Sinds vorig jaar kun je in Nederland gebruikmaken van 5G, de opvolger van 4G. 5G is veel meer dan iets sneller internet op je smartphone. Het nieuwe mobiele netwerk speelt een belangrijke rol bij de digitale ontwikkeling van auto’s, fabrieken, de gezondheidszorg en zelfs hele steden. We zetten de Nederlandse experimenten en toekomstverwachtingen op een rij.

De 3,5GHz- en 26GHz-frequenties moeten nog landelijk beschikbaar komen. Met name de 3,5GHz-frequentie is op korte termijn essentieel voor de toekomst van 5G. Bedrijven en overheidsinstanties experimenteren al ruim een jaar met de frequentieruimte op specifieke locaties, van proefsnelwegen en een haven tot de Johan Cruijff Arena. Lang niet al die experimenten verliepen of verlopen volgens plan.

©PXimport

Moeizame start

Een deel van de Nederlanders staat namelijk wantrouwend tegenover 5G en de coronapandemie zette een streep door meerdere ambitieuze 5G-proeven. Zo hadden KPN, de gemeente Amsterdam en de Johan Cruijff Arena het plan om het voetbalstadion in de zomer van 2020 aan te prijzen als een van de eerste Nederlandse locaties met 5G-internet. Dat zou direct goede reclame opleveren, omdat het stadion het toneel zou vormen van het EK Voetbal. Gezondheidszorgen van omwonenden resulteerden echter in uitstel van een 5G-test rond het stadion en een andere test ging niet door omdat het EK Voetbal een jaar is uitgesteld. Inmiddels dekken de 5G-netwerken van de drie grote providers bijna heel Nederland, maar zijn de snelheden nog nauwelijks hoger dan van 4G. Hoewel dat voor consumenten geen probleem is (4G is immers al erg snel), wachten andere ontwikkelingen wél op een beter 5G-netwerk.

©PXimport

5G als wifi-vervanger?

Een van die ontwikkelingen is 5G als vervanger van je wifi-netwerk. Niets revolutionairs, want 4G is al een paar jaar stabiel en snel genoeg om via een speciale router als wifi-verbinding te functioneren. Deze oplossing is vooral bedoeld voor huishoudens in rurale gebieden, met een matige of zelfs geen bedrade internetverbinding. Zoals gezegd is het 5G-netwerk op dit moment nog nauwelijks sneller dan 4G, en de dekking is slechts iets beter. Hogere up- en downloadsnelheden worden mogelijk als de 3,5GHz-frequentie beschikbaar komt en dat zal niet voor eind 2022 gebeuren.

Providers als KPN geven in hun strategieën aan 5G te zien als een alternatief voor de vaste internetverbinding, met name in buitengebieden, maar op termijn ook in stedelijke omgevingen waar de bedrade internetverbindingen tegen hun grenzen aanlopen. Al proberen de providers, inclusief KPN, dat laatste juist te voorkomen door op grote schaal te verglazen. Sinds 2020 worden er aanzienlijk meer woonwijken opengebroken om nieuwe of betere glasvezelverbindingen te leggen. Veel consumenten hebben op dit moment of binnenkort toegang tot een internetverbinding met een downloadsnelheid van 1 gigabit (1.000 megabit) per seconde en een uploadsnelheid tussen de 100 en 1.000 megabit per seconde. 5G komt op dit moment niet verder dan 150 megabit per seconde (download) en 70 megabit per seconde (upload). Tegen de tijd dat 5G een waardig alternatief is voor vast internet, heeft een nog veel groter deel van Nederland toegang tot het snellere en stabiele glasvezelnetwerk.

Opereren op afstand

Sneller mobiel internet in je appartement of boshuisje is leuk, maar 5G staat vooral voor andere, belangrijkere, technologische vernieuwingen. Die zien we onder andere in de medische wereld. De (inter)nationale gezondheidszorg experimenteert al jaren met 5G, met interessante conclusies en veelbelovende vooruitzichten. Zo zijn er (na geslaagde tests) plannen om ambulances te voorzien van een 5G-verbinding, zodat de spoedeisende hulp in het ziekenhuis live mee kan kijken met de patiënt tijdens de ambulancerit. Opereren op afstand wordt dankzij 5G ook mogelijk. Experimenten op dierlijke kadavers vinden al een paar jaar plaats, via robots die op kilometers afstand bediend worden door medici. Dit werkt prima dankzij de hoge bandbreedte en de minimale reactietijd van het 5G-netwerk, maar de operatiemethode is nog niet goed genoeg bevonden voor menselijke operaties. Vermoedelijk komt hier binnen een paar jaar verandering in. De technische voordelen van 5G zijn ook handig voor het opvragen van scanresultaten van bijvoorbeeld CT, MRI en PET. Dat vergt veel internetcapaciteit en -snelheid, en kan daarom een paar uur duren. Telecomproviders verwachten dat een ziekenhuis met een 5G-verbinding een scan sneller kan verwerken en de patiënt al na een kopje koffie de uitslag kan geven.

©PXimport

Drones

Een andere interessante vernieuwing zijn drones die als medisch spoedtransport naar de plek des onheils kunnen dienen. Zo’n drone kan bijvoorbeeld een bepaald medicijn of zak bloed afleveren om de overlevingskansen van het slachtoffer te vergroten op weg naar het ziekenhuis. Ziekenhuizen, bloedbank Sanquin en partners als PostNL en de ANWB testen zulke drones al in Nederland via het KPN-netwerk.

Het 5G-netwerk stelt zorgverleners ook in staat om op afstand nauwkeuriger bij te houden hoe het met thuiswonende patiënten gaat. Een proef van zorgverleners met wearables die de bloeddruk, hartslag en het zuurstofgehalte van hart- en longpatiënten registreren, is positief ontvangen. Medici kregen meer informatie onder ogen en merkten afwijkingen sneller op, waardoor patiënten sneller en meer op maat behandeld konden worden.

©PXimport

Slimme fabrieken

Het bedrijfsleven experimenteert ook met 5G, in Nederland voornamelijk via testlicenties op de 3,5GHz-frequentie. Hierbij gebruikt een fabriek een lokaal 5G-netwerk. In Noord-Groningen gaan samenwerkende partijen apparatuur in het productieproces van een chemische fabriek voorzien van sensoren. Die sensoren werken via een 5G-verbinding en sturen continu informatie over de staat van de apparatuur naar een computer. Als er iets stuk dreigt te gaan, ziet de medewerker wat het probleem is en kan er sneller actie ondernomen worden. De medewerker krijgt een helm met schermpje dat via een 5G-verbinding de belangrijkste informatie toont en hoeft daarom geen tablet meer mee. Zo kan hij/zij met twee handen werken. Bedrijven willen 5G ook gebruiken om robots nauwkeuriger te laten werken en scheepscontainers altijd en overal te kunnen volgen.

Zelfrijdende auto’s

Wie aan een slimme samenleving denkt, denkt waarschijnlijk ook aan zelfrijdende auto’s. 5G speelt inderdaad een belangrijke rol bij de volwassenwording van de zelfrijdende auto. Automakers, overheden en telecomproviders experimenteren al een paar jaar met zelfrijdende auto’s via een 4G-netwerk, maar met name om de pijnpunten van de 4G-verbinding te kunnen onderzoeken. Zelfrijdende auto’s hebben een uiterst betrouwbare internetverbinding nodig met een minimale reactietijd en hoge up- en downloadsnelheden om de zelfrijdende software aan te sturen. 4G kan hier niet aan voldoen en 5G lijkt de pijnpunten weg te kunnen nemen. Althans, op termijn. Het huidige 5G-netwerk is niet geschikt, omdat het nauwelijks beter is dan 4G. De beschikbaarheid van de o zo belangrijke 3,5GHz-frequentie eind 2022 verandert de situatie wezenlijk, maar we verwachten niet dat een paar maanden later plots overal zelfrijdende auto’s rondrijden. Autofabrikanten hebben nog veel testwerk te doen, overheden (ook die van Nederland) werken nog aan aangepaste wet- en regelgeving, verzekeraars moeten zich nog buigen over de vraag wie er aansprakelijk is als een zelfrijdende auto een ongeluk veroorzaakt en zo zijn er nog veel meer knelpunten. De verkoopprijs van de auto hoort daar ook bij: vermoedelijk worden dergelijke auto’s vanwege hun vele camera’s, sensoren en slimme software dusdanig duur dat het sowieso nog jaren gaat duren voordat ze interessant worden voor het grote publiek.

De slimme stad

Zelfrijdende auto’s laten – denken wij – dus nog wel even op zich wachten, maar onze steden en dorpen worden al sneller slimmer. Dat komt zeker niet alleen door 5G, maar 5G lijkt wel het netwerk te worden dat alle slimme objecten met elkaar verbindt. Natuurlijk als het eerder besproken, snelle mobiele netwerk voor consumenten, maar ook op veel grotere schaal.

Bedrijven en gemeenten willen de komende jaren objecten in steden en dorpen vervangen of slimmer maken met sensoren en een internetverbinding. Via 5G, inderdaad. Aan experimenten en ideeën geen gebrek. De populaire uitgaansstraat Stratumseind in Eindhoven is na jaren met relatief veel incidenten volgehangen met slimme geurmachines, straatverlichting, geluidsmeters, weersensoren en camera’s. Door deze apparatuur te laten samenwerken kan de gemeente op afstand beter aan ‘crowd control’ doen; de menigte in kaart brengen en sturen. Er zijn ook plannen om stoplichten en voertuigen van hulpdiensten uit te rusten met sensoren. Komt er een ambulance met spoed aanrijden, dan weet het stoplicht dat hij even op groen moet en blijven de andere stoplichten op rood. Dit moet de verkeerssituatie voorspelbaarder en veiliger maken. Bij een slimme stad kun je ook denken aan lantaarnpalen die efficiënter branden, vuilniscontainers die de gemeentedienst een seintje sturen als ze bijna vol zijn en geavanceerdere (beveiligings)camera’s en sensoren die de drukte in winkelstraten meten.

Landbouw van de toekomst

De (inter)nationale landbouw verbetert zichzelf ook continu, wat deels te danken is aan technologische ontwikkelingen. 5G is daar een van. Telecomproviders, boerenbedrijven en partners testen al een paar jaar hoe 5G de boer kan helpen om zijn land beter in de gaten te houden en beter te benutten. Precisielandbouw is een veelgebruikte term, onder andere door KPN. De provider schrijft in een strategierapport dat 5G via de nu al beschikbare 700MHz-band een uptime van 99,999 procent en nauwelijks vertraging zou moeten bieden. Een boer kan een drone gebruiken om zijn land in kaart te brengen, bijvoorbeeld om afwijkend gedrag van een drachtige koe of ziek schaap te registreren. Of om gewassen te fotograferen en filmen voor inspectiedoeleinden. Een van die doelen is het nauwkeurig inzetten van gewasbeschermingsmiddelen, zodat de boer minder gif over zijn aardappelen en groenten hoeft te spuiten. Drones werken ook via een 4G-verbinding, maar via 5G is de vertragingstijd aanzienlijk kleiner. Boeren doen ook tests met energiezuinige sensoren in de halsbanden van hun vee om hun gezondheid beter te kunnen monitoren. Dergelijke sensoren bestaan al jaren, maar profiteren dankzij de 5G-verbinding van een langere accuduur en stabielere internetverbinding.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).