In een ideale wereld werkt hardware altijd zoals het bedoeld is. In de realiteit is dat meestal ook wel het geval, maar soms gaat er ineens iets mis zonder dat daar een reden voor lijkt te zijn. We lichten veelvoorkomende hardwareproblemen voor je uit.

Tip 01: Toetsenbord doet raar

Dit probleem komt vaak voor en is bloedirritant. Je bent aan het typen en plotseling werken de speciale tekens niet meer. In plaats van een e met een trema (ë) typ je ineens aanhalingstekens met een e ernaast ("e). Het is niet zo vreemd dat je op zulke momenten denkt dat er iets aan de hand is met je toetsenbord. Het goede nieuws is dat dit niet het geval is, met je toetsenbord is alles in orde. Wat er in dit geval gebeurd is, is dat de taalinstelling van het toetsenbord in Windows om wat voor reden dan ook gewijzigd is. In versies voorafgaand aan Windows 10 gebeurde dit regelmatig door het indrukken van een toetsencombinatie, sinds Windows 10 gebeurt het iets minder spontaan, maar dat wil niet zeggen dat het niet meer voorkomt. Als je merkt dat je speciale tekens niet meer werken, is dit vrij eenvoudig op te lossen. Houd de Windows-toets ingedrukt en druk vervolgens op de spatiebalk. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt nu een lijstje met mogelijke toetsenbordindelingen waartussen direct geschakeld zal worden. Je zult merken dat je speciale tekens hierna gewoon weer als vanouds werken. In versies vóór Windows 10 schakel je tussen talen met Alt+Shift.

©PXimport

Tip 02: Printer niet herkend

Het installeren van printers binnen Windows is kinderlijk eenvoudig: je verbindt de printer via usb aan je computer en deze zal waarschijnlijk direct automatisch worden gevonden. Met draadloze printers ligt dat soms net even iets ingewikkelder. Afhankelijk van de netwerkinstellingen kan het gebeuren dat Windows de printer totaal niet ziet, zelfs al heb je software van de printer netjes geïnstalleerd. Vaak heeft dit ermee te maken dat de netwerkconfiguratie van de printer anders is dan die op je pc, waardoor de twee niet met elkaar ‘kunnen spreken’ spreken. Het aanpassen van de netwerkconfiguratie van de printer is doorgaans het antwoord, maar dat kan verdraaid lastig zijn als je de printer niet kunt benaderen. De oplossing is doorgaans even eenvoudig als oldskool: verbind de printer met je pc met behulp van een usb-kabel. Eenmaal verbonden zal de printer snel worden gevonden, waarna je, al dan niet via de webinterface of een configuratie-assistent van de fabrikant kunt zorgen dat de printer kan communiceren met je draadloze netwerk. Zodra dit is geregeld kun je de kabel weer verwijderen en zou alles als een zonnetje moeten draaien.

©PXimport

Tip 03: Printer print niets

Dit is een probleem waar we onlangs zelf nog mee te maken hebben gehad. Een printer kan om meerdere redenen aangeven dat het printen niet wil lukken. Vaak is er dan niet heel veel aan de hand, en moet simpelweg het papier of de inkt worden aangevuld en geeft de printer daarvoor geen heldere foutmelding. Vervelender is het echter wanneer de printer wel alle bekende geluiden maakt, maar vervolgens alleen maar lege vellen papier uitspuugt. De melding daarbij is onheilspellend en geeft aan dat er iets mis is met de inktconfiguratie in de printer (de precieze bewoordingen verschillen per fabrikant). Je wordt aangeraden om contact op te nemen met de fabrikant, maar in werkelijkheid is het probleem (doorgaans) een stuk minder ernstig: de spuitmondjes van je inktpatronen zitten verstopt. De oplossing is gelukkig heel eenvoudig: het reinigen van de printerkoppen zorgt ervoor dat de inkt weer vloeit zoals het hoort. Hoe je de printerkoppen reinigt verschilt uiteraard per fabrikant en model printer, maar in de meeste gevallen open je simpelweg de software van de fabrikant en vind je de betreffende optie onder het kopje Onderhoud of Probleemoplossing.

©PXimport

Geen paniek

Tip 04: Langzaam internet

Je hebt zojuist flink betaald voor een abonnement op glasvezelinternet en bent volledig klaar om met 500 Mbit/s over het internet te flitsen. Je hebt alles netjes aangesloten zoals het moet, maar je merkt vrij weinig van die snelheid. Een bezoekje aan Speedtest.nl leert je dat je met grote moeite 100 Mbit/s haalt. Wanneer dit gebeurt mopperen we (logischerwijs) vaak eerst op de internetprovider. Waarom halen we de beloofde snelheid niet. Is de verbinding niet goed? Is het modem kapot? Dat is natuurlijk allemaal mogelijk, maar als de snelheid rond de 100 Mbit/s blijft hangen, is je netwerkkaart waarschijnlijk de ‘boosdoener’. Wanneer je namelijk een oudere netwerkkaart in je systeem hebt zitten, dan is de kans zeer aanwezig dat deze een snelheid van 10 of 100 Mbit/s ondersteunt. Dan kunnen je modem en je verbinding nog zó snel zijn, als je kaart niet sneller is dan 100 Mbit/s, dan wordt alles daardoor geremd. De enige oplossing in dit geval is het vervangen van de ethernetkaart voor een gigabit-variant. Het goede nieuws is dat dit geen gigantische investering is. Voor nog geen drie tientjes heb je al een prima kaart, en raas je alsnog als Max Verstappen over het web.

©PXimport

Tip 05: Pc blijft herstarten

Het kan gebeuren: de computer loopt tegen een probleem aan en is gedwongen om te herstarten om het probleem te verhelpen. Hoewel dat dus een keertje mogelijk is, zou dat niet met regelmaat moeten gebeuren. Als dat wel zo is, of vervelender nog: de pc blijft in een herstart-lus hangen, dan kan dat een aanwijzing zijn dat er iets mis is met de hardware. De eerste stap is opstarten in Veilige Modus. In versies vóór Windows 10 doe je dat door tijdens het opstarten op F8 te drukken, in Windows 10 schakel je automatisch over naar de reparatiemodus wanneer de pc een aantal keer achter elkaar herstart. Zorg ervoor dat je alle randapparatuur verwijdert. Blijft Windows ook dan nog herstarten na reparatie of in Veilige Modus, dan is de kans aanwezig dat er iets aan de hand is met je hardware. Wat dit precies is kan nogal verschillen, maar je grafische kaart en interne geheugen zijn bekende boosdoeners. De enige manier om daar echt achter te komen is door de componenten te vervangen, maar in dat geval is het wel handig als je reserveonderdelen hebt of bijvoorbeeld even een grafische kaart of geheugenmodule kunt lenen, voordat je een nieuw onderdeel koopt en het blijkt toch ergens anders aan te liggen.

©PXimport

Tip 06: Verkeerde datum

Soms doen computers dingen waardoor je ineens aan jezelf gaat twijfelen. Bijvoorbeeld wanneer Windows ineens een verkeerde datum en tijd toont en je deze hebt aangepast, om de volgende keer doodleuk te zien dat de tijd weer verkeerd staat. Wanneer dit gebeurt, dan is het probleem vrijwel zeker dat de batterij op je moederbord leeg is geraakt (hier is overigens doorgaans wel een paar jaar voor nodig, tenzij er iets anders aan de hand is). Officieel zou Windows geen last moeten hebben van het feit dat de datum en tijd niet in het geheugen van je moederbord kunnen worden opgeslagen, ware het niet dat Windows niet met de tijdserver synchroniseert wanneer de tijd teveel afwijkt van de waarden van de tijdserver. En als je je browser gebruikt terwijl tijd en datum extreem afwijken, dan kan dat tot heftige foutmeldingen in je browser leiden (omdat allerlei beveiligingscertificaten qua datum dan niet meer kloppen). De oplossing is gelukkig heel eenvoudig. Schroef je computer open en zoek naar de batterij op je moederbord (een grote zilverkleurige knoopcel). Wip deze eruit en vervang hem voor een batterij van hetzelfde soort (meestal type CR2032). Wanneer je computer start, zul je nu nog eenmaal de juiste datum en tijd moeten selecteren, daarna zal deze wel worden bewaard.

Tip 07: Beeld oogt raar

Hoewel het een logische gedachte is om te twijfelen aan je beeldscherm wanneer er rare dingen gebeuren op het scherm (vensters die er raar uitzien, vreemde storingen in beeld enzovoort), heeft het vrijwel nooit iets met je beeldscherm te maken. Bij grafische problemen zit het euvel doorgaans in de grafische kaart of ingebouwde grafische chip, oftewel, de hardware die je beeldscherm vertelt wat het moet tonen. En dat er een probleem is met je grafische kaart, wil ook niet direct zeggen dat je grafische kaart stuk is. In veel gevallen wordt het probleem veroorzaakt door verkeerde of verouderde drivers, waardoor de kaart simpelweg niet goed aangestuurd wordt. Voordat je naar de winkel rent om een nieuwe grafische kaart te kopen, raden we je aan om te bekijken wat voor grafische kaart je hebt (dit kun je eenvoudig ontdekken door te googelen naar het model van de pc, als je de kaart niet zelf hebt geïnstalleerd) en vervolgens de juiste drivers te downloaden op de site van de fabrikant. Veel fabrikanten bieden tegenwoordig de mogelijkheid om zelf te detecteren wat voor kaart je in je computer hebt. Tijdens de installatie zal het beeld wat verspringen en daarna zou het probleem zomaar verholpen kunnen zijn.

©PXimport

Tip 08: Laptop snel leeg

Het voordeel van een laptop is dat je overal en altijd op je computer kunt werken. Die vrijheid wordt natuurlijk ernstig beperkt wanneer de batterij in recordtijd leeg is. Het slechte nieuws is dat er, ondanks allerlei zogenaamd nuttige tips op internet, weinig is dat je kunt doen om een luie batterij nieuw leven in te blazen. In de vriezer leggen, tien keer leeg laten lopen en opladen, het zijn allemaal kunstgrepen die hoogstens een paar minuten verschil zullen opleveren. Het enige wat je in dit geval kunt doen is contact opnemen met de fabrikant om een nieuwe batterij aan te vragen (en hopen dat dit binnen de garantie valt, maar meestal zit er op accu’s juist een kortere garantie dan op de rest van de laptop). Tot die tijd is er echter wel iets dat je softwarematig kunt doen. Windows 10 bevat een aantal handige opties om energie te besparen. Je vindt ze door in het startmenu te klikken op Instellingen en vervolgens op Batterijbesparing. In het menu dat verschijnt schakel je de functie Batterijbesparing in. Met deze modus ingeschakeld zullen onnodige applicaties op de achtergrond worden uitgeschakeld en de helderheid van je beeldscherm worden gereduceerd. Zo bespaar je kostbare minuten tot je batterij vervangen is.

©PXimport

Tip 09: Bestanden openen niet

Je probeert een Word-bestand te openen, maar krijgt constant de melding dat het niet geopend kan worden. Je probeert een zip-bestand uit te pakken, maar krijgt ook hier de ene keer een foutmelding en de andere keer lijkt het wel te lukken. Wanneer dit gebeurt met bestanden op een lokale schijf, dan kan dit een aanwijzing zijn dat de opslag corrupt is (of dat aan het raken is). Heb je een harde schijf in plaats van een ssd, dan is het ook mogelijk dat je de schijf hoort tikken. Als je het idee hebt dat er iets is met je schijf, dan is het zaak om onmiddellijk actie te ondernemen voordat het probleem escaleert. Download onmiddellijk een (gratis) programma dat de werking van je harde schijf kan testen, zoals Seagate SeaTools. De meeste fabrikanten hebben tools die specifiek voor hun producten bestemd zijn. Blijkt er echt iets aan de hand te zijn met je schijf, koop dan een nieuwe (en overweeg ook om over te stappen op ssd, die zijn sneller) en zet de bestanden zo snel mogelijk over. Daarna wordt het zaak om de schijf in het systeem te vervangen en Windows daarop te installeren. Dit kan eenvoudig met de Windows 10-installatieschijf.

©PXimport

Tip 10: Piepjes

Wanneer een computer start, dan zal het eerst een aantal diagnostische tests uitvoeren. Dit heet de Power On Self Test (oftewel POST). Is er iets niet in orde tijdens die test, dan zal dit op het beeldscherm worden weergegeven en/of worden aangegeven met behulp van een reeks piepjes (die piepjes komen uit je systeemkast, niet uit je luidspreker). Door de lengte van en het aantal piepjes te combineren, kan precies worden aangegeven of er een probleem is met het geheugen, met het bios, de koeling enzovoort. Helaas is het niet zo dat er één universele richtlijn is voor de betekenis van deze piepjes. Een pagina die per merk goed aangeeft wat welke piepjes precies betekenen is deze. Maakt je computer tijdens het opstarten ongebruikelijke piepgeluiden, breng dan (op een ander systeem of met je tablet of smartphone) een bezoekje aan deze pagina om precies in kaart te brengen wat er aan de hand is. Piepjes betekenen overigens helaas doorgaans wel dat er een component zal moeten worden vervangen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).