Online gegevens veiligstellen: zo exporteer en back-up je je accounts

Als je onverwacht de toegang tot een of meer online accounts verliest, kan veel van wat je in de loop der jaren hebt opgebouwd ineens onbereikbaar worden. Denk aan gezinsfoto's, video's, contacten, agenda's, documenten, scans, e-mails, chatgesprekken en wachtwoorden. Dit risico wordt ook wel 'digital decay' genoemd.

Bij online diensten is accounttoegang in feite een gebruiksrecht. Je blijft afhankelijk van de voorwaarden van de aanbieder en van de beschikbaarheid van het platform. Bovendien bestaan digitale diensten niet eeuwig. Denk maar aan vroegere populaire platforms als Hyves en MySpace. Wanneer een dienst stopt, krijgen gebruikers soms maar weinig tijd om hun gegevens veilig te stellen. Mis je zo'n aankondiging of reageer je te laat, dan kun je de toegang kwijtraken. Staat je enige kopie in de cloud, dan loop je dus altijd het risico gegevens te verliezen. Door regelmatig een lokale kopie te maken, houd je zelf de controle over je digitale archief. Bovendien maakt dat een eventuele overstap naar een andere dienst eenvoudiger.

Waarschijnlijk weet je wel welke online accounts je regelmatig gebruikt, maar een volledig overzicht heb je lang niet altijd. Naast Google, Microsoft, Apple en Meta heb je misschien ook accounts bij fora, nieuwsbrieven, webshops, cloudopslagdiensten, foto- en notitie-apps, hostingproviders of AI-chatbots.

Begin daarom met een lijst van alle diensten waarbij je een account hebt. Er bestaat helaas geen programma dat al je accounts automatisch en volledig kan opsporen. Je moet verschillende bronnen combineren. Een goed begin zijn je wachtwoordmanagers, omdat je daarin doorgaans veel van je accounts terugvindt. Wil je meteen controleren of je gevonden accounts nog goed beveiligd zijn? Lees dan ook Grote wachtwoordenschoonmaak: zo maak je al je accounts weer veilig

Open bijvoorbeeld Google Wachtwoordmanager en meld je aan met je Google-account. Hier zie je de opgeslagen inloggegevens uit Chrome en Android die tussen je apparaten worden gesynchroniseerd. Klik op de pijl naast een account en vervolgens op het oogicoon om het wachtwoord te bekijken.

Gebruik je Edge, dan vind je de Microsoft-wachtwoordbeheerder via Instellingen / Wachtwoorden en automatisch invullen. In Firefox open je de opgeslagen inloggegevens via about:logins. Apple verzamelt accountwachtwoorden, passkeys, wifi-wachtwoorden en verificatiecodes in de app Wachtwoorden.

Ook Windows kan inloggegevens bewaren. Open via het startmenu de app Referentiebeheer en bekijk Webreferenties en Windows-referenties. Vooral die laatste kunnen aanvullende aanwijzingen over je accounts opleveren, al worden de wachtwoorden doorgaans niet getoond.

Je kunt ook in je mailboxen zoeken naar oude accounts. Controleer daarbij alle e-mailadressen en aliassen die je ooit hebt gebruikt. Zoek bijvoorbeeld op termen als welcome, confirm, activate, verify, account, invoice, order, subscription, renewal en unsubscribe, en gebruik ook vergelijkbare Nederlandse zoekwoorden.

Niet ieder account heeft een eigen wachtwoord. Misschien heb je bij sommige diensten ooit gekozen voor Inloggen met Google, Facebook, Apple of Microsoft. Zo'n aanmeldmethode heet een social login. Controleer daarom ook welke apps en websites aan je accounts bij deze aanbieders gekoppeld zijn. Dat kan via de overzichten voor Google-koppelingen, Facebook-koppelingen, Apple-koppelingen (app-specifieke wachtwoorden) en Microsoft-koppelingen.

Neem daarnaast je bank- en creditcardafschriften door en controleer aankopen via bijvoorbeeld PayPal en Google Play. Zo spoor je vooral betaalde diensten op, waaronder cloudopslag, streamingabonnementen, VPN-diensten, softwarelicenties en apps. Bekijk ook welke apps op je apparaten zijn geïnstalleerd. In Windows doe je dat via Instellingen / Apps / Geïnstalleerde apps. Controleer daarnaast je mobiele apparaten. Apps die synchroniseren, back-ups maken, cloudopslag gebruiken of met een gebruikersprofiel werken, hebben mogelijk een bijbehorend account. Denk aan apps voor printers, camera's, fitness, reizen en webshops.

Zelfs oude datalekken kunnen je op het spoor zetten van vergeten accounts. Op Have I Been Pwned kun je controleren of je e-mailadres ooit in een datalek is opgedoken.

Heb je verschillende accounts teruggevonden, dan is het verstandig ze overzichtelijk te ordenen. Je kunt daarbij dezelfde volgorde aanhouden als tijdens het zoeken: wachtwoordmanagers, mailboxen, social logins, betalingen en abonnementen, geïnstalleerde apps en tot slot Have I Been Pwned.

Neem deze informatie op in een eenvoudige spreadsheet of beveiligde notitie met bijvoorbeeld deze kolommen: URL, E-mailadres/alias, Inlogmethode (zoals wachtwoord, passkey, Google, Apple, Facebook, Microsoft), 2FA actief?, Herstelmethode (mail, telefoonnummer, authenticator-app, herstelcodes), Betaald of gratis?, Welke data?, Recentste gebruik, Gewenste actie (behouden, wachtwoord wijzigen, 2FA inschakelen, exporteren of verwijderen) en eventueel Opmerkingen.

We raden je af wachtwoorden in het document op te nemen, tenzij je dit veilig en versleuteld bewaart.

Voor accounts waarvan je gegevens wilt exporteren of back-uppen, kun je alvast een mappenstructuur maken. Begin bijvoorbeeld met een centrale map zoals \Cloud-Exports-2026 en maak daarin per dienst submappen aan, zoals Google\Takeout of Meta\Facebook.

Verderop bespreken we hoe je deze exportbestanden het beste bewaart en back-upt.

Voor het exporteren van gegevens uit Google-diensten kun je Google Takeout gebruiken. Open Google Takeout voor een overzicht van de actieve diensten die aan je Google-account zijn gekoppeld. Je kunt in één keer alle gegevens selecteren, maar dat levert vaak onnodig grote archieven op. Klik daarom eerst op Selectie van alle items ongedaan maken en vink vervolgens alleen de diensten aan waarvan je gegevens wilt exporteren.

Begin eventueel met een kleine test. Selecteer bijvoorbeeld Google Foto's en klik op Alle inbegrepen fotoalbums om slechts een of twee albums te kiezen. Klik daarna op Volgende stap en selecteer Downloadlink sturen via e-mail.

Je kunt ook aangeven hoe vaak Google een export moet maken. Kies bijvoorbeeld Eén keer exporteren of Gedurende 1 jaar elke maand exporteren. Selecteer bij Bestandstype bij voorkeur .zip en stel de maximale bestandsgrootte bijvoorbeeld in op 10 GB of 50 GB. Rond af met Export maken.

Houd er rekening mee dat aanvullende metadata, zoals locatiegegevens en reacties, bij sommige diensten in afzonderlijke JSON-bestanden terechtkomen. Verwijder die dus niet zomaar. Je kunt zo'n bestand bekijken met een gratis teksteditor als Notepad++.

Is de test goed verlopen, dan kun je op dezelfde manier de overige gewenste gegevens exporteren. Vergeet niet de archieven op tijd te downloaden, want Google Takeout bewaart ze maar tijdelijk.

Veel maildiensten bewaren je berichten en bijlagen online en synchroniseren die via IMAP met je mailprogramma. Daarom is het verstandig ook regelmatig een lokale back-up van je e-mail te maken. Voor Gmail kan dat via Google Takeout. Selecteer E-mail, klik op Alle Mail-gegevens inbegrepen en vink alleen de gewenste mailboxen of labels aan. De standaardbestandsindeling voor e-mailberichten is MBOX; gebruikersinstellingen worden opgeslagen als JSON.

Wil je de geëxporteerde berichten bekijken, dan kun je daarvoor Windows MBOX Viewer gebruiken. Met dit programma kun je ook afzonderlijke e-mails naar het EML-formaat exporteren.

Een andere mogelijkheid is de gratis mailclient Mozilla Thunderbird. Installeer daarin via Add-ons en Thema's de extensie ImportExportTools NG. Daarmee krijg je meer mogelijkheden, maar houd er rekening mee dat de procedure behoorlijk ingewikkeld kan zijn.

Een andere manier om e-mails lokaal te bewaren is MailStore Home. Dit gratis programma werkt niet alleen met Gmail, maar bijvoorbeeld ook met Outlook.com.

Installeer MailStore Home, start het programma en open E-mails archiveren. Klik op Geavanceerd en kies Gmail. Vul je Gmail-adres in, bevestig met Toestemmen en autoriseer de koppeling. Klik vervolgens op Test. Als de verbinding werkt, verschijnt de melding 'Verbinding gelukt'.

Klik op Volgende en geef aan welke berichten je wilt archiveren. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor Archiveer alleen berichten die nieuwer zijn dan <datum / tijdstip>. Bevestig met Beëindigen en OK en dubbelklik op de profielnaam. MailStore Home begint dan meteen met archiveren. Voor Outlook.com werkt dit vrijwel hetzelfde, maar daar kies je onder Geavanceerd voor Microsoft Outlook.com.

Je vindt de opgeslagen berichten onder Persoonlijk archief. Daar kun je ook naar specifieke e-mails zoeken. Via het contextmenu kun je een selectie van berichten vervolgens weer naar andere mailformaten of e-maildiensten exporteren.

Bij E-mails archiveren kun je bovendien het profiel MBOX-bestand kiezen. Daarmee kun je bijvoorbeeld een Gmail-archief bekijken dat je eerder via Google Takeout hebt gedownload. Dat is alleen wat minder rechtstreeks.

Een andere optie is het IMAP-protocol, via Geavanceerd / IMAP-postvak. Ook Mozilla Thunderbird ondersteunt deze werkwijze. Let er wel op dat je niet alleen synchroniseert, maar de gedownloade mappen daadwerkelijk kopieert naar een lokale map die losstaat van de actieve verbinding met de IMAP-server. Deze methode laten we hier verder buiten beschouwing.

Ook bij de sociale mediaplatforms van Meta kun je via de instellingen vrijwel je volledige geschiedenis opvragen. Meld je aan via het Meta Accountscentrum, open Je gegevens en toestemmingen en klik op Je gegevens exporteren en vervolgens op Export maken. Selecteer nu het profiel waarvan je gegevens wilt downloaden. Naast Facebook, Instagram en Threads kan hier ook je Meta-account staan. Dat is de centrale accountidentiteit waarmee Meta functies, apparaten en diensten beheert, zoals Meta AI en Ray-Ban Meta-brillen.

Doorloop de exportinstellingen voor ieder profiel afzonderlijk. Je kunt een melding naar een e-mailadres laten sturen en nauwkeurig aangeven welke gegevens je wilt bewaren. Tijdens onze controle zagen we meer dan 50 verschillende onderdelen.

Ook kun je een datumbereik selecteren, bijvoorbeeld Altijd of Aangepast, kiezen uit drie mediakwaliteiten en de exportindeling instellen op HTML of JSON. HTML is handig wanneer je het archief via een lokale miniwebsite in je browser wilt bekijken. Daarvoor open je het bestand start_here.html. JSON is vooral nuttig wanneer je de gegevens later met andere software wilt analyseren of converteren, bijvoorbeeld via een Python-script. Je kunt ook twee back-ups maken, elk in een andere indeling.

Bevestig je keuzes steeds met Opslaan, klik op Export starten en vul je wachtwoord in. Je krijgt een melding zodra het archief klaarstaat. Volgens Meta kan dat proces in theorie tot 30 dagen duren. Download het archief in ieder geval voordat de opgegeven termijn verstrijkt.

Wil je X definitief verlaten, of wil je gewoon een back-up van je gegevens? In beide gevallen kun je een archief aanvragen. Meld je aan bij X, klik op Meer en kies Instellingen en privacy. Open onder Je Account de optie Archief van je gegevens downloaden. Vul je wachtwoord in en klik op Archief opvragen. Via Meer informatie kun je eventueel eerst aanvullende uitleg over de exportgegevens bekijken.

X bundelt de gegevens doorgaans in een ZIP-bestand. Dat bevat onder meer een lokale HTML-weergave waarmee je je archief in een browser kunt bekijken. Daarnaast vind je databestanden in JavaScript- en JSON-formaat, die je voor verdere analyse kunt gebruiken.

Zodra de download gereed is, ontvang je een bericht en/of e-mail. Volgens X kan dat '24 uur of langer' duren, al is het proces doorgaans eerder afgerond.

WhatsApp maakt automatische back-ups naar Google Drive of iCloud. Die zijn handig wanneer je je gesprekken op een nieuwe telefoon wilt herstellen, maar geven buiten de app geen rechtstreeks leesbare toegang tot je berichten.

Bovendien kunnen privacyfuncties zoals Advanced Chat Privacy ervoor zorgen dat andere deelnemers het exporteren van een gesprek beperken.

Je kunt wel afzonderlijke gesprekken archiveren, inclusief foto's en andere bijlagen. Open daarvoor de gewenste chat in WhatsApp, tik op de gespreksinstellingen en kies Meer / Chat exporteren.

Tik op Media bijvoegen als je ook de bijlagen wilt bewaren. Heb je die niet nodig, bijvoorbeeld om opslagruimte te besparen, dan kun je ze weglaten. Geef vervolgens aan hoe of waar je het exportbestand wilt opslaan.

In het gedownloade ZIP-bestand vind je een of meer txt-bestanden met de gesprekken en de bijbehorende tijdstempels. Als je media hebt toegevoegd, staan daar ook de bijlagen bij, bijvoorbeeld JPG-, MP4-, WEBP- en PDF-bestanden.

Veel cloudopslagdiensten kunnen bestanden automatisch synchroniseren met een lokale map op je computer. Toch is zo'n synchronisatie niet hetzelfde als een back-up. Verwijderingen en wijzigingen kunnen namelijk ook worden gesynchroniseerd. Bovendien moet je controleren of de bestanden daadwerkelijk lokaal aanwezig zijn en niet alleen als verwijzing naar een online bestand. We bekijken hoe je dat regelt bij Google Drive en OneDrive.

Google Drive voor desktop biedt twee synchronisatiemodi: streamen en spiegelen.

Bij streamen zie je de bestanden wel op je computer, maar worden ze pas gedownload wanneer je ze nodig hebt of expliciet offline beschikbaar maakt. Bij spiegelen blijven de bestanden zowel online als lokaal opgeslagen.

Klik op het Google Drive-pictogram in het Windows-systeemvak en vervolgens op het tandwielpictogram. Kies Voorkeuren en open Mappen van Drive. Selecteer de gewenste modus, in dit geval waarschijnlijk Bestanden spiegelen, en bevestig je keuze.

Bij Microsoft OneDrive werkt het anders. Open je OneDrive-map in de Verkenner en klik met de rechtermuisknop op de hoofdmap, een submap of een afzonderlijk bestand. Kies Altijd bewaren op dit apparaat om de geselecteerde bestanden lokaal beschikbaar te maken.

Wil je later weer opslagruimte vrijmaken, dan kun je met Ruimte vrijmaken opnieuw plaatsbesparende verwijzingen naar de online bestanden maken.

Zodra je bestanden lokaal beschikbaar zijn, kun je ze bijvoorbeeld naar een externe schijf of NAS kopiëren. Wil je meer uit Microsofts clouddienst halen? In Al je bestanden veilig in de cloud: zo stel je OneDrive in als slimme back-up lees je hoe je OneDrive instelt en gebruikt voor het bewaren van je bestanden.

Naast bestanden en e-mails kun je ook je contacten en agenda's lokaal veiligstellen. Dat kan via Google Takeout, maar ook rechtstreeks vanuit de betreffende webapps.

Wil je Google Takeout gebruiken, vink dan Contacten aan en klik op vCard-indeling. Laat vCard geselecteerd wanneer je de contacten later bijvoorbeeld naar Android, macOS of iOS wilt importeren. Voor een gewone Google-back-up kies je CSV. Bevestig vervolgens je keuze.

Vink ook Agenda aan en klik op Alle agenda's inbegrepen om eventueel specifieke agenda's te selecteren. De agenda's worden standaard geëxporteerd in het universele iCalendar-formaat (ICS). Instellingen voor vergaderingen komen terecht in JSON-bestanden.

Rechtstreeks exporteren kan ook. Open Google Agenda, klik op het tandwielpictogram en ga naar Instellingen / Importeren en exporteren. Kies Exporteren. Google maakt meteen een ZIP-bestand met een of meer ICS-bestanden. Die kun je later opnieuw importeren in verschillende agenda-apps, waaronder Google Agenda en Outlook.

Voor contacten open je Google Contacten en klik je rechtsboven op Exporteren. Kies Google CSV, Outlook CSV of vCard voor Android, macOS of iOS en bevestig met Exporteren.

Voor contacten uit je persoonlijke Outlook.com-account meld je je aan en open je Personen. Kies vervolgens Beheren / Contactpersonen exporteren om een CSV-bestand te downloaden.

Bij agenda's werkt het iets omslachtiger. Open Agenda, klik op het tandwielpictogram en ga naar Agenda / Gedeelde agenda's. Klik onder Agenda publiceren op Agenda selecteren, kies de gewenste agenda en selecteer Kan alle details weergeven. Bevestig met Publiceren en klik daarna op de ICS-link om het agendabestand te downloaden.

Eerder hebben we wachtwoordmanagers gebruikt om online accounts op te sporen. De opgeslagen wachtwoorden wil je waarschijnlijk ook ergens veilig lokaal bewaren. Hoe je dat doet, verschilt per wachtwoordmanager. We nemen de ingebouwde wachtwoordbeheerder van Google Chrome als voorbeeld.

Open Chrome, klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes en kies Wachtwoorden en automatisch invullen / Google Wachtwoordmanager. Klik links op Instellingen en kies onder Wachtwoorden exporteren voor Bestand downloaden. Bevestig je identiteit om verder te gaan. Chrome slaat je wachtwoorden vervolgens op als CSV-bestand.

Gebruik je daarnaast een andere wachtwoordmanager, zoals Bitwarden of KeePassXC, dan vind je bij de instellingen doorgaans ook een optie als Exporteren of Export Vault. Kies bij voorkeur een versleuteld exportformaat wanneer het programma die mogelijkheid biedt.

Als je de voorgaande stappen hebt gevolgd, staan er inmiddels waarschijnlijk heel wat exportbestanden op je computer. Die wil je natuurlijk veilig bewaren.

Allereerst is het verstandig de bestanden te versleutelen. Veel exports worden namelijk opgeslagen als CSV- of JSON-bestand, en dat zijn in feite gewone tekstbestanden. Zonder extra bescherming kunnen anderen de inhoud mogelijk eenvoudig bekijken.

Je kunt de exportmappen bijvoorbeeld bewaren in een versleuteld 7z-archief met een sterk wachtwoord, gemaakt met 7-Zip. Een andere mogelijkheid is een versleutelde bestandscontainer met VeraCrypt. Bewaar zulke back-ups bij voorkeur op een externe schijf of NAS.

Daarnaast is één back-up niet voldoende om alle risico's af te dekken. Een technisch defect, ransomware, brand of diefstal kan er alsnog voor zorgen dat je gegevens verloren gaan. Daarom is de 3-2-1-back-upregel een goede basis. Die houdt in dat je minimaal 3 afzonderlijke kopieën van je gegevens bewaart, op minstens 2 verschillende soorten opslagmedia, waarvan ten minste 1 kopie op een andere fysieke of digitale locatie staat. Dat kan bijvoorbeeld een versleutelde back-up in een tweede cloudomgeving zijn of een schijf die je buitenshuis bewaart. Voor zo'n back-upstrategie kun je onder meer de gratis software Duplicati gebruiken. Een goede back-up begint ook bij overzichtelijk bestandsbeheer. In Optimaal bewaren en beheren: je data slim ingeregeld lees je hoe je mappen ordent, bestanden terugvindt en je back-ups organiseert.

Je hebt je gegevens geëxporteerd, versleuteld en volgens de 3-2-1-regel veiliggesteld. Toch ben je er daarmee nog niet helemaal. Wat heb je immers aan een archief met gigabytes aan gegevens als je de bestanden over enkele jaren niet meer kunt openen? Open en gestandaardiseerde bestandsformaten vergroten de kans dat je gegevens ook op langere termijn bruikbaar blijven.

Bestandsformaten als .docx en .xlsx zijn gestandaardiseerd en worden tegenwoordig breed ondersteund. Toch zijn open alternatieven als .odt en .ods (OpenDocument) en PDF/A voor langdurige archivering minder afhankelijk van één softwareleverancier.

Andere veelgebruikte open formaten zijn CSV voor eenvoudige tabellen, EML en MBOX voor e-mail, VCF voor contacten en ICS voor agenda's.

Je kunt Office-documenten bijvoorbeeld converteren met LibreOffice. Ook Word en Excel bieden de mogelijkheid om bestanden naar een OpenDocument-formaat te exporteren via Bestand / Exporteren / Bestandstype wijzigen. Voor het omzetten van PDF-bestanden naar PDF/A kun je PDF24 Creator gebruiken.

Overweeg daarom een extra back-up te maken waarin je belangrijke documenten in een open formaat bewaart. Controleer wel altijd of de conversie goed is verlopen. Vooral bij complexe formules in spreadsheets of bijzondere documentindelingen kunnen gegevens of de opmaak beschadigd raken. Kijk dus handmatig na of alle belangrijke gegevens, formules en opmaak correct zijn overgenomen.