11 handige tips voor OneDrive
De integratie met Windows en Office heeft van OneDrive een van de populairste cloudopslagdiensten van het moment gemaakt. Maar OneDrive verdient het ook, er is veel gratis opslag en je kunt het vanaf elk apparaat en elk platform gebruiken. Wij geven 11 handige tips voor OneDrive.
Tip 01: Cloudopslag
OneDrive is een service voor gratis online opslag van Microsoft. Het is vergelijkbaar met DropBox, Google Drive en Box, maar dan met één groot verschil: het zit standaard ingebakken in Windows 8 en 10 én Office 365. Grote kans dus dat je het al gebruikt of zonder verdere inspanningen kunt gaan gebruiken. De bestanden die je bewaart in OneDrive komen ergens in de wereld in een rekencentrum van Microsoft op een opslagsysteem te staan. Microsoft bewaart de bestanden voor je, maakt back-ups en beveiligt ze. Of de techreus dat goed doet is lastig na te gaan, maar tot zover zijn er geen grote datalekken of gegevensverliezen aan het licht gekomen. Een blik op https://uptime.com/live.com wijst bovendien uit dat OneDrive een prima beschikbaarheid en reactiesnelheid heeft.
©PXimport
Tip 02: Configureren
De configuratie van OneDrive begint bij het inloggen met je Microsoft-account. Typ eerst het bijbehorende e-mailadres en daarna het wachtwoord. OneDrive geeft aan waar het zijn eigen map op je computer zal onderbrengen. Je kunt deze locatie aanpassen, maar als je de standaardoptie goed genoeg vindt, klik dan op Volgende. Hierna kun je de mappen kiezen die OneDrive gaat synchroniseren tussen de computer en de cloud. Wil je alle bestanden en mappen synchroniseren, klik dan opnieuw op Volgende. Hoeven niet alle mappen en bestanden die bij OneDrive in de cloud staan ook op de pc te staan, haal dan het vinkje weg bij alle mappen die je niet wilt synchroniseren en klik daarna op Volgende. De installatie is klaar. Klik op Mijn OneDrive-map openen om de lokale versie van de online opslag van OneDrive te bekijken.
©PXimport
OneDrive zit standaard in Windows 8 en 10, voor 7 kun je de software downloaden
-
OneDrive op Windows 7
Gebruik je een oudere versie van Windows, bijvoorbeeld het nog altijd zeer populaire Windows 7? Ook dan kun je OneDrive gebruiken, alleen dien je in dat geval de bijhorende software zelf te installeren. Ga naar https://onedrive.live.com en maak daar, als je nog geen account hebt, er eerst eentje aan via Gratis registreren. Heb je dat gedaan, klik dan op Downloaden of, wanneer je al bent ingelogd, op OneDrive-apps downloaden. Download OneDriveSetup.exe en dubbelklik erop om de installatie te starten. Aan het einde van de installatie kun je OneDrive configureren. Dat werkt op alle Windows-versies hetzelfde (zie Tip 02: Configureren).
©PXimport
Tip 03: Synchronisatie
Synchronisatie betekent dat OneDrive de bestanden en mappen in de cloud zo eenvoudig mogelijk toegankelijk maakt op elk apparaat waarop OneDrive-software actief is. Dat kan een Windows-pc zijn, maar ook een Mac, tablet of smartphone. Op apparaten met eigen opslag, zoals pc en Mac, wordt een kopie van de opslag in de cloud gemaakt. Dezelfde mappen en bestanden die online staan, staan dus ook op de pc of Mac, klaar om te openen via Windows Verkenner of Mac Finder. Op apparaten zonder eigen opslag, zoals smartphones en tablets, komt geen kopie van de cloud te staan. Wel kun je met de app eenvoudig door de online mappen en bestanden browsen. Open je een bestand dat in de OneDrive-map op de pc of Mac staat en breng je veranderingen aan, dan wordt de gewijzigde versie naar de cloud geüpload en van daaruit gesynchroniseerd met alle andere apparaten waarop je OneDrive gebruikt.
Tip 04: Ruimte besparen
In Windows 10 heeft OneDrive sinds kort een nieuwe functie: Bestanden op aanvraag. Met Bestanden op aanvraag zie je wel alle bestanden op de computer die ook in de cloud staan, maar slechts een deel ervan is ook echt op de computer gedownload. De andere worden pas gedownload als je ze opent. Zo kun je schijfruimte besparen. Dat is vooral handig bij apparaten met een kleinere opslagcapaciteit, zoals notebooks of apparaten die je maar af en toe gebruikt. Om Bestanden op aanvraag te configureren, klik je met de rechtermuisknop op het OneDrive-pictogram naast de Windows-klok. Kies Instellingen / Instellingen / Bestanden op aanvraag en schakel Ruimte besparen door alleen de bestanden te downloaden die u gebruikt in. Bevestig met OK.
©PXimport
Tip 05: Aanvraagstatus
Als je de Bestanden op aanvraag-functie gebruikt, bepaalt OneDrive op basis van jouw gebruik welke bestanden lokaal worden opgeslagen en voor welke het goed genoeg is om stand-by te staan in de cloud. Om te zien hoe OneDrive jouw bestanden synchroniseert, klik je met de rechtermuisknop op het OneDrive-pictogram naast de klok in de Taakbalk en kies je Uw OneDrive-map openen. Kies Beeld / Indeling / Details. In de Verkenner zie je nu de kolom Details. Bij elk bestand of map zie je hier de synchronisatiestatus. Een wit vinkje in een groene cirkel geeft aan dat het bestand is gedownload en op de pc staat, een groen vinkje in een witte cirkel geeft aan dat het bestand is gedownload op basis van gebruik, terwijl een blauw wolkje aangeeft dat het alleen in de cloud staat.
©PXimport
Tip 06: Aanvraag aanpassen
Ben je niet helemaal gelukkig met de keuze van OneDrive om bepaalde mappen en bestanden wel of niet lokaal te bewaren, of ga je een tijdje offline en wil je gewoon over een of meer bestanden kunnen beschikken, dan kun je zelf de synchronisatie van elk bestand of map bepalen. Start de Verkenner en klik op de OneDrive-map. Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat je ook offline wilt kunnen gebruiken. Kies vervolgens Altijd behouden op dit apparaat. Het bestand wordt gesynchroniseerd en krijgt als status de massief groene cirkel met het witte vinkje. Heb je een bestand juist niet nodig op de pc en is het genoeg als het alleen online staat, kies dan Ruimte vrijmaken. Het item krijgt nu als status het blauwe wolkje, ten teken dat het alleen online beschikbaar is. Als tussenvorm is er nog de status Lokaal beschikbaar: daarbij is het bestand al wel in de lokale OneDrive-map opgeslagen, maar nog niet gesynchroniseerd met de online opslag en alle andere apparaten.
©PXimport
Rare eigenschappen
De nieuwe OneDrive-functie om bestanden pas op aanvraag te downloaden, leidt tot de rare situatie dat een bestand meerdere MB’s of GB’s groot kan zijn en toch geen ruimte op de schijf inneemt. Dat is een logisch gevolg van bestanden die alleen in de cloud staan en niet lokaal op de schijf. Om het te zien, klik je met de rechtermuisknop op een bestand dat alleen online beschikbaar is en kies je Eigenschappen. Op het tabblad Algemeen zie je dan dat het bestand wel een bepaalde grootte heeft, maar toch 0 bytes inneemt op de harde schijf.
Tip 07: iOS en Android
©PXimport
Zoals elke cloudopslagservice biedt ook Microsoft in het geval van OneDrive-apps aan voor iOS en Android. Je kunt ze gratis downloaden uit de appstores en installeren. De eerste keer dat je de app opstart, log je in met het Microsoft-account en bijbehorende wachtwoord. Zo verbind je de smartphone of tablet met de OneDrive-cloud en kun je binnen de app ook de bestanden en mappen zien. Wil je de foto’s die je met je mobiele apparaat maakt automatisch uploaden naar de map Afbeeldingen\Camera-album? Kies dan voor Ik / Instellingen / Camera-upload en schakel hier de functie Camera-upload in. Als extra opties kun je nog aangeven of je alleen via wifi of ook via mobiel internet wilt uploaden, in het laatste geval schakel je Mobiel netwerk gebruiken in. Verder kun je aangeven of video’s ook geüpload moeten worden en of het uploaden ook in de achtergrond mag gebeuren. Dit laatste is handig: video’s uploaden via het mobiele netwerk is alleen aan te bevelen als je voldoende ruimte in de databundel hebt.
Meer opslag nodig
Gebruik je OneDrive met een gratis account of als gebruiker van Windows 10, dan krijg je van Microsoft 5GB opslag gratis. Heb je meer nodig, dan kun je dat bijkopen. Kijk eerst of je geen opslagcapaciteit kunt vrijmaken door bestanden te verwijderen of elders op te slaan. Klik met de rechtermuisknop op het OneDrive-pictogram en kies Online weergeven. Klik linksonder op de regel met de hoeveelheid opslag die je gebruikt. Je komt nu in het onderdeel Opslag beheren. Klik op Apparaatback-ups, mogelijk kun je er daar een paar van verwijderen. Ga dan naar OneDrive en kies bovenin bij Sorteren voor Gewijzigd / Oplopend en ernaast voor Lijst. Je ziet nu hoe oud bepaalde mappen en documenten zijn. Kunnen de oudste misschien weg? Heb je toch meer opslag nodig, dan kost 50 GB 2 euro per maand. Vaak is het dan goedkoper om met het gezin een abonnement op Office 365 Home te nemen. Dat kost namelijk 10 euro per maand, maar geeft vijf gebruikers allemaal het recht Office te gebruiken én 1 TB opslagcapaciteit per persoon.
Probeer voor je extra opslagcapaciteit koopt, de huidige eens goed op te schonen
-
Tip 08: Oudere versies
Een voordeel van OneDrive ten opzichte van eigen opslag is versiegeschiedenis. Van steeds meer soorten bestanden bewaart het automatisch alle vorige versies, zonder dat je er iets van merkt. Dat geldt voor alle Office-documenten, maar ook voor pdf’s, CAD-bestanden, foto’s en nog veel meer. Je hoeft je dus niet druk te maken om een foute bewerking, je zet gewoon een vorige versie terug. Ga eerst naar de online versie van OneDrive door met de rechtermuisknop op het OneDrive-pictogram in de Taakbalk te klikken en voor Online weergeven te kiezen. Klik dan met de rechtermuisknop op een document waar je in de loop der tijd meerdere keren veranderingen in hebt aangebracht en kies Versiegeschiedenis. Als het een Office-bestand is, wordt het nu geopend in Word of Excel Online. In de linkerkantlijn zie je de datum en tijd van de huidige versie. Eronder zie je alle oudere versies. Wil je zo’n versie zien, klik er dan op. Is het de versie die je wilt herstellen, klik dan op Herstellen. Wil je niet dat de oudere versie de huidige vervangt, maar wil je die wel apart openen, klik dan op Downloaden. Wil je niet herstellen en ook niet downloaden, klik dan gewoon weer op de laatste versie of sluit het tabblad van de browser.
©PXimport
Tip 09: Delen
OneDrive is natuurlijk je eigen persoonlijke opslag, maar je kunt er ook heel eenvoudig bestanden delen. Selecteer in de online versie van OneDrive een bestand en klik in de regel erachter op het pictogram van het bakje met de eruit springende pijl. Als je dat niet ziet, houd dan even de muisaanwijzer op de regel. Je kunt nu delen door op Koppeling ophalen te klikken, dan krijg je een url die je kunt kopiëren en aan iemand doorsturen. Maar je kunt ook rechtstreeks via e-mail delen door op E-mail te klikken. Klik je op Meer, dan zie je de optie om te delen via sociale netwerken als Twitter, Facebook, LinkedIn en Sina Weibo. Bij de koppeling staat standaard Bewerken toestaan aan, maar als je wilt dat iemand het document alleen maar kan bekijken, haal dan dat vinkje weg. Wil je bovendien dat de ander slechts tijdelijk toegang krijgt tot het gedeelde bestand, dan kun je op Verloopdatum instellen klikken en een uiterste datum instellen.
©PXimport
Tip 10: Documenten bewerken
Een belangrijk onderdeel van OneDrive zijn de applicaties die Microsoft er aanbiedt. De belangrijkste hiervan zijn de Office-apps, de online versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Deze kun je gebruiken om Office-documenten op OneDrive te bewerken. Je selecteert een document op OneDrive en kiest Openen / Openen in Word Online. Heb je een volledige versie van Word op je pc staan, dan kun je ook kiezen voor Openen in Word. Hetzelfde geldt voor Excel, PowerPoint en OneNote-documenten. OneNote is wel net even anders dan de rest, want dit programma kent niet echt documenten. Wanneer je OneDrive gebruikt, worden de notitieblokken van OneNote automatisch gesynchroniseerd tussen de apparaten waarop je OneNote gebruikt, met de online OneNote in het midden. Die kun je dus ook altijd gebruiken.
©PXimport
Tip 11: Zoekfunctie
Linksboven in de hoek van het browservenster, direct onder de aanduiding OneDrive, vind je het zoekvenster. Deze functie zit een beetje verstopt, maar is toch heel handig. Hier kun je in en door alle bestanden op OneDrive zoeken. Bovendien wordt de zoekgeschiedenis bewaard, dus zoekopdrachten kun je eenvoudig herhalen. Tik in het vak Alles zoeken en typ er de zoektermen of een bestandsnaam. Je hoeft nergens op te drukken of klikken, de zoekfunctie laat meteen zien wat er aan jouw zoekopdracht voldoet. Wil je de zoekresultaten nauwkeuriger bekijken, klik dan op Meer resultaten zien om een handig overzicht te krijgen van alles wat aan de zoekopdracht voldoet.
©PXimport