Vertrouwelijke bestanden via de prullenbak weggooien? Niet doen! Met behulp van eenvoudige software is het terughalen van deze bestanden een fluitje van een cent. In deze workshop gaan we bestanden echt grondig wissen, zodat ze later nooit in verkeerde handen kunnen vallen. We gebruiken hiervoor twee opensourceprogramma’s, Darik’s Boot And Nuke en KillDisk, én we proberen het met een magneet!

Ergens in 2010 kocht PCM op verschillende online veilingen een viertal computers afkomstig uit bedrijfsfaillissementen. Op de helft van de aangekochte computers bleek de harde schijf niet goed genoeg gewist. Met datarecoverysoftware bleek het terughalen van bestanden een gemakkelijk klusje. Het resultaat? We vonden maar liefst 110.000 bestanden met een totale bestandsomvang van 74 GB. Het onderzoek (PCM februari 2010) trok de aandacht van de media en kwam zelfs op tv.

Pc op straat, data op straat

Op veilingsites worden nog steeds computers aangeboden en zelfs op straat, bij het grofvuil, vind je afgedankte pc’s. Vaak bevatten ze nog een harde schijf met slecht of niet gewiste data. Sommige oude computers worden geëxporteerd naar arme landen. In Kenia zijn bendes actief die harde schijven van deze computers doorzoeken. Voor deze criminelen vormen de harde schijven hun broodwinning. De schijven bevatten namelijk vaak naam, adres en bankrekeningnummer, en soms zelfs het creditcardnummer, van de voormalige eigenaar. Met deze gegevens wordt het heel gemakkelijk om op internet aankopen te doen. Op deze manier kunnen deze datacriminelen je rekening volledig plunderen.

Gebruik nooit alleen de prullenbak

Een vertrouwelijk bestand weggooien via de prullenbak, moet je dus nooit doen. Het vertrouwelijke bestand blijft namelijk op de harde schijf staan. Alleen in de Master File Table (MFT) wordt de link naar het bestand op de harde schijf verwijderd. Met datarecoverysoftware haal je zo’n bestand dan gemakkelijk terug. Het gewiste bestand is pas echt weg op het moment dat het door andere data wordt overschreven. Windows geeft na verwijdering via de prullenbak de ruimte vrij die door het gewiste bestand werd ingenomen. Helaas weet je nooit precies wanneer het via de prullenbak gewiste bestand wordt overschreven. De harde schijven vandaag de dag zijn zo groot dat de kans niet echt groot is dat het gewiste bestand direct wordt overschreven door nieuwe data.

Grondig wissen

Het werkwoord wissen wekt de indruk dat er na het gebruik van deze software helemaal geen data meer op de geheugendrager zijn te vinden. Een harde schijf ontdoen van data is niet mogelijk als deze schijf eerder is volgeschreven. Wissen betekent in dit verband: de oorspronkelijke bestanden overschrijven met andere (willekeurige) data. Het resultaat is dat de oorspronkelijke bestanden helemaal niet terug te vinden zijn. In de volksmond zeggen we dan dat we de bestanden of gehele geheugendrager hebben gewist.

KillDisk lijkt qua werking en uiterlijk erg veel op Darik´s Boot And Nuke. Ook hier is het noodzakelijk om een iso op een cd te branden, waarna je vanaf de gebrande schijf KillDisk start. Ga naar www.killdisk.com/downloadfree.htm en klik op Download KillDisk Suite (Free) 5.2. Dit bestand is 11,2 MB groot.

Tijdens het installatieproces zet je een vinkje bij Run Bootable DOS CD/DVD Disk Creator. KillDisk levert een eigen brandprogramma om het iso-bestand op schijf te branden. In het dialoogvenster Active Iso Burner staat het gedownloade iso-bestand. Stop een lege beschrijfbare cd in de computer. Bepaal de brandsnelheid en klik op Burn Iso! Als het branden gereed is, heb je een disc waarmee je KillDisk kunt starten.

Booten in KillDisk

Je start KillDisk door te booten van de gebrande schijf. Je ziet vervolgens meerdere programma´s in het werkvenster staan. Navigeer met de pijltjestoetsen naar Active KillDisk (Free) en druk op Enter. Je krijgt nu een overzicht met alle wismethoden. De methode met één keer overschrijven met nullen is gratis. Kies je voor andere wismethoden, dan moet je de betaalde versie aanschaffen.

Met KillDisk is het mogelijk om door de inhoud van je harde schijf (of een andere geheugendrager) te navigeren. Aan de linkerkant van het werkvenster zie je een overzicht van de aanwezige geheugendragers en onderliggende mappen. Aan de rechterkant van het scherm zie je de daaraan gekoppelde bestanden. Met de Tab- en de pijltjestoetsen ga je naar de mappen en bestanden.

Data wissen in Killdisk met F10

Om een geheugendrager echt te wissen, druk je twee keer op F10. In het invoervak typ je: erase-all-data. Druk op Enter. Sterk punt is dat je het wisproces kunt onderbreken door op Escape te drukken.

Met KillDisk kun je ook één bepaalde partitie op de harde schijf wissen, de overige partities blijven dan ongemoeid. Het grondig wissen van een partitie kan nuttig zijn als hierop vertrouwelijke documenten staan. Heeft een bepaalde harde schijf meerdere partities, dan zie je dit in het werkvenster weergegeven. Achter elke aanwezige partitie staat de naam en de bestandsomvang. Het wissen van een partitie gaat volgens de eerder beschreven procedure.

Alleen vrije ruimte wissen in KillDisk

Wil je alleen de vrije ruimte op een harde schijf of partitie wissen, dan kan dat ook. Druk twee keer op F9. In het venster Confirm Action tik je in het invoervak in: wipe-free-space. Alle bestaande data zullen onaangetast blijven. Alleen eerder via de prullenbak verwijderde bestanden zullen worden overschreven.

Controleren of KillDisk zijn werk goed heeft gedaan, doe je met de functie Preview Sector. Met Ctrl+S zie  je wat er op de harde schijf staat. Je moet hiervoor natuurlijk wel weer een keer KillDisk starten vanaf de gebrande schijf.

Als het wissen klaar is, start je Windows opnieuw op. In de Verkenner rechtsklik je op de partitie. Kies Formatteren. De partitie is hierna weer klaar voor gebruik.

Het is algemeen bekend dat je een magneet uit de buurt van een harde schijf moet houden. Het schijnt dat een sterke magneet in staat is om een harde schijf volledig te wissen. Is dat echt zo? We nemen de proef op de som.

Eerst gaan we op zoek naar een sterke magneet. Dat lijkt makkelijker dan het is. De bekende bouwmarkten blijken geen sterke magneten in hun assortiment te hebben. Ook bij de winkel voor ijzerwaren vangen we bot. Daar vraagt de verkoper waar we de magneet voor willen gebruiken. Als we antwoorden dat we hem willen gebruiken om een harde schijf te wissen, kijkt hij alsof hij water ziet branden. “Dat kan tegenwoordig ook met software, hoor”, zegt hij. Een magneet is te wel te bestellen, maar de levertijd neemt enkele weken in beslag.

De magneet des doods

Gelukkig biedt Google soelaas. Na het invoeren van het woord magneet, komen we op de website www.supermagnete.nl van de Duitse firma Webcraft GmbH. Hier zien we een sterk exemplaar dat de magneet des doods wordt genoemd. We sturen een mail waarin we uitleggen wie we zijn en wat we met die magneet van plan zijn. Het bedrijf reageert enthousiast en wil graag met de proef meedoen.

Binnen enkele dagen arriveert op de redactie van PCM een grote doos met daarin een kleiner doosje waarin de magneet zit. Op het kleinere doosje staat een doodskop met daarbij de tekst: “Gefährlicher Magnet! Mit grosser Sorgfalt handhaben! Hinweisblatt beachten!” Het is duidelijk dat we hier te maken hebben met serieus materiaal. In de begeleidende bijsluiter staat te lezen dat we pasjes met magneetstrips uit de buurt moeten houden. Ook mensen met een pacemaker mogen deze magneet niet in hun handen houden. De magneet heeft een omvang van 5,8 x 5,8 cm en een hoogte van 2,5 cm. Het gewicht van de magneet is een halve kilo. Ondanks de beperkte afmetingen is deze magneet enorm sterk. De magneet heeft een houdkracht van maar liefst 100 kilo.

Harde schijf wissen via magnetisme

Voor de test maken we gebruik van een 2,5-inch harde schijf met een capaciteit van 160 GB. Deze schijf hebben we tot de nok toe volgestopt met informatie. Als we de harde schijf wissen met KillDisk of Darik’s Boot And Nuke, kost ons dat enige uren. Lukt het ons om deze gehele harde schijf in een minuut te wissen met de magneet?

In het laboratorium van PCM gaan we de magneet op de harde schijf plaatsen. Tussen de harde schijf en de magneet leggen we een stuk karton. Dit is noodzakelijk om de magneet weer van de harde schijf te kunnen schuiven. Als we de magneet rechtstreeks op de harde schijf ´plakken´, is de kans aanwezig dat we hem niet meer loskrijgen. Als we de magneet op de harde schijf plaatsen, voelen we zijn kracht. We wrijven hem een paar keer over de harde schijf. Daarna sluiten we de schijf weer aan op onze laptop, en wat blijkt? We horen een knisperend geluid, maar de harde schijf wordt niet meer herkend door Windows. De schijfletter van de schijf ontbreekt in de Verkenner.

Krom getrokken harde schijf

Wat is er werkelijk gebeurd met de harde schijf? We overhandigen hem aan Attingo Datarecovery. In het laboratiorum van Attingo Datarecovery gebruiken ze speciale vloeistof (ferrofluid) op de platters. “Dat is nodig om onder de microscoop de datasignalen op de oppervlakte te laten zien”, zegt Robbert Brans. “Maar het blijkt dat alle datasignalen compleet van de platter zijn verdwenen.” Ook blijkt dat door de magnetische kracht de lees- en schrijfkoppen helemaal krom zijn getrokken. Robbert Brans: “Doordat werkelijk alles op de harde schijf is gewist, ontbreekt de informatie die noodzakelijk om de schijf aan te sturen.” De schijf blijkt dus volledig waardeloos te zijn geworden en klaar voor de (milieuvriendelijke) afvalbak.

Met Darik's Boot And Nuke 2.2.6 kun je op grondige wijze een harde schijf volledig wissen. Wil je dat doen, maak dan zeker backups van de bestanden die je wilt bewaren.Als je met deze software de harde schijf hebt gewist, is het terughalen van bestanden niet meer mogelijk.

Als je Windows en andere programma´s weer opnieuw wilt installeren, stel dan vóór het wissen de serienummers veilig. Je kunt hier LicenseCrawler of Keyfinder voor gebruiken.

Darik's Boot And Nuke wist ALLES

Darik’s Boot And Nuke kun je ook inzetten om externe harde schijven, usb-sticks en geheugenkaarten te wissen. Het is wel belangrijk om deze geheugendragers via usb op de computer aan te sluiten. Doe dat vóórdat je het programma start. Tijdens het opstarten zal Darik’s Boot And Nuke de aangesloten geheugendragers herkennen. Steek je na het opstarten van Darik´s Boot And Nuke een usb-stick in de computer, dan zul je zien dat deze niet wordt herkend.

Alleen gehele harde schijven nuken

Darik’s Boot And Nuke kan helaas alleen gehele harde schijven wissen. Heb je een harde schijf ingedeeld in meerdere partities, dan kun je dus niet een specifieke partitie wissen. Het programma KillDisk kan dat wel. Darik’s Boot And Nuke kan wel weer meerdere geheugendragers tegelijkertijd wissen. Heb je meerdere harde schijven in je computer zitten, selecteer deze dan allemaal. Darik’s Boot And Nuke zal ze tegelijkertijd wissen.

Stap 1: Iso downloaden

Darik's Boot And Nuke werkt buiten Windows om. Gebruik je dit programma, dan hoef je Windows niet op te starten. Het draait vanaf een gebrande schijf en zal pas starten als je boot vanaf het aanwezige cd/dvd-station. Ga naar www.dban.org/download en klik op Download, DBAN 2.2.6 Beta for CD-R and DVD-R media. Het downloaden van het iso-bestand zal starten. Het bestand is 10,3 MB groot.

Stap 2: Iso branden

Het iso-bestand branden we op een beschrijfbare cd. Je moet hiervoor gebruikmaken van een brandprogramma dat kan omgaan met iso's. Windows 7 biedt zelf de mogelijkheid om iso’s op een schijf te branden. Aangezien niet elke lezer met Windows 7 werkt, maken we in deze workshop gebruik van IMG Burn 2.5.5.0, dat gratis is te downloaden op imgburn.com. Start IMG Burn en kies voor Write Image File to Disc. Ga naar het iso-bestand en kies voor branden.

Stap 3: Booten van schijf

Booten is niets anders het aanspreken van een bepaalde harde schijf, optisch station of usb-stick, waarna het daarop aanwezige besturingssysteem kan worden geladen. Als je de computer opstart, zal normaliter als eerste op de harde schijf worden gekeken of daar een besturingssysteem aanwezig is. Als dat het geval is, zal het besturingssysteem worden geladen, waarna je de computer kunt gebruiken.

We gaan nu Darik's Boot And Nuke 2.2.6 opstarten vanaf de gebrande schijf. Dit betekent dat we gaan booten vanaf de aanwezige cd/dvd-speler. Daarvoor wijzigen we eerst de bootvolgorde via het bios. Tijdens het opstarten van Windows zie je heel kort in beeld hoe je toegang kunt krijgen tot het bios. Meestal moet je een bepaalde functietoets tijdens het aanzetten van je computer indrukken, waarna het bios opstart.

Het is onmogelijk om voor elk type moederbord aan te geven hoe je de bootvolgorde wijzigt. Als je niet precies weet hoe dit voor jouw moederbord werkt, download dan Speccy. Met dit gratis programma stel je – zonder je computer open te schroeven – het merk en type van het aanwezige moederbord vast. Op de site van de moederbordfabrikant vind je instructies over hoe je de bootvolgorde wijzigt.

Stop de gebrande schijf met Darik's Boot And Nuke 2.2.6 in de computer en start opnieuw op. Jouw computer zal booten vanaf deze schijf en je zult zien dat na enige seconden Darik’s Boot And Nuke start. Druk op Enter om het programma in de interactive mode te starten.

Stap 4: Wissen

Na het opstarten van Darik’s Boot And Nuke zul je merken dat je de muis niet kunt gebruiken. Het programma bedien je met het toetsenbord. In het werkvenster zie je de tekst Disk and Partitions en daaronder de gedetecteerde geheugendragers die met de computer zijn verbonden. Je hebt de keuze uit maar liefst 6 verschillende wismethoden. De snelste methode is Quick Erase. Tijdens onze test blijkt dat het wissen van een harde schijf van 160 GB ongeveer 2,5 uur duurt. Als je kiest voor deze wismethode, worden alle data op de harde schijf (of andere drager) met nullen overschreven. Om het wisproces te starten, druk je op de F10 toets.

Het is helaas niet mogelijk om via het programma het wisproces tijdelijk te onderbreken of geheel te stoppen. Wil je het wisproces toch laten stoppen, dan zul je de stroom van de computer moeten halen. Tijdens het wissen zie je in het werkvenster een overzicht van de verstreken tijd en de tijd die het naar verwachting nog duurt om de schijf te wissen. Als het wisproces klaar is, krijg je de boodschap: Press and hold the power button to shutdown. Haal de opstart-cd uit de lade en zet de computer uit. Tijdens het opnieuw opstarten herstel je de bootvolgorde in de oorspronkelijke staat.

Stap 5: Controleren

Wil je echt weten of Darik´s Boot And Nuke zijn werk goed heeft gedaan? Met een hexviewer kun je als het ware in de harde schijf kruipen en de aanwezige data bekijken. Deze stap is niet echt noodzakelijk voor het wisproces, maar kun je uitvoeren als je met eigen ogen wilt vaststellen dat al je oude data helemaal weg zijn.Darik´s Boot and Nuke heeft geen mogelijkheid om de inhoud van de bestanden op de geheugendrager te inspecteren. Installeer hiervoor een programma als FS Hex Editor of HexEdit 3.6. Na het starten selecteer je de geheugendrager. Deze programma´s werken vanuit Windows, dus als je de gewiste systeemschijf wilt controleren, zul je hem moeten aansluiten op een andere computer. KillDisk biedt ook mogelijkheden om de harde schijf te bekijken. Het voordeel is dat je KillDisk kunt booten vanaf cd, zodat je de systeemschijf in de computer kunt laten zitten om deze te controleren.

Stap 6: Formatteren

Heb je via Darik´s Boot And Nuke een harde schijf gewist, dan kun je deze hierna niet gelijk gebruiken. Eerst moet je hem opnieuw formatteren. Als je Windows opnieuw installeert, gebeurt het formatteren tijdens het installatieproces. Heb je alleen de dataschijf in je computer gewist en is de systeemschijf nog intact, dan rechtsklik je in de verkenner op de gewiste schijf en kies je Formatteren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).