Wordt u ook zo moe van spam? Ondanks strengere wetten wordt de hoeveelheid spam alleen maar groter. Gebruik SpamPal samen met uw e-mailprogramma om de toenemende stroom spam te filteren en te verwijderen. Standaard werkt SpamPal alleen met mailservers van het type pop3 of imap die een onbeveiligde wachtwoordaanmelding gebruiken.

Wordt u ook zo moe van spam? Ondanks strengere wetten wordt de hoeveelheid spam alleen maar groter. Gebruik SpamPal samen met uw e-mailprogramma om de toenemende stroom spam te filteren en te verwijderen. Standaard werkt SpamPal alleen met mailservers van het type pop3 of imap die een onbeveiligde wachtwoordaanmelding gebruiken. Daaronder vallen gelukkig de mailservers van de meeste internetproviders. SpamPal instellen voor andere servertypen is vrij complex en geeft soms problemen, dit beschrijven we dan ook niet. Webmail zoals Hotmail of Gmail kunt u met SpamPal niet filteren.

Stap 1

[afbeelding0]Voordat u SpamPal installeert is het verstandig een backup of herstelpunt te maken. Misschien hebt u bepaalde programma's geïnstalleerd die niet goed samenwerken met SpamPal. Een herstelpunt in Windows XP maakt u snel door achtereenvolgens te klikken op Start, Alle programma's, Bureau-accessoires, Systeemwerkset, Systeemherstel. Selecteer het keuzerondje Een herstelpunt maken en volg de aanwijzingen in het dialoogvenster op. Bij eventuele problemen selecteert u dan in Systeemherstel de optie Een eerdere status van deze computer herstellen en kiest u het gemaakte herstelpunt. Hebt u geen Windows XP? Controleer dan vooraf of u alle instellingen voor uw internetprovider, zoals uw gebruikersnaam en de naam van de mailserver (zie ook stap 6), op papier hebt staan.

Stap 2

[afbeelding0]Ga naar Spampal.org. Zoals u op de webpagina misschien ziet is het programma al wat ouder, maar de blokkeerlijsten die het gebruikt worden automatisch up-to-date gehouden. Het programma is bovendien gratis en vrij van spyware. We gaan in deze workshop uit van de laatste stabiele versie (geen bètaversie dus). Klik op een van de koppelingen onder Download SpamPal om het installatiebestand te downloaden. Bewaar het op een locatie waar u het gemakkelijk terugvindt, bijvoorbeeld een map Downloads of op het Bureaublad.

Stap 3

[afbeelding0]Sluit, zoals gewoonlijk, alle programma's af voordat u de installatie uitvoert, ook uw e-mailprogramma.Dubbelklik op het installatiebestand om de installatie te starten. De installatie is het bekende klikken op Next.U moet alleen op een gegeven moment even een selectievakje markeren om verder te kunnen. Laat bij de stap Setup Type het installatietype ingesteld staan op Standard, zodat alle meegeleverde filteropties gebruikt kunnen worden. SpamPal wordt bij de installatie automatisch toegevoegd aan de programmamap Opstarten van Windows. Als een beveiligingsprogramma hiervoor toestemming vraagt, moet u die geven. Klik bij de laatste stap op Finish. Laat het selectievakje bij deze laatste stap gemarkeerd, zodat SpamPal automatisch gestart wordt.

Stap 4

[afbeelding0]Bij de eerste keer starten van SpamPal verschijnt automatisch het venster Welcome to SpamPal. Klik op Next, dan gaat u naar de stap waar u het gewenste filterniveau mag kiezen. De instelling die u kiest bepaalt welke blokkeerlijsten SpamPal gebruikt. Medium is een geschikte keuze, waarmee u een groot deel van de spam filtert. U kunt het niveau altijd nog achteraf wijzigen (zie Stap 9). Klik op Next voor de volgende stap, waar u kunt kiezen uit een aantal extra filters.U kunt hier eigenlijk alle vakjes wel markeren. Maak eventueel het bovenste vakje leeg als u e-mail wilt kunnen ontvangen uit China, Korea of Taiwan. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn als u daar contacten hebt, of als u wilt corresponderen met een helpdesk van een daar gevestigde fabrikant. Klik tot slot op Finish om de instellingen te voltooien.

Stap 5

[afbeelding0]Als u Outlook (versie 2000 of ouder) of Outlook Express gebruikt, bent u goed af.In dat geval kunt u uw e-mailprogramma automatisch laten instellen.Klik daarvoor op Start, Alle programma's, SpamPal en tot slot op Setup Wizard. Klik in het eerste venster op OK om door te gaan. Kies nu in de bovenste keuzelijst uw e-mailprogramma en in de onderste keuzelijst de naam van de e-mailaccount die u wilt beveiligen. Markeer het selectievakje SpamPal Enabled en klik vervolgens op Set. Herhaal dit voor eventuele extra accounts.Klik tot slot op Finished om het venster te sluiten. De optie Send via SpamPal activeren we niet omdat die problemen kan geven. Ga door naar Stap 7.

Stap 6

[afbeelding0]Om uw e-mailprogramma handmatig in te stellen voor samenwerking met SpamPal, moet u de instellingen voor het ophalen van e-mail aanpassen. Als u niet weet waar dit in uw e-mailprogramma kan, zoekt u dat op met de Help-functie van het programma. Meer informatie voor specifieke e-mailprogramma's vindt u ook via deze pagina. U moet in ieder geval de naam van de server voor inkomende e-mail wijzigen in localhost en achter uw gebruikersnaam het teken @ typen, gevolgd door de oorspronkelijke naam van de mailserver. Is de servernaam bijvoorbeeld pop3.planet.nl en de gebruikersnaam jsmits2 dan moet u dit wijzigen in localhost en jsmits2@pop3.planet.nl. Als in uw gebruikersnaam al een @ staat, neemt u die gewoon over. De servernaam mail.tiscali.nl en gebruikersnaam gebruiker2@tiscali.nl moet u dus wijzigen in localhost en gebruiker2@ tiscali.nl@mail.tiscali.nl. In de afbeelding ziet u nog een voorbeeld. Als de nieuwe instellingen niet werken, kunt u nog proberen localhost door 127.0.0.1 te vervangen.

Stap 7

[afbeelding0]Nadat het e-mailprogramma is ingesteld, kunt u uw e-mail op de normale manier ophalen. Ongewenste berichten markeert Spam-Pal door de tekst **SPAM** toe te voegen voor het onderwerp (zie achtergrond van de afbeelding bij Stap 8). Om de spam uit uw Postvak In te houden, moet u in uw e-mailprogramma een Berichtregel toevoegen die het onderwerp controleert. Verplaats met die regel de met SPAM gemarkeerde berichten naar een speciaal ervoor gemaakte map. Zo'n regel maakt u bijvoorbeeld in Outlook Express via Extra, Berichtregels, E-mail. Geef daarna de gewenste instellingen voor de regel op door in de selectievakjes en op de blauw onderstreepte teksten te klikken. Houd de map voor spam zeker in het begin goed in de gaten om te kijken of er berichten in terechtkomen die u wél wilt lezen! Maak de map van tijd tot tijd leeg om de spam te verwijderen of stel in dat dit automatisch gebeurt, als uw e-mailprogramma die mogelijkheid tenminste biedt. Een andere optie is om de Berichtregel zo in te stellen dat spam naar de map voor verwijderde items wordt verplaatst en om die map automatisch te laten leegmaken.

Stap 8

[afbeelding0]Heeft SpamPal een bericht als spam gemarkeerd dat u wél wilt lezen? Dan kunt u de afzender toevoegen aan een lijst van goedgekeurde afzenders, een zogeheten whitelist. Afzenders waarvan u regelmatig normale e-mailberichten ontvangt, worden na verloop van tijd automatisch door SpamPal toegevoegd aan de whitelist. U hoeft dit dus alleen te doen als een bericht ten onrechte als spam is gemarkeerd. Rechtsklik op het pictogram van SpamPal naast de klok in de Taakbalk. Kies in het snelmenu de optie Add to Whitelist, zodat het gelijknamige dialoogvenster verschijnt. Voer het e-mailadres in of kies er een in de keuzelijst. Klik tot slot op Add om het toevoegen af te ronden. Het pictogram van SpamPal biedt overigens niet alleen een snelmenu. Het verandert ook van kleur terwijl er post wordt opgehaald. En als u er gewoon op klikt (met links dus), krijgt u een statusvenster met allerlei informatie.

Stap 9

[afbeelding0]U zult misschien merken dat het ophalen van e-mail wat langzamer gaat met SpamPal. Als u een breedbandverbinding hebt, kunt u dit verbeteren door de opties aan te passen. Rechtsklik op het pictogram van SpamPal en kies Options. Klik in het vak Category op Advanced en typ daarna in het vak Maximum simultaneous DNSBL queries de waarde 50. U kunt bij de opties ook het filterniveau aanpassen. Ga daarvoor in het vak Category naar het onderdeel Spam-Detection, Blacklists, Public Blacklists. U ziet dan namen van blokkeerlijsten. Klikt u op de naam van een lijst, dan krijgt u een Engelstalige beschrijving. U kunt via het item Pre-created Filtering Strategies een ander filterniveau kiezen of afzonderlijke lijsten activeren of uitschakelen via de selectievakjes. Een donkergrijs vakje geeft aan dat de lijst deel uitmaakt van een andere en daardoor automatisch is geactiveerd. Klik op OK om de instellingen toe te passen en het optievenster te sluiten. SpamPal biedt nog veel meer opties, maar met deze instellingen kunt u in ieder geval de nodige spam uit uw Postvak In gooien. Zo vindt u sneller de berichten die wel gewenst zijn en wordt u niet zo lastig gevallen door advertenties voor leningen, nepdiploma's, potentieverhogende middelen enzovoort.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).