In 12 stappen je financiën regelen op de iPad
Numbers is fantastisch, maar stiekem zijn we toch heel blij dat Excel nu ook beschikbaar is voor de iPad, simpelweg omdat dát het programma is dat we goed kennen. En dat het perfect werkt, laten we je zien in dit artikel waarin we de maandelijkse financiën regelen.
Een maandbudget maken in Excel is altijd handig om inzicht te krijgen in je inkomsten en uitgaven. En nu Excel ook gratis beschikbaar is voor de iPad, is het extra efficiënt. Je kunt je iPad immers overal mee naartoe nemen, zodat je altijd inzicht hebt in je financiële zaken. Maar hoe maak je zo'n maandbudget eigenlijk? In deze workshop laten we je zien hoe je zo'n overzicht heel eenvoudig in elkaar knutselt, waarbij je al doende merkt hoe de mobiele versie van Excel precies werkt. En goed nieuws, wat geldt voor Word, geldt ook voor Excel: je hebt géén abonnement meer nodig om documenten in Excel op de iPad te kunnen bewerken. Lees ook: Hoe kies je de perfecte tablet?
Microsoft Excel ****
Prijs: Gratis (+ in-app aankopen)
Omvang: 244 MB
1 Nieuw of template
In dit artikel gaan we vanuit het niets een maandbudget maken met een overzicht van je inkomsten en uitgaven. We zijn natuurlijk geen pioniers wat dit onderwerp betreft, oftewel: er zijn allerlei handige templates dit je wat werk uit handen kunnen nemen. Dat is fantastisch. Maar omdat we willen leren omgaan met Excel, gaan we toch zelf bouwen. Hierdoor weet je ook beter hoe je iets moet repareren als de sheet ineens raar doet. We kiezen bij het starten van Excel dus niet voor een sjabloon maar voor Lege werkmap.
©PXimport
Je kunt een template gebruiken, maar van zelf doen leer je het meest.
2 Overzicht maken
Wanneer je de lege werkmap hebt geopend en je hebt bovenin een titel ingevuld, dan is het tijd om een overzicht te maken. Dat klinkt gek, want hoe maak je een overzicht voor de uitkomst van gegevens die je nog moet invullen? Toch raden we aan dit eerst te doen. Ten eerste reserveer je zo direct een plek in je spreadsheet voor het overzicht, ten tweede dwingt het je direct om na te denken over de onderdelen die je in je budget wilt hebben, zoals inkomsten, uitgaven, spaargeld en kassaldo.
3 Opmaak
Het klinkt als iets dat je doet in een Word-document, maar juist in een sheet vol met getallen is opmaak heel belangrijk. Zo maak je een heel duidelijk overzicht tussen titels, kopjes, items en bedragen. Opmaak kun je heel eenvoudig toepassen door op een cel te tikken (of een reeks cellen te selecteren) en in het lint bovenin opties te selecteren zoals lettertype, dikgedrukt, celranden, tekstkleur, uitlijning enzovoort.
©PXimport
4 Tabel toevoegen
Nu we ruimte hebben gereserveerd voor het overzicht, is het tijd om de daadwerkelijke onderdelen van het budget toe te voegen. We doen dat door een hele nieuwe tabel in te voegen binnen het werkblad, dit stelt je namelijk in staat om de inhoud van die specifieke tabel te sorteren zonder dat dit invloed heeft op de andere tabellen. Druk in het lint op Invoegen / Tabel. Door de greep rechtsonder naar beneden en/of rechts te slepen, kun je zelf aangeven hoeveel rijen en kolommen de tabel moet hebben. Wij hebben twee kolommen nodig voor onze tabel.
5 Veldnamenrij definiëren
Wanneer je een tabel hebt toegevoegd, dien je een veldnamenrij te definiëren, dit is de bovenste rand waarin je beschrijft welke waarden daaronder worden ingevuld. Hierop kun je ook de tabel sorteren (bijvoorbeeld het bedrag van hoog naar laag). Het voordeel is dat Excel automatisch de bovenste rij van een tabel als veldnamenrij definieert, dus je hoeft alleen maar de inhoud daarvan te veranderen. Druk op de cel en verander in de formulebalk bovenin de inhoud (in ons geval Item en Bedrag).
©PXimport
Definieer nu eerst de namen van de kolommen in je tabel.
6 Inkomsten toevoegen
Boven de tabel die je zojuist hebt toegevoegd (en wellicht hebt aangepast qua opmaak) typ je in een cel Maandelijkse inkomsten. Vervolgens vul je onder Item telkens in welk item je toevoegt (zoals je salaris) en onder Bedrag het bijbehorende bedrag. Belangrijk: druk op de cel(len) onder bedrag en tik vervolgens in het Lint op Start / Getalnotatie (pictogram met ABC123) en kies voor Financieel. Hiermee vertel je Excel dat het niet om tekst gaat maar om geldbedragen.
7 Uitgaven toevoegen
Vervolgens is het tijd voor de uitgaven. Voeg wederom een tabel toe, giet hem in een opmaak waar je tevreden mee bent en voeg alle maandelijkse vaste lasten toe. Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om variabele lasten toe te voegen, maar dan wordt het geheel wel een stuk complexer (dan zou je voor elke maand een apart werkblad moeten aanmaken). In deze workshop beperken we ons tot onze vasten lasten, zodat je in ieder geval inzicht krijgt in je basisuitgaven.
©PXimport
De uitgaven invoeren werkt precies zoals de inkomsten.
8 Spaargeld toevoegen
Tot slot voegen we nog een tabel toe voor spaargeld. Stel dat je 2000 euro aan inkomsten hebt, en je hebt in de vorige maand 1800 euro uitgegeven, dan heb je dus 200 euro gespaard. Deze gegevens zijn wel handig om mee te nemen in je maandbudget, zodat je weet wat je 'in kas' hebt oftewel, hoeveel geld er aan het eind van de maand écht op je rekening staat wanneer alle inkomsten zijn ontvangen en alle lasten zijn betaald. De veldnamen van deze tabel worden bij ons Maand en Bedrag.
9 Overzicht invullen
Nu je alle onderdelen van je spreadsheet weet, is het tijd om het overzicht in te vullen. Tik in je overzicht op de cel onder Totale maandelijkse inkomsten en druk vervolgens op de formuleknop (met de tekst fx) in de formulebalk. Kies hier Som. Vervolgens scrol je naar de tabel met inkomsten en selecteer je de gehele kolom Bedrag, waarna je in de formulebalk drukt op het groene vinkje. Je zult zien dat het totaalbedrag wordt ingevuld in het overzicht. Doe dit ook voor Uitgaven en Gespaard.
©PXimport
Het overzicht dat je hebt gemaakt, kun je nu voorzien van de juiste getallen.
10 Grafiek toevoegen
Tot slot een leuke extra, gewoon omdat het cool staat. Je hebt gezien dat we het overzicht aan de rechterkant hebben geplaatst, en links ruimte hebben overgelaten. Dat is omdat we hier een grafiek gaan invoegen die weergeeft hoeveel we van onze maandelijkse inkomsten uitgeven. Je voegt een grafiek in door de tabel te selecteren waarin de gegevens staan die je in de grafiek wilt gebruiken en vervolgens te drukken op het tabblad Invoegen / Grafieken. Kies vervolgens het soort grafiek dat je mooi vindt (in ons geval Cirkel). De grafiek wordt nu toegevoegd, met daarin netjes de gegevens die je hebt geselecteerd.
11 Opslaan
We zijn van Numbers gewend dat we niets hoeven op te slaan omdat dit automatisch gedaan wordt, maar dat werkt bij Excel toch even iets anders, vooral omdat Microsoft wil weten wáár je het wilt opslaan. Wanneer je klaar bent met je document, druk je linksboven op het pictogram met het pijltje naar links, waarna je kunt aangeven of je het document wilt opslaan in OneDrive, op je iPad, of op een andere locatie in de cloud. Bonuspunten voor Microsoft dat het de opslag niet alleen hebben beperkt tot de eigen dienst.
©PXimport
Fijn dat je niet alleen kunt opslaan in OneDrive maar ook in iCloud.
12 Delen
Naast opslaan, kun je je Excel-sheet ook delen. Het grote voordeel hiervan is dat je met anderen kunt samenwerken. Dat is ideaal wanneer je een huishouden runt met meerdere mensen en je wilt graag dat andere leden van het huishouden zelf gegevens (zoals aankopen of gebruikt spaargeld) kunnen bijwerken. Om samen aan één spreadsheet te werken, hoef je de spreadsheet alleen maar op te slaan in OneDrive. Anderen die hetzelfde OneDrive-account gebruiken, kunnen vervolgens tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken.
