Factuur maken op je iPad met Numbers
De iPad mag dan weliswaar niet altijd het meest geschikte apparaat zijn om lappen tekst op te typen, maar cijfers zijn een heel ander verhaal! Het is natuurlijk ideaal dat je onderweg een factuur kunt maken en sturen. Wij leggen je uit hoe.
In deze workshop laten we je zien hoe je een mooie factuur maakt in Numbers, de spreadsheet-app van Apple. We laten je zien hoe je de cellen mooi vormgeeft, en - belangrijker nog - hoe je ervoor zorgt dat de juiste waarden bij elkaar worden opgeteld. Je kunt de factuur natuurlijk zo complex en uitgebreid maken als je wilt, maar de basis die wij je bieden, stelt je in staat om in een handomdraai een factuur op te stellen op je iPad, bijvoorbeeld wanneer je onderweg bent. Thuis even oefenen is natuurlijk wel handig.
Numbers *****
Prijs: Gratis (bij recente iPad), anders € 9,99
Omvang: 243 MB
1 Document maken
Wanneer je Numbers hebt gestart, druk je op het plusteken linksboven om een nieuwe spreadsheet aan te maken. Je kunt dan kiezen voor een leeg document, maar je kunt ook een sjabloon selecteren. Het voordeel van een sjabloon (er is er ook eentje van een factuur) is dat je meteen klaar bent, het nadeel is dat je de factuur zelf niet hebt gebouwd en dus problemen minder snel kunt verhelpen. In deze workshop maken we uiteraard zelf een factuur.
2 Tabel verslepen
Het eerste dat we gaan doen is de tabel verslepen. Een groot deel van de factuur zal namelijk niet bestaan uit getallen, maar uit begeleidende tekst en het heeft geen zin om dat in de tabel te plaatsen. Helemaal linksboven in je spreadsheet, zie je een cirkel met een kleiner cirkeltje daarin. Wanneer je je vinger hierop houdt, kun je het werkblad verslepen. Versleep de tabel een stuk naar beneden, de precieze plaatsing komt later.
©PXimport
Versleep de tabel naar onderen om ruimte te maken voor tekst.
3 Bedrijfsinformatie
Vul nu de informatie in van het bedrijf (of de persoon) van waaruit je factureert. Dat kun je heel eenvoudig doen door rechtsboven op het plusteken te drukken, vervolgens op het tabblad met het een vierkantje en op Tekst in het menu dat verschijnt. Er verschijnt nu een tekstveld dat je naar eigen inzicht kunt invullen (bijvoorbeeld bovenin je bedrijfsnaam en daarna nog een veld met het woord factuur en je bedrijfsgegevens). Als je de tekst wilt opmaken, selecteer je de tekst en druk je op het pictogram met de kwast.
4 Logo toevoegen
Als je een logo hebt, kun je dat natuurlijk ook invoegen, in plaats van je bedrijfsnaam te typen. Dat werkt vrijwel op dezelfde manier. Druk rechtsboven op het plusje en dan op het pictogram met de ansichtkaart en selecteer de afbeelding uit je Filmrol of voeg hem toe vanuit iCloud. Sleep de afbeelding naar de gewenste plek en gebruik de hoeken om hem groter of kleiner te slepen. Ook een afbeelding kun je opmaken met het pictogram met de kwast, je kunt dan bijvoorbeeld kaders of transparantie kiezen.
©PXimport
In plaats van tekst, kun je ook een afbeelding gebruiken.
5 Klantgegevens
Nu moeten de gegevens van de klant aan wie je factureert er nog bij, en eventueel andere zaken zoals een projectnummer, factuurnummer enzovoort. Ook hiervoor kun je gewoon een tekstveld toevoegen. Helaas is het in Numbers op de iPad niet mogelijk om een automatisch optellend factuurnummer te laten genereren, dat zul je dus handmatig moeten aanpassen wanneer je de factuur van nieuwe gegevens voorziet. Versleep de tekstvelden totdat het er allemaal een beetje mooi uitgelijnd uitziet.
©PXimport
Vul de gegevens in van de klant aan wie je de factuur gaat sturen.
6 Kopregel opmaken
Tijd voor de kopregel van je factuur. Bedenk hoeveel kolommen je nodig hebt voor je factuur. Vul de waarden in die je wilt gebruiken, zoals Beschrijving, Aantal, Woordprijs, Totaalprijs (bijvoorbeeld in het geval van een factuur voor een schrijfklus). Druk op de eerste kolom en sleep het blauwe rondje naar de laatst ingevulde kolom. Druk nu op het pictogram met de kwast rechtsboven en kies in het tabblad Tabel de tabelstijl die je mooi vindt. Dit neemt je direct een hoop werk uit handen (want handmatig opmaken kan ook).
7 Factuurregels invullen
Nu kun je de regels gaan invullen. Onder Beschrijving vul je de beschrijving van de klus in. Onder Aantal vul je het aantal afgenomen producten in (waarbij producten dus woorden zijn in mijn geval) en onder Woordprijs vul je de productprijs (in mijn geval woordprijs in). De laatste cel laat je leeg, die wordt namelijk zo meteen automatisch berekend. Dit is overigens een goed moment om de tabel die we in stap 2 versleept hebben, mooi op maat te maken door overbodige rijen en kolommen te verwijderen.
©PXimport
Voorzien de factuur nu van de juiste gegevens en sleep de tabel op maat.
8 Notatie bepalen
Nu is het belangrijk dat je Numbers laat weten wat de waarden precies inhouden. Met de inhoud in de kolom Beschrijving hoef je niets te doen, dat is tekst, daar wordt geen berekening mee uitgevoerd. De inhoud van de kolom Aantal is echter een getal. Selecteer de cellen in deze kolom, en druk op het pictogram met de kwast, tabblad Notatie. Selecteer de waarde Getal als dit nog niet het geval is. Voor de cellen in de kolom Per stuk selecteer je de waarde Valuta.
9 Waarden optellen
Druk tweemaal op de eerste cel in de kolom Totaalprijs. Druk op het pictogram met het gelijk-teken. Druk nu op de eerste cel in de kolom Aantal, vervolgens op X en daarna op de eerste cel in de kolom Woordprijs. Druk nu op het groene vinkje in de formulebalk. Je ziet dat de uitkomst nu automatisch in de juiste cel wordt berekend.
©PXimport
Formules vul je in achter het gelijk-teken. De functie Som telt automatisch de waarden in de bovenliggende cellen bij elkaar op.
10 Subtotaal en BTW
Onder de laatste regel van je factuur, voer je het woord Subtotaal in. Druk tweemaal op de cel daarnaast en druk in het toetsenbord op Som. Als je ervoor zorgt dat die cel in de kolom Totaalprijs staat, weet Numbers welke waarden moeten worden opgeteld. Een rij lager typ je BTW, en in de cel daarnaast voer je het btw-percentage in. Daarna druk je tweemaal op de cel daarnaast (die weer in de kolom Totaalprijs valt). Druk op het gelijk-teken in de formulebalk, daarna op de cel met daarin het subtotaal, daarna op het X-teken en tot slot op de cel met daarin het btw-percentage.
11 Totalen
Nu nog zorgen dat subtotaal en de btw bij elkaar worden opgeteld, en de factuur is klaar. Het enige dat je daarvoor moet doen is in een regel onder btw het woord Totaal in te voeren, en in de kolom daarnaast (die in de kolom Totaalprijs valt) tweemaal op de lege cel te drukken en te kiezen voor Som (zie je deze optie niet, druk dan eerst op het gelijk-teken in de formulebalk). Je kunt het bereik van de optelsom verslepen, zodat je zelf bepaalt welke cellen bij elkaar worden opgeteld.
©PXimport
De functie Som gebruik je ook voor het berekenen van totalen.
12 Opslaan en delen
Je kunt nu nog een tekstveld toevoegen waarin je aangeeft wat de betaaltermijn is en waar het geld naartoe overgemaakt kan worden en dan ben je klaar. Je hoeft je factuur niet op te slaan, dat doet Numbers automatisch. Indien je een e-mailaccount hebt geconfigureerd op je iPad, kun je de factuur rechtstreeks vanaf je iPad versturen. Je doet dit door in de geopende factuur te drukken op het pictogram Delen rechtsboven en vervolgens te kiezen voor Stuur een kopie.
