Waarom betalen voor een duurbetaalde licentie op Microsoft Office, terwijl het ook gratis kan? Google, LibreOffice en zelfs Microsoft bieden kosteloos kantoorprogramma’s aan. Voor veruit de meeste consumenten voldoen deze pakketten prima. In dit artikel gaan we dieper in op de (online) mogelijkheden van gratis alternatieven voor Office.

Een gezinsabonnement op Office 365 kost een tientje per maand of jaarlijks 99 euro. Aangezien er nogal wat gratis kantoorprogramma’s in omloop zijn, is deze terugkerende uitgave wellicht overbodig. De meeste mensen gebruiken voor het creëren van teksten, spreadsheets en presentaties tenslotte alleen de basisfuncties van de Office-programma’s. Gratis toepassingen als Office Online en Google Documenten vereisen geen specifieke software omdat je die rechtstreeks in de browser gebruikt. Handig, want zo heb je op verschillende systemen toegang tot je documenten. Wie weleens op plekken zonder internetverbinding werkt, doet desgewenst een beroep op LibreOffice. Deze software is eveneens gratis.

01 Office Online

Onder de noemer Office Online biedt Microsoft een gratis kantoorpakket aan. Het gaat om de applicaties Word, Excel en PowerPoint. Hoewel het uitgeklede versies zijn, voer je hiermee veelgebruikte taken probleemloos uit. Surf met een computer of laptop naar www.office.com en klik op Aanmelden. Zodra je inlogt met een Microsoft-account, staan de online apps al voor je klaar. Handig is dat Office Online je documenten automatisch in de cloud bewaart, zodat je op iedere computer, laptop, tablet en smartphone toegang tot de bestanden hebt. Wie bekend is met de reguliere MS Office-programma’s, heeft weinig tijd nodig om aan de online apps te wennen. De gebruikersomgeving vertoont grote overeenkomsten, met vanzelfsprekend het herkenbare Lint boven het werkveld. Overigens bevat de online versie helaas minder ontwerpopties, maar doorsnee gebruikers zullen deze functies niet zo snel missen.

©PXimport

02 Documenten opmaken

Tekstverwerken in Word Online gaat uitstekend, want alle veelgebruikte opmaakfuncties zijn binnen handbereik. Zo maak je woorden cursief (ook gewoon via de toetscombinatie Ctrl+I) en geef je de letters een kleurtje. Verder voeg je opsommingstekens en nummers toe en laat je tekst inspringen. Bedenk wel dat de online versie minder lettertypes kent, al zijn het er nog altijd ruim veertig. Je hebt toegang tot stijlen om de tekst een logische structuur te geven en er is een uitgebreide zoekfunctie. Via het tabblad Invoegen upload je desgewenst afbeeldingen vanaf de harde schijf, al kun je ook plaatjes via de cloudomgeving OneDrive en zoekmachine Bing toevoegen. Ga voor laatstgenoemde optie naar Onlineafbeeldingen / Foto’s van Bing en voer een trefwoord in. Gevonden afbeeldingen hevel je rechtstreeks naar het document over. Wie bang is om taalfouten te maken, onderwerpt de tekst aan een spelingscontrole. Functies om webvideo’s en artistieke WordArt-letters toe te voegen, vind je in Office Online helaas niet terug.

Naast de online versie van Word zijn ook de webedities van Excel en PowerPoint behoorlijk uitgebreid. Het creëren van geavanceerde formules en aantrekkelijke presentaties zijn geen enkel probleem. Zo beschikt het spreadsheetprogramma over de welbekende AutoSom-functie. Jammer genoeg ontbreekt wel het tabblad Formules om vlot allerlei eenheden toe te voegen.

©PXimport

Bestand uploaden

03 Samenwerken

Je deelt vanuit Office Online eventueel documenten, waarna meerdere deelnemers zelfs gelijktijdig de inhoud kunnen aanpassen, zonder dat je daarbij het risico hebt op meerdere versies van één document. Klik in een tekstdocument, spreadsheet of presentatie rechtsboven op Delen. Vervolgens typ je één of meerdere e-mailadressen van de gewenste deelnemer(s). Voeg naar eigen inzicht een korte notitie toe. Wil je liever niet dat de persoon in kwestie het document gaat bewerken? Klik dan onderaan op Ontvangers kunnen bewerken en kies voor de optie Ontvangers kunnen alleen weergeven. Je past de rechten naderhand eventueel nog aan. Bevestig met Delen.

Wanneer een contactpersoon besluit om het tekstdocument, de spreadsheet of de presentatie in de bewerkingsmodus te openen, kunnen jullie gelijktijdig bewerken. Handig is dat je meteen ziet welke wijzigingen andere personen uitvoeren. Rechtsboven zie je de naam of namen van online personen in beeld verschijnen. Dankzij de geïntegreerde Skype-functie is tussentijds overleggen ook geen enkel probleem. Gebruik hiervoor in de menubalk de knop Chatten om direct te beginnen met kletsen. Naast het uitwisselen van tekstberichten start je net zo gemakkelijk een videogesprek. Klaar met bewerken? Standaard bewaart Office Online een versie in zijn cloudomgeving OneDrive, maar je kunt het bestand ook lokaal opslaan. Kies in dat geval voor Bestand / Opslaan als / Een kopie downloaden / Downloaden. Als alternatief kun je ook een pdf’je bewaren van het document.

©PXimport

04 Versiegeschiedenis

Je werkt in Office Online heel gemakkelijk met meerdere personen aan documenten, maar dat is tegelijkertijd ook een valkuil. Stel dat iemand een tekst of presentatie tijdens jouw afwezigheid volledig verprutst? Geen zorgen, want handmatig corrigeren is gelukkig niet nodig. Log met je Microsoft-account in en open de map Documenten. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het bewuste document, waarna je in het contextmenu het onderdeel Versiegeschiedenis opent. In de rechterkolom zie je eerdere versies staan. Kijk goed naar het tijdstip en datum om de boel te herstellen. Gebruik de opties Herstellen en/of Opslaan om de juiste versie te bewaren. Op die manier ga je zo nodig jaren terug in de tijd!

©PXimport

Gratis mobiele Office?

05 Google Drive

Naast Microsoft bestaat er nog een grote aanbieder van online kantoorapplicaties, namelijk Google. Je hebt hiervoor een Google-account (Gmail-adres) nodig. Surf met een desktopbrowser naar www.google.com/drive en log via Naar Google Drive in met je accountgegevens. Heb je al eens eerder documenten in Google Drive opgeslagen, dan vind je ze hier terug. Je maakt net zo gemakkelijk een nieuw document aan. Klik linksboven op Nieuw en maak een keuze tussen Google Documenten, Google Spreadsheets en Google Presentaties. Via Leeg document verschijnt er een blanco werkveld. Als alternatief kies je voor Op basis van template, zodat je het document niet helemaal zelf hoeft op te bouwen. Nuttig voor het geval je bijvoorbeeld een cv, sollicitatiebrief, reisplanner of begroting wilt opmaken. Op het gebied van functionaliteit kan het online kantoorpakket van Google prima wedijveren met Office Online. Zo heb je keuze uit honderden lettertypes en rekenformules. In tegenstelling tot enkele jaren geleden ondersteunt Google alle gangbare bestandsindelingen van Microsoft. Bestanden met een MS Office-indeling bewaar je zowel online als lokaal. Je gebruikt beide online pakketten dus zo nodig naast elkaar, al is er nog altijd een kans op fouten, vooral in documenten met veel opmaak.

©PXimport

06 Overleggen

Waar Microsoft sinds twee jaar een beroep doet op het Skype-platform om onderling te overleggen, bevat Google Drive ook een geïntegreerde chatfunctie. Wel is er een belangrijk verschil, want videogesprekken zijn vanuit online Google-documenten niet mogelijk. Deze chatfunctie is vergeleken met die van Office Online simpeler uitgewerkt en daardoor ook eenvoudiger in gebruik. Open een document waaraan je met één of meerdere personen samen wilt werken en klik rechtsboven op de blauwe knop Delen. Er verschijnt een venster waarin je de e-mailadressen van de beoogde deelnemers typt. Standaard krijgt iedereen rechten om het document te bewerken. Wil je dat liever niet? Via het pictogram met het potloodje selecteer je de optie Mag reageren of Mag weergeven. Bevestig nu met Verzenden. Rechtsboven zie je welke personen er gelijktijdig in het document aan het werk zijn. Wijzigingen verschijnen realtime op het scherm. Klik bovenaan op het pictogram Chatvenster weergeven om met andere deelnemers te discussiëren.

Goed om te weten is dat je ook bij de Google-applicaties in het geval van fouten oude documentversies kunt herstellen. Ga hiervoor binnen een document naar Bestand / Versiegeschiedenis / Versiegeschiedenis bekijken.

©PXimport

07 Mobiel gebruik

Wie graag onderweg documenten bewerkt via de gratis kantoorapplicaties van Google, gebruikt hiervoor de apps Google Documenten, Spreadsheets en/of Presentaties. Net zoals we eerder bij de Office Online-apps van Microsoft zagen (zie kader ‘Gratis mobiele Office?’), eisen deze apps relatief veel schijfruimte op. Open een toepassing en vul via Inloggen je Google-accountgegevens in. Er verschijnt een overzicht met bestanden die je onlangs hebt geopend. Via het plusteken rechtsonder maak je eventueel een nieuw document aan. Vanuit de mobiele app nodig je eventueel andere deelnemers uit om samen te werken. Net zoals bij de Online Office-apps ontbreekt de chatfunctie, al kun je wel opmerkingen toevoegen. Alle apps slaan gewijzigde documenten automatisch op binnen Google Drive.

08 LibreOffice

Hoewel de kantoorapplicaties van Office Online en Google Drive ook over een offline modus beschikken, zijn deze apps voornamelijk bedoeld voor online gebruik. Installeer je liever traditionele desktopsoftware, maar wil je er niet voor betalen? LibreOffice is het pakket dat je moet hebben! De makers stellen ieder halfjaar een nieuwe versie van de software beschikbaar. Belangrijk om te weten is dat er twee versies bestaan: Fresh en Still. Gebruik Fresh wanneer je de laatste editie van het kantoorpakket wilt gebruiken. Wil je liever een stabiele versie die uitgebreid is getest? Kies dan voor de zogeheten Still-editie. In de praktijk presteert LibreOffice Fresh prima, dus in deze basiscursus gaan we hiermee aan de slag.

Klik hier op groene knop om de laatste versie te downloaden. De software is beschikbaar voor Windows 7/8/10, macOS 10.6+ en Linux. Overigens hebben veel Linux-distributies standaard al LibreOffice ingebouwd, zoals Linux Mint en Ubuntu. Geef tijdens de installatieprocedure in Windows aan of je de software voortaan gelijktijdig met het besturingssysteem wilt opstarten. Na de installatie vind je zes losse programma’s op de computer terug, waaronder Writer (tekstdocumenten), Calc (spreadsheets) en Impress (presentaties). Er is daarnaast een beginscherm dat gebruikers toegang geeft tot alle applicaties. Hier vind je ook recent geopende bestanden, maar logischerwijs is dit deel momenteel nog leeg. Via Bestand / Openen selecteer je een bestaand bestand, bijvoorbeeld een document die je eerder met MS Office hebt gemaakt.

©PXimport

OpenOffice

09 LibreOffice gebruiken

Als je al bekend bent met Microsoft Office, kost het vermoedelijk weinig tijd om aan LibreOffice te wennen. Net als bij zijn commerciële concurrent heeft ieder programma aan de bovenzijde een uitgebreide knoppenbalk. Voor het lokaal opslaan van documenten ga je naar Bestand / Opslaan als. Weliswaar ondersteunt LibreOffice hierbij recente Microsoft Office-indelingen (docx, xlsx, pptx), maar bestanden tussen beide pakketten onderling uitwisselen gaat lang niet altijd goed. Niet voor niets verschijnt er dan ook een melding dat LibreOffice mogelijk niet alle opmaak en inhoud correct opslaat. Neem je liever geen risico, dan is het OpenDocument-formaat (odf) een veiliger bestandstype.

Op het gebied van functionaliteit laat LibreOffice weinig liggen, want de software bevat zeer veel opmaakfuncties. Wel ontbreekt er in de meeste programma’s een functie om met andere gebruikers gelijktijdig aan documenten te werken. Alleen het spreadsheetprogramma Calc bevat een deelfunctie, maar die is vrij beperkt en lastig in gebruik. Evengoed nieuwsgierig? Ga naar Opties / Werkblad delen en zet een vinkje voor Deel dit werkblad met andere gebruikers. Bevestig met Ok en Ja, waarna andere gebruikers met toegang tot de (gedeelde) bestandslocatie het document kunnen openen. Controleer of de term ‘Gedeeld’ in de titelbalk staat vermeld.

©PXimport

Portable versie

10 Tabbladen

In tegenstelling tot de kantoorapplicaties van Microsoft zijn de functies van LibreOffice niet over verschillende tabbladen verdeeld. Hierdoor oogt de gebruikersomgeving behoorlijk druk en doet het erg denken aan de tijd voordat Microsoft het Lint introduceerde. Wie de interface te vol vindt, gebruikt via een experimentele functie alsnog tabbladen. Navigeer achtereenvolgens naar Extra / opties / LibreOffice / Geavanceerd. Zet een vinkje voor de optie Zet experimentele functies aan (kunnen instabiel zijn) en bevestig met OK / Herstarten. Na de herstart ga je naar Beeld / Werkbalk Lay-out / Notebookbalk. Wil je weer terug naar de standaardinterface? Klik rechtsboven op het pictogram met de drie streepjes en kies voor Menubalk. Via Beeld en Werkbalk Lay-out herstel je de vorige weergave.

©PXimport

11 Android

LibreOffice is met name gericht op laptop- en desktop-gebruikers. Toch waagt het ontwikkelteam langzaam maar zeker de sprong naar mobiele platformen. Bezitters van een Android-toestel kunnen de app LibreOffice Viewer (Beta) eens uitproberen. Zoals de naam al doet vermoeden, is deze toepassing bedoeld om documenten te bekijken. Daarnaast zijn er ook al enkele bewerkingsfuncties voorhanden, maar die zitten vooralsnog in een experimentele fase. Tik rechtsboven op de drie puntjes en ga naar Settings. Vink daarna de optie Experimental Mode aan. Je wijzigt bijvoorbeeld teksten en voegt eenvoudige opmaak toe, zoals vette of cursieve letters. Documenten bewerken met de mobiele app is nog tamelijk instabiel, dus wees voorzichtig met belangrijke bestanden. De bedoeling is dat de Android-app uiteindelijk volledige functionaliteit krijgt.

Als je smartphone of tablet gestolen wordt, is dat al erg genoeg. Niet alleen ben je dan je toestel kwijt, ook loop je het risico dat al je gegevens op straat komen te liggen. Android 15 biedt sinds oktober 2024 diefstalbeveiliging aan, waarmee gegevensverlies kunt voorkomen.

Voor de release van Android 15 bood Google niet echt robuuste opties aan als het om een gestolen smartphone gaat. Je kunt wel handmatig een toestel op afstand uitschakelen of terugbrengen naar de fabrieksinstellingen, maar daar bleef het heel lang bij. Met de lancering van Android 15 (oktober 2024) is daar verandering in gekomen. Die versie van het besturingssysteem bouwt namelijk een aantal opties voor diefstalbeveiliging in, waardoor dat hopelijk minder kopzorgen oplevert. Dit is wat je van die functies kunt verwachten.

Diefstalbeveiliging op Android

De eerste optie die je binnen de instellingen van je Android-smartphone aantreft, onder het kopje Diefstalbeveiliging, is Vergrendeling voor diefstaldetectie. Op het moment dat je Android-apparaat spontane en onverwachte bewegingen registreert, vergrendelt die het systeem direct. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op het moment dat iemand je smartphone uit je handen trekt en er direct een sprintje mee trekt. Volgens Google activeert dit mechanisme alleen wanneer er 'bewegingen in relatie tot diefstal' gemeten worden, via allerlei sensoren.

De volgende functie is Offline apparaatvergrendeling. Deze functionaliteit kan ervoor zorgen dat je telefoon op slot gaat wanneer hij geen verbinding heeft met het internet. Dit kan in een specifieke situatie handig zijn. Bijvoorbeeld wanneer iemand je telefoon steelt en die uitschakelt om locatietracking te voorkomen. De gestolen smartphone vergrendelt zichzelf ook op het moment dat iemand herhaaldelijk een verkeerde pincode of wachtwoord invoert op het vergrendelde scherm. Maar goed – je smartphone moet dus wel gebruikt worden.

Tot slot treffen we nog twee andere opties aan die we herkennen vanuit eerdere versies van Android. De mogelijkheden Apparaatvergrendeling op afstand en Je apparaat vinden en wissen laten weinig aan de verbeelding over. Dit zijn twee handmatige mogelijkheden waar Android al jaren over beschikt. Met de eerste functionaliteit kun je een apparaat op afstand uitschakelen, terwijl je met de tweede optie de locatie van je apparaat kunt achterhalen en eventueel op afstand kunt leegmaken. Zo komen je data dus niet in de verkeerde handen.

©Wesley Akkerman

Hoe krijg je toegang tot deze opties?

In een blogbericht laat Google weten dat de functies beschikbaar zijn voor alle smartphones die draaien op Android 15. Aangezien de mogelijkheden via het Google Play Services-onderdeel uitgerold worden, krijgen ook eerdere Android-versies hier de beschikking over. In principe moet elk toestel dat minimaal op Android 10 draait toegang krijgen tot de beveiligingsopties. Het uitrollen gebeurt echter gefaseerd. Het kan dus zijn dat je nog even moet wachten tot jouw smartphone aan de beurt is; maar je kunt erop rekenen dat de nieuwe opties vanzelf arriveren.

De nieuwe mogelijkheden activeren gaat gelukkig heel simpel. Tegenwoordig bieden Android-versies binnen de instellingen een zoekbalk aan. Als je op die balk tikt en zoekt op ‘diefstal’, dan is de kans groot dat dit het eerste resultaat is dat je tegenkomt.

Mocht je geen zoekbalk hebben, of ga je liever handmatig te werk, zodat je precies weet waar de functies staan, dan kun je de volgende stappen volgen. Ga naar Instellingen / Google / Alle services / Diefstalbeveiliging. Je treft Diefstalbeveiliging bijna helemaal onderaan de pagina aan, dus je moet even scrollen.

Zodra je op de juiste pagina geland bent is het een kwestie van de schuifregelaars omzetten. Naast Vergrendeling voor diefstaldetectie en Offline apparaatvergrendeling zie je nu een grijze knop staan. Zodra je daarop tikt, krijg je een melding te zien waarin de functies uitgelegd worden. Je bevestigt je keuze door op Aanzetten te tikken. Als je ze daarna toch weer wil uitschakelen, tik je wederom op de regelaar. Vervolgens moet je je identiteit bevestigen, bijvoorbeeld met een pincode of vingerafdruk. Laten we hopen dat het er nooit van komt.

Gmail is al ruim twintig jaar onderdeel van ons digitale leven, dus het is niet zo gek als je er inmiddels meerdere e-mailadressen van hebt. In dat geval is de kans ook groot dat je weleens tussen het ene en het andere account wil switchen, bijvoorbeeld om op meerdere accounts je mail wil checken. Je kunt in de Gmail-app meerdere accounts toevoegen, zodat wisselen een fluitje van een cent is.

Een Gmail-account aanmaken is zo gebeurd, en het is verleidelijk om er meerdere aan te maken, zodat je je persoonlijke account niet hoeft te gebruiken voor allerlei onlinediensten die van alles van je willen weten of je mailbox vol spammen met nieuwsbrieven en reclamemails. Al die accounts kun je tegelijkertijd in je Gmail-app gebruiken, zodat je snel tussen de verschillende mailadressen kunt wisselen. 

Account toevoegen in Gmail

Standaard is Gmail op Android-telefoons ingericht voor het e-mailadres dat je hebt gebruikt om je Android-telefoon in te stellen, maar dat hoeft niet zo te blijven. Open de Gmail-app en tik op je profielfoto, en vervolgens op Nog een account toevoegen. 

Zoals je in het volgende scherm al ziet, ben je niet beperkt tot één Gmail-account. Dat is wel het makkelijkst, samen met Outlook, Hotmail en Live en Yahoo, omdat je daar geen extra informatie over inkomende en uitgaande mailservers nodig hebt, maar via Overig kun je ook je persoonlijke e-mailaccount gewoon instellen. 

©Daan Doedens

Om een Gmail-account toe te voegen, tik je op Google en bevestig je je identiteit. Daarna kun je het e-mailadres van je tweede, derde of zoveelste Google-account en het bijbehorende wachtwoord invullen. Kies een manier waarop Google kan verifiëren dat jij de eigenaar van het account bent, voeg eventueel een telefoonnummer toe en ga akkoord met de voorwaarden en herstelinformatie. 

Ga daarna terug naar de Gmail-app en tik weer op je profielfoto, en vervolgens op het nieuw gemaakte account. Nu kun je snel wisselen tussen je verschillende e-mailadressen. 

Op dezelfde manier kun je dus ook Outlook- en Hotmail-adressen toevoegen, maar bijvoorbeeld ook mails vanaf het e-mailadres van je eigen website of werk. Voor die laatste opties heb je wel informatie over de inkomende en uitgaande mailservers nodig. Die kun je vinden bij je hostingprovider, maar in veel gevallen is het gewoon het domein van je website, bijvoorbeeld id.nl. 

Accounts beheren

Wil je een oud account juist uit de lijst verwijderen? Ga dan wederom naar je profielfoto en tik op Accounts op dit apparaat beheren. Tik daarna op het account dat je wilt verwijderen, tik op het menu met de drie puntjes en selecteer Account verwijderen, en bevestig. 

Op dezelfde plek kun je overigens ook een nieuw account toevoegen. De vervolgstappen werken hetzelfde als in het stappenplan hierboven. 

Alle mail in één mailbox

Zo kun je dus makkelijk switchen tussen verschillende accounts, maar als je er een handvol hebt, kost dat alsnog flink wat tijd. Gelukkig kun je ook al je mails uit alle accounts in één enkele mailbox zien, zonder dat je hoeft te wisselen. 

Om dat te doen, ga je in de Gmail-app naar het hamburgermenu en tik je op Alle mailboxen. Nu heb je al je e-mails uit al je toegevoegde accounts in een keer voor je neus. 

Tot slot

Je Gmail-app is fijn voor je persoonlijke e-mail, maar ook als je meerdere accounts wilt toevoegen, komt de app goed van pas. Via de accountinstellingen kun je makkelijk een extra Gmail-account toevoegen, maar ook een Outlook/Hotmail-account of je persoonlijke mail of werkmail toevoegen is simpel. Zo kun je snel switchen tussen de verschillende accounts, of alle mails uit alle accounts in één enkele mailbox tonen, zonder dat je nog hoeft te wisselen.