Windows Verkenner hoort bij Windows zoals mayonaise bij friet. Maar als gevorderde gebruiker wil je soms toch wat meer dan wat Verkenner biedt. En dat kan, want er zijn uitstekende alternatieven met geavanceerde opties. Ultimate File Manager is zo’n pakket tools waarvan de belangrijkste toepassing de bestandsbeheerder is.

Tip 01: Lite of full

Voor wie iets anders wil dan Windows Verkenner is er een ruim aanbod aan alternatieve software voor bestandsbeheer. Met bijvoorbeeld Ultimate File Manager heb je in één download een pakket op elkaar afgestemde applicaties. Voordat je aan de slag kunt, moet je een aantal keuzes maken, te beginnen bij de download. De laatste versie, Ultimate File Manager 5.9, dateert van 1 oktober 2019, maar je zult zien dat de applicaties in het pakket al heel lang hun sporen hebben verdiend. Op de downloadpagina kies je tussen de lite- of full-versie. In de eerste (60 MB) heb je een file manager en drie freeware-tools. Het full-pakket (309 MB) heeft een breed assortiment aan bekende freeware-titels om video te converteren, screencasts te maken, een calculator, een wachtwoordmanager enzovoort …

©PXimport

Tip 02: Twee Commanders

Wij gaan voor de lite-versie, want ons is het vooral te doen om het Verkenner-alternatief. Wanneer de installer start, moet je weer door een negental keuzeschermen ploeteren. Wil je de normale installatie of wil je de draagbare versie om de software vanaf een usb-stick te laten werken? Daarna vraagt de installer welke filemanager je wilt installeren. Je hebt de keuze uit Total Commander of Multi Commander. De eerste mag je een maand gratis gebruiken, daarna moet je de creditcard trekken. Wij kiezen voor Multi Commander die nagenoeg op dezelfde manier werkt, maar gratis is.

©PXimport

Tip 03: Look’n feel

Vervolgens vraagt de installer of je de 32bit- of de 64bit-versie wilt installeren. Twijfel je of jouw Windows-versie 32 of 64 bit is, dan druk je op de Windows-toets in combinatie met de Pause-toets. Hierdoor zal het venster Systeeminformatie van het Configuratiescherm openen en daar krijg je bij Type systeem antwoord op je vraag. Daarna mag je in de installer een vinkje plaatsen bij de freeware-componenten die je naast Multi Commander wilt gebruiken. In de lite-install is er is Notepad++, een geavanceerde versie van kladblok. Daarnaast is er WinMerge, een gratis tool die je gebruikt om bestanden te vergelijken en samen te voegen. De derde tool is AIMP, een audiospeler.

In het volgende keuzevenster geef je aan of Ultimate File Manager zich mag integreren in Windows Verkenner. Waarom niet? Daarna configureer je de autoplay-functies. En tot slot vraagt de installer hoe je de zogenaamde Look’n’Feel (simpelweg het uiterlijk) wilt van Multi Commander. Wil je dit programma zoveel mogelijk bedienen vanaf het toetsenbord (Commander Style), of wil je de looks behouden van Windows Verkenner (Windows Explorer Compatibility)? Er is ook de stijl Customize die je uit beide voorgaande stijlen onderdelen laat kiezen.

©PXimport

Tip 04: Fifty-fifty

Een groot deel van gebruiksgemak dankt MultiCommander aan het tweevoudig navigatiescherm. Door deze tweedeling kun je snel kopiëren en verplaatsen. In het begin is het werkvenster netjes in de helft verdeeld, 50/50 noemt deze tool het zelf. Je kunt de balk die het venster verdeelt met de muisaanwijzer verplaatsen. Of je gebruikt de vijfde knop van linksboven waar je kiest voor een verdeling tussen 0/100, 25/75, 50/50, 75/25 of 100/0. Het is uiteraard de bedoeling dat je in de linkerhelft een andere schijflocatie selecteert dan in de rechterhelft zodat je makkelijk een aantal bestanden van de ene naar andere schijflocatie kunt kopiëren of verplaatsen. Om naar een bepaalde map te gaan gebruik je de mappenstructuur in het linker- of rechtervenster, of je navigeert via het uitklapmenu bovenaan iedere vensterhelft. Via View is het mogelijk om de tweedelige interface in verticale lay-out te zien.

©PXimport

Uitklapmenu

©PXimport

Tip 05: File operation

Om een map of een bestand van A naar B te kopiëren druk je de Ctrl-toets in en je sleept de map of het bestand vanuit de ene vensterhelft naar de andere. Hierdoor opent zich een klein venstertje waar je eventueel een andere locatie kunt selecteren en waar je een bestandsbewerking toepast via zogenaamde plug-in-profielen. Zo kun je bijvoorbeeld Unpacker inschakelen om rar- en zip-bestanden uit te pakken.

In de opties is het mogelijk om via een filter bestanden uit te sluiten van de opgegeven bewerking. De plug-in Folder Content selecteert de inhoud van de verschillende mappen die je hebt aangeduid en verzamelt die in één enkele doelmap. Veronderstel dat je de inhoud van tien mappen wilt kopiëren naar de map Fotobestanden, dan zal deze plug-in geen rekening houden met de oorspronkelijk mapverdeling, maar alles samenvoegen in de map Fotobestanden.

Ook interessant is de plug-in AutoSort (A-Z). Deze plug-in zal in de doelmap automatisch 26 mappen creëren van A naar Z en de geselecteerde bestanden volgens de beginletter van de bestandsnaam in de juiste mappen distribueren.

©PXimport

Tip 06: Views

Belangrijk zijn de zes knoppen die je rechtsbovenaan bij ieder deelscherm aantreft. Met de eerste toon je de mappenstructuur die je gewend bent van Windows Verkenner. Het schuine streepje daarnaast is de knop die je naar de root brengt. De root is het hoogste niveau van de boomstructuur. Daarnaast staat de knop om naar een hogere map te verhuizen en dan volgt de knop om de inhoud van het venster te verversen. Interessant is ook de knop View mode. Hiermee kun je details, een miniaturenlijst of miniatuurknoppen zien. De weergave Flat Filesystem View is nog in experimentele staat. Deze weergave toont alleen de bestanden uit de geselecteerde map.

©PXimport

Filters

©PXimport

Tip 07: Selectiehulpjes

Wanneer je een bestand hebt geselecteerd in zo’n vensterhelft kun je de selectie makkelijk uitbreiden via het menu Edit / Select same extension of Select same name of Select same color. Denk je dat je dezelfde selectie later nog voor een andere bewerking zult nodig hebben, dan kun je de selectie opslaan met Edit / Save Selection to file. Om daarna deze selectie opnieuw te laden volg je Edit / Load Selection to file. Op die manier kun je alle vroegere selecties op ieder moment opnieuw oproepen.

De opdracht Edit / Save Selection to memory en Load Selection from memory werkt eigenlijk hetzelfde, alleen ben je de selectie onherroepelijk kwijt wanneer je dit programma zou afsluiten. Heb je verschillende bestanden geselecteerd dan kun je die samen inpakken met File / Pack Files. In een panel bepaal je het inpakprofiel waar je aangeeft of de bestanden moeten verpakt worden als een zip-file met normale compressie, maximum compressie, lage compressie, tar-file of 7zip-bestand.

©PXimport

Tip 08: Beter zichtbaar

Om verborgen bestanden te zien hoef je dat niet langer via de geavanceerde instellingen te doen. In de knoppenbalk zit namelijk een knop Show hidden and system files en folders. Bovendien kun je een kleurensysteem activeren waardoor je in een oogopslag ziet of om welke bestanden het gaat. Systeembestanden zijn bijvoorbeeld oranje, bestanden die je vandaag hebt aangemaakt zijn donkerblauw, lege bestanden paars, foto’s bruin en muziek roze.

Je stelt deze kleurafspraken in via de knop met het kleurenwieltje en dan open je de File Coloring Rules Editor. Hiermee bepaal je niet alleen de kleurtjes die de bestanden en de mappen krijgen, je legt ook het uiterlijk van de bestands- en mapnamen vast (vet, schuin, onderlijnd en tekstkleur). Om de kleuren toe te passen kies je in dit menu Apply file coloring. Wanneer je bestanden wijzigt, kan het nodig zijn om even het uiterlijk op te frissen met Refresh file coloring for all files and folders.

©PXimport

Tip 09: Mediabestanden

Omdat je de plug-ins hebt geïnstalleerd beschik je in het menu Tools over functies om afbeeldingen, audio en video aan te passen. Zo kun je vanuit Multi Commander afbeeldingen roteren en omzetten in een ander grafisch formaat zoals jpg, gif, bmp, png of tiff. Je kunt rechtstreeks alle metadata strippen zodat men bijvoorbeeld geen informatie meer leest over de locatie of het tijdstip waarop de foto’s zijn genomen.

Bij de videotools zit een scanner om na te gaan welke informatie er over de film bestaat op online archiefsites zoals IMDB en Rotten Tomatoes. En zelfs in de audiotools kun je de metadata aanpassen. Dat is handig wanneer een muziekbestand bijvoorbeeld foute informatie bevat over het album of de uitvoerder. En hier kun je ook een afspeellijst maken van een selectie audio.

©PXimport

Tip 10: Orde in de chaos

Zijn de namen van je bestanden en mappen een rommeltje van hoofdletters en kleine letters met en zonder spaties en underscores (laag liggende streepjes)? Bij de Tools onder Rename zitten de functies om orde in de chaos te scheppen en alles er consistent te laten uitzien. Je kunt bijvoorbeeld de underscores omzetten in spaties, of punten, of andersom. Het is ook mogelijk om de extensies van bestanden aan te passen of een bepaalde tekstcombinatie in de namen te wijzigen. Hou je helemaal niet van underscores, punten of koppeltekens in de namen van bestanden en mappen dan is er de functie Prettify die deze er deze map/bestandsnamen omzet in toegankelijker stijl.

©PXimport

Tip 11: Hernoemen

Om een heleboel bestanden in een map te hernoemen gebruik je via Extensions de opdracht MultiRename. Hiermee selecteer je een deel van de bestandsnaam, voeg je tekst of tekens toe en vervang je woorden door middel van regels die je zorgvuldig samenstelt. In hetzelfde venster kun je de bestandseigenschappen van de volledige selectie aanpassen. De nietszeggende namen van fotobestanden kun je hier laten vervangen door bijvoorbeeld de opnamedatum gevolgd door een nummer. Wanneer je meerdere keren dezelfde MultiRename-opdracht uitvoert, kun je die regels opslaan voor later gebruik.

©PXimport

Tip 12: Slimme zoekfuncties

Zoals verwacht is ook de zoekfunctie erg uitgebreid. Langs Extensions / Find Files open je de zoekfunctie die een eenvoudige en geavanceerde modus bevat. Wanneer een zoekopdracht teveel resultaten oplevert zonder dat je gevonden hebt wat je zoekt, kun je het huidige zoekresultaat rustig verder verfijnen. Terwijl je zoekt, slaat Multi Commander de resultaten in zijn cache op zodat je de volgende keer veel sneller bij het juiste bestand uitkomt. Dit is vooral handig wanneer je in een netwerk zoekt. De zoekfunctie werkt met jokertekens. Weet je bijvoorbeeld niet of het bestand zomer2018.jpg heet of zomer2017.jpg, dan laat je zoeken op zomer201?.jpg. Zoek je naar *.cpp, dan krijg je alle bestanden met deze extensie.

Je kunt meerdere zoektermen opgeven door ze te scheiden met spaties, maar is de spatie een essentieel deel van het zoekdoel dan plaats je alles tussen aanhalingsteken. Met New York zoek je naar bestanden die New of York in hun naam dragen, met “New York” vind je bestanden die genoemd zijn naar deze stad.

Om niet overspoeld te worden door resultaten kun je opgeven hoeveel subniveaus omlaag in de bestandshiërarchie deze tool moet zoeken. Ten slotte is het mogelijk om in de inhoud van bestanden te zoeken naar één of meerdere woorden. In dat geval typ je in het vak Match File Content de tekst die je in een bestand zoekt.

©PXimport

Tip 13: Extra applicaties

De applicaties die je tijdens de installatie van Ultimate File Manager hebt toegevoegd staan ook bovenaan bij de knoppen. In de Lite Versie zijn dat er dus drie. AIMP is een freeware-audioplayer die heel weinig geheugen gebruikt en die verschillende skins en visualisaties ondersteunt. De tool haalt de albumhoezen op en je kunt ook naar internetradio luisteren. Deze lichtgewicht player ondersteunt automatische volumecontrole en in het tabblad Sound Effects kun je bijvoorbeeld de stem uit songs weghalen, extra bas toevoegen, het tempo en de snelheid aanpassen.

WinMerge is een tool om mappen en bestanden te vergelijken. Heb je bijvoorbeeld dezelfde map op verschillende drives staan en wil je snel zien welke bestanden ontbreken of een andere wijzigingsdatum hebben, dan zal WinMerge dit aan het licht brengen. Aan de hand van het vergelijkingsresultaat beslis je dan of je de ontbrekende of gewijzigde bestanden naar links of rechts wilt kopiëren.

Notepad++ is dan weer een editor voor programmeurs om broncode aan te passen. De tool ondersteunt 50 programmeertalen. Dat betekent dat hij de syntaxis ervan herkent en in verschillende kleurtjes weergeeft.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).