Dit kun je met Evernote

Tip 01: Webversies

Je vindt Evernote op www.evernote.com, waar je je gratis kunt registreren met je Google-account of een nieuw account kunt aanmaken. Als je aangemeld bent, kom je via je browser in je eigen werkomgeving. De webapp is onlangs vernieuwd en werkt momenteel met Chrome, Opera en Safari. Mocht je die nieuwe versie maar niets vinden, dan kun je terugkeren naar de oude versie: klik daartoe op je naam of adres in de linkerbovenhoek en kies Schakel over naar de oude Evernote versie. Soms is het trouwens zelfs noodzakelijk over te schakelen naar de oude versie, want sommige functies blijken nog niet beschikbaar in de nieuwe versie. Welke dat zijn, kun je dit lezen. Weer terugkeren naar de nieuwe versie doe je door linksonder op de Account-knop te klikken en voor Switch naar de nieuwe Evernote web te kiezen.

Tip 02: Downloads

Evernote is niet alleen te gebruiken als webapp, er zijn ook apps beschikbaar voor Windows, MacOS en de mobiele platformen. Hiervoor kun je hier terecht of in de officiële appstores van Microsoft, Android of Apple. Met de smartphone-apps wordt het bovendien nog veel eenvoudiger om bijvoorbeeld audio-opnames, foto’s en handgeschreven teksten aan Evernote toe te voegen. Het handige dat Evernote op al die verschillende platformen werkt, is dat alle informatie die je via een van deze apps toevoegt automatisch met de andere apps wordt gesynchroniseerd zodat al je notities, bijlagen, links enzovoort altijd bij de hand hebt. Bekijken welke apparaten aan je Evernote-account zijn gekoppeld, doe je door op je accountnaam in de webapp te klikken en te kiezen voor Instellingen / Apparaten. Klik op Toegang intrekken als je een apparaat liever buiten de synchronisatie houdt. Houd er wel rekening mee dat je met een gratis account maximaal twee apparaten kunt synchroniseren. Je maandelijkse uploads zijn dan beperkt tot 60 MB met een maximale notitiegrootte van 25 MB. Andere beperkingen zijn onder meer dat je je notitieboeken niet offline kunt bekijken, dat je geen e-mails naar je Evernote-account kunt versturen en dat je niet in Office-documenten en pdf’s kunt zoeken. Een Premium-account van 5 euro per maand verlost je van deze restricties.

Tip 03: Notitieboeken

Een logisch begin in Evernote is het maken van een eerste notitie. Dat kan via de knop Nieuwe notitie in de nieuwe webapp. Dat werkt eigenlijk als een eenvoudige tekstverwerker, zodra je tekst intikt verschijnt bovenaan een balk met knoppen om tekst een kleur te geven, vet te maken of te onderstrepen, er een link aan toe te voegen of – via het knopje met de drie puntjes – om een andere uitlijning te kiezen of een tabel toe te voegen. Allemaal lekker vertrouwd. Fijn is dat je aan die notitie ook bijlagen kunt toevoegen. Niet alleen via het knopje Voeg bestand toe, maar ook door een bestand naar je notitie te verslepen. Je notitie belandt automatisch in het notitieboek Mijn notitieboek. Als je snel iets wilt noteren of doorsturen, belandt zo’n notitie normaliter in dit notitieboek en daarom is het geen slecht idee het te hernoemen in bijvoorbeeld iets als Inbox. Open daarvoor de rubriek Notitieboeken en klik op het knopje met de drie puntjes rechts van het notitieboek. Kies hier voor Geef notitieboek een andere naam.

Tip 04: Stapels & labels

Een notitieboek kan uiteraard meerdere notities bevatten, ook kun je meerdere notitieboeken creëren via Nieuw notitieboek. Van zo’n notitieboek kun je ook een stapel (stack) maken, waarbij iedere stapel meerdere notitieboeken kan bevatten. Werk je met de webapp, dan moet je hiervoor naar de oudere versie omschakelen. Om een stack van je verzameling notitieboekjes te maken, klik je op Notitieboeken en stapel je het ene notitieboek boven op het andere. Je krijgt nu de vraag of je een stapel wilt creëren en deze een naam wilt geven.

Het kan ook nuttig zijn om labels (tags) aan je notities te koppelen. Dat doe je door helemaal onderaan je notitie een of meer labels in te tikken – druk op de Enter-toets om een volgend label in te voeren. Je vindt de toegevoegde labels in alfabetische volgorde terug in de gelijknamige rubriek, van waaruit je trouwens ook nieuwe labels kunt creëren. In de oude versie kun je labels bovendien naar andere labels verslepen: het versleepte label wordt daarmee een soort sublabel.

Met de ingebouwde zoekfunctie van Evernote kun je op trefwoorden en labels filteren. Door zoektermen te combineren of uit te sluiten kun je je zoekopdracht uitbreiden. Hier zie je een overzicht van deze (Engelstalige) syntax.

Tip 05: Links & reminders

Het is ook mogelijk notities aan elkaar te koppelen door middel van notitielinks. Elke notitie die je maakt, krijgt namelijk automatisch een eigen link mee. Open de gewenste notitie en klik rechtsboven op het knopje met de drie puntjes. Selecteer Kopieer interne link en open een andere notitie waar je met Ctrl+V de link in de notitie plakt. In dit menu vind je ook de optie Voeg snelkoppeling toe. Hiermee voeg je in de zijbalk onder Snelkoppelingen een link naar de bewuste notitie toe, zodat je nog sneller naar zo’n notitie kunt navigeren.

Vanuit de oude webapp kun je tevens herinneringen aan notities koppelen: selecteer of open de notitie en klik op het klok-icoontje. Zodra je bevestigt met Herinnering instellen wordt de notitie aan de rubriek Herinneringen toegevoegd. Klik je hier op Bewerk / Waarschuw mij dan kun je – op alle gekoppelde apparaten – een reminder laten weergeven op de door jou ingestelde datum en tijd.

Tip 06: Drive & Outlook

Dat Evernote Google goedgezind is, zag je al bij de registratie: dat kan immers ook met je Google-account. Maar de ‘samenwerking’ gaat verder. Je kunt namelijk ook bestanden uit Google Drive aan Evernote-notities toevoegen als bijlagen of als links, zonder de app te hoeven verlaten, als je Google Drive aan Evernote gekoppeld hebt tenminste. Open daarvoor de instellingen van je account en klik op de rubriek Gekoppelde diensten. Zet de schuifknop bij Drive, Calendar en Contacten op Aan, selecteer het juiste Google-account en bevestig met Toestaan. Wanneer je nu een notitie opent, vind je (bijvoorbeeld in de Windows-app) de knop Google Drive terug. Er duikt een dialoogvenster op van waaruit je het gewenste bestand kunt ophalen. Een andere manier om een bijlage toe te voegen aan Evernote werkt vanuit Google Drive zelf: rechtsklik op een document, kies Deelbare link ophalen en plak het vervolgens in een Evernote-notitie. Ook handig: wanneer je Evernote op een pc installeert waar ook MS Outlook op staat, verschijnt daar standaard de knop In Evernote opslaan wanneer je een e-mail opent. Met een druk op deze knop verschijnt er een venster waarin je labels en/of een opmerking aan de mail kunt toevoegen en kunt aangeven in welk notitieboek deze moet belanden. Met Sla op bevestig je je keuze.

IFTT

Tip 07: Delen

Het zal je weinig verbazen dat je je notities en zelfs complete notitieboeken met anderen kunt delen. Notities kunt je op twee manieren delen. Open de bewuste notitie, klik op het knopje met de drie puntjes en selecteer Deel notitie. Vervolgens zet je in het dialoogvenster bij Deelbare link inschakelen de schuif aan waarmee je een url krijgt die rechtstreeks naar je notities verwijst en die je met iedereen kunt delen. De tweede manier is om daar een of meer gebruikersnamen of e-mailadressen in te vullen en aan te geven welke machtigingen je de ontvanger(s) wil geven: Bekijken, Bewerken of Bewerken en uitnodigen. In het laatste geval kan de ontvanger je notitie ook met anderen delen.

Heeft zo’n contactpersoon al een eigen Evernote-account, dan zien ze zo’n melding in de applicatie en zal je notitie bij hen in de rubriek Gedeeld met mij verschijnen. Hebben ze geen account, dan ontvangen ze een e-mail met de bijhorende link en krijgen ze toegang zodra ze zelf een Evernote-account aanmaken.

Een notitieboek delen gaat ongeveer op dezelfde manier: open het notitieboek, klik op de knop met drie puntjes en op Deel notitieboek. Net als bij notities hoef je ook hier alleen maar de gewenste namen of adressen in te vullen en de machtigingen te selecteren.

Tip 08: Uitbreidingen

Evernote is al een behoorlijk flexibele tool, maar er zijn ook heel wat uitbreidingen en externe apps beschikbaar die naadloos met het programma samenwerken en elk op hun eigen manier de functionaliteit verhogen. Je vindt hier een overzicht. De apps zijn verdeeld over diverse categorieën en je kunt ze filteren op apparaat of platform.

De makers van Evernote zelf hebben ook een paar handige features uitgebracht. Het meest populair is Web Clipper, een extensie voor diverse browsers, waaronder Chrome, Firefox en Edge. Eenmaal geïnstalleerd, druk je op de extensie om aan te geven wat je van de geopende webpagina of het pdf-document in je notitieboek wilt bewaren: dat kan het volledige document, een vereenvoudigde versie of een (rechthoekig) screenshot.

Andere interessante apps van dezelfde makers, zijn Skitch, een gratis tool om foto’s en screenshots met allerlei grafische elementen op te leuken, Scannable waarmee je allerlei documenten met de camera van je mobiele apparaat kunt scannen (inclusief OCR-tekstherkenning) en Penultimate om notities of schetsen te maken met je vinger of stylus. Helaas zijn deze drie apps alleen beschikbaar voor iOS (Skitch ook voor MacOS).