Ik ga op vakantie en ik neem mee…? Goede vraag, want vanwege de explosieve groei aan digitale gadgets de afgelopen twintig jaar is de keuze enorm. Tegenwoordig heeft praktisch ieder vakantiepark of hotel wel wifi, waardoor je je dankzij slimme apparaten geen moment hoeft te vervelen. Maar zelfs zonder internetverbinding geniet je prima van de juiste gameconsole, e-reader of portable muziekspeler!

Sony Walkman NW-A45

Prijs:€ 200,-
www.sony.nl

Goede muziek mag tijdens je vakantie natuurlijk niet ontbreken. Dankzij de smartphone en Spotify geniet je eenvoudig van vrolijke zomerdeuntjes, maar wat als je hogere eisen stelt aan de audiokwaliteit? In dat geval is een gespecialiseerde draagbare muziekspeler nog altijd de beste keuze. De Sony Walkman-lijn is nog steeds operationeel, waarbij sommige modellen zelfs de duizend euro overstijgen. De betaalbaardere NW-A45 is voor muziekfanaten al een uitstekende keuze, waarbij je onderweg liedjes in hoge resolutie kunt afspelen. De behuizing heeft standaard 16 GB opslag, maar je kunt er ook nog een micro-sd-kaart in kwijt.

©PXimport

Lenco DVP-1045

Prijs:€ 298,-
www.lenco.com

Mocht je nog stapels dvd’s hebben, dan zijn die op vakantie vrij nutteloos. Laptopfabrikanten maken er tenslotte een sport van om behuizingen steeds smaller te maken en offeren vaak het optische station op. Gelukkig verschijnen er regelmatig nieuwe draagbare dvd-spelers op de markt. Een nadeel is doorgaans het kleine scherm, maar bij de DVP-1045 is dat nog te overzien. Lenco levert namelijk twee behoorlijke 10inch-schermen mee. Eventueel koppel je de schermen aan elkaar, zodat kinderen achterin de auto bijvoorbeeld naar dezelfde film kunnen kijken. Ook afzonderlijke weergave is mogelijk. Fijn is dat Lenco twee afstandsbedieningen, hoofdsteunen en koptelefoons meelevert.

Sangean Pocket 390 (DPR-39)

Prijs:€ 63,95
www.sangean.eu

Voor radioliefhebbers is de Sangean Pocket 390 prima reisgezelschap. Deze betaalbare zakradio is slechts 64 gram licht, terwijl de hoogte ruim tien centimeter bedraagt. Je stopt hem dus moeiteloos in je broekzak. Het witgekleurde apparaatje bevat een dab+-ontvanger, zodat je zenders in digitale kwaliteit kunt ontvangen. Valt het bereik op een bepaalde plek tegen, dan switch je moeiteloos naar de oude vertrouwde fm-frequentieband. Het kleine lcd-scherm toont afspeelinformatie en de resterende batterijduur.

©PXimport

Xiaomi Mi Box S

Prijs:€ 85,-
www.mi.com

In de praktijk is het lastig om in een hotelkamer of vakantiehuisje een mediaspeler op een wifi-netwerk aan te melden. Meestal dien je namelijk de beveiligingssleutel op een aparte webpagina in te voeren, waardoor een Google Chromecast bijvoorbeeld doorgaans niet werkt. Gelukkig heb je offline ook nog iets aan de Mi Box S. Dit piepkleine kastje uit de stal van Xiaomi draait op Android 8.1, zodat je de interface eenvoudig voorziet van apps. Installeer Kodi en neem voor urenlang kijkplezier een flinke lading filmbestanden mee op een usb-opslagdrager. De Mi Box koppel je via hdmi aan een televisie.

©PXimport

Teufel Radio 3sixty

Prijs:€ 249,99
www.teufelaudio.nl

Vorig jaar introduceerde Teufel onder de naam Radio 3sixty een zeer veelzijdige radio. Eigenlijk is het veel meer dan dat, want naast een dab+/fm-ontvanger is er ook een bluetoothmodule ingebouwd. Via wifi luister je eventueel rechtstreeks naar radiozenders via internet. Tot slot kun je op de 3,5mm-geluidsingang ook een externe muziekbron aansluiten. Twee speakers en een subwoofer aan de onderzijde bieden gezamenlijk behoorlijk wat power en een 360 graden-geluidsveld. Handig als je op de camping een feestje wilt bouwen!

Sony XB01

Prijs:€ 35,-
www.sony.nl

Een compacte bluetoothspeaker voorkomt dat je op vakantie vaak een hoofdtelefoon draagt. De Sony XB01 meet 8,2 × 5,8 × 5,7 centimeter en weegt ongeveer 160 gram. Die neem je dus gemakkelijk mee. De speaker bevat een enkele audiodriver van 3,75 centimeter die alle tonen voor zijn rekening neemt. Daarnaast is er nog een passieve basradiator in de waterbestendige behuizing verwerkt. Geïnteresseerden kiezen uit zes verschillende designs, waarbij Sony er niet voor terugdeinst om exotische kleuren te combineren. Veel (web)winkels verkopen deze kleurrijke speaker overigens voor een bedrag dat ruim onder de adviesprijs ligt. Kortom, een koopje!

©PXimport

Nintendo Classic Mini

Prijs:Vanaf € 59,95
www.nintendo.nl

De meeste gameconsoles neem je vanwege het omvangrijke formaat niet zomaar even mee, maar voor de Nintendo Classic Mini gelden er andere wetten. Zowel de NES- als SNES-variant is uiterst compact en past moeiteloos in je reisbagage. De Japanse gameontwikkelaar levert respectievelijk 30 en 21 klassieke videospelletjes mee, waaronder natuurlijk klassiekers als Super Mario Bros, The Legend of Zelda en Donkey Kong. Aansluiten gebeurt via hdmi, dus je hebt op je vakantiebestemming wel een geschikte televisie nodig. Op het moment van schrijven is de SNES-versie overigens lastig te verkrijgen.

PlayStation Classic

Prijs:€ 59,99
www.playstation.com

In navolging van Nintendo goot ook Sony zijn allereerste gameconsole in een klein jasje. De PlayStation Classic lijkt als twee druppels water op de originele versie uit 1994, inclusief de fysieke knoppen op de bovenzijde. In plaats van dat je een schijfje in de spelconsole doet, zijn er standaard twintig games voorgeïnstalleerd. Sony levert twee controllers en een hdmi-kabel mee. Hoewel het Japanse concern de miniatuurconsole afgelopen najaar voor een adviesprijs van een krappe honderd euro op de markt bracht, is het product momenteel voor zo’n zestig euro verkrijgbaar.

Nintendo Switch

Prijs:€ 319,-
www.nintendo.nl

Voor gamefanaten die vaak onderweg zijn, is de Nintendo Switch een interessante optie. Het betreft weliswaar een volwaardige gameconsole die je op een televisie kunt aansluiten, maar het systeem bevat óók een geïntegreerd touchscreen van 6,2 inch. Dankzij de aanwezige accu speel je moeiteloos op plekken zonder stroomvoorziening. Handig is dat je de zogeheten Joy-Con-controllers aan beide zijkanten kunt loskoppelen, waarna je met twee personen kunt gamen. Is er internet beschikbaar, dan schaf je rechtstreeks nieuwe videospelletjes aan en neem je het op tegen online tegenstanders. Hoewel de Switch pas sinds 2017 bestaat, zijn er al honderden games beschikbaar.

©PXimport

PocketBook Touch HD 3

Prijs:€ 159,-
www.pocketbook-int.com

Menig boekenwurm zweert bij een goede e-reader, waarbij de leeservaring nagenoeg gelijk is met die van echt papier. De stijlvol vormgegeven PocketBook Touch HD 3 heeft een 6inch-scherm en een waterbestendige behuizing. Naast het lezen van boeken luister je met dit apparaat net zo gemakkelijk naar luisterboeken, podcasts en liedjes. Via bluetooth koppel je namelijk een hoofdtelefoon aan de Touch HD 3. Geïnteresseerden kiezen tussen de kleurstellingen koper/zwart en grijs/zwart.

©PXimport

Kobo Clara HD

Prijs:€ 129,-
www.kobo.com

Als je een e-reader zoekt zonder allerlei toeters en bellen ben je bij de compacte Kobo Clara HD aan het juiste adres. Het 6inch-scherm past de lichtintensiteit automatisch aan op het omgevingslicht, zodat je hiermee zelf niet hoeft te rommelen. Het apparaatje bevat 8 GB opslagruimte voor het bewaren van duizenden boeken. Dankzij wifi schaf je online direct nieuwe e-books aan. Het gewicht bedraagt slechts 166 gram.

Kobo Forma

Prijs:€ 279,-
www.kobo.com

Vergeleken met reguliere e-readers heeft de Kobo Forma een ietwat aparte vorm. De waterdichte behuizing bevat één dikke rand met de bedieningstoetsen, waardoor het apparaat een vierkante vorm heeft. Lezers kiezen tussen een liggende of staande modus. Het 8inch-scherm is behoorlijk fors, maar gelukkig valt het gewicht alleszins mee. Het apparaat weegt namelijk 197 gram. De Forma heeft 8 GB opslagcapaciteit aan boord. Verder is het blauwlichtfilter interessant, waardoor de leeservaring in een donkere omgeving minder intensief is voor de ogen.

©PXimport

Onyx Boox Note

Prijs:€ 499,-
www.onyxboox.com

Wens je een digitale krantervaring? Onyx ontwikkelt e-readers met forse e-ink-schermen. Zo beschikt deze Boox Note over een exemplaar van 10,3 inch. Logischerwijs heeft dat wel gevolgen voor het draaggewicht, want het apparaat weegt 325 gram. Wat specificaties betreft doet de Boox Note erg denken aan een tablet. Zo zijn er 32 GB opslagcapaciteit en 2 GB ram beschikbaar. Het apparaat draait bovendien op Android 6. Interessant is dat je ook audiobestanden op deze e-reader kunt afspelen.

Apple iPad Mini 5

Prijs: Vanaf € 459,-
www.apple.com

In plaats van een e-reader kun je natuurlijk ook een compacte tablet gebruiken voor het lezen van digitale boeken. Het heldere scherm van een dergelijk apparaat is weliswaar wat vermoeiender voor de ogen, maar je kunt er dan ook veel meer mee doen. Denk aan het lezen van nieuws en spelen van spelletjes. Apple bracht onlangs de vijfde generatie van zijn iPad Mini uit. De eenvoudigste versie beschikt over 64 GB opslagcapaciteit. Tegen een meerprijs kun je ook een exemplaar met 256 GB opslag en/of een simkaartslot aanschaffen. De iPad Mini heeft een 7,9inch-scherm, zodat je hem gemakkelijk meeneemt.

©PXimport

Samsung Galaxy Tab A 10.1 (2019)

Prijs:Vanaf € 209,-
www.samsung.com

Net als Apple bracht ook Samsung afgelopen voorjaar een verse tablet op de markt, namelijk een nieuwe versie van de Galaxy Tab A. Het betreft een instapmodel met een relatief bescheiden prijskaartje van 209 euro. Je krijgt daarvoor 32 GB opslag om apps, foto’s en documenten op te slaan. Tegen een meerprijs komt deze tablet ook met 64 GB opslagruimte en een simkaartslot. Overigens heeft de metalen behuizing ruimte voor een micro-sd-kaart met een maximum van 512 GB, dus aan opslagcapaciteit is er geen gebrek.

Huawei MediaPad T5

Prijs:Vanaf € 149,-
www.huawei.com

Het Chinese Huawei ontwikkelt betaalbare tablets en de MediaPad T5 is daar een goed voorbeeld van. Het eenvoudigste model ligt voor een bedrag van 149 euro in de winkelschappen. Deze budgettablet heeft 16 GB opslagcapaciteit en 2 GB ram in huis. Als je meer geld voor dit product over hebt, kun je eventueel ‘upgraden’ naar een model met 32 GB opslag en 3 GB ram. In de behuizing past zo nodig een micro-sd-kaart van maximaal 256 GB. Het 10,1inch-scherm heeft een resolutie van 1920 × 1200 pixels en is dus prima geschikt voor de weergave van films.

©PXimport

GoPro HERO7 White

Prijs:€ 219,99
www.gopro.com

Wie houdt van actieve vakanties doet er goed aan om een actiecamera aan te schaffen. Dit zijn weersbestendige camera’s met een brede kijkhoek, zodat ze je avonturen haarfijn vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan fietstochten, wandeltochten, skiafdalingen en duiksessies. De waterdichte GoPro HERO7 White filmt in full hd. Fijn is dat je dankzij de 10megapixel-camera ook scherpe foto’s kunt maken. Voor GoPro-camera’s zijn er allerlei houders beschikbaar, waarmee je het toestel bijvoorbeeld op een stuur of helm kunt bevestigen. Naast de White-versie bestaan er ook duurdere uitvoeringen van de HERO7. Hiermee kun je onder meer 4K-video’s maken.

DJI Mavic Air

Prijs:€ 719,-
www.dji.com

Bij een vakantiegadget denk je wellicht niet meteen aan een dure drone. Toch is zo’n minihelikopter een prachtige manier om vakantieherinneringen vast te leggen. Zo komt de DJI Mavic Air in omgevingen met veel natuur prima tot zijn recht. Deze drone heeft een vliegtijd van ruim twintig minuten en haalt een snelheid van bijna zeventig kilometer per uur. Je kunt er dus een behoorlijke afstand mee afleggen. Bovendien leg je video’s in ultra hd vast en maak je aan de hand van de 12megapixel-camera scherpe foto’s.

©PXimport

Panasonic Lumix DMC-TZ95

Prijs:€ 449,-
www.panasonic.com

Hoewel smartphonecamera’s tegenwoordig van prima kwaliteit zijn, is er één ding wat ze niet goed kunnen. Inzoomen gaat namelijk ten koste van de kwaliteit. Panasonic weet al jarenlang een flinke optische zoom in een compactcamera te gieten. De Lumix DMC-TZ95 is daar met een optische zoom van 30× het recentste voorbeeld van. Verder bevat dit apparaat een 20.3megapixel-lens van Leica en kun je in ultra hd filmen. Fotograferen doe je aan de hand van het 3inch-display, want de camera heeft geen zoeker. Vind je de aanschafprijs te gortig? Kijk dan eens naar de ‘oudere’ modellen binnen de Panasonic DMC-TZ-serie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).