Makkelijker afspraken plannen: zo synchroniseer je al je agenda's

Misschien herken je het: in jouw gezin gebruikt de een de Agenda-app op iOS, de ander Google Agenda via het web of mobiel en nog iemand anders werkt met de desktopversie van Microsoft Outlook en kijkt af en toe op outlook.com. Zulke situaties maken het delen van volledige agenda’s of afzonderlijke afspraken natuurlijk complexer. Nog lastiger wordt het wanneer iemand binnen het Google-ecosysteem wil blijven, maar op het werk met een Microsoft-agenda moet werken en beide agenda’s wil synchroniseren.

In dit artikel bekijken we de drie belangrijkste ecosystemen, Google, Microsoft en Apple, en tonen we hoe je binnen elk systeem agenda’s en afspraken deelt. Daarna bespreken we kort enkele scenario’s waarin je agenda’s ‘cross-platform’, dus tussen deze ecosystemen, uitwisselt en synchroniseert. In een kaderstuk laten we ook kort enkele alternatieve agendadiensten zien voor wie graag buiten de lijnen (van de grote ecosystemen) kleurt.

Google biedt voor gezinnen een functie waarmee automatisch een familieagenda wordt aangemaakt. Dit stel je als volgt in. Meld je aan op https://families.google.com en klik op +Uitnodigingen sturen (nog 5 over). Vul één of meer namen of e-mailadressen in en bevestig met Verzenden. Wil je ook kinderen jonger dan 13 toevoegen, dan moet je als gezinsbeheerder eerst een Google-account met ouderlijk toezicht voor het kind aanmaken. Meer informatie hierover vind je op www.kwikr.nl/got.

Zodra genodigden in de ontvangen e-mail op Uitnodiging accepteren klikken en bevestigen met Lid worden van de gezinsgroep, worden ze toegevoegd. Open je daarna de web- of mobiele versie van Google Agenda, dan zien alle gezinsleden bij Mijn agenda’s de nieuwe agenda Family verschijnen. Elk lid kan hierin evenementen toevoegen of aanpassen. Je kunt de agenda ook delen met iemand buiten het gezin, bijvoorbeeld opa of oma.

Google Agenda maakt het ook eenvoudig om een willekeurige agenda te delen met andere Google-gebruikers. Vanuit de mobiele app kun je vooralsnog geen volledig nieuwe, lege agenda aanmaken, maar dat kan wel via de webapplicatie (https://calendar.google.com). Klik in het linkerdeelvenster bij Andere agenda’s op het plusknopje en kies Nieuwe agenda maken. Vul een naam in, zoals Gezin van Paemel of Sportteam, voeg een omschrijving toe en kies je tijdzone. Bevestig met Agenda maken; de agenda verschijnt bij Mijn agenda’s in het linkerdeelvenster.

Voeg daarna de gewenste leden toe. In de webversie klik je op de drie puntjes bij de agenda, kies je Instellingen en delen en vervolgens Mensen en groepen toevoegen. In de mobiele app kan dit ook via Instellingen, tik op de agenda en selecteer Voeg personen of groepen toe. Vul het e-mailadres of de naam in en bepaal de rechten. In de app doe je dit via de standaardmachtiging Alle details voor de afspraak bekijken bij de toegevoegde naam. Je kunt kiezen uit vier niveaus, van Alleen statusinformatie beschikbaar/bezet weergeven tot Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren. Bevestig met Sturen of Opslaan. De genodigde ontvangt een e-mail met een link om de agenda toe te voegen.

Je hoeft niet altijd een volledige agenda te delen; je kunt ook eenvoudig anderen uitnodigen voor afzonderlijke afspraken. In Google Agenda doe je dit door ‘gasten’ toe te voegen aan een evenement. Dat werkt zowel in de webversie als in de mobiele app.

In de mobiele app bijvoorbeeld maak je een afspraak of open je er een en tik je op het potloodicoon. Kies Mensen toevoegen en voer een of meer e-mailadressen in. De genodigden ontvangen een e-mailuitnodiging. Gebruiken zij ook Google Agenda, dan verschijnt de afspraak automatisch als uitnodiging in hun agenda. Zij kunnen de uitnodiging accepteren of weigeren, en jij ziet bij de afspraak hun RSVP-status (‘Répondez s’il vous plaît’, oftewel ‘Antwoord alsjeblieft’).

Net als Google biedt Microsoft een familie-agenda voor Microsoft-familiegroepen. Zodra je op https://family.microsoft.com, aangemeld met je Microsoft-account, een familie hebt samengesteld via Een gezinslid toevoegen en de genodigden hun deelname bevestigen, wordt automatisch een gedeelde familie-agenda aangemaakt. Deze verschijnt direct in je Outlook-agenda-apps.

Op www.outlook.com vind je de agenda bijvoorbeeld in het linkerdeelvenster onder Groepen, bij Your family of Uw gezin. Wil je de naam wijzigen, open dan de rubriek Personen, klik op Ga naar groepen en vervolgens op Your Family. Kies Groep bewerken, pas de naam aan en bevestig met Opslaan. Dit is een handige optie voor gezinnen die al binnen het Microsoft-ecosysteem werken, al vinden we Googles manier iets gestroomlijnder.

Microsoft heeft verschillende mogelijkheden om een willekeurige agenda te delen, afhankelijk van het accounttype. We richten ons hier op persoonlijke scenario’s, niet de uitgebreide bedrijfsoplossingen via Office 365/Exchange.

Laten we met de webapplicatie op www.outlook.com beginnen. Ga naar Agenda, houd de muisaanwijzer boven een agenda in het linkerdeelvenster, klik op de knop met de drie puntjes en kies Delen en machtigingen. Vul het e-mailadres of de naam van een contactpersoon in en klik op het pijlknopje voor de gewenste machtigingen: Kan alle details weergeven of Kan bewerken (minder opties dus dan bij Google). Bevestig met Delen. Je kunt de machtiging naderhand nog altijd aanpassen. Zodra die persoon de uitnodiging via mail accepteert, hoort je agenda in de lijst met gedeelde agenda’s te verschijnen.

Vanzelfsprekend kun je in Microsoft Agenda ook losse afspraken delen in plaats van een volledige agenda. In de mobiele Outlook-app gebruik je hiervoor het veld Personen wanneer je een nieuwe gebeurtenis aanmaakt of via het potloodicoon bij een bestaande afspraak. Je krijgt dan twee tabbladen, Vereist en Optioneel. Op het eerste vul je de namen of e-mailadressen in van deelnemers die je absoluut bij de vergadering of afspraak wilt. Outlook houdt bij het plannen, vooral in bedrijfsomgevingen met Exchange, rekening met de beschikbaarheid van deze vereiste deelnemers. Genodigden ontvangen een uitnodiging via e-mail en antwoorden met Ja, Misschien of Ik ga niet.

In de desktop-apps en in de webversie gebeurt dit op een vergelijkbare manier via Deelnemers uitnodigen, waarbij je opnieuw zowel vereiste als optionele deelnemers kunt toevoegen.

Apple laat je aankopen, iCloud-opslag en een agenda met gezinsleden delen. Je activeert dit op een iPhone via Instellingen. Tik bovenaan op je Apple-accountnaam, kies Gezin en ga verder. Je nodigt (maximaal vijf) mensen uit via de suggesties, of je kiest Anderen uitnodigen of Maak account voor kinderen aan. Als je anderen uitnodigt, selecteer je via de berichten-app een uitnodiging naar een contactpersoon met een Apple-account. De genodigde kiest Accepteren en daarna Word lid van gezin. Je gezin staat nu klaar.

Je treft hier nu ook de optie Aanbevolen voor je gezin aan. Selecteer dit en kies Gezinsagenda en Maak gedeelde agenda aan. Geef deze een geschikte naam (zoals Gezinsagenda) en kleur en bevestig met Ga door. Duid aan welke gezinsleden welke machtiging krijgen, zoals enkel bekijken of ook wijzigen. Rond af met Maak kalender aan. Als het goed is, krijgen de gezinsleden nu automatisch de gedeelde gezinsagenda te zien in hun Agenda-app. Je kunt deze agenda later ook delen met niet-gezinsleden, zoals andere familieleden.

Om een willekeurige agenda te delen, open je de Agenda-app en tik je in het midden op agenda’s. Tik vervolgens op het informatiesymbool naast de beoogde agenda, zodat je in de agenda-instellingen belandt. Bij gedeeld met kun je nu Voeg iemand toe selecteren, waarna je de gewenste contactpersoon invult. Deze persoon wordt dan toegevoegd. Voor elke toegevoegde persoon kun je (ook naderhand) nog instellen of ze de agenda mogen bewerken of niet.

Een specifieke afspraak delen met Apple gaat even eenvoudig. Open de dag met de geplande activiteit en tik rechtsboven op wijzig om de instellingen te openen. Tik op Genodigden en voeg de naam of het e-mailadres toe van de personen die je wilt uitnodigen. Je kunt een uitnodiging optioneel maken door op Genodigden te tikken, een beetje naar links te vegen op de naam of het e-mailadres en Maak optioneel te kiezen.

Wil je geen melding krijgen als iemand de uitnodiging weigert, open dan Instellingen, ga naar Apps / Agenda en schakel Toon wie heeft afgeslagen uit. Handig is ook dat je in de Agenda-app snel een e-mail naar alle deelnemers kunt sturen: tik op een activiteit met deelnemers, kies Genodigden en tik op het brieficoon.

Tot nu toe werkten we vooral binnen één platform, dus volledig in Google, Microsoft of Apple. In de praktijk loopt dit helaas vaak anders. Gelukkig gebruiken agenda’s open standaarden als CalDAV en iCalendar, waardoor integratie en synchronisatie tussen verschillende platformen mogelijk worden. We behandelen enkele scenario’s, telkens vertrekkend vanuit Google. Niet alle combinaties komen aan bod, maar de voorbeelden helpen je vast ook in andere situaties verder.

Stel dat je agenda’s van twee platformen gebruikt, bijvoorbeeld privé en op het werk. Wil je je Google-agenda opnemen in de Agenda-app van Apple, open dan Instellingen op iOS en kies Apps / Agenda / Agenda-accounts / Nieuw account. Tik op Google, meld je aan met je Google-account, selecteer Gmail en zorg dat de optie Agenda’s is ingeschakeld. Je Google-agenda verschijnt dan automatisch in de Agenda-app en je kunt afspraken zowel bekijken als bewerken. Het gaat dus om een volledige tweerichtingssynchronisatie.

Bij Instellingen / Apps / Agenda vind je ook Synchroniseren, waar je bepaalt of je Alles synchroniseert of enkel items binnen een gekozen periode. Bij Standaardagenda kies je bovendien welke agenda, eventueel ook die van Google, de app gebruikt voor nieuwe activiteiten zonder specifieke agendatoewijzing.

Nog een ander scenario: je gebruikt Google bijvoorbeeld privé en Microsoft Outlook op het werk en je wilt beide agenda’s in de Microsoft-omgeving kunnen beheren. We nemen de vernieuwde Outlook-desktopapplicatie in Windows als voorbeeld, omdat tweewegssynchronisatie via CalDAV hier goed is ingebouwd. Klik hier op het tandwiel rechtsboven en kies Accounts / E-mailaccounts / Account toevoegen. Selecteer Gmail, naast opties als iCloud, IMAP en andere, en meld je aan met het juiste Google-account. Bevestig je keuzes zodat (zeker ook) je agenda’s worden weergegeven.

Op vergelijkbare manier is zo’n integratie en tweewegssynchronisatie ook mogelijk in de klassieke Outlook-desktopapp.

Soms wil je een agenda uit een andere omgeving alleen bekijken in je eigen agenda-app, zonder die te kunnen wijzigen. Stel dat je een Gmail-agenda in Microsoft Outlook wilt bekijken. Meld je dan aan bij Google Agenda, klik op de drie puntjes naast de gewenste agenda, kies Instellingen en delen en scrol naar Geheim adres in iCal-indeling. Klik op Kopiëren naar Klembord en bevestig met OK. Deze geheime ics-link (een iCalendar-bestand) geef je aan de persoon met Outlook. Op https://outlook.com klik je in het linkerpaneel op Agenda toevoegen en selecteer je Abonneren via internet. Plak de ics-link in het veld, typ een agendanaam, kies een kleur en pictogram en bepaal aan welke agendagroep je deze wilt toevoegen. De agenda verschijnt daarna in het linkerdeelvenster, eventueel via Alles weergeven.

Op vergelijkbare wijze importeer je een agenda in Apple Agenda. Open Instellingen / Apps / Agenda’s / Agenda-accounts, kies Andere en Voeg agenda-abonnement toe. Plak de ics-link, tik op Volgende, laat de instellingen ongewijzigd en bevestig met Bewaar.

Let erop dat dit telkens eenrichtingsverkeer is: je kunt de geïmporteerde agenda bekijken, maar niet bewerken.

Je hoeft niet altijd een volledige agenda te delen als je enkel iemand voor een activiteit wilt uitnodigen. Dankzij de iCalendar-standaard kun je via e-mail een uitnodiging sturen die de ontvanger met een paar klikken aan zijn eigen agenda toevoegt, ook op een ander platform.

In Google Agenda dubbelklik je op een activiteit, kies je Bewerken en vul je bij Deelnemers uitnodigen de e-mailadressen in, bij Optioneel of Vereist. Voeg eventueel een bericht toe en bevestig met Verzenden. De genodigden ontvangen daarna een e-mail met knoppen om hun deelname aan te geven: Ja, Misschien of Ik ga niet. Ze kunnen de uitnodiging meteen toevoegen via Toevoegen aan agenda of Agenda bijwerken, of door de bijlage met ics-extensie te openen, bijvoorbeeld via Openen met in Windows. Een ics-bestand kan overigens ook rechtstreeks vanuit de agenda-app geïmporteerd worden.