Als je de gelukkige eigenaar van een Raspberry Pi bent, maak je je eigen streaming-audiosysteem in een handomdraai. We tonen je wat je nodig hebt, hoe je de software Pi MusicBox installeert, hoe je alle mogelijkheden configureert en hoe je het bestuurt.

01 Pi MusicBox

In de vorige Raspberry-workshops hebben we meestal heel wat installatie- en configuratiewerk van de software zelf gedaan, maar om deze reeks af te sluiten gaan we het gemakkelijker maken. Wouter van Wijk heeft namelijk Pi MusicBox gemaakt, een gemakkelijk te gebruiken versie van Raspbian die van je Raspberry Pi een streaming muziekspeler maakt. Je Pi streamt dan muziek van Spotify Premium, Google Music of SoundCloud, en je bestuurt die vanaf je smartphone, tablet of pc. Het enige wat je moet doen, is het image op de SD-kaart van je Pi installeren. Lees ook: 15 alternatieven voor de Raspberry Pi.

©PXimport

02 Download image

Download het image van Pi MusicBox, halverwege de pagina staat een link onder het kopje Installation. Op het moment van schrijven was het versie 0.5. Pak het zip-bestand uit, waarna je een img-bestand en de handleiding ziet. Het img-bestand is 960 MB groot en past op een SD-kaartje van 1 GB. Steek het SD-kaartje in de kaartlezer van je computer. Download het programma Win32 Disk Imager en start het. Geef bij Device de schijfletter van je SD-kaart op en klik op het mapicoontje om het image-bestand te selecteren. Klik onderaan op Write om het image naar de SD-kaart te schrijven.

©PXimport

03 Start MusicBox

Verwijder de geheugenkaart en steek die in de Pi, die je ook op het netwerk aansluit met een ethernetkabel. Wil je wifi of een externe usb-audio-interface gebruiken, steek die dan in een usb-slot vóór je de Pi opstart. Steek daarna de stroomkabel erin, waarna het minicomputertje van het kaartje opstart. Na een tijdje is je Pi online en bezoek je in een browser op je lokale netwerk het adres http://musicbox.local. Indien dat niet werkt, log in op de pi (gebruikersnaam root, wachtwoord musicbox). Zoek het IP-adres op met de opdracht hostname -I, en typ dit IP-adres in de browser van je pc of mobiele apparaat.

©PXimport

Standaardgeluid

Pi MusicBox ondersteunt de standaard audio-interfaces van de Pi. De analoge uitgang geeft niet zo'n goed geluid, maar die kun je wel gebruiken om je opstelling te testen. De Pi ondersteunt ook audio via de HDMI-uitgang, maar dan heb je een tv of computerscherm met audio nodig. Het is dus duidelijk: de Pi is eigenlijk niet gemaakt voor muziek.

©PXimport

Externe audio-interfaces

Voor de beste geluidservaring breid je je Pi uit met een externe audio-interface. Er bestaan heel wat usb-audiokaarten die door de Pi ondersteund zijn. Kijk voor een selectie op de pagina Embedded Linux Wiki. Een andere optie is de HifiBerry, een dochterkaartje voor de Raspberry Pi revisie 2, ondersteund door Pi MusicBox. Er is een versie met analoge output en een met een S/PDIF-connector.

04 Internetradio

Via deze webinterface bestuur je nu Pi MusicBox vanaf je pc, smartphone of tablet. Internetradiozenders en podcasts kun je al onmiddellijk beluisteren. Klik daarvoor links op Browse, en dan op TuneIn of Dirble voor internetradio of op Podcasts als je een podcast wilt beluisteren. Daaronder vind je nog allerlei categorieën, bijvoorbeeld voor muziekgenres of onderwerpen. Klik op een radiostation of aflevering van een podcast om hem op je MusicBox af te spelen. Klik op Back om terug naar de vorige map te gaan.

©PXimport

05 Zoeken

Als je niet de hele menustructuur wilt doorlopen op zoek naar radiozenders, gebruik dan de zoekfunctie. Klik links op Search of bovenaan rechts op het icoontje van het vergrootglas. Vul een zoekterm in en druk op Enter. In de zoekresultaten vind je alle radiostations en podcasts die aan je zoekterm voldoen. Klik erop om ze af te spelen. Probeer ondertussen ook eens wat andere knopjes uit. Rechtsonder zie je een pauzeknopje, links onder het menu vind je de volumeregelaar en een klik op de horizontale streepjes bovenaan verbergt het menu.

©PXimport

06 Zelf radiostations toevoegen

Als je favoriete radiostation niet in de lijst staat, voeg je die eenvoudig toe. Klik links op Radio. In de twee tekstvelden boven het knopje Play / Save vul je achtereenvolgens de url van de playlist van het radiostation in en de naam. Druk daarna op Play / Save om je radiostation op te slaan en af te spelen. De laatste 25 internetradio's die je toevoegt worden overigens op deze pagina bijgehouden. Helaas wordt dat in een browsercookie opgeslagen. Voeg je op je smartphone een radiostation toe, dan kun je die niet vanaf je pc opstarten.

©PXimport

07 Spotify Premium

Ben je de gelukkige eigenaar van een Spotify Premium-abonnement, dan heeft Pi MusicBox nog meer voor je in petto. Helaas laat Spotify gebruikers van de gratis versie van de dienst niet toe om muziek naar zogenoemde third-party clients te streamen. Heb je een gratis account, dan zul je dus je abonnement moeten upgraden. Twijfel je nog, dan kun je altijd 30 dagen gratis Spotify Premium uitproberen. Let wel op: je moet daarvoor je betaalgegevens invullen en Spotify zal automatisch 9,99 euro incasseren als je niet binnen de 30 dagen je Premium-abonnement stopzet.

©PXimport

08 Spotify-account instellen

Nu moet je de gegevens van je Spotify-account nog invullen in Pi MusicBox. Klik daarvoor links in de webinterface van Pi MusicBox op Settings en onder Services op Spotify. Schakel daar de Spotify-ondersteuning in en vul je gebruikersnaam en wachtwoord in. Eventueel kies je een lagere bitrate als je niet te veel bandbreedte wilt verbruiken tijdens het streamen van muziek. Klik tot slot onderaan de pagina op Update settings. Je Raspberry Pi zal nu herstarten en als alles goed gaat na de herstart toegang hebben tot Spotify.

©PXimport

09 Bekijk Spotify

Als je vervolgens naar het menu Browse gaat, zie je dat er een onderdeel Spotify toegevoegd is. Klik je erop, dan krijg je mappen te zien met je persoonlijke topnummers, wereldwijde topnummers en topnummers per land. Daaruit speel je eenvoudig nummers door erop te klikken. Klik je daarna bovenaan links op Now Playing, dan krijg je een afbeelding van het liedje te zien en een voortgangsindicator.

©PXimport

10 Afspeellijsten

Als je in Spotify afspeellijsten hebt aangemaakt of je op afspeellijsten van anderen hebt geabonneerd, zijn die ook in Pi MusicBox beschikbaar. Klik daarvoor linksboven op Playlists en kies dan je afspeellijst. Rechts krijg je dan alle nummers te zien. Klik je eenvoudigweg op een nummer, dan wordt het afgespeeld. Je hebt nog meer opties als je rechts bij een nummer op de drie vierkantjes klikt. Je kunt het nummer aan je wachtrij toevoegen achter het huidige liedje, onderaan de wachtrij toevoegen of alle liedjes uit deze afspeellijst onderaan je wachtrij toevoegen.

©PXimport

11 Zoeken op Spotify

De zoekfunctie van Pi MusicBox wordt nog handiger als je je Spotify-account hebt toegevoegd. Je kunt hiermee immers in de hele collectie van Spotify zoeken. De resultaten krijg je mooi per artiest en per album te zien. De nummers kun je weer onmiddellijk afspelen of aan je wachtrij toevoegen. Als je op een artiest of album klikt, krijg je de nummers van die artiest of op dat album op een afzonderlijke pagina te zien. Zo speel je heel snel willekeurige songs van Spotify af op je Raspberry Pi.

©PXimport

12 Wachtrij

De wachtrij krijg je te zien als je links op Queue klikt. Wil je de huidige wachtrij leeg maken, klik dan bovenaan rechts op Clear. Wil je een nummer uit de wachtrij verwijderen, klik dan op de drie vierkantjes rechts en dan op Remove from Queue. Helaas is de wachtrij nog vrij rudimentair: wanneer een lied in de rij staat, kun je de volgorde van afspelen niet veranderen. Je kunt een nummer wel afspelen voordat deze aan de beurt is door erop te klikken. Daarna gaat je wachtrij gewoon verder na dat liedje.

©PXimport

Moderne browsers

©PXimport

Pi MusicBox vereist een moderne browser om de webinterface te kunnen gebruiken. Dat betekent minimaal Firefox 11, Chrome 14, Internet Explorer 10 of Safari 6; of (in alle gevallen) een hoger versienummer. Heb je een recente iPad of iPhone, dan is de ondersteuning ook goed. De standaard Android-browser is minder goed ondersteund. De ontwikkelaar van Pi MusicBox raadt daarvoor in de plaats Chrome Mobile of Firefox Mobile aan, die wel met de webinterface overweg kunnen.

©PXimport

13 Mobiele besturing

Pi MusicBox draait ook een MPD-server (Music Player Daemon). Dat betekent dat MusicBox ook aan te sturen is met een MPD-client op je smartphone, zoals MPDroid voor Android of MPoD voor iOS. Laat na de installatie de Default connection settings staan. Vul bij Host het IP-adres van je Pi in. Ga daarna naar het hoofdmenu. Je kunt nu MusicBox besturen vanaf je smartphone of tablet. Met de zoekfunctie kun je nu zelfs vanaf je smartphone in de hele collectie van Spotify zoeken als je je account aan Pi MusicBox gekoppeld hebt.

©PXimport

14 Last.fm-account instellen

Wil je dat alle nummers die je op je Pi-muzieksysteem afspeelt aan je Last.fm-lijst worden toegevoegd, geef dan in de instellingen van Pi MusicBox je Last.fm-account in. Klik daarvoor op Last.FM, schakel de ondersteuning met het schuifknopje in en vul je gebruikersnaam en wachtwoord in. Klik helemaal onderaan op Update settings en wacht tot je Pi herstart is. Daarna wordt je Last.fm-lijst op de achtergrond continu bijgewerkt met de muziek die je op MusicBox afspeelt en vind je de tracks in je lijst met scrobbles.

©PXimport

15 Muziek op het netwerk (1)

Een andere interessante bron van muziek om op je Pi-muzieksysteem af te spelen is natuurlijk de muziek op je eigen lokale netwerk. Heb je een uitgebreide muziekcollectie op je computer staan, dan kun je die ook via MusicBox afspelen. Je deelt eenvoudigweg je muziekmap op je Windows-pc met de rest van je netwerk. Daarna klik je in de instellingen van Pi MusicBox op Network en wijzig je indien nodig de standaardnaam van de werkgroep (WORKGROUP) naar die van jouw netwerk. In Windows 7 en 8 krijg je de werkgroepnaam te zien als je op Windows-toets+Pause drukt.

©PXimport

16 Muziek op het netwerk (2)

Daarna klik je in de instellingen van Pi MusicBox op Music files. Typ onder Network Drive het adres van je netwerkshare met muziekbestanden in de volgende vorm: //servernaam/sharenaam. Indien je netwerkshare enkel toegankelijk is met een geldige gebruikersnaam en wachtwoord, vul deze daaronder ook in. Vul niets in voor gasttoegang. Schakel tot slot Scan Music Files in, zodat Pi MusicBox naar je muziekbestanden gaat zoeken op je netwerkshare. Klik daarna onderaan op Update settings om je Pi te herstarten.

©PXimport

17 Muziek op het netwerk afspelen

Als je veel muziek op je netwerkshare gedeeld hebt, kan het wel even duren voordat de Pi helemaal is opgestart. Na die eerste scan weet MusicBox echter de locatie van de bestanden en is het scannen bij elke start niet per se nodig. Schakel de optie Scan Music Files in de instellingen daarom uit als je niet zo vaak nieuwe muziek toevoegt. Telkens als je bestanden op je netwerkshare hebt toegevoegd, moet je je Pi herstarten met de optie Scan Music Files ingeschakeld om de nieuwe nummers te indexeren. Je muziekbestanden vind je onder Browser bij Local media.

©PXimport

18 Lokale bestanden

Pi MusicBox kan ook muziekbestanden van zijn SD-kaart lezen. We raden dat niet echt aan, omdat een SD-kaart slechts een kleine capaciteit heeft en niet zo'n betrouwbaar opslagmedium is. Maar het is mogelijk. Ga daarvoor eerst in de instellingen van Pi MusicBox naar Music files en schakel Resize filesystem in. Het image van Pi MusicBox dat je op je SD-kaartje geschreven hebt maakt immers niet gebruik van de volledige capaciteit van je SD-kaartje. Herstart en sleep de bestanden naar je MusicBox, die in het Windows-netwerk zichtbaar is. Schakel Scan Music Files in en herstart nog een keer.

©PXimport

19 Configuratiebestand

Heb je in de instellingen iets zo hard verknoeid dat je er niet meer in slaagt om via de webinterface van Pi MusicBox de schade te herstellen, dan is er nog een uitweg. Schakel je Pi uit, haal het SD-kaartje eruit en steek die in de kaartlezer van je computer. Zodra Windows je de inhoud van het SD-kaartje toont, open je de map config. Open daarin het bestand settings.ini met Kladblok. Alle regels die met een # beginnen zijn commentaar: uitleg over de bijbehorende instellingen. Pas de nodige zaken aan, steek het SD-kaartje terug in je Pi en start die op.

©PXimport

20 PuTTY

Wil je wat meer onder de motorkap kijken, schakel dan in de instellingen van Pi MusicBox Enable SSH in. Na een klik op Update settings en een herstart van je Pi kun je nu inloggen via PuTTY, zoals je misschien gewend bent van vorige workshops over de Raspberry Pi. Vul als gebruikersnaam root in en als wachtwoord musicbox. Toegang via PuTTY is handig bij problemen: zo kun je de inhoud van de logbestanden bekijken om foutmeldingen op te sporen.

©PXimport

21 Hulp

Kom je problemen tegen, bekijk dan zeker eerst de FAQ en de handleiding op de website van Pi MusicBox, want wie weet staat je probleem daar wel uitgelegd. Je vindt er ook uitleg over wat wel en niet kan, en hoe je van bepaalde geavanceerde mogelijkheden gebruikmaakt. Op de website www.mopidy.com, het project waarop Pi MusicBox gebaseerd is, vind je ook heel wat documentatie als je je verder in Pi MusicBox wilt verdiepen, evenals een mailinglist en een 'issue tracker' met de bekende problemen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).