Na avonturen met open versus gesloten standaarden, het aan de kaak stellen van de onveilige OV-chipkaart en een actie tegen informatielekkende websites (Lektober), richt onderzoeksjournalist en tech-nerd Brenno zijn blik nu op digitaal Nederland en de politiek.

Dit is Brenno

Journalist van het Jaar 2011. Vriend van knuffelhackers. Vijand van lekken. Gesel van overheidsorganen. Afdwinger van openbare debatten over complexe, vaak technische kwesties. Brenno de Winter is zélf een fenomeen in de woelige webwereld van security, privacy, digitale grondrechten en politiek. De 43-jarige ex-developer pleit mede als 'serial-Wobber' voor een open overheid. Vóór de burger en de digitale toekomst. "We leven in een informatiemaatschappij en daar moeten we wat mee."

Nederland loopt toch voorop met digitalisering en de overheid streeft naar de positie van kennisland?

"Wij lopen wel voorop met digitalisering, we doen veel dingen best goed. Alleen gaan we ook in de minder goede ontwikkelingen wat harder dan andere landen. Kijk maar naar wat het Openbaar Ministerie wil en doet in de strijd tegen cybercrime. Daar wordt geen openlijk debat over gevoerd."

Ben je bang voor geheime en ondoorgrondelijke waarschuwingsrichtlijnen (bijvoorbeeld no-fly-lijsten) tegen bepaalde personen? Zoals jij zelf vorig jaar bij overheidsorganisaties op een 'zwarte lijst' bent gekomen?

"Ja, hoewel dat laatste wel één van de meest extreme voorbeelden is. Maar kijk ook simpel naar Wob-verzoeken [Wet openbaarheid bestuur - red.]; het is onvoorstelbaar hoeveel moeite burgers moeten doen om gewoon de wettelijk verplichte openheid van onze eigen overheid te krijgen."

Wat is hierbij volgens jou het grondprobleem?

"Mijn grote zorg is dat bij herhaling is gebleken dat de Tweede Kamer niet bij machte is om sturing te geven aan 'digitaal Nederland', aan onze informatiesamenleving."

Wie is dan wel bij machte om te sturen?

"Nou, deels de commercie, waarbij de politiek dan een ondergeschikte rol speelt. Zie bijvoorbeeld handelsverdragen zoals TTIP en eerder al het uiteindelijk tegengehouden ACTA. Daar spelen commerciële belangen de boventoon en komen die verdragen boven onze eigen regels te staan." [TTIP staat voor Transatlantic Trade & Investment Partnership, het is een handelsovereenkomst tussen de EU en de VS, ACTA staat voor Anti-Counterfeiting Trade Agreement en is een handelsovereenkomst ter bestrijding van namaak - red.]

"Bovendien wordt de rol van de Tweede Kamer gemarginaliseerd. Bevoegdheden gaan deels naar gemeenten en deels naar Brussel."

Is dat dan een verkeerde zaak? Meer lokale macht betekent toch ook meer lokale invloed? En Brussel maakt zich toch ook hard voor de informatiemaatschappij? Dáár is immers de omstreden bewaarplicht laatst gesneuveld.

"Ja, de Europese rechter heeft de bewaarplicht afgewezen. Maar vergeet niet dat de dataretentie eerst vanuit Brussel is gekómen. Vervolgens is het wel realiteit geworden en toen na jaren van aanvechten pas door de rechtbank illegaal verklaard. Het had eigenlijk niet eens zo ver mogen komen."

"Los daarvan zorgt de marginalisering van de Tweede Kamer ervoor dat veel regie op nationaal niveau en daarmee Nederlandse identiteit verloren gaan. Alles wordt veel minder centraal geregeld. En dat raakt dus alles! Want digitalisering is de kern van deze samenleving. Je moet dan wel bestuurders hebben die daar goed mee om kunnen gaan. Maar als het digitaal wordt, is onze overheid niet goed onderlegd."

Daar wordt toch aan gewerkt? Zie onder meer de onderzoekscommissie onder leiding van Ton Elias die het mislopen van ICT-projecten bij de overheid heeft doorgelicht.

"Juist dat onderzoek toont aan dat de Tweede Kamer niet serieus acteert. De belangrijkste conclusie uit dat onderzoek heeft Elias wel gezien, maar daar is verder helemaal niets mee gedaan. Namelijk dat de overheid de eigen informatievoorziening niet op orde heeft, waardoor het mislopen van ICT-projecten heel slecht zichtbaar is. Daar is de commissie zelf ook tegen aangelopen."

"Vervolgens moeten er na die belangrijkste conclusie de aanbevelingen komen. Maar die zijn er niet. Helemaal niets! Men vertrouwt erop dat het wel goed komt. Ook de CIO [Chief Information Officer - red.] van de Nederlandse overheid. Het probleem wordt aan alle kanten geconstateerd en ook erkend. Maar er wordt niets concreets aan gedaan."

Waarom dan niet?

"De Tweede Kamer zegt zelf in het rapport Elias dat het ze niet interesseert en dat ze er niet deskundig in zijn. De Tweede Kamer is dysfunctioneel wat betreft het digitale. Het is als een asbestprobleem: iedereen denkt dat er niks aan de hand is, tot het te laat is."

Maar de informatiemaatschappij en Nederland-kennisland zijn toch politieke speerpunten? Of hebben we het hier over het verschil tussen woorden en daden?

"Ja. Het zijn holle frases. De politiek weet het niet en wil het ook niet weten. Ondertussen leven we met z'n allen al in een informatiesamenleving en daar moeten we wat mee. Want deze tijd gaat later wel beoordeeld worden. We wéten nu dat het niet goed zit, met privacy, security en informatievoorziening. Voor je het weet zit je met zoekgeraakte bonnetjes van miljoenendeals met grote criminelen."

Is Brenno de Winter omgeturnd van tech-journalist tot politiek dier?

"Als je wat voor de maatschappij wilt bereiken, heb je ook met politiek te maken. Dáár komt technologie en de maatschappij bij elkaar. Ik ben geen politiek activist; ik ben agnostisch voor partijen. Het thema is echter wel een politiek thema. Er is bijna geen activiteit meer in de fysieke wereld die geen digitale poot heeft."

"Alleen lijdt de overheid wel aan techno-optimisme. Nee, dat is niet de overtuiging hebben dat technologie ons veel voordelen kan brengen. Dat kan het ook. Ik bedoel met techno-optimisme het geen oog hebben - geen oog wíllen hebben - voor de mogelijk negatieve kanten. Zoals de boodschap van professor Bart Jacobs, die door de Tweede Kamer is gevráágd om zijn professionele blik te geven op technologische projecten zoals de OV-chipkaart. Zijn boodschap was onwelgevallig en zijn advies is vervolgens genegeerd."

"Erger nog is dat er geen zelfcorrigerend mechanisme is. Daar is dan enorme druk van buiten voor nodig. En áls er al eens iets gecorrigeerd wordt, dan schiet de overheid gelijk weer door: dan gaat alles op slot. Daarmee is de burger dan weer buitengesloten."

Ben je pessimistisch over de digitale toekomst van Nederland?

"Nee, ik ben ook wel optimistisch. We zijn nu echter wel op een punt in onze geschiedenis dat we iets moeten doen. Als we nu niks doen, wordt het steeds moeilijker. Dan wordt het argument steeds sterker dat 'we nu al zo ver zijn met X dat we niet terug kunnen'. We worden onderuit geschoffeld, door de grootdatabezitters. Die hebben straks de macht."

Geef eens een voorbeeld van zo'n X. Iets waar we nú op moeten sturen of bijsturen.

"Big Data is onvermijdelijk, daar zijn we het wel over eens. Zoals het er nu voor staat, is de consument daarbij vogelvrij verklaard. Ik mag als persoon niet meer weten hoe welke informatie over mij is vergaard en hoe dat wordt gecombineerd. De consument is ondergeschikt gemaakt aan het systeem, waarbij het systeem niet meer door ons is gemaakt. De grootste belanghebbende staat buitenspel."

"La Place geeft je een gratis kopje koffie, in ruil voor je persoonlijke informatie die misschien wel 10 euro waard is. Wat gebeurt er met die informatie als V&D failliet gaat? Een zorgverzekeraar kan best interesse hebben in die gegevens. Een curator hoeft de data ook niet slechts één keer te verkopen. Hij moet immers de maximale waarde uit een failliete boedel zien te halen, voor de schuldeisers."

"En waarom wil de mobiele app van een pakketbezorger op constante basis mijn locatie weten? Als het servicegericht gaat om het afleveren van mijn pakketje, dan moet de vraag zijn waar ik het morgen afgeleverd wil hebben. Maar dit is datahonger: het hebben van alsmaar meer data is belangrijker dan servicegericht zijn. Ondertussen is een PostNL wel bezig om de klantenbestanden van Bol.com en vele andere winkels in kaart te brengen. Een webwinkel moet hier heel nerveus van worden."

We kunnen toch stemmen? Als klanten met onze portemonnee en als burgers minstens één keer in de vier jaar?

"Ja, maar in verkiezingsprogramma's staan dit soort zaken niet op de agenda. Bovendien werkt de overheid steeds meer aan publiek-private samenwerkingen, waarbij openheid niet van toepassing is en waar sturing heel lastig blijkt. Daar is betere governance nodig."

"De overheid is een heel slechte aandeelhouder in dat soort samenwerkingen. Kijk bijvoorbeeld naar ProRail, die heeft maar één aandeelhouder: de overheid. Toch blijkt het haast onmogelijk om daar lijn in te kunnen brengen."

Het gaat je niet alleen om grip op technologie. Je maakt je ook zorgen om zaken als function creep: het geleidelijk aan inzetten van zaken voor andere doeleinden. Leg eens uit?

"Een goed voorbeeld is het Syri-systeem en de nieuwe SUWI-wet [structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen - red.] die zonder een minuut openbaar overleg is geaccepteerd. Als zogeheten hamerstuk aangenomen; met slechts één hamerslag in de Kamer. Die wet is oorspronkelijk bedoeld om terrorisme te bestrijden. Tegenwoordig dient het echter ook om fraudeurs op te sporen. Daarvoor mogen overheidsinstanties allerlei gegevens en databases aan elkaar koppelen. Alle burgers worden dus grondig doorgelicht."

Een bekende reactie daarop is: 'Je hebt toch niks te verbergen?'

"Ik lust geen zuurkool, antwoord ik daar tegenwoordig op. Ja, dat is een irrelevant antwoord. Net zoals het irrelevant is of je wel of niet iets te verbergen hebt. We hebben simpelweg grondrechten, zoals vrijheid van godsdienst, vrijheid van meningsuiting en recht op een persoonlijke levenssfeer. Dat zijn zaken die allang geregeld zijn, waar goed over is nagedacht. Hier is het Europese Verdrag voor de Rechten van de Mens, daar staat het allemaal in. Het privacyrecht geldt niet alleen verticaal: van jou naar de overheid toe. Het geldt ook horizontaal: tussen jou en de rest van de wereld."

"De informatiesamenleving gaat over én ICT-beveiliging én basale burgerrechten én de economie. Er wordt tot op heden te veel op het eerste en het laatste gestuurd. Terwijl de economie juist op termijn veel baat heeft bij het goed borgen van beveiliging plus burgerrechten, inclusief privacy. Er valt zo veel te winnen als je dát als land goed geborgd hebt. Ik geloof echt dat er een gouden eeuw op ons ligt te wachten!"

Hoe gaan we die gouden eeuw binnenvaren?

"Het komt niet automatisch goed. Daar moeten we nog hard aan werken. Bijvoorbeeld aan betere beveiliging van privé-informatie. Er is een gebrek aan regels en aan handhaving. Dus is er geen prikkel voor bedrijven om hun beveiliging goed op orde te hebben. Afgezien van imagoschade, die vaak vluchtig blijkt, is er geen blijvende schade."

"De wetgeving die er wel is, is erop gericht om de ontdekker van kwetsbaarheden en lekken aan te pakken. De handhaving schiet naar andere organisaties ernstig te kort. De balans is zoek! Ik heb als burger geen idee wat de impact voor mij is van een securityschending, van datadiefstal."

Kom eens met wat concretere adviezen: hoe moeten we omgaan met technologie?

"Als je de vraag zo stelt dan is het antwoord ook: voer het debat eerlijk en stuur niet op het doordrukken. Erken de beperkingen. Wees er niet blind voor, zoals in het begin is gedaan bij de OV-chipkaart. Moedig mensen en organisaties aan om die beperkingen tegemoet te treden. Het is net zoals de zwaartekracht: dat is ook een beperking. Eentje waar we elke dag mee opstaan. Toch is vliegen een goede, nuttige en efficiënte bezigheid die ook nog eens commercieel aantrekkelijk is. Technologie kan dat ook zijn, meer dan het nu is."

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).