuele elementen (zoals hyperlinks en markeringen door spellingscontrole) een aangepaste kleur geven. Bekijk de lijst bij Aangepaste kleuren en verander de kleur bij de objecten die je liever anders ziet.
Compacte presentatie
Presentaties gemaakt in LibreOffice Impress kunnen aardig groot worden. Met een slimme wizard kun je de bestandsomvang van de uiteindelijke presentatie in bedwang houden.
Heb je je presentatie afgerond, kies dan Extra / Minimaliseer presentatie, waarna een wizard opent. In het eerste venster geef je aan waarvoor je de presentatie maakt. Op basis van die keuze probeert de wizard de omvang te verkleinen. Kies bijvoorbeeld voor E-mail als je de presentatie wilt delen of kies Web als de presentatie voor online bedoeld is. De beste balans tussen omvang en kwaliteit bereik je met de instelling Afdrukken; deze optie geeft het beeld op zowel schermen als printers goed weer. Met de optie Hifi wordt er niets veranderd aan de kwaliteit van gebruikte afbeeldingen.
Klik je op Volgende dan kun je aangeven met welke andere trucs de presentatie kleiner mag worden. Bijvoorbeeld door verborgen dia’s standaard te verwijderen of door de afbeeldingen te comprimeren.
Zo optimaliseer je de bestandsomvang van je presentatie.
Met ondersteuning
Mogelijk heb je de smaak te pakken en wil je LibreOffice ook binnen een kantooromgeving gebruiken. Dat is uiteraard geen probleem, maar het is goed om je te realiseren dat er geen technische ondersteuning wordt geboden.
Je kunt in plaats hiervan ook een betaalde versie van LibreOffice aanschaffen. Voordeel is dat je dan van ondersteuning gebruik kunt maken. Dat is natuurlijk ook een optie als je LibreOffice thuis gebruikt, en ondersteuning nodig hebt. Op de website van LibreOffice vind je een overzicht van makers die dergelijke edities aanbieden.
