Verborgen functies Google Drive: slimmer dan je denkt
Zelfs als je al jaren Google Drive gebruikt, is de kans groot dat je nog niet alle functies hebt ontdekt. Dat is begrijpelijk, want achter de eenvoudige interface van Drive zitten enkele krachtige tools verstopt. We zetten drie slimme, onbekende functies op een rij.
Stap 1: Omzeil bijlagelimieten
E-mail is nog steeds een van onze belangrijkste communicatiemiddelen. Toch is er al jaren een hardnekkige beperking: de maximale grootte van bijlagen. In Gmail, in combinatie met Google Drive, kun je die limiet eenvoudig omzeilen. Klik in het venster Nieuw bericht van Gmail op het Google Drive-pictogram in plaats van op het paperclip-pictogram. Zo voeg je bestanden toe die in Google Drive zijn opgeslagen. Gmail verstuurt ze niet als bijlage, maar als een koppeling. Daardoor kun je bestanden delen met een totale omvang tot 10 GB. Het grote voordeel is de controle die je daarbij behoudt. Omdat het bestand in Google Drive blijft staan, kun je bepalen of de ontvanger het alleen mag bekijken of ook mag bewerken. En wanneer je wilt, kun je de toegang weer intrekken.
Stap 2: Drive voor desktop
In Windows Verkenner wordt OneDrive standaard weergegeven. Daardoor is het eenvoudig om bestanden naar de cloud te uploaden en te beheren, zonder dat je daarvoor een browser hoeft te openen. Datzelfde gemak kun je hebben met Google Drive. Je hoeft daarvoor alleen de Google Drive-app voor Windows of macOS te downloaden en je aan te melden met je account. Daarna verschijnt Google Drive in Windows Verkenner, naast je andere schijven. Je kunt bestanden dan bekijken en beheren alsof ze lokaal zijn opgeslagen. Alle wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd met de cloud. Daarnaast heb je de mogelijkheid om bepaalde bestanden offline beschikbaar te maken. Zo heb je er ook toegang toe wanneer je geen internetverbinding hebt.
Gebruik je meerdere Google-accounts? Dan kun je via het instellingenmenu van Google Drive eenvoudig meerdere accounts toevoegen en tussen die drives schakelen.
Stap 3: Automatisch converteren
Ontvang je regelmatig Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden, maar werk je liever met de Google-apps dan met Microsoft 365? Dan kan Google Drive die Office-bestanden automatisch omzetten naar Google Docs-, Spreadsheets- en Presentaties-indelingen zodra je ze uploadt. Om dit in te schakelen, ga je in Google Drive naar Instellingen. Kies voor Algemeen en vink Uploads converteren naar de indeling van Google Documenten-editors aan. Vanaf dat moment worden compatibele Office-bestanden automatisch geconverteerd bij het uploaden. Het originele bestand blijft daarbij bewaard, zodat je altijd kunt terugvallen op het oorspronkelijke Office-document.
