Benut je Google-account maximaal: zo haal alles uit je apps

Het is lang niet altijd nodig om fysieke kantoorsoftware op je computer te installeren. Microsoft en Google bieden namelijk binnen de webmailomgeving ook de mogelijkheid om in de browser gebruik te maken van geavanceerde tekstverwerkers, spreadsheets en presentatiesoftware. Bij Microsoft is dat gratis voor Outlook.com- en Hotmail.com-gebruikers en bij Google heeft iedereen met een Gmail- of Google-account toegang tot de online software van de laatstgenoemde techgigant: Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Vids, voor het maken van geavanceerde video’s.

Voordat je aan de slag gaat met Workspace, is het belangrijk dat je snapt wat Google Workspace precies biedt en waarom het anders is dan losse apps zoals Gmail, de kantoor-apps of Google Drive. Workspace is een complete online werkplek met e-mail, agenda, chat, videobellen, opslag en documentbewerking in de browser, aangevuld met geavanceerde beheertools. In de praktijk betekent dit dat je op elke computer of tablet met een browser kunt inloggen, zonder software te hoeven installeren, en toch aan dezelfde documenten kunt werken als je collega’s, familie of vrienden. Met je gewone Google-account heb je alleen toegang tot de kantoorapplicaties, maar niet tot een videobelmogelijkheid die je afzonderlijk kunt gebruiken.

Als je Google Workspace wilt gaan proberen, moet je je eerst afzonderlijk aanmelden. Je gaat daarvoor eerst naar de portal https://workspace.google.com en logt daar in met een bestaand Google-account. Het is niet mogelijk om op deze plek ook een nieuw Google-account aan te maken, daarvoor moet je eerst naar www.google.com.

Eenmaal in de aanmeldprocedure van Workspace wordt er gevraagd naar een (eventuele) bedrijfsnaam, het aantal gebruikers dat je wilt toevoegen en de regio waar je je bevindt. Net als voor de Office-omgeving van Microsoft, betaal je voor Google Workspace een bedrag van enkele euro’s per gebruiker per maand. Wij kiezen in ons geval voor het Starter-abonnement en daar kost het abonnement voor drie maanden 5,67 euro per maand, maar dit betreft wel een tijdelijke aanbieding die wellicht na het verschijnen van dit artikel is verlopen.

In de volgende stap moet je een domein aanvragen, zodat je de Workspace verder kunt personaliseren. Hierdoor wordt het bijvoorbeeld makkelijker om toegang te krijgen tot de Workspace-omgeving via een eigen domein, bijvoorbeeld marksworkspace.com. Je kunt ook een bestaand domein koppelen aan het Workspace-account, maar dat vereist wat meer handelingen die niet in dit artikel worden behandeld. Bij Google kun je kiezen uit .com-, .net-, .org-domeinen, maar uiteraard ook een .nl- of .be-domein. Die laatste twee kosten – op het moment van schrijven – zo’n 8 euro per jaar. Bij de registratie moet je de adresgegevens van je hoofdadres en je (mobiele) telefoonnummer invoeren; dat is nodig voor de registratie van het domein; dat mag niet anoniem.

Heb je alles stap voor stap doorlopen? Dan is je Workspace opgezet en kun je inloggen. Je werkt dan altijd met het eerder aangemaakte of gekoppelde domein en je gebruikersnaam als inlogadres, bijvoorbeeld mark@marksworkspace.com; je logt dus niet in met je ‘gewone’ Google-account. Een goede basisinrichting van je Google Workspace-omgeving voorkomt later chaos in e-mail en bestanden. Start met het inrichten van Google Drive (https://drive.google.com) en maak eerst een logische mapstructuur, bijvoorbeeld per project. Deze stappen zijn gelijk voor de Google Workspace als de persoonlijke Google Drive-accounts. Klik hiervoor links op Mijn Drive, kies Nieuwe map en maak stap voor stap de hoofdmappen aan. Importeren van bestaande bestanden doe je daarna gericht: open Drive, klik op Nieuw / Bestanden uploaden, selecteer je Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden en laat ze uploaden. Nadat ze zijn geüpload, kun je direct openen in het betreffende Google-alternatief Documenten, Spreadsheets of Presentaties. Sommige bestanden worden met het openen nog even geconverteerd, als dat nodig blijkt.

In Google Workspace kun je de communicatie met anderen beter organiseren dan via de losse apps van Google. Je kunt de Gmail-app en Kalender koppelen aan de Meet- en Chat-apps van Workspace. In Gmail voorkom je e-mailchaos door eerst labels en filters in te richten: klik op het tandwiel-pictogram, ga naar Alle instellingen bekijken en gebruik bijvoorbeeld het tabblad Filters en geblokkeerde adressen om facturen automatisch van een label te voorzien of nieuwsbrieven te archiveren.

In Agenda plan je afspraken en vergaderingen door op de gewenste dag te klikken en via de optie Google Meet-videovergadering een online vergadering te plannen, waarna je ook anderen kunt uitnodigen.

Tijdens de vergadering deel je vervolgens een document of presentatie uit Drive, zonder bijlagen heen en weer te mailen. Zo ontstaat er een werkritme waarin e-mail, agenda, video en chat bij elkaar horen en komt het steeds minder voor dat je losse bestanden naar mensen mailt.

Als je met meerdere mensen samenwerkt aan documenten, is het belangrijk dat iedereen de nieuwste versie heeft. In Google Docs en Google Drive zorg je ervoor dat alles synchroon loopt, zodat je van losse versies op je schijf af bent. Open Drive, ga naar de juiste projectmap en maak via Nieuw / Google Document een nieuw document aan. Geef het een duidelijke naam bovenaan het document, bijvoorbeeld ‘Project X – Notulen’ of ‘Offerte klant Y’, zodat het in zoekresultaten herkenbaar blijft. Nodig collega’s uit via Delen (rechtsboven) en kies voor Reageerder of Bewerker bij Algemene toegang , afhankelijk van of iemand mag meeschrijven of alleen reacties mag plaatsen, en voeg een korte toelichting toe. Tijdens het samenwerken zie je de cursor van anderen live bewegen; opmerkingen plaats je via Invoegen / Opmerkingen, waarna je elkaar kunt taggen met een apenstaartje en naam.

Wil je een complete versie van een document terugzetten, dan gebruik je Bestand / Versiegeschiedenis bekijken om eerdere versies terug te zoeken, te vergelijken en eventueel terug te zetten. Bij voorkeur bewaar je grote, gedeelde documenten altijd in een gedeelde Drive in plaats van in je persoonlijke Mijn Drive. Stel dat je samenwerkt met een clubje mensen in een vereniging, maar jij verlaat die vereniging, dan kunnen mensen niet meer bij je documenten als je uit de Workspace wordt verwijderd of zelf besluit om bepaalde documenten niet meer te delen.

Met Google Formulieren bouw je formulieren voor bijvoorbeeld enquêtes, prijsvragen en andere zaken waarbij je gegevens van anderen nodig hebt. In Workspace is Google Formulieren geheel geïntegreerd, maar ook met een normaal Google-account heb je toegang tot Formulieren. Je vindt het niet in het menu met de apps; je kunt het alleen openen door https://forms.google.com in te typen in de adresbalk van je browser. Je maakt een formulier, of kiest er eentje uit de vele sjablonen. Via de knop Publiceren, rechtsboven, zet je de enquête live en deel je de link met personen die hem mogen invullen.

Met een Workspace-account kun je de boel flink uitbreiden en automatiseren. In Documenten, Spreadsheets of Presentaties maak je eerst een document, spreadsheet of presentatie zoals je die standaard wilt gebruiken. Sla deze in Google Drive op in een centrale map. Wie een stap verder wil gaan, kan met Apps Script processen automatiseren, bijvoorbeeld het genereren van standaardrapportages vanuit Spreadsheets of het automatisch versturen van herinneringsmails op basis van formulierantwoorden in Formulieren. Ook zonder programmeren haal je winst uit de zoekfunctie in Drive: gebruik het zoekveld bovenin Drive, klik op het filter-pictogram en zoek gericht op bestandstype, eigenaar, wijzigingsdatum of woorden in het document.

Als je steeds meer doet met Google Workspace, worden beheer en veiligheid belangrijker om alles soepel en veilig te houden. Spreek – als je met meerdere mensen samenwerkt – heldere regels af over delen: deel bij voorkeur complete mappen of gedeelde Drives met projectteams, in plaats van losse bestanden naar persoonlijke adressen te sturen. Houd gevoelige informatie binnen de organisatie door in het deelvenster bewust te kiezen voor Beperkt en specifieke e-mailadressen toe te voegen, en gebruik tijdelijke toegang als iemand slechts kort hoeft mee te kijken. Zorg daarnaast voor back-ups door kritieke documenten regelmatig als pdf of Office-bestand te exporteren, of door gebruik te maken van aanvullende back-updiensten. In het beheerdeel van Workspace kan een administrator bijvoorbeeld tweestapsverificatie afdwingen, mobiele apparaten beheren en bewaartermijnen voor e-mail en bestanden instellen. Verder is onderhoud ook gewoon opruimen: ga periodiek je gedeelde Drives en grote mappen langs, verwijder verouderde bestanden en archiveer afgeronde projecten in een aparte archiefmap.

In dit artikel bekijken we globaal de verschillen tussen de betaalde Google Workspace en de gewone, gratis apps die je al bij een normaal Google-account hebt. Qua basisfunctionaliteit ontlopen de apps elkaar nauwelijks, maar bij Google Workspace draait het vooral om beheer: gebruikers toevoegen en verwijderen, licenties aanpassen en een betere integratie tussen de verschillende apps. Wie met de gratis versies van Google-apps in combinatie met Gmail wil werken, kan prima uit de voeten. Een volledig werkende Workspace is eigenlijk voornamelijk interessant voor kleine tot middelgrote bedrijven en eventueel verenigingen, al zijn de maandelijkse kosten voor die laatste groep misschien een drempel.