Er is een Ockelcoin ontwikkeld. Het plan was er al jaren, maar nu is de Security Token Offering (STO) een feit. Ockel-CEO Tim Haaksma: “Je kunt nu een klein stukje van ons bedrijf kopen.” Het bedrijf achter Sirius heeft een security token, waardoor iedereen die wil kan deelnemen. Allemaal via blockchaintechnologie.

Het gaat bij andere cryptovaluta vaak om een toepassing, bijvoorbeeld een bedrijf dat een nieuw product wil maken. Haaksma: “Deze coins hebben de pers geregeerd de laatste tijd, omdat hun waarde stijgt en daalt in een recordtempo. Dat werkt bij een security token anders,“ zegt Haaksma. “Wij laten mensen een klein stukje van het bedrijf kopen. Hoe goed het gaat met je bedrijf, heeft dan reflectie op de waarde van de token. Het is heel vernieuwend. We zijn niet alleen met producten innovatief, maar ook met de financiering ervan, daarom vind ik het zo leuk.”

Nasdaq

Een paar jaar geleden had Haaksma het plan al, om zijn eigen type Bitcoin op de markt te brengen. “Een vriend van me die professor in Finance is, zei dat blockchaintechnologie een heel interessante technologie zou gaan worden, ook voor het publiek uitgeven van aandelen. Ik heb letterlijk Nasdaq gebeld, maar die hadden geen idee waar ik het over had.” Inmiddels staat de website in de steigers en gaat de security token op 2 oktober publiek. Om mensen meer uit te leggen over deze Security Token Offering (uitgifte van aandelen) maken we geen whitepaper, maar een soort business memorandum. Het is een strategisch document waarin we uitleggen wat we nu doen en wat we gaan doen met de opbrengst.”

©PXimport

Ockel werkt samen met Liqwith uit Oud Gastel om dit plan waarheid te maken. Liqwith heeft technologie, processen en een platform ontwikkeld om bedrijven te begeleiden die op deze manier funding willen ophalen. De afspraken voor tokens zijn samen met notarissen en juristen vormgegeven, geheel conform de wet. Het is echter zo vernieuwend, dat we waarschijnlijk een stuk wet- en regelgeving vooruit zijn.“ Het is sowieso niet bepaald standaard voor een technologiebedrijf dat hardware maakt om met een eigen cryptovaluta te komen, zeker niet als het een security token is.

Ockelcoin is een Ethereum-coin (ERC 20) die wordt gebouwd door Liqwith, die je straks vanaf 25 euro kunt aanschaffen tegen transactiekosten van 3/10 cent. Herman Vissia, CTO van Liqwith: "We hebben voor het Ethereum-netwerk gekozen, omdat dit het meest

geavanceerde en geaccepteerde netwerk is van dit moment. Je hebt een turingcompleet omgeving tot je beschikking om alle eisen die je stelt aan een token in te kunnen programmeren. Dat wordt gedaan in de programmeertaal Solidity. De website waarop de tokens worden aangeboden, bouwen we ook. We werken via een Slim Contract, dat een bedrijf geheel laat aansluiten op de statuten van de BV. Je legt hierin vast hoe een token zich gedraagt en hoeveel er maximaal kunnen bestaan. Maar ook of je nieuwe aandelen mag uitgeven en wie dit precies mag doen."

Die regels worden softwarematig in een Slim Contract vastgelegd, dat vervolgens wordt gebouwd op een interface. Herman: "Wij hebben dat gedaan met Java en JavaScript. We hebben dus aan de ene kant een online softwarepakket waar elke aandeelhouder naar toe kan, een portal dus, waarbij een gedeelte van de Portal rechtstreeks contact maakt met de ethereum blockchain waar alle transacties worden vastgelegd. Je kunt daar straks aandelen naar elkaar overmaken, dividend claimen, jaaropgaves printen en overdrachten kunt printen. Ockel stuurt hier zelf de gehele aandelenlogistiek aan, zoals de uitgifte van eventuele toekomstige nieuwe aandelen, de actuele lijst van aandeelhouders en het whitelisten van nieuwe aandeelhouders."

Je logt in op de portal met je wallet (private key). "We bieden voor investeerders die onbekend zijn met wallets, de mogelijkheid deze aan te schaffen, veilig te stellen en te beheren." Het is mogelijk om een voorconfigureerde hardwarewallet aan te schaffen. "Je kunt je privésleutel op een RVS-plaat gegraveerd krijgen en we kunnen direct wat Ether op zijn wallet zetten om mee te betalen bij het uitvoeren van aandelentransacties op de blockchain. Daarnaast kan een kleine investeerder altijd een gratis MetaMask wallet aanmaken (om gedecentraliseerde apps, dApps, in je browser uit te voeren, red.). Met een beetje lezen kan je ook deze heel veilig gebruiken, maar je moet er dan iets meer moeite voor doen."

Crowdfunded company

Enerzijds past deze moderne manier van financieren goed bij Ockel, anderzijds is het de vraag waarom het crowdfunding via een platform als Indiegogo loslaat. Dit is een succesvolle manier van financieren gebleken, waarmee het nieuwe varianten van Sirius mogelijk heeft gemaakt. Haaksma: “We zullen nog steeds naar Indiegogo gaan als we een nieuw product willen maken. Deze security token gaat echt om een investering in ons bedrijf, niet slechts een product en uiteindelijk is dit slechts een andere vorm van fondsen ophalen, wederom door een groep mensen die enthousiast zijn over Ockel. We blijven een crowdfunded company.”

De Ockeltoken is een nieuwe manier van crowdfunding voor het bedrijf. De aandelen van Ockel worden vertegenwoordigd door een ERC20-token of coin, waardoor je aandeelhouder kunt worden tegen minder hoge kosten dan in het geval van gewone aandelen van een BV. “Als je een BV hebt en je wilt er een aandeelhouder bij, dan kost dat tijd en geld. Je moet naar de notaris, er moet een jurist naar kijken: dat doe je niet voor 25 euro.” Een token waardoor je een beetje eigenaarsschap krijgt over een stukje Ockel betekent niet dat je ook zeggenschap mag verwachten. “Er is geen stemrecht, dus je krijgt niet iets te zeggen over ons bedrijf. Wel heb je er een stukje van en als het goed gaat, dan profiteer je daarvan doordat er winst wordt uitgekeerd. Als het niet goed gaat, dan verlies je mogelijk je investering, dat is het risico dat je neemt.”

©PXimport

Haaksma wil dat Ockel autonomie behoudt. “Een private equitypartij zal zijn stem meteen ergens op drukken en ik wil de vrijheid houden om radicaal te innoveren. Een aandeelhouder wil misschien kort rendement, maar wij willen er een langetermijnding van maken. Wij willen één aandeelhouder in de vorm van een grote groep mensen die gelooft in wat we doen. Iedereen kan het token kopen en als het goed gaat met Ockel dan heb je volledig recht op dividend. Een investeerder zal de economische upside interessant vinden, dus de waardeontwikkeling van het bedrijf en daarmee ook de token. We zijn overigens niet op zoek naar grote investeerders, maar als er partijen zijn die een groter bedrag willen neerleggen, dan kan dat. Alleen krijgen die de token onder dezelfde voorwaarden, dus ze hebben dan alsnog niets te zeggen. Als je in onze ambitie en plannen gelooft, dan ben je welkom.”

Verantwoordelijkheid

Met zoveel meer mensen die gebaat zijn bij hoe goed je bedrijf loopt, heb je ook meer verantwoordelijkheid en is er meer behoefte aan transparantie. Haaksma: “Het risico wordt voor mij niet anders, maar ik heb wel verantwoordelijkheid naar een extra aandeelhouder. Ik heb echter nu al ook verantwoordelijkheid naar medewerkers en stakeholders. Er komt wel wat meer werk bij kijken, omdat de informatievoorziening via die nieuwe website zal gaan. Ik heb goed nagedacht over die transparantie, samen met een team financieel adviseurs die onder andere bij Goldman Sachs en Morgan Stanley hebben gewerkt. We hebben veel ICO’s onderzocht en wat we elke keer merken is dat het vooral belangrijk is helder uit te leggen wie je bent, waar je naartoe wilt en wat iemand ervoor krijgt.”

De plannen van Ockel zijn vooral gerelateerd aan haar product Sirius. Ockel wil bijvoorbeeld het bereik van de mobiele PC vergroten. “We werken vooral aan de Nederlandse en Belgische markt, maar we hebben de hele wereld als speelveld. Die bereiken we wel online, maar we hebben geen verkoopafdelingen in allerlei landen. Dat is wel een stap die we kunnen maken, in bijvoorbeeld Japan, Singapore, Amerika en Hong Kong waar veel animo is voor Sirius. We willen ook nieuwe producten ontwikkelen en dat zijn grote investeringen. Het opschalen van productie kost veel geld. Er is nu een productierun gaande, maar de vraag is groot en daar moet je wel aan kunnen voldoen. We hebben nu bijna geen voorraad meer. Die hebben we wel nodig. We zitten nu in een pilot bij Target in Amerika. Daar wordt Sirius aangeboden in probeersetting en als dat een succes is dan praten we verder.”

De revival van de ultramobile PC

Toen Sirius verscheen hadden veel mensen wat te zeggen over het apparaat, vooral omdat hij bijna alles kon, maar net niet de smartphone kon vervangen. “Steve Jobs die zei dat je nooit aan mensen moet vragen wat de ‘next best thing’ moet worden. Mensen weten niet wat ze willen gaan gebruiken. Dat geldt zeker voor radicale innovatie. Sirius is geboren vanuit een visie dat er een mobiele wereld en een desktopwereld is en dat deze naar elkaar toegroeien. Er zit al veel van die gedachte in dat apparaat, maar er zit nog geen simkaart in. Dat was met de huidige stand van de techniek ook niet makkelijk.”

Dat komt bijvoorbeeld door het feit dat Microsoft de techpartner is van Ockel en Sirius draait op Windows 10. “Je kunt niet zomaar even een desktoplicentie gebruiken en daarmee gaan bellen. Onze ultramobile PC’s zijn een soort revival: in 1997 waren Microsoft, Intel en Sony er druk mee bezig, maar toen was daar in 2007 de iPhone. We zijn tien jaar verder, wij zijn nu een van de eersten die dat weer hebben opgepakt en waarin we nog steeds een grote kans zien. Het is een categorie waarbij je een volledig portable apparaat hebt met Windows-licentie. Daar kun je heel andere dingen mee dan met de huidige smartphones die toch vaak concessies doen in apps. Hoewel de chipset van de Ockel Sirius A nog tot in ieder geval 2020 op de markt blijft, loopt Intel-chip die we gebruiken in Sirius B richting end-of-life. We willen met een nieuw model komen met betere specs, wederom via Indiegogo.”

Het bedrijf wil groeien en start mede daarom met een private fase om haar ICO bij mensen uit het privénetwerk uit te leggen. Op 2 oktober zal Ockels token publiek gaan met 20 miljoen tokens à 12,5 cent. “We willen 2,5 miljoen euro ophalen, dat is de hard cap. Als het meer is dan 2,5 miljoen dan gaan we waarschijnlijk nog meer vermarkten. Halen we dat bedrag niet, dan blazen we het af."

Het Security Token is een certificaat van een aandeel, een financieel product. Omdat Ockel een financieel instrument uitgeven aan particuliere beleggers moeten dit vooraf worden geregistreerd bij de AFM. Haaksma: "De AFM houdt utility tokens goed in de gaten, omdat dat schimmig kan zijn. Ik denk dat de AFM security tokens waarschijnlijk liever zal zien dan utility tokens, omdat het transparanter is. Er zijn Initial Coin Offerings waarvan de eigenaren naar een eiland zijn verdwenen: juist omdat ICO's vaak theoretische oplossingen zijn voor een probleem, maar geen bestaande business. De urgentie om het idee daadwerkelijk uit te voeren verdwijnt kennelijk als ze ineens veel geld ophalen. Wij zijn een serieus bedrijf met bestaande business. Het is crowdfunding in ultieme vorm.”

Veiligheid

Het is wel een risico, dat een eigenaar zomaar naar een eiland verdwijnt, of dat bijvoorbeeld wordt gehackt waardoor de private key wordt ontfutseld. “Volgens mij is iedereen ervan overtuigd dat juist blockchaintechnologie veilig is. Hacken kan niet, maar private keys kunnen worden gestolen als je ze niet private houdt. Niet iedereen hoeft alle techniek van een auto te snappen om erin te rijden. Als er mensen zijn voor wie dit nieuw is, dan hebben we je juist de intentie dit heel goed uit te leggen. Je hebt in een paar minuten een wallet aangemaakt en het kopen van tokens gaat niet anders dan als je een nieuwe jas koopt bij Wehkamp.”

“De ethereum kun je niet overschrijven of manipuleren. Het netwerk controleert voortdurend of er transacties zijn die verandering brengen in het totaal. Het is per definitie juist heel erg veilig, zolang je je private key niet weggeeft. Je kunt in het geval van het Ockeltoken je tokens niet zomaar verhuizen naar een andere plek, dus qua veiligheid is dit juist de ultieme oplossing. Als je er maar voor zorgt dat je die private key goed opslaat. Sommige mensen slaan hem in een stalen plaat en leggen die bij de notaris, dat als het kantoor afbrandt, de code alsnog niet verloren gaat.”

©PXimport

Exchange

Haaksma hoopt uiteindelijk op een exchange te komen. “Er zijn nog geen security exchanges, maar ik verwacht over twaalf maanden wel minstens vijf grote platformen hiervoor. De eerste twaalf maanden gaan we sowieso niet voor een listing, dus je kunt de tokens de eerste 12 maanden niet verhandelen. Bestaande aandeelhouders mogen hun aandelen onderling verhandelen, dat zal altijd onderhands zijn waarbij wij geen actieve rol spelen. In ieder geval whitelisten we wallets, want we moeten weten wie onze tokens heeft.

Het feit dat 95% van de investeerders betaalt met credit card, iDEAL, Paypal of overschrijving zorgt ervoor dat deze al door het "Know Your Customer"-proces is gegaan, wat betekent dat een bank of instantie de identiteit van de persoon checkt om te kunnen inschatten wat de risico's zijn om met deze persoon in zee te gaan. Ockel kijkt of de naam van de investeerder overeenkomt met de naam van de bankrekening van waaruit gestort is, daarna kan men whitelisten. Voor de laatste 5% investeerders die met Bitcoin of Ether betaalt, is er de mogelijkheid om een kopie paspoort te uploaden, zodat op die manier de identiteit kan worden vastgesteld.

Als het aan Haaksma ligt, dan is blockchain helemaal de toekomst, juist voor bedrijven. “Ooit in Nederland hebben we een aandelenpapiertje bedacht in de VOC en nu is dit een digitaal aandelenpapiertje geworden: afspraken liggen vast in de blockchain, dat maakt het

makkelijk om dit te doen. Vroeger was zoiets alleen voor grote bedrijven weggelegd, maar nu kunnen kleinere bedrijven het ook doen. Je zit niet meer aan grote kosten om openbaar te gaan. Dit is een vernieuwde versie van de economie die we in de zeventiende eeuw hebben bedacht.”

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).