Met een slim slot op de voor- of achterdeur is je sleutel overbodig, zie je wie er thuiskomt en weggaat, en laat je gasten binnen. Hoe veilig is zo’n slot, wat zijn de mogelijkheden en waar moet je letten als je een slim slot kopen wilt? Computer!Totaal zet negen slimme sloten van Nederlandse en buitenlandse merken op een rij.

Slimme sloten zijn niet nieuw, maar lijken wel aan populariteit te winnen. Er komen meer modellen uit, ze zijn beter verkrijgbaar bij Nederlandse (web)winkels en fabrikanten investeren in aandacht ervoor. Interessant is dat er een handvol Nederlandse merken is dat slimme deursloten maakt. Sommige mensen hebben nu eenmaal meer vertrouwen in een Nederlandse partij dan in een buitenlandse. 

Een objectiever voordeel is dat Nederlandse fabrikanten snappen welk type cilinder hier gangbaar is: de eurocilinder. Bijna alle slimme sloten zijn hier geschikt voor. Als je een slim slot overweegt, is het handig om te controleren welke cilinder er op jouw voor- of achterdeur zit. Als je een afwijkende cilinder hebt of een deur hebt waar meerdere sloten op zitten, raden we je aan vooraf contact op te nemen met de fabrikant van het slimme slot om te controleren of het slot geschikt is. Mogelijk heb je namelijk een nieuwe cilinder nodig. 

Sommige slimme sloten vereisen sowieso een aparte cilinder. Die wordt in dat geval vaak meegeleverd. Het installeren is dan iets meer werk, maar toch claimen vrijwel alle merken dat het installeren makkelijk en snel gepiept is. Veel slimme sloten werken op een aantal AA- of AAA-batterijen die je na een aantal maanden moet vervangen. Andere sloten gebruiken een accu die je na een paar maanden moet opladen via een powerbank of het stopcontact.

©PXimport

Yale Linus

Yale is een van de bekendste spelers als het gaat om slimme sloten. Het nieuwste model kwam vorig jaar uit en heet de Linus. Een lekker duidelijke naam, zeker in vergelijking met sommige concurrenten. Het slot is eenvoudig te installeren en werkt op vier AA-batterijen. Die gaan volgens de (van origine Amerikaanse) fabrikant zes tot negen maanden mee, waarna je ze vervangt. Je krijgt een seintje als ze bijna leeg zijn.

De Linus past over de bestaande eurocilinder aan de binnenkant van de voordeur. Je hoeft je sleutels dus niet weg te doen en het slot is van buitenaf niet zichtbaar. Het slot werkt via bluetooth low-energy en gebruikt AES-128- en TLS-encryptie voor de verbinding. Zo ont- en vergrendelt hij als je in de buurt bent. 

Wil je de Linus op afstand bedienen, dan heb je de Connect Wifi Bridge nodig. Die verbindt het slot met internet en werkt via de Yale Access-app. Je kunt het slot dan ook bedienen via je digitale spraakassistent. Ook optioneel is het Smart Keypad dat je bij je voordeur ophangt. Zo kom je binnen met een eigen code. 

Bold Smart Cilinder SX-33

Bold is een kleiner merk van slimme sloten, maar wel Nederlands. Met de Bold Smart Lock SX-33 maak je je voordeur een stuk slimmer, waarbij de benodigde cilinder wordt meegeleverd. Die vervangt je huidige cilinder. Interessant is dat je voor 59 euro Bolds installatieservice kunt inhuren om het slot in je deur te zetten. Het slot gaat volgens Bold minimaal twee jaar of twintigduizend activaties mee en je krijgt op tijd een seintje in de app als de batterij leeg raakt.

Je ont- en vergrendelt het slot door je telefoon bij je te dragen. Je kunt in de app ook een back-uppincode instellen om het slot via een draaibeweging (zoals bij een kluis) te ontgrendelen. Handig, en eigenlijk wel noodzakelijk, voor als je je smartphone niet bij je hebt.

Voor circa 100 euro koop je de Bold Connect, de bridge die het slot met internet verbindt. Zo kun je het slot altijd via de app openen en sluiten en kun je instellingen aanpassen. De bridge moet in de buurt van het slot hangen of staan en werkt als de usb-c-kabel in het stopcontact zit.

Loqed Touch Smart Lock

Als je graag een slim slot van Nederlandse bodem zoekt, komt ook het merk Loqed naar boven. Niet de grootste naam inderdaad, maar het krijgt over het algemeen positieve recensies van gebruikers. Loqed verkoopt zijn Touch Smart Lock voor een stevige 349 euro, maar levert wel een cilinder en bridge mee. Bij de sommige concurrenten moet je die los kopen voor tientallen euro’s per stuk. 

Het Loqed-slot komt bovendien met vijf jaar garantie. De fabrikant belooft een accuduur van negen tot twaalf maanden via de AA-batterijen. Ook ingebouwd is een noodstroomfunctie zodat je nooit voor een dichte deur staat.

Het slot is geschikt voor een eurocilinder, werkt via wifi en bluetooth en komt uiteraard met een app. Met die app kun je het slot overal ter wereld open- en dichtdoen, en instellen dat hij automatisch ont- en vergrendelt als je aankomt en weggaat. Daarnaast kun je instellen dat het slot opent als je hem kort aanraakt – mits je je smartphone bij je draagt. Een aandachtspunt is dat Loqed (nog) niet geschikt is voor spraakassistenten en Apple HomeKit.

©PXimport

Dom Tapkey Pro

De Dom Tapkey Pro is een slim slot van het Franse Dom Security en kost zo’n 479 euro. Het is een van de duurste modellen die je kunt kopen. De Tapkey Pro gebruikt een eurocilinder, heeft een T90-brandwerend-kenmerk en werkt met je smartphone of speciale NFC-tags. Dom levert één tag mee, maar je kunt extra tags kopen voor 20 euro per stuk. 

Je opent en vergrendelt het slot via de Dom-app, die de bluetooth-verbinding van je toestel gebruikt. In die app kun je ook allerlei instellingen aanpassen, en terugzien wie op welke momenten de deur geopend en gesloten heeft. De fabrikant biedt ook een webversie aan, mocht je je smartphone niet bij de hand hebben. 

Dom prijst zijn slot aan met een focus op installatiegemak en gebruiksvriendelijkheid, zaken waar concurrerende merken overigens ook graag mee adverteren. Het slimme slot is niet alleen bedoeld voor huishoudens, maar ook voor kleinere bedrijven of vakantiewoningen. Zo kun je gasten een NFC-tag geven zodat ze de deur gedurende een vooraf ingestelde periode kunnen openen. Goed om te weten is dat de verkooppartners veel keuze uit cilindermaten bieden. Handig als je een afwijkende cilindermaat hebt.

©PXimport

Yale ENTR

De meeste slimme sloten zijn van buiten af nauwelijks zichtbaar, wat prettig is als je niet wilt dat mensen weten dat je een slim huis hebt. Vind je dat niet erg, dan kun je kijken naar de Yale ENTR. Die is duidelijk herkenbaar als slim slot en dat heeft meerdere redenen. Een optioneel accessoire (99 euro) bevat namelijk een cijferpaneel om je eigen pincode in te vullen en de deur zo te openen. 

De ENTR heeft ook een vingerafdrukscanner om je op die manier binnen te laten. Sommige mensen vinden een slot met vingerafdrukscanner ideaal omdat je je vingers niet kunt vergeten en je je ook geen zorgen hoeft te maken over software/updates en een lege accu. De ENTR is ook te ontgrendelen met een speciale afstandsbediening en uiteraard via bluetooth met de Yale-app. Het slot past volgens Yale op bijna alle cilinders, komt met twee reguliere back-upsleutels en een micro-usb-oplader. 

De Yale ENTR kost – exclusief codepaneel – zo’n 250 euro. Hiermee is hij even duur als de Yale Linus, een nieuwer model, maar zonder vingerafdrukscanner.

Danalock V3

Het Danalock V3 is een slim slot van het Deense Danalock. Het merk specialiseert zich in slimme sloten en verkoopt de Danalock V3 in meerdere kleuren voor 199 euro. Het slot werkt met een eurocilinder en is eenvoudig te installeren. De batterijduur van het slot is maximaal een jaar, waarna je de CR123A-batterijen moet vervangen. 

Het slot gebruikt een digitale AES-256-versleuteling en TLS1.2-protocol en werkt via bluetooth. De Zigbee- en Z-Wave-standaarden worden ook ondersteund. Je kunt instellen dat het slot automatisch opent en vergrendelt als je aankomt en weggaat. Voor de wifi-functionaliteiten via de app heb je de (opvallend compacte) Danabridge V3 nodig. Deze bridge verbindt via bluetooth met het slot en maakt onder meer Apple HomeKit-ondersteuning mogelijk. 

De bridge kost 80 euro. Heb je je telefoon even niet bij de hand of wil je gasten toegang geven tot je huis? Met de optionele Danapad V3 (99 euro) kun je het slimme slot openen via een toegangscode. De codes en hoelang ze werken bepaal je zelf in de app. De Danapad V3 hang je vlakbij je deur op en werkt op vier AAA-batterijen.

©PXimport

Nuki Smart Lock 2.0

Het Oostenrijke Nuki behoort tot de populairste merken van slimme sloten en draait dan ook al heel wat jaren mee. Het meest recente model is de Nuki Smart Lock 2.0. Heel nieuw is deze overigens niet, want dit slot is al sinds eind 2018 beschikbaar. 

De Smart Lock 2.0 kost 199 euro en werkt met diverse optionele accessoires. Zo verkoopt Nuki de Fob, een bluetooth-afstandsbediening van 39 euro die het slot met een klik ver- of ontgrendelt. Je kunt ook het 79 euro kostende Keypad-cijferpaneel naast de deur ophangen om met een zescijferige pincode binnen te komen. Daarnaast is het mogelijk verschillende codes voor gasten in te stellen. Het slot zelf werkt via bluetooth met de smartphone-app.

Wil je ‘m aan wifi koppelen om het slot van waar dan ook te kunnen bedienen en gebruik te maken van smarthome-integraties als Apple HomeKit? Dan heb je de 99 euro kostende Nuki Bridge nodig. Die hang je aan het stopcontact, binnen vijf meter van het slot. De Smart Lock 2.0 is volgens Nuki in drie minuten te installeren en past over je bestaande cilinder en sleutel. Het slot is als veilig beoordeeld door het Duitse testinstituut AV Test.

Slim slot hacken

Conclusie

Als je erover nadenkt om je voor- of achterdeur slim te maken, kun je kiezen uit uiteenlopende slimme sloten van diverse merken. Deels buitenlandse (veel Europese) spelers, maar ook een paar van Nederlandse bodem. De prijzen verschillen ook, net als de functies van de sloten. Je kunt dus zelf bepalen welk slot het beste bij jou past, waarbij je moet opletten dat sommige sloten pas optimaal werken als je de optionele accessoires ook aanschaft. 

Controleer ook of je potentiële slot op je deur past. Mogelijk heb je een nieuwe cilinder nodig. Als je een deur met afwijkende sloten gebruikt, is een slim slot misschien helemaal niet mogelijk. Naast de technische haalbaarheid speelt ook het beveiligingsvraagstuk mee. 

Slimme sloten van gerenommeerde partijen zijn goed getest en dus erg veilig, maar uiteindelijk is alles te hacken. Een reguliere huissleutel is na te maken en het slot is te kraken, maar bij een slim slot is de digitale beveiliging een groot punt van aandacht. Als je niet alleen woont, is het verstandig om je huisgenoten vooraf te vragen of zij positief staan tegenover een slim slot.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).