Wat doe jij met de foto's die je op vakantie of van een speciale gebeurtenis hebt gemaakt? Je kunt ze wegschrijven naar een map om er vervolgens niet meer naar om te kijken, maar die plaatjes verdienen zoveel meer. Maak een fotopresentatie, compleet met muziek, titels en effecten. En daarna? Delen maar!

Een fotopresentatie stelt je in staat om een selectie van je beste foto’s te maken en deze op een aantrekkelijke manier te rangschikken. Niet alleen leuk voor jezelf, maar ook om te delen met familie en vrienden. Voor ons doel maken we gebruik van Clipchamp. Dit programma – waarvan een gratis variant beschikbaar is – biedt je niet alleen de mogelijkheid om dynamische fotopresentaties te maken, maar ook om volwaardige video’s te monteren. Prettig is dat je de software in Windows 10 en Windows 11 kunt installeren, maar ook via de browser kunt gebruiken. Wij gaan aan de slag met de desktop-app van Clipchamp.

Met Clipchamp maak je eenvoudig verzorgde presentaties van je foto’s.

Foto’s selecteren

Geef het project eerst een naam: in het projectvenster van Clipchamp vind je linksboven het naamvak. Welke foto’s neem je op in de presentatie? Maak een selectie van het materiaal. In de sectie Jouw media kies je voor Media importeren. Standaard zoekt Clipchamp op de lokale schijf, maar in plaats hiervan kun je ook online mappen gebruiken.

Klik hiervoor op de pijl naast de knop Media importeren en kies de locatie. Zo kun je onder meer OneDrive, Google Drive en Dropbox selecteren. Kies voor Door bestanden bladeren als je wilt zoeken op de lokale schijf. Naast foto’s kun je ook andere media importeren, zoals video’s en muziek. Dit biedt je de mogelijkheid om in de presentatie foto’s met video’s af te wisselen.

Kies welke foto’s je gaat gebruiken.

Tijdlijn bouwen

Op basis van de fotoselectie bepaal je de opbouw van je presentatie. Rechts in het venster vind je een tijdlijn. Hierop plaats je de verschillende elementen. Uiteraard zijn dat je foto’s, maar de tijdlijn kan ook andere onderdelen bevatten. Goede voorbeelden zijn overgangseffecten, titels en muziek. Daarmee gaan we verderop aan de slag.

De eerste keer dat je een foto plaatst, bepaalt Clipchamp op basis van de afmetingen welke formaat de presentatie moet krijgen. Daarmee hoef je geen genoegen te nemen. Rechtsboven vind je een knop met de huidige afmeting, bijvoorbeeld 2:3. Klik hierop en kies de gewenste afmeting, bijvoorbeeld 1:1 of 21:9. Voor welk formaat je moet kiezen, hangt vooral af van de foto’s die je gaat gebruiken: zijn die veelal staand of liggend?

Bepaal de gewenste afmetingen van je canvas.

Foto’s optimaliseren

Het is handig om snelle optimalisaties voor je foto direct door te voeren zodra je deze op de tijdlijn hebt gezet. Selecteer de foto op de tijdlijn. Aan de bovenkant van de foto vind je een compacte werkbalk met snelle acties. Zo kun je de foto bijsnijden als je bepaalde elementen wilt weglaten. En afhankelijk van de fotogrootte kun je foto ook hier ook passend maken voor het frame of juist beeldvullend maken.

Klik op Meer (herkenbaar aan de drie puntjes) voor andere snelle acties. Hier kun je bijvoorbeeld de afbeelding negentig graden draaien of spiegelen. Met de optie Afbeelding in afbeelding combineer je meerdere foto’s combineren in één weergave. Kies Meer opties om een fade-in en fade-out te geven aan de foto.

De volgorde van de foto’s kun je op elk moment aanpassen: je versleept hiervoor een afbeelding naar een andere positie op de tijdlijn. Ook bepaal je hoelang een foto moet verschijnen. Op de tijdlijn pak je een foto aan een van de zijkanten vast en maak je deze korter of trek je deze juist uit. Klik met de rechtermuisknop op een afbeelding op de tijdlijn om aanvullende opties te bekijken. Hier kun je de foto dupliceren, als je deze bijvoorbeeld op een ander moment in de presentatie nogmaals wilt gebruiken. Maak je ook gebruik van videofragmenten, dan kun je via de optie Splitsen het fragment in meerdere segmenten opdelen.

Filters

Clipchamp heeft een flink aantal filters in huis. Je opent ze via Filters (rechts in het venster). Met filters geef je je foto’s een andere uitstraling. Zo zijn er filters die de foto warmer of juist koeler maken. Ook zijn er filters waarmee je de kleuren dempt en waarmee je een zwart-witversie van het materiaal maakt.

Clipchamp is er ook in een betaalde variant. Die biedt meer filters: je herkent ze aan het pictogram van een diamant. Klik op het filter dat je wilt toepassen. Met de schuif Intensiteit bepaal je hoe sterk het effect op de foto wordt toegepast.

Voor meer controle kies je voor Kleuren aanpassen. Met behulp van een aantal schuifregelaars bepaal je de belichting, het contrast, de kleurverzadiging en kleurtemperatuur en transparantie van je foto’s.

Aan filters geen gebrek in Clipchamp.

Overgangen

Tijd om aandacht te besteden aan de overgangen tussen de foto’s. Op dit moment volgen de foto’s elkaar immers wel heel snel op. Kies het onderdeel Overgangen, links in het venster. Bij Clipchamp zijn de overgangen in verschillende groepen ondergebracht. Zo vind je onder Wipes de overgangen met een schuivende beweging. Onder Zooms en spins vind je de snellere overgangen, bijvoorbeeld met een draaiende beweging.

Voor een fotopresentatie werken de overgangen onder Vervagen vaak goed dankzij hun subtiele karakter. Je voegt een overgang toe door deze tussen twee foto’s op de tijdlijn te verslepen. Speel het segment hierna af en controleer of je tevreden bent over het resultaat.

De subtiele overgangen onder Vervagen werken vaak goed.

Muziek

Verrijk je fotopresentatie met achtergrondmuziek. Dit kan je eigen muziek zijn, die je eerder hebt toegevoegd in de sectie Jouw media. Daarnaast kun je kiezen uit muziek die met Clipchamp wordt geleverd. Op de tijdlijn klik je op Audio toevoegen. Een nieuw deelvenster opent. Onder Alle inhoud klik je op Muziek om muziek uit de bibliotheek toe te voegen. Interessante subsecties voor fotopresentaties zijn Intro & outro music, Chill, Calm en Lo-fi.

Wil je je presentatie iets dynamischer maken, dan keer je terug naar het deelvenster met alle inhoud en kies je voor Geluidseffecten. In de subsectie Transition music and sounds vind je interessante effecten die je bij de individuele foto-overgangen kunt inzetten. Ook Holiday sound effects werken goed voor je fotopresentatie. Net als bij de filters geldt: items met het pictogram van een diamant zijn alleen beschikbaar in de betaalde variant van Clipchamp.

Bijschriften

Het kan handig zijn om bij je foto’s bijschriften te zetten, bijvoorbeeld waarin je de locatie noemt. Op de tijdlijn kies je voor Tekst toevoegen. Wil je de presentatie eenvoudig houden, dan kies je voor Tekst zonder opmaak. In de praktijk werken voor ons doel de teksttypen onder Caption goed. Hiermee geef je subtiel extra informatie over een foto, bijvoorbeeld de naam van een museum of restaurant.

Ook interessant is het toevoegen van beoordelingen, bijvoorbeeld bij foto’s van een hotel of musea. Hierbij combineer je tekst met een aantal grafische sterren, waarmee je je waardering aangeeft. Je vindt dit teksttype in de sectie Special. Tot slot neem je een kijkje in de sectie Intro/Outro, waarmee je een begin en einde van de presentatie toevoegt. Afhankelijk van het gekozen effect, verschijnt rechts een eigenschappenvenster waarin je de details kunt aanpassen.

Leuk: je vakantielocaties waarderen via het sterrensysteem.

Extra hulp

Heb je behoefte aan nog wat meer spektakel, maar ontbreekt het je aan inspiratie? Met Clipchamp kun je de hulp van AI inzetten bij het maken van je video’s. Open de thuispagina (Home) van Clipchamp. Bovenin vind je de optie Een video met AI maken. Met behulp van een wizard geef je antwoord op een aantal vragen, waarna de video wordt gemaakt.

Geef in het eerste venster een titel op voor de video. Sleep je foto’s vervolgens naar het vak eronder of klik erop en wijs de individuele foto’s aan. Klik hierna op Aan de slag. Clipchamp bekijkt de inhoud en stelt een bijbehorende stijl voor. Links in het venster zie je de voorstellen: geef met een duim omhoog of een duim omlaag aan of je de stijl vindt passen. Op basis van je antwoorden maakt Clipchamp de opzet. In de vensters erna geef je de gewenste lengte op. Ook laat je weten in welk formaat je de fotopresentatie wilt bewaren.

Zet de hulp van AI in voor het maken van je fotopresentaties.

Commentaarstem

Om je presentatie nog meer uitstraling te geven, kun je deze voorzien van een commentaarstem (voice-over). Je gebruikt deze om de verhalen achter de foto’s toe te lichten en je presentatie te verrijken met bijvoorbeeld anekdotes. Via Clipchamp neem je eenvoudig je eigen stem op, die je vervolgens onder het beeldmateriaal legt.

Open de tab Opnemen en maken en klik op Audio. In plaats van een eigen opname, kun je ook gebruikmaken van de functie Tekst-naar-spraak. Deze vind je ook in de sectie Opnemen en maken. De functie spreekt de getypte tekst voor je uit in een zelfgekozen stem.

Kies rechts in het venster de gewenste taal en stem. Op het moment van schrijven kun je bijvoorbeeld uit drie Nederlandse stemmen kiezen. Klik op Hoor deze stem voor een voorbeeld. Typ de tekst voor de stem in het vak eronder en klik op Preview. Tevreden met het resultaat? Bevestig met een klik op Opslaan. Uiterst rechts vind je ook de relatief verborgen optie Bijschriften. Hiermee worden voor je presentatie automatisch de ondertitels gemaakt: klik hiervoor op Media transcriberen en selecteer de taal. Clipchamp genereert automatisch ondertitels, die je zelf alleen nog maar hoeft te controleren.

Gebruik een kant-en-klare stem voor je video’s.

Exporteren maar

Met Clipchamp kun je eindeloos experimenteren op het gebied van overgangen, effecten en bijschriften. Ben je tevreden met het eindresultaat, dan is de fotopresentatie klaar om te delen met de buitenwereld. Rechtsboven in het venster vind je de knop Exporteren.

Standaard worden video’s geëxporteerd als mp4-bestand. Dit is een modern en populair bestandsformaat, dat bovendien door de meeste spelers wordt ondersteund. Je hoeft zelf alleen te bepalen in welke kwaliteit je de video exporteert: hoe hoger de kwaliteit, hoe groter het bestand. In de praktijk kun je 480p beter overslaan: die kwaliteit doet geen recht aan de foto’s. Kies voor 720p voor weergave op telefoons en 1080p voor weergave op computerschermen.

Exporteer je resultaat en deel het met de buitenwereld.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).