Een NAS is een handig apparaat waarmee je bestanden deelt met het hele gezin. Je doet de NAS echter tekort wanneer je die alleen maar daarvoor gebruikt. Een NAS kan namelijk meer dan bestanden opslaan en delen. Wat kun je allemaal met een NAS?

De eerste NAS-apparaten waren weinig meer dan een harde schijf met een netwerkaansluiting. Je kon mappen maken en delen en bestanden opslaan. Dat was handig in een tijd dat iedereen een pc gebruikte en breedbandinternet maar beperkt beschikbaar was. Inmiddels is de wereld totaal veranderd. Vrijwel ieder huis heeft een vaste internetverbinding en er zijn behalve de enkele bekabelde pc's vooral heel veel mobiele apparaten via wifi online. Als een kameleon heeft de NAS zich telkens aan deze veranderende situatie aangepast. Lees ook: De 8 beste NAS-systemen die je nu kunt kopen.

Nog steeds kun je bestanden centraal opslaan wat met de vele mobiele apparaten ook onverminderd belangrijk is. Maar je kunt met een moderne NAS ook heel veel andere, nuttige en leuke dingen doen. En moeilijk is het niet, want hoewel op elke NAS wel een versie van Linux draait, is een NAS dankzij zijn webinterface relatief eenvoudig te gebruiken. De pc en ook smartphone en tablet weten bovendien via de meegeleverde software en gratis apps de NAS gemakkelijk te vinden.

01 Basisconfiguratie

Hoewel je de configuratie van de NAS altijd nog kunt aanpassen, is het belangrijk de basis goed neer te zetten. Dit geldt vooral voor de indeling van de opslagruimte, want wil je die later aanpassen, dan verlies je alle gegevens die op de NAS staan. Zijn de harde schijven geplaatst en heeft de NAS elektriciteit en een netwerkverbinding, schakel de NAS dan in. Kijk in de 'Quick Install Guide' hoe je de installatie van jouw NAS moet starten. De belangrijkste zaken tijdens de installatie zijn het downloaden en installeren van de nieuwste firmware op de NAS, het instellen van een sterk wachtwoord voor de beheerder (admin), het configureren van een vast IP-adres en van de opslagruimte. Zit er meer dan één schijf in de NAS, kies dan altijd voor RAID. RAID1 bij twee schijven, RAID5 of 10 bij meer schijven. Afhankelijk van de grootte van de opslagruimte duurt het synchroniseren van de opslagruimte enkele uren. Het is niet noodzakelijk daarop te wachten, maar geef de NAS wel voldoende tijd deze basis goed in te richten.

©PXimport

01 Het is belangrijk dat je je NAS tijdens de installatie een vast IP-adres geeft zodat je hem altijd kunt bereiken.

02 Gebruikers

Een NAS is ideaal voor gebruik in een gezin of een klein bedrijf. Het is echter niet handig wanneer iedereen hetzelfde account gebruikt en het is ook niet verstandig zelf altijd het admin-account te gebruiken. Maak daarom voor alle gebruikers een eigen account aan, liefst ook met een eigen stukje privé-opslagruimte en de mogelijkheid bestanden met anderen te delen of gedeelde functies aan te passen.

De NAS beheer je via de webinterface. Start daarom de browser en typ in de adresbalk het IP-adres van de NAS. Login als admin met het sterke wachtwoord dat je tijdens de installatie hebt ingesteld. Ga dan naar het hoofdonderdeel van de NAS en selecteer iets als Gebruikers of Toegangsbeheer (de exacte naam verschilt per fabrikant). Klik op Nieuw of Toevoegen om een nieuwe gebruiker aan te maken. Maak andere gebruikers dan jezelf in elk geval geen lid van de admin-groep en maak het liefst voor jezelf ook een account dat geen admin is.

©PXimport

02 Maak voor elke gebruiker een eigen account aan en zet gewone gebruikers in de groep Users.

03 Mappen en delen

Zijn de gebruikers gemaakt, dan kunnen de gebruikers in elk geval al bestanden opslaan op de NAS en bestanden met elkaar delen. Sommige NAS-apparaten hebben standaard een map Public waar iedereen bestanden mag neerzetten en weghalen, op andere NAS-apparaten is dit niet aanwezig. Op de meeste NAS-apparaten is een bestandsbrowser aanwezig, waarmee je vanuit de browser naar de mappen en bestanden op de NAS kunt kijken. Vergelijkbaar met Windows Verkenner, maar dan in de browser. Start het onderdeel File Station of klik op Shares.

Klik op Nieuwe share of Nieuwe map en maak een map Documenten en geef alle gebruikers er lees- en schrijfrechten op.

Gebruikers kunnen nu op elke pc in Windows Verkenner een vaste netwerkverbinding maken. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op het item Deze pc en kies de optie Netwerkverbinding maken. In het venster dat nu getoond wordt vul je in het veld Map, het volgende in: \\IP-adres NAS\Documenten. Vink de optie Verbinding maken met andere referenties aan en geef de eerste keer dat je de verbinding maakt, de gebruikersnaam en het wachtwoord op van het gebruikersaccount op de NAS. Deze netwerkverbinding wordt nu permanent getoond in Windows Verkenner en heeft een eigen schijfletter.

©PXimport

03 Zijn de mappen gemaakt en rechten ingesteld, dan kun je via de NAS bestanden delen.

Packages installeren

Een NAS in gebruik nemen gebeurt in twee stappen. De eerste stap is het installeren van het besturingssysteem en het configureren van belangrijke zaken zoals het netwerk (altijd een vast IP-adres) en de opslagruimte (JBOD, RAID). In de tweede stap voeg je extra functionaliteit toe door packages te installeren. De packages installeer je uit de 'winkel' van de NAS, zoals we dat ook van iOS en Android kennen. Bij Synology heet deze winkel Package Center, bij QNAP App Center en NETGEAR noemt het gewoon Apps. Om packages te downloaden, is het nodig je NAS te registreren, maar de packages zijn verder meestal gratis. Zoek de functionaliteit die je wilt toevoegen en klik op Installeren.

©PXimport

Elke package in de QNAP App Center voegt een nieuwe functie toe aan de NAS.

04 Downloaden

Een NAS kan prima films en muziek downloaden. Daartoe installeer je één van de downloadpackages uit de app store van jouw NAS, bijvoorbeeld Download Station, qBittorrent, Sick Beard en CouchPotato. Er is keuze te over. Start daarna de nieuwe functie en voeg een downloadtaak toe.

Kopieer hiervoor de url van de torrent of bewaar het torrent-bestand op de pc en open het dan met de downloadfunctie. Voeg de taak toe en even later begint de NAS te downloaden. Je kunt nu de browser sluiten en de pc uitschakelen, de download wordt verder door de NAS afgehandeld. Je kunt rustig meerdere downloads toevoegen, de NAS regelt het allemaal. Behalve torrents worden ook ftp- en http-downloads ondersteund.

©PXimport

04 Er is eigenlijk geen download-app of ASUSTOR heeft hem wel.

©PXimport

04 Laat de NAS je downloads verzorgen en bespaar tijd én geld.

Alternatieve packages

Zoek je een functie die je niet tussen de packages terugvindt, dan kun je kijken of er een package beschikbaar is van een alternatieve bron. Er zijn namelijk ook uitbreidingen beschikbaar buiten de officiële app stores van de fabrikanten. Dat geldt zeker voor QNAP en Synology, maar soms ook voor andere NAS-besturingssystemen.

Kijk bijvoorbeeld op deze of deze site. Op de laatste vind je een Spotweb-client en een ondertitel-downloader, allebei leuke uitbreidingen op de SABnzbd-functie. Via Package Center / Handmatig Installeren kun je zo'n alternatieve package downloaden op de Synology. Wel moet je eerst via Package Center / Instellingen het Vertrouwensniveau omlaag brengen naar Elke uitgever. Dit laatste maakt wel duidelijk, er zijn ook nadelen en risico's verbonden met het gebruik van deze packages. Deze packages zijn namelijk niet getest door de NAS-fabrikant en kunnen de NAS instabiel of onveilig maken. Gebruik je de NAS voor back-ups, dan is dat zeker iets om rekening mee te houden.

©PXimport

Onofficiële packages vereisen vaak meer handwerk en kennis om ze werkend te krijgen.

05 NZB's downloaden

Download je uit de binary-nieuwsgroepen op een nieuwsserver, installeer dan SABnzbd op de NAS. Ga naar de instellingen en configureer daar de juiste newsserver, plus de gebruikersnaam en wachtwoord die daarbij horen. Stel ook andere zaken in zoals het maximaal aantal gelijktijdige connections (verbindingen) of SSL om de verbinding te beveiligen.

Controleer ook het poortnummer van de newsserver, meestal is dit 119 of 563 bij SSL. Stel vervolgens de map in waar je de downloads wilt bewaren. Sommige apps maken hiervoor zelf bij de installatie een eigen map, bij andere moet je dit zelf regelen. Schakel ook de opties in voor het uitpakken, controleren en samenvoegen van de deelbestanden van elke download (zoek daarvoor naar opties als ParCheck, ParRepair, ParScan en Unpak).

©PXimport

05 Ook complexere taken als de downloads uit nieuwsgroepen controleren en samenvoegen kan een NAS aan. De wizard helpt de newsserver te configureren.

06 Mediaserver

De films en muziek die je op de NAS hebt staan, wil je natuurlijk bekijken op de verschillende apparaten in het thuisnetwerk. Dat gaat het handigste met een mediaserver. Elk merk NAS heeft wel een eigen mediaserver, maar er zijn ook talloze packages als je liever een andere mediaserver gebruikt zoals Plex of TwonkyMedia. Het principe van alle mediaservers is gelijk: ze scannen bepaalde mappen op de NAS naar mediabestanden en presenteren die op een aanstekelijke wijze in een webinterface. Bovendien schakelen ze DLNA/UPnP in zodat media-apparaten in het thuisnetwerk de NAS herkennen als bron van mediastreams. Heel veel configuratiewerk is het niet, zeker niet wanneer je één van de standaard mediaservers gebruikt.

©PXimport

06 Behalve de standaard mediaservers kun je ook een alternatieve server als Plex gebruiken.

07 Streamen naar Apple

Ben je een iTunes-fan, dan kun je de muziek en films op de NAS ook weergeven en afspelen binnen iTunes. Hiervoor moet je de iTunes-service op de NAS activeren en soms dien je de mappen te selecteren die je wilt weergeven in de iTunes-bibliotheek.

In iTunes hoef je niets te aan te passen, bij het opstarten scant het namelijk zelf het lokale netwerk naar compatibele mediaservices en zal dan de iTunes-stream op de NAS direct herkennen en opnemen in de eigen bibliotheek. Als alternatief kun je op de iPad of iPhone ook één van de apps installeren die de NAS-fabrikanten aanbieden, zoals DS Audio voor Synology of Qmusic HD voor QNAP. In elk geval Synology en QNAP ondersteunen inmiddels ook Apple Airplay. Hiermee kun je mediabestanden afspelen op een tv of geluidsinstallatie die is aangesloten op een Apple TV.

08 Foto's presenteren

Een NAS is ook een geweldig apparaat voor fotografen en eigenlijk iedereen die zelf foto's en ook video's maakt, bekijkt en wil delen. QNAP en Synology hebben Photo Station, NETGEAR biedt ReadyNAS Photos II. Met die extra functies kun je foto's en video's in een webinterface presenteren. Photo Station indexeert de bestanden en maakt ze makkelijk doorzoekbaar.

EXIF-informatie, zoals de locatie waar een foto is genomen, blijft behouden. En je kunt bijvoorbeeld foto's op een landkaart weergeven of sorteren op bestemming. De beelden delen kan zowel op het thuisnetwerk, maar ook met familie en vrienden ver weg via internet. Bovendien hebben de NAS-fabrikanten eigen apps voor iOS en Android uitgebracht (en Synology en QNAP ook al voor Windows Phone), waarmee je foto's die je onderweg maakt direct naar je NAS kunt uploaden.

©PXimport

08 Synology Photo Station sorteert foto's ook op een tijdlijn of wereldkaart.

Zakelijk gebruik

Het lijkt nu alsof een NAS alleen maar geschikt is voor multimedia, maar het tegendeel is waar. Een NAS biedt ook heel veel zakelijke functionaliteit. Wat te denken van Note(s) Station, waarmee je op een QNAP of Synology eigenlijk een eigen versie van Microsoft OneNote bouwt, inclusief apps voor synchronisatie tussen alle mobiele apparaten. Of een eigen mail en agenda met Mailserver of Zarafa.

Maar er is nog veel meer, ERP-pakketten, ticketsystemen en zelfs software voor een complete webwinkel op je NAS. En wil je het allemaal veilig doen of gewoon vanuit het buitenland Nederlandse televisie kijken, dan bouw je de NAS om tot een VPN-server. Gebruik de sleutel en het configuratiebestand die je vanuit de VPN-server op de NAS kunt exporteren. Op onze website vind je een workshop over het instellen van je eigen VPN-server.

09 Eigen cloud

Een NAS is ook bij uitstek geschikt om een eigen cloud te maken. Gewoon thuis op je eigen NAS, in plaats van alle data bij Google of Microsoft. Je hebt de keuze tussen één van de cloud-packages van de NAS-fabrikanten zelf, zoals Synology Cloud Station, myQNAPcloud van QNAP of ReadyCloud van NETGEAR, maar je kunt ook voor een onafhankelijk platform kiezen zoals ownCloud. Het voordeel van ownCloud is dat je meerdere NAS-apparaten van verschillende merken in de eigen cloud kunt opnemen, iets wat met een oplossing van één van de NAS-leveranciers niet lukt. OwnCloud is er bovendien voor bijna elk merk NAS, al moet je bij Synology nog naar www.synocommunity.com gaan voor een package uit alternatieve bron.

©PXimport

09 Met de ReadyCloud van NETGEAR bouw je al snel een eigen cloud met een NAS en al je mobiele apparaten.

10 Back-ups maken

Je bestanden alleen op een NAS zetten is geen back-up! Maar een NAS kan wel een onderdeel zijn van een goede back-upstrategie. Bijvoorbeeld wanneer de NAS beschikt over meerdere schijven die in een RAID1, 5, 6 of 10 zijn geconfigureerd. Dat beschermt de data op de NAS tegen verlies door een defecte schijf. Op de website van elk van de bekende NAS-fabrikanten kun je programma's downloaden voor Windows en OS X om de samenwerking met de NAS nog verder uit te breiden.

In elk geval is er altijd wel een back-upprogramma waarmee je bestanden en mappen kunt back-uppen naar de NAS. Maar ook de NAS zelf heeft weer een back-upfunctie zoals Rsync waarmee je de data op de NAS direct naar een andere NAS kunt kopiëren of synchroniseren. En wil je de gegevens die je op de NAS hebt staan liefst buiten je eigen huis bewaren, kijk dan eens naar één van de cloudback-ups die vaak worden aangeboden of die je bijvoorbeeld via een HiDrive-package kunt toevoegen.

©PXimport

10 Eén NAS is geen back-up, maar elke NAS biedt voldoende mogelijkheden om je gegevens heel veilig te bewaren.

Meer lezen

Uitleg over ruimteverlies bij RAID.

Zo luister je naar muziek met je NAS

In 10 stappen je NAS volledig dichtgetimmerd

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.