Of je nu een paar weken op vakantie gaat of een weekendje weg: een reistas komt altijd van pas. Ze zijn er (open deur, sorry) in heel veel soorten en maten, van heel veel verschillende materialen en in heel veel uitvoeringen. Wil je zeker weten dat je met de juiste reistas op pad gaat? Lees dan dit artikel!

Lees ook: Hoe kies ik de perfecte koffer voor de zomervakantie?

Kies een tas die past bij je vakantiebestemming

Het eerste wat belangrijk is, is weten wat voor soort vakantie je eigenlijk gaat vieren. Ga je lekker chillen met je gezin of partner in een luxe resort aan zee? Of wordt het een actieve rondreis met rugzak door Europa? Misschien ga je wel met vrienden naar een muziekfestival of kies je juist voor een culturele stedentrip.

Verder maakt het ook nogal wat uit voor je keuze van reistas of je de hele vakantie op één plek blijft, of dat je gaat rondreizen langs meerdere bestemmingen. Als je bijvoorbeeld naar één vaste bestemming op vakantie gaat voor 1 of 2 weken, dan is een stevige maar compacte weekendtas vaak al ideaal. Zo'n tas heeft meestal een inhoud van ongeveer 20 tot 40 liter, prima voor al je kleding en toiletspullen voor een week of twee. Handige extra's zijn wieltjes, zodat je je tas makkelijk door de hal van het vliegveld of station kunt rollen. Ook een lichtgewicht uitvoering is fijn. Want je moet het wél allemaal dragen natuurlijk.

Maar ga je juist met je hele gezin naar een resort voor bijvoorbeeld 3 weken? Dan heb je waarschijnlijk behoefte meer behoefte aan een grote en stevige rolkoffer dan aan een reistas.

Ben je van plan een actieve rondreis te maken deze zomer, en meerdere steden of landen te bezoeken? Dan is een stevige reisrugzak vaak de beste keuze. In een rugzak van pakweg 60 liter passen al je benodigdheden voor onderweg. Bovendien neem je een rugzak gemakkelijk mee het vliegtuig, de trein of bus in. Let bij de aanschaf op goede brede schouderbanden en een stevige heupriem, dat verhoogt het draagcomfort aanzienlijk. En kies zeker een rugzak met een regenhoes, dan blijft je bagage mooi droog. Extra handige details zijn vakjes voor je waterfles en een veiligheidsflap over de rits.

©Valentyn640

Modellen vergelijken

Verder zijn er verschillende modellen reistassen om uit te kiezen, elk met eigen specifieke voor- en nadelen. Enkele populaire varianten zijn de rugzak of backpack, de weekendtas en de duffelbag. Een rugzak of backpack verdeelt het gewicht gelijkmatig over je rug en schouders voor optimaal draagcomfort. Dit is handig tijdens lange wandelingen of meer avontuurlijke reizen, maar wel minder geschikt voor nette, formele gelegenheden. De weekendtas is over het algemeen vrij compact en past vaak probleemloos onder vliegtuigstoelen. Makkelijk te dragen met korte handgrepen of een schouderband. De duffelbag heeft een grote inhoud en is meestal cilindervormig, ideaal voor sportkleding en -uitrusting. Kies het model dat het beste aansluit bij het soort reis dat je gaat maken en je persoonlijke voorkeur qua draagcomfort.

Materialen vergelijken

Ook het materiaal waarvan de tas is vervaardigd verdient aandacht bij het maken van je keuze. Reistassen zijn tegenwoordig verkrijgbaar in talloze soorten materialen, variërend van canvas en nylon tot leer, polyester, polycarbonaat en zelfs koolstofvezel voor de echte luxe modellen. Standaard canvas is relatief licht van gewicht, heeft een casual uitstraling en is meestal goed betaalbaar. Een nadeel is dat het niet erg stevig is en gevoelig voor scheuren of vlekken. Nylon daarentegen is juist wel erg sterk en scheurbestendig, en ook waterafstotend. Maar op den duur kan nylon wel verkleuren. Voor de natuurlijke uitstraling en luxueuze look is echt leer een populaire keuze. Hoogwaardig leer is supersterk en heeft een stijlvolle uitstraling. Wel is het prijzig en aan de zware kant. Een kunstleren tas is een goedkoper en lichter alternatief. Handig voor wie het leerlook wel mooi vindt, maar het gewicht wil beperken. Polyester biedt een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. Het is een stevig, duurzaam en waterafstotend synthetisch materiaal dat ook nog eens budgetvriendelijk is.

©Claireliz

Voldoende opbergmogelijkheden

Natuurlijk wil je al je spullen netjes georganiseerd hebben tijdens je reis, dus zorg voor voldoende opbergmogelijkheden. Handige details zijn binnenvakken voor het geordend opbergen van kleine spullen, mesh zakken voor makkelijke toegang onderweg, en afsluitbare vakken voor je waardevolle items zoals paspoort, portemonnee en elektronica - denk aan smartphone of oortjes. Ook een uitneembare waszak is handig voor als je vuile of natte kleding hebt, zodat je die gescheiden kunt opbergen van je schone spullen. Een vak aan de buitenzijde van je tas biedt snel toegang tot de spullen die je onderweg nodig hebt, zoals een boek, tijdschrift, waterfles en snacks. Check dus altijd even de compartiment-indeling van een tas.

©Weedezign

Handige extra's

Tegenwoordig zitten reistassen boordevol slimme extra's en handige details die je reis nog aangenamer kunnen maken. Zo heb je speciale TSA-sloten voor extra veiligheid tijdens vliegreizen, zodat douanemedewerkers je tas kunnen openen en inspecteren zonder het slot te verbreken. Ook handig is een duidelijk adreslabel aan de binnen- en buitenkant, zodat verloren bagage altijd weer bij jou terugkomt. Voor de rugtassen zijn verstelbare schouderbanden onmisbaar: die zorgen dat de tas perfect aansluit op jouw lichaamsbouw. Wie veel elektronische apparaten meeneemt op reis doet er goed aan te kiezen voor een model met een USB-oplaadpoort, handig om al je devices onderweg van stroom te voorzien.

Makkelijk te dragen en vervoeren

Het spreekt voor zich dat je je gekozen reistas tijdens je reis moet kunnen dragen en vervoeren zonder al te veel moeite. Test daarom in de winkel grondig uit hoe de tas voelt als je hem pakt, tilt en draagt. Stop er eventueel wat gewicht in voor een realistische belading. Let op zaken als stevige, comfortabele handgrepen en schouderbanden die lekker in de hand liggen en niet snijden. Kies ook voor een lichtgewicht constructie, zodat je niet onnodig kilo’s meezeult. De gewichtsverdeling moet goed zijn, met het zwaartepunt dicht tegen je rug aan zodat de tas prettig draagt. Heb je een reistas met wieltjes op het oog? Probeer zeker een volgeladen tas eens een stukje te rollen om het comfort te ervaren.

Onze aanbevelingen

1) The North Face Basecamp reistas

De The North Face Basecamp reistas is een ruime tas met een inhoud van 95 liter en afmetingen van 40 x 70 x 40 centimeter, ideaal voor meerdaagse reizen. De tas is gemaakt van waterbestendig 100% polyamide en bevat een groot hoofdvak met ritssluiting en een apart vak voor natte kleding of vieze schoenen. Voor draagcomfort zijn er verstelbare, afneembare schouderbanden en handgrepen aanwezig. Extra's zoals compressiebanden, een D-vorm ritsopening en ID-label maken de tas zeer functioneel. Met de veelzijdige draagopties, grote inhoud en waterbestendige stof is de The North Face Basecamp een duurzame en gebruiksvriendelijke reistas voor outdoor trips en meerdaagse vakanties.

2) De CabinMax Metz 30L

De CabinMax Metz 30L is een lichtgewicht en compacte reistas speciaal ontworpen als handbagage voor vliegreizen. Met een inhoud van 30 liter en afmetingen van 45x36x20 centimeter voldoet deze tas aan de handbagagevereisten van Easyjet. De tas heeft een koffer-achtige opening en is gemaakt van stevig 600D polyester voor maximale stevigheid en scheurbestendigheid. Er zijn verschillende compartimenten aanwezig zoals een hoofdvak, voorvak en zijvakken voor optimale organisatie. Draagcomfort is gegarandeerd dankzij de flexibele vorm, handgrepen en verstelbare schouderriemen. Extra's als compressieriemens en waterafstotendheid maken deze lichtgewicht reistas tot een stabiele en functionele handbagage. Ideaal voor weekendtrips en korte vakanties zonder extra bagage in te hoeven checken.

3) Eastpak Tranverz L

De Eastpak Tranverz L is een ruime polyester reiskoffer-annex-reistas met een inhoud van 78 liter. Met afmetingen van 67 centimeter hoogte, 35,5 centimeter breedte en 30 centimeter diepte biedt de koffer voldoende ruimte dankzij het grote hoofdvak met compressieriemen en een extra voorvak met ritssluiting. Voor gemakkelijk vervoer is de koffer voorzien van rolwielen en handgrepen. Veiligheid is gegarandeerd door het ingebouwde TSA-combinatieslot. De Tranverz L kan plat worden opgevouwen voor compacte opslag als de koffer niet in gebruik is. Dit is een slimme en functionele polyester reistasvan Eastpak voor georganiseerd en veilig reizen met voldoende opbergruimte en handige extra's. Zit er niet teveel in? Dankzij het handvat aan de zijkant kun je hem ook als reistas dragen.

Zelf de beste keuze maken

Uiteindelijk bepaal jij wat voor jou de ideale reistas is. Er bestaat niet zoiets als dé perfecte reistas voor iedereen. Het gaat erom dat je de tas kiest die perfect aansluit bij jouw specifieke reis, bagage en persoonlijke voorkeuren. Bepaal dus eerst goed je reisbestemming, de bagage die je meeneemt en je persoonlijke wensen op het gebied van materiaal, uitstraling en draagcomfort. Houd tijdens je zoektocht in de winkels alle besproken aspecten in het achterhoofd en maak een selectie van tassen die aan je wensen voldoen. Probeer de geselecteerde modellen uitgebreid uit. Check of alle compartimenten prettig in gebruik zijn en of de tas óók met zware belading nog comfortabel draagt (en rolt, mochten er wieltjes onder zitten). Veel plezier en goede reis!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).