Aan de rand van Steenbergen staat een huis dat tijdens sommige feestdagen het toneel is van een daverende licht- en geluidshow. De buurt is enthousiast. Er voeren zelfs wandelingen langs het huis met het karakteristieke puntdak, waar tijdens hoogtijdagen elke avond een gratis voorstelling te zien is van vader en zoon Vrieling.

Vader en zoon Vrieling hebben sinds december 2020 een gezamenlijke hobby: het maken van licht- en geluidshows. Op hoogtijdagen dansen duizenden lichtjes langs de lijnen van hun huis, in continu veranderende kleuren en patronen. Voor de herfst in 2022 staat voor de tweede keer een Halloween-show op stapel, inclusief knipperende pompoenen en swingende skeletjes.

Over Ralph Vrieling

Ralph Vrieling (1973) start na zijn opleiding Commerciële Economie in 1994 bij een grote elektroketen in het zuiden van het land om de computerafdeling te helpen opzetten. In 1995 begint hij als consultant bij Simac en haalt zijn Microsoft Certificeringen. Een van zijn eerste opdrachten is om samen met collega’s bij Interpolis in Tilburg de (ICT-) technologie achter het ‘nieuwe werken’ in te richten. In 1999 treedt Ralph daar in vaste dienst. Na de fusie met Achmea in 2005 ontwikkelt hij als bedrijfsanalist nieuwe zakelijke verzekeringsproducten. In 2011 start hij samen met een oud-collega een eigen bedrijf (Infield ICT) dat cloud- en authenticatieoplossingen levert. In 2014 blijkt het hebben van een baan en het runnen van een onderneming niet goed meer te combineren. In goed overleg met zijn compagnon besluit hij om uit te treden en zijn carrière binnen Achmea verder vorm te geven. Ralph werkt nog steeds bij Achmea. Momenteel werkt hij mee aan verzekeringsproducten voor de glastuinbouw in Canada.

©PXimport

Elk jaar met Halloween een show

Het begon allemaal in december 2020, toen Ralph wegens hartproblemen noodgedwongen een paar maanden thuis zat. “Mijn zoon Jens had toen net de kerstshow van Maurits ten Seldam in de Magnoliastraat (ook in Steenbergen) gezien. Het leek hem fantastisch ook zoiets te gaan doen. We zijn klein begonnen, met één kleine kerstboom. Dat was zo leuk dat we besloten om door te gaan. Daarbij hadden we veel aan het YouTube-kanaal van DrZzs.”

Met kerst vertolken nu al twee jaar achtereen zingende kerstbomen op het balkon nummers van ABBA en andere hits. Aan de gevel spetteren dan kerststerren, draaien spiralen en fonkelen sneeuwvlokjes. En ook met Halloween is er elk jaar een show.

De hardware die aan de basis ligt van al dat spektakel, zijn WS2811-ledjes die Ralph en Jens kopen op AliExpress bij Ray Wu. De leds zijn verkrijgbaar in 5 en 12 volt. Het voordeel van 5 volt is dat het goedkoper is: je gebruikt minder stroom. Toch hebben ze gekozen voor 12 volt. Je kunt dan met langere strengen werken, zonder dat je extra draadjes toe hoeft te voegen. Ook is dit iets minder storingsgevoelig.

“Die leds kun je programmeren. Je kunt dus bijvoorbeeld zeggen: maak lampje één en vijf in de streng rood, en lampje twee, acht en zestien goudkleurig. Dat kun je continu veranderen. En zo kun je ook lichtpatronen laten zien op bijvoorbeeld een pompoen. Je stuurt die lichtjes aan met een controller. Die heb je al voor een paar euro.” Ralph en Jens begonnen hun eerste projecten met vijf NodeMCU-controllers, maar in huize Vrieling is inmiddels een Falcon F16v3-controller aangeschaft, inclusief uitbreidingsbord. “We hebben daardoor 32 uitgangen, waarmee we elfduizend lichtjes tegelijkertijd kunnen aansturen.”

©PXimport

Stroomkosten vallen enorm mee

De stroomkosten vallen volgens Ralph erg mee. “Een zo’n lampje verbruikt maximaal 0,55 mW, maar tijdens de shows staan de lampjes standaard op dertig procent van hun maximale vermogen. Anders moet je echt een zonnebril opzetten om naar de voorstelling te kunnen kijken.” Bovendien bestaat elk lampje eigenlijk uit drie kleuren: rood, groen, en blauw. Alleen om wit te laten zien, moeten alle drie die kleuren tegelijkertijd schijnen. “Daardoor verbruikt mijn normale kerstboom die binnen staat, met traditionele lampen, meer stroom. Dat komt trouwens ook omdat hij met kerst de hele dag aan staat.”

Vijftig minuten aan willekeurige effecten

Vanaf de pc stuurt Ralph de shows die hij maakt in xLights met FPP Connect naar een domoticaserver. “Dat is in mijn geval een Raspberry Pi. Daarop draait het besturingssysteem van de controller: Falcon Pi Player.” De software kun je downloaden van http://kwikr.nl/falconchrist. Vervolgens kan de familie voorstellingen helemaal automatisch laten draaien. “We hadden het in december bijvoorbeeld zo geregeld dat om vijf uur alle stroomgroepen automatisch aangingen. Dus ook als we niet thuis waren, ging de show gewoon door. Eerst draaiden we vijftig minuten lang allerlei willekeurige effecten. Ik heb heel veel losse, wat rustiger effecten gemaakt, en die werden dan achter elkaar getoond. Maar vanaf 17.50 uur ging de klok aftellen. Om 18.00 uur precies startte een kindervoorstelling van twintig minuten, met onder meer liedjes van Kinderen voor Kinderen, zoals het liedje ‘Niets is cooler dan Kerstmis’.”

©PXimport

Even omlopen met de hond om de show te zien

De buurt is gelukkig enthousiast. Er voeren zelfs wandelingen langs het huis met het karakteristieke puntdak, waar met kerst elke avond een gratis voorstelling te zien is.

“We hebben heel veel geluk met de buren aan beide kanten. Ze zeiden met kerst dat ze het prima zouden vinden als de show de hele dag door zou draaien. Maar dat doe ik liever niet. Het lijkt me een slecht idee als er de hele dag luide muziek vanaf het balkon zou klinken.” Gelukkig kijkt de zijgevel, waar alle lichtjes aan vast zitten, het weiland in. “Vanaf die kant ziet ons huis er heel stereotiep uit, precies zoals een kind dat zou tekenen, met een puntdak. De lijnen zijn heel geschikt voor een kerstshow. Daar heb ik dus dankbaar gebruik van gemaakt bij de plaatsing van de lichtjes. Veel mensen die hun hond uitlaten, lopen met kerst speciaal even voor onze show om.”

3D-printer

Ralph en Jens hebben zelf alle voedingen gebouwd, de draden gesoldeerd en een waterdichte buitenkast gemaakt voor de controller. Die kast zit met een netwerkkabel aangesloten op een Raspberry Pi binnenshuis. Om de lampjes aan de gevel te bevestigen, gebruiken Ralph en Jens aluminium u-profielen. “Daar moesten allemaal gaatjes in worden geboord, elke vijf centimeter eentje, zodat we daar een lampje in konden steken. Jens heeft toen voor het eerst een kolomboor mogen gebruiken. Hij was dagenlang ermee bezig, totdat alle lampjes er in zaten.”

Ook is er een 3D-printer aangeschaft. Ralph en Jens gebruiken een Creality Ender 6SE om sterren en sneeuwvlokjes te printen waar de lampjes in worden verwerkt. Online kun je veel sjablonen voor patronen vinden en downloaden.

Je vindt de ontwerpen van Ralph en Jens op Cults, via http://kwikr.nl/culvrie. Er worden ook ontwerpen van andere knutselaars gebruikt, zoals van Maurits ten Seldam uit de Magnoliastraat in Steenbergen, die je ook op Cults vindt, via http://kwikr.nl/culmau. Daarnaast staan er veel ontwerpen op Thingiverse die je vindt door te zoeken op WS2811.

©PXimport

Software brengt het tot leven

De projecten die je maakt, kun je vervolgens op de computer in xLights programmeren. xLights is een gratis opensource-programma waarmee je lichtshows kunt ontwerpen en afspelen door gebruik te maken van controllers. Je vindt het op www.xlights.org. “Stel je voor dat je een hoedje voor een bewegend skelet wilt maken. Dan maak je eerst dat hoedje en zorg je ervoor dat er bijvoorbeeld vijftig gaatjes inzitten voor de lampjes. Daarna maak je een foto van die hoed. En vervolgens kun je in de software de route invoeren waarlangs de lampjes lopen door met vijftig muisklikken aan te geven waar alle gaatjes zitten. Vervolgens rekent xLights ook nog eens voor je uit hoe de draden aan de achterkant moeten lopen. Heel handig.”

Links en online informatiebronnen

De volgende links en video’s gebruik(t)en wij om kennis op te doen.

- De video ‘Beginner’s Guide to Christmas Lights - and LED Shows for Every Holiday’, van het YouTube-kanaal DrZzs.

- Om meer over de Falcon F16v3-controller te leren, keken we veel naar CanispaterChristmas, oftewel Jeff.

- Facebookgroep waar de beheerders en meeste leden Nederlands spreken.

- De website en het forum van deze website zijn heel uitgebreid en bieden veel uitleg.

- Onze volgende wens is

uit New Orleans na te bouwen.

- De website van Ralph en Jens Vrieling.

- Het YouTube-kanaal van Ralph Vrieling.

Kabelboom

Ralph en Jens proberen de tijdsinvestering om shows op te tuigen en af te bouwen zo veel mogelijk terug te brengen. Op die manier is ook de eerste Halloween-show ontstaan. “In de laatste week van de zomervakantie van 2021 draaiden we alvast een test voor de kerst. We bevestigden alle objecten die we hadden gemaakt, zoals kerstboompjes, sterren en sneeuwvlokken aan het huis. 

Daarna maakten we alle kabels op maat. Die bonden we met tiewraps aan elkaar. Uiteindelijk hadden we een mooie en nette kabelboom langs de gevel, waaraan we alle objecten konden aansluiten. Die kabelboom konden we zo oprollen en in de schuur leggen. Maar toen zei Jens: moeten we nu echt alles gaan afbreken? En dan met kerst weer alles ophangen? Ik zei: Ja, want anders wordt mama gek. 

En wat moeten de mensen wel niet denken? Dat we niet goed bij ons hoofd zijn? Maar toen kwam Jens met het idee om met Halloween weer een show te geven. Dan konden we de kabels gewoon aan het huis laten zitten. Dat bleek een mooie gulden middenweg. Je zag ze toch niet zo goed zitten, omdat ons huis wit is en de kabels, sterren en sneeuwvlokken ook.”

©PXimport

De Efteling

Spelenderwijs groeit de kennis over elektronica en domoticasoftware in huize Vrieling. Ralph is elke avond en elk weekend in de weer met zijn hobby. “En als mijn zoon zaterdagochtend wakker wordt, dan gaat hij ook meteen gaatjes boren, liedjes uitzoeken of sequencen. We hebben een 3D-printer gekocht voor dit project, en we hebben ons verdiept in elektrotechniek. Jens heeft leren solderen, hij kan stroomdraden strippen, de uiteinden goed vrijmaken en solderen, werken met signaaldraden enzovoort. Hij vindt al die dingen helemaal geweldig. Hij zit nu in groep 8 van de basisschool en wil later een technische opleiding gaan doen. Als je hem nu vraagt: Wat wil je later worden? Dan antwoordt hij: Ik wil er later voor zorgen dat er nieuwe aangestuurde poppen in de Efteling komen.”

Toekomstige projecten

©PXimport

Voor Halloween 2023 willen Ralph en Jens pratende en bewegende skeletten gaan bouwen. De skeletjes moeten hun hoofd, ogen en ledematen kunnen bewegen. En daarover komt dan weer een laag met knipperende lichtjes. “Dus we gaan nu ook oefenen met het aansturen van motoren, op de maat van de muziek. 

Dat zijn stappenmotoren, dus je kunt in kleine stapjes een hoofd laten kantelen, een oog verschuiven of een arm of been bewegen.” Er zijn hiervoor kant-en-klare systemen verkrijgbaar, bijvoorbeeld op www.skulltronix.com/gallery.shtml. Als je zelf gaat bouwen, en de onderdelen bijvoorbeeld maakt met een 3D-printer, dan kan het een stuk goedkoper.

Daarnaast is het plan om vanaf het voorjaar ook YouTube-video’s te gaan maken. “Die moeten echt over de basis gaan, zoals hoe je een controller aansluit. Maar ook over de software, omdat er nog niet zo veel Nederlandstalige filmpjes zijn.”

Het geheim van de chef

Om shows te programmeren, maakte Ralph gebruik van xLights. “Dat is zo’n beetje de standaardsoftware voor dit soort projecten. Het is gratis en opensource. Je kunt je eigen huis er helemaal in natekenen.”

Stap 1: Teken je huis na in xLights

Ralph heeft het hele huis in xLights ingevoerd. “Daarvoor heb ik eerst een foto gemaakt die precies schermvullend is. En daaroverheen heb ik alle lampjes ingetekend, van de pompoenen tot aan de zingende skeletten en de lichtlijnen langs het huis. Dat was een hels karwei.”

©PXimport

Stap 2: Sequencen

De shows ontstaan tijdens het sequencen in xLights. “Je verandert dan de instelling van de lichtjes, exact op de maat van de muziek. Als je het heel simpel aanpakt, en gewoon afwisselend rood, groen en blauw laat zien, dan ben je in drie minuten klaar met een liedje. Maar als je het echt mooi wilt doen, dan ben je acht uur bezig met elke minuut.”

Ondanks de overdaad aan lichten, vormen en effecten, zijn de shows van Ralph smaakvol en subtiel. Dat is mede te danken aan zijn ervaring als hobby-muziekproducent. “Met een paar vrienden maak ik al jaren muziekproducties. Daardoor denk ik in sporen. Het is mijn tweede natuur om elke zangstem en elk instrument te koppelen aan een andere groep lichtjes, zoals een pompoen of een sneeuwvlok.

Stap 3: Fractals en shaders

Boven op die lichtcompositie legt Ralph nog wat extra lichteffecten, om een nog vollere productie te krijgen. Hij kiest bijvoorbeeld graag voor fractals: “Denk aan de vonkjes die van een sterretje afkomen. Elk vonkje geeft drie vonkjes, die elk drie kleinere vonkjes geven enzovoort. Er bestaan speciale websites om dat soort effecten in code te vertalen.” Ook maakt Ralph gebruik van zogeheten shaders. “Wat je dan eigenlijk doet, is een fictieve lichtbron definiëren in een denkbeeldige driedimensionale ruimte, plus verschillende vlakken die dat licht net iets anders weerspiegelen. Dat wekt de suggestie van diepte.”

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).