Digitaal boekhouden doe je zo
De administratie bijhouden is waar de meeste mensen, boekhouders uitgezonderd, niet graag aan denken, en al helemaal niet graag mee bezig zijn. Dat geëmmer met die facturen, bonnetjes enzovoort, dat moet toch makkelijker kunnen? Dat kan het gelukkig ook, door over te stappen op digitaal boekhouden.
Voor veel mensen, inclusief de auteur van dit artikel, is het een behoorlijke drempel om over te stappen naar een digitale administratie. Toch raden we je absoluut aan om het te doen. Het is niet ingewikkeld en het scheelt je zo ongelooflijk veel tijd daarna. Wij helpen je alvast op weg, waarbij we direct al de eerste tip geven: stap over aan het begin van een nieuw boekjaar, dat is een stuk eenvoudiger dan halverwege het jaar.
Boekhouding versus administratie
De termen boekhouding en administratie worden vaak door elkaar gebruikt. Niet handig, want het zijn twee compleet verschillende zaken. Een administratie is het bijhouden van je facturen, bonnetjes, oftewel, de binnenkomende en uitgaande posten. Een boekhouding is het kloppend maken van de boekhouding voor de belastingdienst, het toepassen van regelingen enzovoort. Dit artikel gaat over het digitaliseren van je administratie. Wij zijn geen boekhouders, en kunnen je dus niet helpen met de inhoudelijke kant van de zaak, maar wél met de techniek. We leggen af en toe wel iets inhoudelijks uit, maar als je echt helemaal niets begrijpt van boekhouding en administratie, is het handiger om het samen met iemand anders te doen.
01 Boekhouder
We stippen het al even aan in het kader Boekhouding versus administratie: wij zijn geen boekhouders. Bij het configureren van de digitale administratie er moeten belangrijke dingen worden ingevuld, zoals je startbalans. Dat zijn vragen waarvoor wij gewoon onze boekhouder hebben geraadpleegd. Als jij alles weet van grootboekrekeningen, stelposten, mutaties enzovoort, dan kun je dit waarschijnlijk allemaal zelf invullen. Is dat niet het geval, dan is het wellicht verstandig om een boekhouder te raadplegen. Je hoeft niet direct je hele boekhouding over te dragen, maar je kunt best vragen of men even wil nakijken of je de boel goed hebt ingesteld, wanneer je klaar bent met configureren van je boekhoudpakket. Overigens raden we altijd iedereen aan om een boekhouder in de arm te nemen, het feit dat ze zichzelf terugverdienen is absoluut geen fabeltje. Op de site Zakelijk Groeienvind je een handige gids voor het vinden van een goede boekhouder.
©PXimport
02 Boekhoudpakket kiezen
Het kiezen van een boekhoudpakket is een belangrijke stap. Je zult er echter regelmatig mee moeten werken, dus het is wel zaak om een pakket te kiezen dat goed bij je past. We hebben er heel wat getest en wat ons betreft zijn er twee écht goede kandidaten: Exact Online en e-Boekhouden.nl. Exact Online is het meest uitgebreide pakket, maar ook een stuk ingewikkelder én duurder. e-Boekhouden.nl is wat vriendelijker van opzet, biedt je alles wat je nodig hebt en is een stuk goedkoper. Daarnaast is de dienst eenvoudig te integreren met, bijvoorbeeld, je webwinkel (al is dat te uitgebreid om in dit artikel te beschrijven. Om deze redenen kiezen we voor e-Boekhouden.nl als voorbeeld voor deze basiscursus. Het principe is echter overal hetzelfde, dus voel je vrij om een eigen pakket te kiezen.
©PXimport
03 Digitale bonnetjes
Een digitale boekhouding betekent uiteraard ook dat je al je bonnetjes moet digitaliseren. Bij het pakket dat wij gebruiken in deze cursus is een app aanwezig die de bonnetjes scant, maar als jij een ander pakket gebruikt dat dat niet heeft, dan raden we je Turboscan aan (zowel in de Google Play store als Apple App Store te vinden). Met deze app scan je eenvoudig je bonnetjes, waarna deze (kunnen) worden opgeslagen in de cloud. Kleine tip: leer jezelf aan om bonnetjes direct in te scannen als je ze krijgt. Dat staat misschien een beetje gek in de winkel, maar het zorgt er wel voor dat je écht nooit meer een bonnetje kwijt bent. Bovendien wordt het bijhouden van je administratie een eitje, omdat je niet meer aan het einde van het kwartaal al je bonnetjes nog moet inscannen. De app kost met z’n 7 euro een flinke duit, maar dat is het dubbel en dwars waard.
©PXimport
04 Registreren
De meeste boekhoudpakketten bieden je een gratis proefperiode, zodat je in alle rust het pakket kunt uitproberen om te zien of het bij je past. We raden je dan ook zeker aan om daar gebruik van te maken. Wij kiezen voor e-Boekhouden.nl omdat we denken dat dit het pakket is dat bij de meeste mensen past, en omdat we de interface fijn vinden, maar zoek gerust op online boekhoudpakketten en probeer er een aantal uit. In ons voorbeeld surf je naar www.e-boekhouden.nl waar je vervolgens op Uitproberen klikt. Maak vervolgens een account aan zoals je dat bij iedere andere site zou doen. Je mag de site 14 dagen uitproberen, daarna kost het je 7,95 per maand voor het basisabonnement en 5,95 per maand voor de factureringsmodule (die we je sterk aanraden).
©PXimport
05 Hulpvideo’s
Een van de redenen dat we het pakket van e-Boekhouden.nl zo fijn vinden, is dat de site bomvol video’s staat die je helpen om je administratie digitaal te configureren. We weten overigens best hoe het meestal gaat: je wilt aan de slag en hebt geen zin om eerst allerlei video’s te moeten bekijken. Echter, wees je ervan bewust dat het wel om je administratie gaat, iets wat je goed geregeld wilt hebben omdat het je dan vele uren werk gaat schelen. Uiteraard leggen wij je uit hoe de basis werkt, maar de video’s gaan dieper op de materie in en zijn dus erg leerzaam. Log in op de site en klik rechtsboven op Support. Er opent dan een nieuw venster waarin je klikt op Videotrainingen. Daar vind je alle video’s die je nodig hebt om de werking van de site beter te begrijpen.
©PXimport
06 Beginbalans
We beginnen direct met het lastigste: de beginbalans, te vinden via Beheer / Beginbalans. Dit is in principe de samenvatting van alle financiële aspecten waaruit je bedrijf bestaat: inkomsten, uitgaven, vorderingen, … Heb je geen idee waar we het over hebben, dan maak je waarschijnlijk al gebruik van een boekhouder (want dit maakt ook onderdeel uit van je analoge administratie) en kun je deze informatie bij hem/haar opvragen. Essentieel is in ieder geval dat het totaal van de linker- en rechterkolom (oftewel de activa en passiva), gelijk zijn. Maar voor je dit in kunt vullen, moet je eerst je grootboekrekeningen instellen.
©PXimport
07 Grootboekrekeningen instellen
Laat je niet intimideren door een woord als grootboekrekening. Je kunt je administratie het beste zien als een grote kast met lades. Elke lade vertegenwoordigt een onderdeel van je bedrijf, zoals je bankrekening (betalingsmiddel), een abonnement ergens op (Winst en Verlies), je inventaris (Balans) enzovoort. Van het woord lade raak je hoogstwaarschijnlijk niet in de stress, en een grootboekrekening is precies hetzelfde. Voor je online administratie is het daarom belangrijk dat je alle elementen van je bedrijf in kaart brengt. Klik op Beheer en vervolgens op Grootboekrekeningen. Je ziet hier heel veel ‘lades’ staan, waarvan je het merendeel nooit zult gebruiken. Kijk of je alle kosten en baten van je bedrijf kwijt kunt in één van deze lades. Is dat niet zo, maak dan zelf een nieuwe lade, oftewel grootboekrekening, aan.
©PXimport
08 Relaties aanmaken
Voor je administratie is het uiteraard belangrijk om te weten van wie je geld hebt ontvangen en aan wie je geld hebt betaald. Om die reden is het noodzakelijk om relaties aan te maken. Je doet dat door bovenin te klikken op Relaties en vervolgens op Toevoegen in het linkerdeelvenster. Dit is vrij eenvoudig, het gaat simpelweg om alle contactgegevens van de betreffende klant of opdrachtgever.
©PXimport
09 Producten aanmaken
Stel dat we je nu vragen een factuur te maken, dan vul je waarschijnlijk simpelweg in wat je gedaan hebt en hoeveel dat kost. In een digitale boekhouding gaat dat net zo, alleen wil het boekhoudpakket weten waarop een bepaald product of een bepaalde dienst moet worden afgeboekt. Daarvoor maak je producten aan. Klik op Factureren en vervolgens onder Producten en Diensten op Toevoegen. Je dient nu een code in te vullen voor de dienst of het product (dit mag je zelf bedenken) en een beschrijving (bijvoorbeeld: DVD). Vervolgens kies je een Eenheid, in ons geval Stuk. Als de eenheid die je nodig hebt (bijvoorbeeld Woord als je artikelen schrijft en per woord betaald krijgt) nog niet bestaat, kun je deze aanmaken onder het kopje Eenheden aan de linkerkant. Vul de inkoopprijs in als deze van toepassing is, en de verkoopprijs exclusief btw. Selecteer het btw-tarief en de verkoopprijs inclusief btw wordt direct getoond. Bij Tegenrekening selecteer je in welke ‘lade’ dit product thuishoort. Dat kan dus heel algemeen zijn (Omzet groep 1), of heel specifiek (DVD). Al moet je daarvoor dus wel eerst een grootboekrekening voor DVD hebben aangemaakt. Het handige is nu: de btw wordt automatisch in de ‘lade’ BTW Af te dragen geplaatst.
©PXimport
10 Facturen sturen
De producten die je aanmaakt, gebruik je dus tijdens het factureren. Klik in het menu bovenin op Factureren en vervolgens op Toevoegen. Selecteer een relatie en vul de relevante gegevens in. Klik vervolgens op Product/dienst toevoegen. Wanneer je nu klikt in het bovenste veld, kun je een van de producten toevoegen die je hebt geconfigureerd. Je ziet nu meteen waarom dit handig is, alle relevante informatie wordt meteen ingevuld (maar is nog wel te wijzigen als de prijs bijvoorbeeld afwijkt). Zo voeg je voor elk product of elke dienst een regel toe. Als je klaar bent, sla je de factuur op, en kun je deze versturen. e-Boekhouden.nl biedt hiervoor allerlei sjablonen.
©PXimport
11 Rekeningen/bonnetjes inboeken
Naast inkomsten heb je natuurlijk ook uitgaven. Deze boek je in door op de site te klikken op het tabblad Boekhouden en vervolgens op Facturen. Bij Soort boeking kies je voor Factuur ontvangen. Kies een relatie en vul de informatie van de factuur in (waaronder de juiste tegenrekening). Klik eventueel op Bestanden toevoegen als je de factuur wilt uploaden. Voor kassabonnetjes is het niet handig om relaties te gebruiken, immers, soms koop je even iets bij de boekhandel, dat is niet meteen een relatie. Bovendien hebben kassabonnetjes geen factuurnummer. Klik in dat geval op Afschrift/bonnetjes in het linkerdeelvenster. Bij soort boeking kies je Geld uitgegeven en bij Rekening geef je aan vanaf welke rekening je dat gedaan hebt. Je ziet nu ook: als je meerdere bankrekeningen hebt, is het handig om ook meerdere grootboekrekeningen daarvoor aan te maken. Klik op Opslaan om het bonnetje te verwerken. Wanneer je de app van e-Boekhouden.nl downloadt, kun je bonnetjes ook rechtstreeks inscannen en uploaden vanaf je smartphone.
©PXimport
12 Mutaties importeren
Je hebt je verstuurde en ontvangen facturen in je digitale administratie gezet, nu is het zaak om deze te koppelen aan de daadwerkelijke mutaties op je bankrekening. De reden daarvoor is je balans, die, de naam zegt het al, in balans moet zijn. Tegenover elke gestuurde factuur van tien euro moet een betaling van tien euro staan, en voor elke vijf euro die je uitgeeft, moet een kassabonnetje van vijf euro zijn. Die zaken ga je daarom tegen elkaar wegboeken. De eenvoudigste manier is door je bankafschriften te exporteren vanaf de site van je bank (elke bank geeft uitleg over de werkwijze) en daarna te klikken op Importeren onder het kopje Invoeren (tabblad Boekhouden). Upload het bestand, kies de bankrekening die erbij hoort en klik vervolgens op Verder. Wanneer het bestand verwerkt is, klik je op Ga naar niet verwerkte afschriftregels. Daar zie je alle mutaties op je bankrekening die nog niet gekoppeld zijn aan, bijvoorbeeld, de facturen. Per mutatie kun je nu precies aangeven welk stuk waarbij hoort. Zo komt tegenover elke uitgave en alle inkomsten een factuur en/of bonnetje te staan.
©PXimport
Koppelingen
In principe kun je alles in je boekhoudpakket handmatig doen, maar onder het kopje Beheer heb je ook de mogelijkheid om allerlei koppelingen te maken. Zo kun je ten eerste een koppeling maken met je boekhouder, zodat deze bij je administratie kan en daarmee je aangifte kan doen, maar je kunt ook een koppeling maken met je bank, zodat je niet telkens handmatig je mutaties hoeft te importeren en exporteren. Ook vind je hier de koppeling met je webwinkel, zodat je de facturen van bestellingen automatisch in je digitale boekhouding kunt laten inlopen. Het is allemaal niet heel erg moeilijk, en op de supportpagina vind je een uitgebreide uitleg van hoe het allemaal werkt. We raden je dan ook aan om dat absoluut te gaan verkennen.
©PXimport
