Veel meer dan een smartphone en dekkend (draadloos) thuisnetwerk heb je voor de meeste ip-camera's niet nodig. Voor wie een stapje verder wil gaan, bevatten de betere modellen geavanceerdere monitorfuncties. We kijken naar 7 van de beste bewakingscamera's in verschillende prijsklassen.

Voorheen onderscheidden de duurdere ip-camera’s zich op het gebied van beeldkwaliteit, maar inmiddels sterven de lageresolutie-modellen in rap tempo uit. Een gunstige ontwikkeling, want zelfs betaalbare modellen filmen veelal in een resolutie van minimaal 1080p. Een belangrijke koopoverweging is de opslagmethode van videobeelden. Cloudcamera’s van merken als Google Nest, Somfy, TP-Link en Ring zijn erg populair, maar kennen ook zo hun beperkingen. De gratis opslagtijd bedraagt namelijk slechts 8, 24 of hooguit 48 uur. Wil je de beelden langer op de online server bewaren, dan vraagt de fabrikant hiervoor maandelijks abonnementskosten.

Als alternatief bestaan er ook ip-camera’s die bewakingsbeelden naar een micro-sd-kaart wegschrijven. Bedenk wel dat je bij diefstal van de camera-apparatuur dan ook meteen al het videomateriaal kwijt bent. Tot slot kun je als huiseigenaar beelden via gespecialiseerde monitorsoftware vastleggen, bijvoorbeeld Synology Surveillance Station. Controleer in dat geval of de beoogde ip-camera het vereiste onvif-protocol ondersteunt.

Foscam FI9912EP - Robuuste buitencamera

©PXimport

Zeker bij buitengebruik is wel zo fijn als de bewakingscamera tegen een stootje kan. Dat zit bij deze Foscam FI9912EP wel goed, want de behuizing is van metaal. Ondanks de relatief lage aanschafprijs bedraagt de resolutie evengoed nog 1920 x 1080 pixels, zodat je ongenode gasten duidelijk kunt herkennen. In het donker verlichten dertig infraroodleds rondom de cmos-lens de omgeving tot een afstand van zo’n twintig meter. Wel is het noodzakelijk om een gat in de muur te boren om de FI9912EP aan te sluiten op het lichtnet, want hij heeft geen accu.

Aanmelden op het netwerk kan via ethernet of de ingebouwde 802.11b/g/n-adapter. In dat laatste geval dien je wel een externe wifi-antenne te monteren. Werkt de camara eenmaal, dan biedt de camera een kijkhoek van 105 graden. Prettig is dat Foscam altijd meerdere opslagmethoden aan zijn gebruikers voorschotelt. De laagdrempeligste oplossing is het gebruik van een micro-sd-kaart met een maximale capaciteit van 128 GB. Als alternatief breng je de beelden bij Foscams eigen clouddienst onder.

Verder bevat de FI9912EP een onvif-certificaat, dus je kunt opnames ook naar een geschikte nas wegschrijven. Houd er rekening mee dat de fabrikant deze camera zonder luidspreker en microfoon levert, al bevat het apparaat wel poorten om externe geluidsapparatuur te koppelen. Zoals je van een moderne ip-camera mag verwachten, ontvang je in de mobiele app rechtstreeks livebeelden en bewegingsnotificaties.

Anker Eufy Eufycam - Batterycams met basisstation

©PXimport

De aanleg van videobewakingsapparatuur vereist doorgaans de nodige bekabeling op lastig bereikbare plekken. Het Chinese Anker Innovations heeft daar met zijn lijn Eufy-beveiligingsproducten iets op bedacht. Iedere camera bevat een accu met een behoorlijke capaciteit van 13400 mAh, waardoor je deze mobiele waakhonden overal kunt positioneren. Detecteert de lens beweging, dan bewaart de camera met de standaardinstellingen een videoclip van twintig seconden. Vanwege dit effectieve gebruik van het camerasysteem gaat de interne batterij volgens de fabrikant op een enkele lading tot een jaar lang mee.

Opvallend is dat je de EufyCam niet rechtstreeks met het thuisnetwerk kunt verbinden. In plaats daarvan levert Anker in het starterspakket een basisstation mee. Nadat dit apparaat is verbonden met een router of switch, creëert de zogeheten HomeBase een eigen draadloos netwerk. Overigens is cloudopslag niet mogelijk. Je stopt in de Homebase een bijgesloten micro-sd-kaart van 16 GB om de beelden op te slaan. Dit bewakingssysteem kan trouwens ook overweg met ruimere geheugenkaarten tot een maximum van 128 GB.

Iedere Eufy-camera bevat een Sony Exmor IMX323-sensor en biedt een brede kijkhoek van maar liefst 140 graden. Verder heeft deze full-hd-camera tweerichtingsaudio en een sirene tegen diefstal. Eufy gebruikt voor de opslag van filmpjes 256bits-aes-encryptie, waarbij de beelden alleen in de bijbehorende app te zien zijn. Er zijn verschillende starterspakketten van de EufyCam verkrijgbaar.

Ubiquiti UniFi Protect G4 Pro - 4K-camera met optische zoom

©PXimport

De UniFi Protect G4 Pro is momenteel de krachtigste ip-camera uit de stal van Ubiquiti. De Amerikaanse netwerkspecialist voorzag dit product van een grote OmniVision OS08A20-sensor. De maximale resolutie bedraagt 3840 x 2160 pixels met een framerate van 24 beelden per seconde. Gunstig is daarnaast de 3x optische zoom, waardoor de camera zonder beeldverlies kan inzoomen. Je kunt deze ip-camera dankzij de weersbestendige behuizing zowel binnen als buiten gebruiken. Het betreft een Power over Ethernet-model, waarbij het apparaat stroom via de aanwezige gigabit-ethernetpoort krijgt geleverd.

Let op dat het (thuis)netwerk aan de normen voor PoE voldoet. Met een kijkhoek van 125 graden brengt de UniFi Protect G4 Pro een behoorlijk deel van de omgeving in beeld. Het maken van nachtelijke opnames is geen enkel probleem, want de behuizing bevat hiervoor een paar infraroodleds. Fijn is dat deze PoE-camera via de geïntegreerde microfoon ook geluid vastlegt. Voor het monitoren van videobeelden ontwikkelt de fabrikant eigen bewakingssoftware. Daarnaast kun je als gebruiker de videobeelden ook opvragen via de mobiele app of webinterface.

Net zoals zo’n beetje alle hedendaagse ip-camera’s, gebruikt ook dit model de h.264-videocodec om opnames te bewaren. Tot slot levert Ubiquiti diverse bevestigingsgereedschappen mee om de ip-camera op bijvoorbeeld een muur of paal te monteren.

Ring Floodlight Cam - Cloudcamera met schijnwerpers

©PXimport

De Ring Floodlight Cam heeft op potentiële insluipers hopelijk een afschrikwekkend effect. De aanwezige bewegingssensor heeft een fors bereik van 270 graden, waarna er in het donker twee felle schijnwerpers aanspringen. Volgens de fabrikant zijn personen ‘s nachts nog herkenbaar tot een afstand van dertig meter. Bovendien gaat er op verzoek van de huiseigenaar eventueel een loeiharde sirene af met een volumeniveau van 110 decibel. De cameralens biedt een resolutie van maximaal 1080p en een kijkhoek van 140 graden.

Dankzij ondersteuning voor tweerichtingsaudio voer je op afstand desgewenst een gesprek. Hoewel je deze buitencamera via de geïntegreerde 802.11 b/g/n-adapter draadloos met een 2,4GHz-netwerk kunt verbinden, is het boren van een gat alsnog onvermijdelijk. Voor de voeding moet je de Floodlight Cam namelijk met het lichtnet verbinden. Een belangrijke wetenschap is dat deze stevige buitencamera geen lokale opslagmethoden of universele cameraprotocollen ondersteunt.

Voor het opslaan van videobeelden zijn gebruikers namelijk aangewezen op een Ring Protect-abonnement. Tegen een bedrag van drie euro per maand blijven je opgeslagen opnames dertig dagen beschikbaar. Voor het monitoren van livebeelden doe je een beroep op de mobiele app. Ring produceert de Floodlight Cam in een zwarte en witte uitvoering.

TP-Link Kasa Spot Tilt KC110 -Draaibare binnencamera

©PXimport

Wie niet zo’n hoog budget voor een ip-camera over heeft, komt wellicht uit bij de betaalbare modellen van TP-Link. De KC110 is een zogeheten pan-and-tilt-camera en ligt voor zo’n zeven tientjes in de (digitale) winkelschappen. Het fysieke horizontale en verticale bereik van de beweegbare lens betreft respectievelijk 340 en 68 graden. Door vooraf vaste zones in te stellen, beweegt de camera op intervalbasis heen en weer. Bovendien kan de KC110 ook bewegingen van mensen en dieren volgen.

Deze full-hd-camera is alleen geschikt voor binnen, waarbij je de behuizing bijvoorbeeld aan het plafond bevestigt. De fabrikant levert hiervoor een montageplaat mee. De framerate van de opgenomen video’s ligt met vijftien beelden per seconde lager als je het vergelijkt met die van de meeste duurdere modellen. Zes infraroodleds bieden volgens TP-Link een nachtzicht tot negen meter. Dankzij de ingebouwde luidspreker en microfoon voer je op afstand een gesprek waarvoor je de mobiele app gebruikt. In de behuizing bevindt zich een 802.11 b/g/n-adapter waarmee je het apparaatje aanmeldt op een 2,4GHz-netwerk.

Goedkope ip-camera’s bevatten doorgaans een micro-sd-kaartslot, maar dat is bij de KC110 niet het geval. TP-Link probeert zijn gebruikers namelijk te verleiden om beelden bij zijn clouddient Kasa Care onder te brengen. Overigens kun je maximaal twaalf uur aan videomateriaal gratis op de online server van TP-Link bewaren. De Chinese netwerkspecialist beveiligt online opgeslagen beelden met 128bits-aes-encryptie.

Foscam R4M - Dualband pan-and-tilt-camera

©PXimport

De breed verkrijgbare R4M van Foscam is een rijkelijk uitgevoerde ip-camera. Het betreft een pan-and-tilt-model, waardoor je via draai- en kantelbewegingen flexibel bent om de omgeving te filmen. Via de pijltjestoetsen in de mobiele app kun je op ieder moment de gewenste hoek wijzigen. De vaste kijkhoek van de lens is overigens 112 graden. Een behoorlijke resolutie van 2560 x 1440 pixels en framerate van 25 beelden per seconde resulteren in vloeiende beelden met veel details.

De camera herkent op eigen houtje personen, waarna het automatisch een opname start. Gebruikers ontvangen hiervan een pushbericht op hun smartphone. Volgens Foscam is er dankzij intelligente bewegingsdetectie nooit sprake van valse alarmen, zoals huisdieren of wapperende takken. Naast een ethernetpoort bevat de behuizing ook een draadloze netwerkadapter. Gunstig is dat deze binnencamera zowel met een 2,4GHz- als 5GHz-netwerk uit de voeten kan. Hiermee vergroot je de kans op een stabiele wifi-verbinding. Verder bevat dit product een nachtzichtmodus en tweerichtingsaudio.

Bij plaatsing van een micro-sd-kaart slaat de R4M aan de hand van de h.264-videocodec beeldfragmenten op. Het kaartslot ondersteunt een capaciteit van maximaal 128 GB. Als alternatief beheert Foscam ook een clouddienst, zodat je tegen betaling videomateriaal op de online server kunt huisvesten. Bewaar je de opnames liever zelf? Dankzij ondersteuning voor het onvif-protocol drop je de beelden net zo gemakkelijk op een nas. Foscam produceert zijn R4M in een witte en zwarte uitvoering.

Ezviz Mini O Plus - Goedkope 1080p-camera

©PXimport

Mag een binnencamera niet te veel geld kosten, dan zit je met deze Ezviz Mini O Plus wel goed. De bekende elektronicaketens verkopen dit product namelijk voor minder dan vijftig euro. Toch vallen de specificaties niet eens tegen. Zo legt deze camera beelden in full hd vast met een framerate van 25 fps. De cameralens bevat daarnaast een respectabele kijkhoek van 135 graden. Via de ingebouwde wifi-adapter koppel je de camera aan een 2,4GHz-netwerk.

Het micro-sd-kaartslot accepteert geheugenkaarten tot een capaciteit van 256 GB, dus daar kun je flink wat opnames op kwijt. Wordt er een beweging gedetecteerd, dan verschijnt er in de bijbehorende app een pushnotificatie met een foto van het bewuste moment. Dankzij de aanwezigheid van een microfoon en speaker neemt het apparaat geluid op en voer je vanuit de app zo nodig een gesprek. Verder bevat de camera een nachtzichtmodus met een opgegeven bereik tot 7,5 meter.

Zoals de productnaam al doet vermoeden, is de Mini O Plus met een hoogte van amper dertien centimeter klein van stuk. Ezviz levert een magnetische bevestigingsmodule mee, zodat gebruikers dit bewakingsapparaatje zonder al te veel moeite kunnen monteren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).