8 handige tips voor thuiswerken
De Nederlandse overheid heeft drastische maatregelen getroffen vanwege het corona-virus. Veel mensen werken vanaf vandaag vanuit huis. Hoe praktisch is dat eigenlijk en wat zijn de mogelijkheden? En zou thuiswerken in de toekomst vaker kunnen? Wij geven 8 tips voor thuiswerken.
Voor sommige mensen is het eenvoudiger om thuis te gaan werken dan voor anderen. Dat ligt voor een belangrijk deel aan wat je doet. Managers, ICT’ers en mensen met pedagogische beroepen vormen de top 3 van thuiswerkers. Mensen die hun werk niet in een thuiskantoor kunnen uitvoeren, zoals agrariërs, dienstverleners en transporteurs zijn logischerwijs het minst vertegenwoordigd. De keuze om thuis te werken hoeft niet direct samen te hangen met kiezen voor ondernemerschap. De meeste Nederlandse thuiswerkers (62 procent) werken normaal vanuit kantoor en slechts incidenteel thuis. Voor de andere 38 procent is thuiswerken de norm, wat nog niet noodzakelijkerwijs wil zeggen dat die mensen zelfstandige zijn. Wil je zelf thuis aan de slag? Wellicht dat een paar argumenten voor je werkgever een handje helpen.
©PXimport
01 “Als ik kan thuiswerken, krijg ik meer voor elkaar”
Met een thuiswerkdag kun je meer voor elkaar krijgen. Dat is althans de aanname die veel mensen maken. Zorg, voordat je dit argument gebruikt, voor de juiste onderbouwing. De effecten van thuiswerken op jouw productiviteit hangen namelijk af van je werkzaamheden. Het idee dat iedereen effectiever wordt van thuiswerken, stamt uit de tijd van ‘Het Nieuwe Werken’. Tim de Vos van Activity Based Working adviesbureau Veldhoen + Company: “Allemaal thuiswerken en dan productiever worden, is een one-size-fits-all-aanpak. Zo werkt dat niet.”
Maar hoe onderbouw je of jouw werk effectiever wordt door thuiswerken? Dat hangt het van het type werk af. Bestaan je werkzaamheden uit repeterende acties zoals cijfers nalopen of rapportages maken? Dan kun je minder afleiding als argument aanvoeren. Je kunt je werk sneller en beter doen als er geen collega’s naast je bureau staan met vragen. Regel in dat geval ook gelijk dat je op je thuiswerkdag niet op andere manieren (telefonisch) gestoord mag worden. Werk je meer in teams en is overleg de hoofdmoot van de dag, dan is focus een beter argument dan productiviteit. Tim de Vos: “Bij projectmatig werken kan thuiswerken rust geven. Als ik vijf dagen per week op kantoor zou gaan zitten, pak ik veel te veel tegelijk aan. Door thuis te werken zijn er minder prikkels en houd ik focus.”
02 “Met thuiswerken, krijg ik werk en leven beter in balans”
Gezondheid is niet iets dat alleen tussen jou en de huisarts speelt. Ook je werkgever heeft baat bij gezonde medewerkers. Die vallen minder vaak uit, werken met meer plezier én leveren beter werk. Thuiswerken helpt je om een betere balans tussen werk en privé te vinden. Je werkgever krijgt daar kwalitatief beter werk voor terug. Sander Wijnen, die als Manager ICT bij automatiseerder GAC thuiswerken ondersteunt, vertelt: “Thuiswerken werkt een betere werk-privé-balans in de hand. Als die goed is, haal je meer uit jezelf.” Krijg je de vraag of je thuis wel genoeg uren maakt, vraag dan eens naar de doelstelling van je werk. Ben je in dienst om op kantoor te verschijnen of om bepaalde taken uit te voeren? Sander: “Wij sturen niet op gemaakte uren, maar op resultaat. Soms werk ik misschien in een week maar 30 uur, maar een andere keer kan het 50 uur zijn. Als ik mijn werk heb gedaan en de gewenste resultaten lever of overtref, dan is het toch goed? Als ik dat sneller doe omdat ik in een ongedwongen setting thuis kan werken is dat alleen maar beter.”
03 “Ik heb mijn thuiskantoor al ingericht”
Je kunt stellen dat je thuis al een kantoor hebt klaarstaan. Maar wat is een goed thuiskantoor? Is het de keukentafel met laptop? Moet je daarna heimelijk investeren in een eigen kantoorruimte op basis van arbo-bepalingen? Eigenlijk staat de term thuiskantoor haaks op de insteek van thuiswerken. Tim: “Je gaat er zo vanuit dat het kantoorwerk zich naar thuis verplaatst en je daarom daar een kantoor neerzet.” Maar thuiswerken vraagt juist om opnieuw na te denken over wat je doet en hoe je dat doet. Gezond verstand helpt daarom meer dan algemene richtlijnen om een goede werkplek te realiseren. Ga je een hele dag typen? Dan is een ergonomische werkplek met de juiste stoel, toetsenbord en scherm zeker aan te raden. Werk je thuis om creatieve ingevingen op te doen? Dan is de combinatie van bank en tablet wellicht uitstekend. Tim vat het eenvoudig samen: “Je moet de thuiswerkplek niet met één oplossing of richtlijn proberen te regelen, want dat kan niet.”
Voor wie wil weten wat nou toch een ‘goed thuiskantoor’ is: het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid stelt arbocatalogi beschikbaar, die door verschillende sectoren gemaakt zijn.
©PXimport
04 “We blijven goed overleggen”
Het grootste nadeel van thuiswerk is dat je minder zichtbaar bent voor collega’s. Dat vraagt om onderling vertrouwen en goede communicatie. Stem niet alleen af met je leidinggevende, maar ga met je directe collega’s om de tafel en verdeel de taken. Tim: “Door verantwoording met een team bewust te (ver)delen, moeten er bewuste keuzes gemaakt worden, en dat zorgt voor flexibiliteit.” Als je met elkaar afspraken hebt gemaakt, weet je van elkaar wat je aan het doen bent. Door dit af te stemmen, wordt thuiswerken onderdeel van teamwerk. Daardoor ga je ook als team beter presteren en dat heeft weer voordeel voor het hele bedrijf. Sander: “Jij werkt prettiger en je resultaten worden beter. Uiteindelijk merken je klanten dat ook.” Thuiswerken is niet alleen goed voor jou, maar ook voor je team, voor je klanten en daarom voor jouw organisatie.
©PXimport
05 “Met mijn thuiswerkdag kan ik af en toe schuiven”
Thuiswerken vraagt niet alleen wat van je werkgever, je moet zelf ook water bij de wijn kunnen doen. Dat betekent dat je flexibel met je thuiswerktijd om moet springen. Anders ontstaat het risico dat individuele thuiswerkdagen je organisatie minder flexibel maken. Tim: “Thuiswerken is in het verleden vaak ingezet als een alternatief voor deeltijdwerk. Dat is niet hoe het bedoeld is.” Vergeet daarom niet dat een teamdag verzetten omdat het samenvalt met een thuiswerkdag van iemand uit dat team, de omgekeerde wereld is. Thuiswerken heeft niet de prioriteit op samenwerken. In zulke gevallen zul je zelf een nieuwe thuiswerkdag moeten overleggen en inplannen.
06 “Mijn huis is van de juiste techniek voorzien”
Je hebt geen ICT-diploma nodig om een thuiskantoor te realiseren. De meeste technische middelen heb je of al in huis, of zijn eenvoudig aan te bieden. Daarbij speelt de cloud een belangrijke rol. Kostbare bedrijfssoftware die je nodig hebt, kun je via de browser ook vanuit huis gebruiken. Technische innovaties maken het voor steeds meer beroepen mogelijk om thuis aan de slag te gaan. Bij GAC kunnen bijvoorbeeld zelfs de servicedeskmedewerkers thuiswerken. Sander: “Dankzij een overstap naar Skype zijn zij voor de telefoonpool ook thuis op hetzelfde nummer bereikbaar.” Houd er wel rekening mee dat je zelf verantwoordelijk bent voor het werkend houden van je laptop, internetverbinding, telefoon en andere apparatuur. Daarbij kun je natuurlijk de ondersteuning door de ICT-afdeling met je werkgever afstemmen.
©PXimport
07 “Nederland leidt mensen op om thuis te werken”
Generatie Y verwacht dat thuiswerken mogelijk is. Maar ook als je niet bij deze generatie hoort, kun je van dit argument gebruikmaken. Voor veel werkgevers is thuiswerken noodzakelijk om personeel te werven. Sander: “Mensen gaan er bij ons als ICT-dienstverlener vanuit dat ze thuis kunnen werken. Zouden we die mogelijkheid niet bieden, dan kan dat een reden zijn om ergens anders te solliciteren.” Die verwachting van Generatie Y is niet vreemd. Opleidingen in Nederland stimuleren samenwerken in microgroepen, verdelen van verantwoordelijkheden, en uitvoering van het werk op een tijd en plaats van eigen keuze. Dat begint al op de basisschool en loopt door tot aan de universiteit. Tim: “Als we mensen opleiden om op die manier te werken en dan in de praktijk zeggen ‘je moet weer op traditionele wijze aan de slag’, zou dat op zijn minst een beetje jammer zijn.”
08 “Als ik thuiswerk, laat ik me niet afleiden”
Beloven dat je je niet laat afleiden door televisie, huishoudelijk werk, zonnige terrassen en ga zo maar door is eenvoudig. Aan het werk blijven met alle afleiding van thuis kan het lastig maken om je belofte te houden. Tim en Sander hebben tips om te zorgen dat je productief blijft. Tim: “Organiseer je werk waar dat kan bewust en gericht. Als je zes uur nodig hebt om een beleidsrapportage te schrijven, plan dan die zes uur in je agenda in. Zet de mail uit en zet je telefoon uit, dan word je ook niet afgeleid. Als mensen in je agenda kunnen zien dat je zes uur bezet bent, maar ontdekken dat ze je toch gewoon kunnen bereiken, waarom heb je dan een agenda? Als contact nodig is, plan dan contacturen in.”
Sander: “Je blijft productief door niet altijd productief te zijn. Als het heel warm is, dan is het nuttiger om na de ochtend gewoon te stoppen. Ga naar het zwembad en pak je werk ’s avonds weer op als het afgekoeld is. Of op zondagochtend. De keuze om productief te zijn ligt bij jezelf. Als je met geen mogelijkheid in gang komt, moet je er misschien voor kiezen om die dag vrij te nemen.”
Recht op thuiswerken?
Vanaf 1 januari 2016 geldt de Wet Flexibel Werken. Die moet onder meer thuiswerken bevorderen als middel om flexibeler te werken. De wet stelt het níet verplicht om iedereen die dat wil thuis te laten werken. Werknemers die willen thuiswerken, hebben wel het recht om een hier een officieel verzoek voor in te dienen. Werkgevers moeten dit verzoek ‘serieus overwegen’. Willen ze het vervolgens afwijzen, dan hebben ze de plicht om de werknemer hier schriftelijk van op de hoogte te stellen.
©PXimport
