ID.nl logo
Digitaal boekhouden doe je zo
© PXimport
Huis

Digitaal boekhouden doe je zo

De administratie bijhouden is waar de meeste mensen, boekhouders uitgezonderd, niet graag aan denken, en al helemaal niet graag mee bezig zijn. Dat geëmmer met die facturen, bonnetjes enzovoort, dat moet toch makkelijker kunnen? Dat kan het gelukkig ook, door over te stappen op digitaal boekhouden.

Voor veel mensen, inclusief de auteur van dit artikel, is het een behoorlijke drempel om over te stappen naar een digitale administratie. Toch raden we je absoluut aan om het te doen. Het is niet ingewikkeld en het scheelt je zo ongelooflijk veel tijd daarna. Wij helpen je alvast op weg, waarbij we direct al de eerste tip geven: stap over aan het begin van een nieuw boekjaar, dat is een stuk eenvoudiger dan halverwege het jaar.

Boekhouding versus administratie

De termen boekhouding en administratie worden vaak door elkaar gebruikt. Niet handig, want het zijn twee compleet verschillende zaken. Een administratie is het bijhouden van je facturen, bonnetjes, oftewel, de binnenkomende en uitgaande posten. Een boekhouding is het kloppend maken van de boekhouding voor de belastingdienst, het toepassen van regelingen enzovoort. Dit artikel gaat over het digitaliseren van je administratie. Wij zijn geen boekhouders, en kunnen je dus niet helpen met de inhoudelijke kant van de zaak, maar wél met de techniek. We leggen af en toe wel iets inhoudelijks uit, maar als je echt helemaal niets begrijpt van boekhouding en administratie, is het handiger om het samen met iemand anders te doen.

01 Boekhouder

We stippen het al even aan in het kader Boekhouding versus administratie: wij zijn geen boekhouders. Bij het configureren van de digitale administratie er moeten belangrijke dingen worden ingevuld, zoals je startbalans. Dat zijn vragen waarvoor wij gewoon onze boekhouder hebben geraadpleegd. Als jij alles weet van grootboekrekeningen, stelposten, mutaties enzovoort, dan kun je dit waarschijnlijk allemaal zelf invullen. Is dat niet het geval, dan is het wellicht verstandig om een boekhouder te raadplegen. Je hoeft niet direct je hele boekhouding over te dragen, maar je kunt best vragen of men even wil nakijken of je de boel goed hebt ingesteld, wanneer je klaar bent met configureren van je boekhoudpakket. Overigens raden we altijd iedereen aan om een boekhouder in de arm te nemen, het feit dat ze zichzelf terugverdienen is absoluut geen fabeltje. Op de site Zakelijk Groeien vind je een handige gids voor het vinden van een goede boekhouder.

©PXimport

02 Boekhoudpakket kiezen

Het kiezen van een boekhoudpakket is een belangrijke stap. Je zult er echter regelmatig mee moeten werken, dus het is wel zaak om een pakket te kiezen dat goed bij je past. We hebben er heel wat getest en wat ons betreft zijn er twee écht goede kandidaten: Exact Online en e-Boekhouden.nl. Exact Online is het meest uitgebreide pakket, maar ook een stuk ingewikkelder én duurder. e-Boekhouden.nl is wat vriendelijker van opzet, biedt je alles wat je nodig hebt en is een stuk goedkoper. Daarnaast is de dienst eenvoudig te integreren met, bijvoorbeeld, je webwinkel (al is dat te uitgebreid om in dit artikel te beschrijven. Om deze redenen kiezen we voor e-Boekhouden.nl als voorbeeld voor deze basiscursus. Het principe is echter overal hetzelfde, dus voel je vrij om een eigen pakket te kiezen.

©PXimport

03 Digitale bonnetjes

Een digitale boekhouding betekent uiteraard ook dat je al je bonnetjes moet digitaliseren. Bij het pakket dat wij gebruiken in deze cursus is een app aanwezig die de bonnetjes scant, maar als jij een ander pakket gebruikt dat dat niet heeft, dan raden we je Turboscan aan (zowel in de Google Play store als Apple App Store te vinden). Met deze app scan je eenvoudig je bonnetjes, waarna deze (kunnen) worden opgeslagen in de cloud. Kleine tip: leer jezelf aan om bonnetjes direct in te scannen als je ze krijgt. Dat staat misschien een beetje gek in de winkel, maar het zorgt er wel voor dat je écht nooit meer een bonnetje kwijt bent. Bovendien wordt het bijhouden van je administratie een eitje, omdat je niet meer aan het einde van het kwartaal al je bonnetjes nog moet inscannen. De app kost met z’n 7 euro een flinke duit, maar dat is het dubbel en dwars waard.

©PXimport

04 Registreren

De meeste boekhoudpakketten bieden je een gratis proefperiode, zodat je in alle rust het pakket kunt uitproberen om te zien of het bij je past. We raden je dan ook zeker aan om daar gebruik van te maken. Wij kiezen voor e-Boekhouden.nl omdat we denken dat dit het pakket is dat bij de meeste mensen past, en omdat we de interface fijn vinden, maar zoek gerust op online boekhoudpakketten en probeer er een aantal uit. In ons voorbeeld surf je naar www.e-boekhouden.nl waar je vervolgens op Uitproberen klikt. Maak vervolgens een account aan zoals je dat bij iedere andere site zou doen. Je mag de site 14 dagen uitproberen, daarna kost het je 7,95 per maand voor het basisabonnement en 5,95 per maand voor de factureringsmodule (die we je sterk aanraden).

©PXimport

05 Hulpvideo’s

Een van de redenen dat we het pakket van e-Boekhouden.nl zo fijn vinden, is dat de site bomvol video’s staat die je helpen om je administratie digitaal te configureren. We weten overigens best hoe het meestal gaat: je wilt aan de slag en hebt geen zin om eerst allerlei video’s te moeten bekijken. Echter, wees je ervan bewust dat het wel om je administratie gaat, iets wat je goed geregeld wilt hebben omdat het je dan vele uren werk gaat schelen. Uiteraard leggen wij je uit hoe de basis werkt, maar de video’s gaan dieper op de materie in en zijn dus erg leerzaam. Log in op de site en klik rechtsboven op Support. Er opent dan een nieuw venster waarin je klikt op Videotrainingen. Daar vind je alle video’s die je nodig hebt om de werking van de site beter te begrijpen.

©PXimport

06 Beginbalans

We beginnen direct met het lastigste: de beginbalans, te vinden via Beheer / Beginbalans. Dit is in principe de samenvatting van alle financiële aspecten waaruit je bedrijf bestaat: inkomsten, uitgaven, vorderingen, … Heb je geen idee waar we het over hebben, dan maak je waarschijnlijk al gebruik van een boekhouder (want dit maakt ook onderdeel uit van je analoge administratie) en kun je deze informatie bij hem/haar opvragen. Essentieel is in ieder geval dat het totaal van de linker- en rechterkolom (oftewel de activa en passiva), gelijk zijn. Maar voor je dit in kunt vullen, moet je eerst je grootboekrekeningen instellen.

©PXimport

07 Grootboekrekeningen instellen

Laat je niet intimideren door een woord als grootboekrekening. Je kunt je administratie het beste zien als een grote kast met lades. Elke lade vertegenwoordigt een onderdeel van je bedrijf, zoals je bankrekening (betalingsmiddel), een abonnement ergens op (Winst en Verlies), je inventaris (Balans) enzovoort. Van het woord lade raak je hoogstwaarschijnlijk niet in de stress, en een grootboekrekening is precies hetzelfde. Voor je online administratie is het daarom belangrijk dat je alle elementen van je bedrijf in kaart brengt. Klik op Beheer en vervolgens op Grootboekrekeningen. Je ziet hier heel veel ‘lades’ staan, waarvan je het merendeel nooit zult gebruiken. Kijk of je alle kosten en baten van je bedrijf kwijt kunt in één van deze lades. Is dat niet zo, maak dan zelf een nieuwe lade, oftewel grootboekrekening, aan.

©PXimport

08 Relaties aanmaken

Voor je administratie is het uiteraard belangrijk om te weten van wie je geld hebt ontvangen en aan wie je geld hebt betaald. Om die reden is het noodzakelijk om relaties aan te maken. Je doet dat door bovenin te klikken op Relaties en vervolgens op Toevoegen in het linkerdeelvenster. Dit is vrij eenvoudig, het gaat simpelweg om alle contactgegevens van de betreffende klant of opdrachtgever.

©PXimport

09 Producten aanmaken

Stel dat we je nu vragen een factuur te maken, dan vul je waarschijnlijk simpelweg in wat je gedaan hebt en hoeveel dat kost. In een digitale boekhouding gaat dat net zo, alleen wil het boekhoudpakket weten waarop een bepaald product of een bepaalde dienst moet worden afgeboekt. Daarvoor maak je producten aan. Klik op Factureren en vervolgens onder Producten en Diensten op Toevoegen. Je dient nu een code in te vullen voor de dienst of het product (dit mag je zelf bedenken) en een beschrijving (bijvoorbeeld: DVD). Vervolgens kies je een Eenheid, in ons geval Stuk. Als de eenheid die je nodig hebt (bijvoorbeeld Woord als je artikelen schrijft en per woord betaald krijgt) nog niet bestaat, kun je deze aanmaken onder het kopje Eenheden aan de linkerkant. Vul de inkoopprijs in als deze van toepassing is, en de verkoopprijs exclusief btw. Selecteer het btw-tarief en de verkoopprijs inclusief btw wordt direct getoond. Bij Tegenrekening selecteer je in welke ‘lade’ dit product thuishoort. Dat kan dus heel algemeen zijn (Omzet groep 1), of heel specifiek (DVD). Al moet je daarvoor dus wel eerst een grootboekrekening voor DVD hebben aangemaakt. Het handige is nu: de btw wordt automatisch in de ‘lade’ BTW Af te dragen geplaatst.

©PXimport

10 Facturen sturen

De producten die je aanmaakt, gebruik je dus tijdens het factureren. Klik in het menu bovenin op Factureren en vervolgens op Toevoegen. Selecteer een relatie en vul de relevante gegevens in. Klik vervolgens op Product/dienst toevoegen. Wanneer je nu klikt in het bovenste veld, kun je een van de producten toevoegen die je hebt geconfigureerd. Je ziet nu meteen waarom dit handig is, alle relevante informatie wordt meteen ingevuld (maar is nog wel te wijzigen als de prijs bijvoorbeeld afwijkt). Zo voeg je voor elk product of elke dienst een regel toe. Als je klaar bent, sla je de factuur op, en kun je deze versturen. e-Boekhouden.nl biedt hiervoor allerlei sjablonen.

©PXimport

11 Rekeningen/bonnetjes inboeken

Naast inkomsten heb je natuurlijk ook uitgaven. Deze boek je in door op de site te klikken op het tabblad Boekhouden en vervolgens op Facturen. Bij Soort boeking kies je voor Factuur ontvangen. Kies een relatie en vul de informatie van de factuur in (waaronder de juiste tegenrekening). Klik eventueel op Bestanden toevoegen als je de factuur wilt uploaden. Voor kassabonnetjes is het niet handig om relaties te gebruiken, immers, soms koop je even iets bij de boekhandel, dat is niet meteen een relatie. Bovendien hebben kassabonnetjes geen factuurnummer. Klik in dat geval op Afschrift/bonnetjes in het linkerdeelvenster. Bij soort boeking kies je Geld uitgegeven en bij Rekening geef je aan vanaf welke rekening je dat gedaan hebt. Je ziet nu ook: als je meerdere bankrekeningen hebt, is het handig om ook meerdere grootboekrekeningen daarvoor aan te maken. Klik op Opslaan om het bonnetje te verwerken. Wanneer je de app van e-Boekhouden.nl downloadt, kun je bonnetjes ook rechtstreeks inscannen en uploaden vanaf je smartphone.

©PXimport

12 Mutaties importeren

Je hebt je verstuurde en ontvangen facturen in je digitale administratie gezet, nu is het zaak om deze te koppelen aan de daadwerkelijke mutaties op je bankrekening. De reden daarvoor is je balans, die, de naam zegt het al, in balans moet zijn. Tegenover elke gestuurde factuur van tien euro moet een betaling van tien euro staan, en voor elke vijf euro die je uitgeeft, moet een kassabonnetje van vijf euro zijn. Die zaken ga je daarom tegen elkaar wegboeken. De eenvoudigste manier is door je bankafschriften te exporteren vanaf de site van je bank (elke bank geeft uitleg over de werkwijze) en daarna te klikken op Importeren onder het kopje Invoeren (tabblad Boekhouden). Upload het bestand, kies de bankrekening die erbij hoort en klik vervolgens op Verder. Wanneer het bestand verwerkt is, klik je op Ga naar niet verwerkte afschriftregels. Daar zie je alle mutaties op je bankrekening die nog niet gekoppeld zijn aan, bijvoorbeeld, de facturen. Per mutatie kun je nu precies aangeven welk stuk waarbij hoort. Zo komt tegenover elke uitgave en alle inkomsten een factuur en/of bonnetje te staan.

©PXimport

Koppelingen

In principe kun je alles in je boekhoudpakket handmatig doen, maar onder het kopje Beheer heb je ook de mogelijkheid om allerlei koppelingen te maken. Zo kun je ten eerste een koppeling maken met je boekhouder, zodat deze bij je administratie kan en daarmee je aangifte kan doen, maar je kunt ook een koppeling maken met je bank, zodat je niet telkens handmatig je mutaties hoeft te importeren en exporteren. Ook vind je hier de koppeling met je webwinkel, zodat je de facturen van bestellingen automatisch in je digitale boekhouding kunt laten inlopen. Het is allemaal niet heel erg moeilijk, en op de supportpagina vind je een uitgebreide uitleg van hoe het allemaal werkt. We raden je dan ook aan om dat absoluut te gaan verkennen.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Op zoek naar het ideale Vaderdag-cadeau? Maak kans op een Ninja-airfryer!
© Ninja
Huis

Op zoek naar het ideale Vaderdag-cadeau? Maak kans op een Ninja-airfryer!

Wie regelmatig in de keuken staat, weet hoe prettig het is als een apparaat meerdere taken aankan zonder in te leveren op kwaliteit. De Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU is daar een goed voorbeeld van. Hij frituurt zonder olie, bakt zonder oven en kookt sneller dan je gewend bent. En dankzij de twee gescheiden kookzones is hij ook nog eens razend efficiënt. Speciaal voor Vaderdag mogen we bovendien vier exemplaren weggeven!

De Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU is niet zomaar een airfryer, maar een serieus keukentalent met twee volledig gescheiden kookladen van elk 4,75 liter. Dat betekent dat je moeiteloos een complete maaltijd tegelijk kunt bereiden: bijvoorbeeld een portie kippetjes aan de ene kant en frietjes aan de andere. Dankzij de Sync-functie zijn beide gerechten tegelijk klaar, dus geen lauwe friet meer terwijl het vlees nog moet garen.

En met de Match-functie zet je eenvoudig dezelfde instellingen op beide zones als je juist voor een grotere hoeveelheid van één gerecht gaat. Dat klinkt technisch, maar het komt erop neer dat je minder hoeft na te denken en toch meer op tafel zet. Zelfs vaders die normaal gesproken hun ei nog laten aanbranden krijgen hierdoor ineens vleugels in de keuken.

Lees hier onze review van de Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU

©Ninja

Veelzijdig koken met één apparaat

De meeste keukenapparaten hebben gebruiksaanwijzingen van het formaat boekwerk, maar de bediening van deze airfryer is lekker overzichtelijk. Het digitale display is intuïtief, de knoppen spreken voor zich en de zes vooraf ingestelde functies maken het kiezen makkelijk. Airfryen, bakken, roosteren, opwarmen, drogen of de Max Crisp-stand gebruiken? Alles kan, zonder gedoe met temperatuurinstellingen of baktijden opzoeken. En ja, ook voor de vader die denkt dat een quiche een soort Pokémon is, wordt koken hiermee opeens iets wat hij kan – en misschien zelfs leuk gaat vinden.

Nog een groot voordeel: de Ninja AF400EU is niet alleen sneller dan een oven, hij zorgt ook voor gezonder voedsel. Je gebruikt tot 75 procent minder vet, zonder in te leveren op smaak of crunch. Snacks blijven krokant, kip wordt sappig en groenten behouden hun bite. En als het dan eindelijk tijd is om op te ruimen, blijken ook daar geen excuses meer nodig: de kookladen en de bijbehorende roosters mogen gewoon in de vaatwasser. Geen geschrob, geen gezucht, geen smoesjes.

Vaderdagactie: win een Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU!

Speciaal voor Vaderdag mogen we vier exemplaren van de Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU weggeven. Wil jij er één winnen? Doe dan mee aan onze prijsvraag!

De vraag luidt: Wat is de totale capaciteit van de Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU?

Meedoen is eenvoudig: Stuur je antwoord vóór 10 juni 2025 naar winnen@id.nl met als onderwerp Vaderdagactie. ‼️Vergeet niet je naam en adresgegevens te vermelden‼️ De winnaars krijgen op 16 juni persoonlijk bericht.

▼ Volgende artikel
Van powerbank tot adapter: dit zijn de handigste accessoires voor je laptop
© Daisy Daisy
Huis

Van powerbank tot adapter: dit zijn de handigste accessoires voor je laptop

Wil je het maximale halen uit je laptop? Dan kom je al snel uit bij een reeks accessoires die nét dat beetje extra bieden. Natuurlijk denk je dan aan een goede tas, een losse muis of een extern scherm. Maar er zijn ook minder voor de hand liggende hulpmiddelen die het werken, reizen of ontspannen met je laptop makkelijker en handiger maken.

Meer uit je laptop halen met slimme aanvullingen

Slimme accessoires zorgen voor gemak, comfort en betere prestaties. Ze maken het verschil tussen 'gewoon' werken en écht prettig werken. Van extra aansluitmogelijkheden tot handige tools voor onderweg – er is veel mogelijk. Denk aan: 💻 Accessoires die mobiel werken makkelijker maken 💻 extra aansluitmogelijkheden voor kabels, schermen en netwerken 💻 uitbreidingen voor meer opslag of ergonomisch gemak

Lees ook: Op zoek naar een nieuwe laptop? Dit is waar je op moet letten!

Laptopstandaard: comfortabeler en koeler werken

Een laptopstandaard tilt je scherm op tot een prettig kijkniveau. Dat werkt een stuk prettiger voor je nek en schouders. Ideaal voor aan een bureau, maar ook op de bank geeft het meer stabiliteit. Sommige modellen hebben zelfs een ingebouwde ventilator om de temperatuur van je laptop omlaag te brengen. Minder warmte betekent minder slijtage en een langere levensduur van je laptop.

Powerbank: altijd stroom bij de hand

Onderweg of op reis heb je niet altijd een stopcontact in de buurt. Een krachtige powerbank is dan onmisbaar. Kies er een met voldoende capaciteit – minimaal 20.000 mAh – én voldoende vermogen. Veel laptops hebben minstens 60 watt nodig, sommige lichtere modellen kunnen met 30 watt toe. Varianten met een klein zonnepaneel laden ook op via zonlicht, al gaat dat vrij traag. Handig als extra, maar niet als hoofdbron.

©doucefleur

☀️ + 🔋= 🧑‍💻

Solar powerbanks

Wereldstekker: handig voor op reis

In het buitenland zijn stopcontacten lang niet altijd zoals in Nederland. Met een universele reisstekker (ook wel reisadapter of wereldstekker genoemd) kun je overal terecht. Ook hier is het, net als bij je keuze voor een powerbank, weer belangrijk om erop te letten dat het wattage toereikend is voor je laptop.

Usb-naar-internetadapter: stabiel bekabeld internet

Een wifi-verbinding is de standaard voor laptops, maar zo'n draadloze verbinding is helaas niet altijd stabiel. Vooral op drukke netwerken of in gebouwen met dikke muren kan een kabel betrouwbaarder zijn. Veel moderne laptops hebben geen netwerkaansluiting meer. Met een losse adapter los je dat probleem eenvoudig op. Ga op zoek naar een usb-naar-RJ45-adapter (ook wel ethernetadapter genoemd). Die zijn al te vinden voor minder dan 10 euro. Op veel adapters zitten bovendien extra usb-poorten – altijd handig!

Kaartlezer: bestanden overzetten in één keer

Draadloos bestanden overzetten of gewoon al je foto's in de cloud opslaan werkt over het algemeen prima. Maar een losse kaartlezer kan ook handig zijn. Zeker als je liever werkt met fysieke opslag dan met de cloud. Universele kaartlezers zijn goedkoop, compact en plug-and-play.. Voor een paar euro koop je al een universele kaartlezer, met aansluitingen voor bijvoorbeeld microSD, SDHC en UHS-I.

©Karter13

Een vleugje nostalgie: dvd's en blu-rays afspelen

Dvd-spelers zijn verdwenen uit bijna alle laptops. Heb je nog schijfjes met films, software of back-ups? Dan is een externe speler de oplossing. Voor weinig geld sluit je hem aan via usb en speel je alles alsnog probleemloos af.

Externe harde schijf: ruimte maken en back-ups bewaren

Als de opslagruimte op je laptop volloopt, is een externe harde schijf een logische stap. Je bewaart je bestanden fysiek én hebt een back-up bij de hand. Liever niet afhankelijk van de cloud? Dan is dit een betrouwbare manier om je data veilig te stellen.

Docking station: alles aangesloten in één keer

Met een docking station sluit je met één handeling je laptop aan op meerdere schermen, een toetsenbord, netwerk en andere randapparatuur. Alles via één centrale hub. Ideaal voor vaste werkplekken of als je regelmatig wisselt tussen kantoor en thuis. Sommige modellen hebben ook een ingebouwde laptopstandaard of oplader.