Trackers zijn kleine apparaatjes waarmee je iets of iemand kunt terugvinden. Zo voorkom je dat je belangrijke dingen kwijtraakt, zoals je koffer, portemonnee of fiets. Je achterhaalt aan de hand van een geluidssignaal of plattegrond eenvoudig de (geografische) locatie. Er zijn allerlei trackers voor uiteenlopende prijzen verkrijgbaar. Ontdek in dit artikel welk product het beste bij je past.

Tip 01: Wat is een tracker?

Een tracker (ook wel keyfinder genoemd) is een nuttig hulpmiddel wanneer je bang bent om iets uit het oog te verliezen. Vaak is de behuizing klein, zodat je het makkelijk ergens aan vast kunt maken. Denk bijvoorbeeld aan een sleutelbos, afstandsbediening of tas. Een tracker heeft voor de bevestiging vaak een oogje of sticker. Daarnaast zijn er ook modellen in de vorm van een bankpas verkrijgbaar; die schuif je moeiteloos in een portemonnee of bagagelabel.

Bij verlies kun je het object traceren. Hoe dat precies gebeurt, hangt af van het gekozen product. Naast universele trackers bestaan er ook gespecialiseerde volgsystemen voor onder meer huisdieren, auto’s, scooters en (elektrische) fietsen.

Tip 02: Bluetooth-tracker

Een bluetooth-tracker maakt draadloos contact met een smartphone. Je gebruikt hiervoor een app. Heb je bijvoorbeeld een tracker aan een portemonnee gekoppeld en kun je die nergens meer vinden? Open dan de bijbehorende app en geef aan dat je het object kwijt bent. De meeste bluetooth-trackers produceren vervolgens een geluid, zodat je de locatie kunt achterhalen.

Vanzelfsprekend heeft bluetooth een beperkt bereik. Diverse fabrikanten hebben daar iets op bedacht. Afhankelijk van het gekozen product helpt een netwerk van andere gebruikers je om een verloren item terug te vinden. Stel dat je een sleutelbos verliest in een natuurgebied. Zodra iemand met dezelfde tracker-app op een smartphone de sleutels passeert, geeft diegene automatisch en anoniem de geografische locatie door. Hiervoor open je in de app een landkaart. Hoe meer gebruikers van dit netwerk, hoe groter de vindkans.

Er zijn bluetooth-trackers van verschillende merken verkrijgbaar. Zo heeft Apple de zogeheten AirTag, terwijl Samsung onder de noemer Galaxy SmartTag een soortgelijk product fabriceert. Daarnaast vind je bij de bekende (online) elektronicawinkels onder andere bluetooth-trackers van Eufy en Tile.

Tip 03: Bereik

De betere bluetooth-trackers hebben een opgegeven bereik van 120 meter. Dit betreft de afstand zonder tussenliggende obstakels, dus ga in de praktijk uit van zo’n dertig à veertig meter.

Ben je een bluetooth-tracker kwijt en lukt het niet om hem zelf op te sporen? Bij gebruik van een AirTag, Tile of Galaxy SmartTag kun je een beroep doen op andere gebruikers binnen het netwerk om de vindplaats te achterhalen. Een toevallige passant stuurt dan anoniem locatiegegevens door.

Hoe groter de gebruikersgroep, hoe meer kans je hebt dat je de tracker weer terugvindt. Bezitters van een Apple AirTag of Samsung Galaxy SmartTag zijn hierbij in het voordeel. Per slot van rekening hebben alleen in Nederland al miljoenen mensen een iPhone of Galaxy-toestel op zak.

Tile heeft weliswaar ook een netwerk van eigen gebruikers, maar deze groep is niet zo groot. Verder is het nuttig om te weten dat diverse bluetooth-trackers van Eufy, Chipolo en Pebblebee compatibel zijn met het gebruikersnetwerk van Apple.

Tip 04: Meldingen

Sommige persoonlijke bezittingen, zoals je portemonnee of je huissleutels, wil je niet vergeten als je de deur uitgaat. Gebeurt dat tóch, dan ontvang je bij gebruik van een Apple AirTag of Eufy-tracker desgewenst een melding op je smartphone. Zodra de bluetooth-verbinding tussen de tracker en het mobiele toestel wegvalt, word je hierop geattendeerd via een pushbericht. Zo laat je belangrijke items nooit meer achter.

Overigens kun je in de Zoek mijn-app vertrouwde locaties toevoegen. Daarmee voorkom je nutteloze meldingen. Tile-producten ondersteunen eveneens meldingen voor achtergelaten spullen, maar helaas vereist dat een betaald abonnement.

Tip 05: Gps-tracker

Bluetooth-trackers hebben een afstandsbeperking. Alleen een nabijgelegen mobiel apparaat, zoals een smartphone, kan verbinding met de tracker maken. Gps-trackers hebben deze beperking niet. Deze apparaatjes maken verbinding met satellieten in de ruimte, waarna ze een signaal naar jouw smartphone sturen. Dankzij dit systeem maakt het niet uit waar de gps-tracker zich bevindt. Je kunt te allen tijde de geografische locatie opvragen. Die verschijnt meestal op een landkaart in een app.

Gps-trackers zijn er in overvloed. Verdiep je daarom goed in eventuele extra functies. Het is bijvoorbeeld fijn wanneer het product naast gps ook andere verbindingen ondersteunt. Sommige trackers kunnen de locatie bijvoorbeeld ook via telefoonmasten doorgeven. Nuttig voor het geval het gps-signaal plotseling wegvalt. De meeste producten hebben een (vervangbare) simkaart van een telecomprovider. Hierdoor kunnen deze trackers op afstand met een smartphone communiceren.

Tip 06: Auto en fiets

Verschillende personenauto’s en e-bikes hebben tegenwoordig een ingebouwde track- en trace-module. Meestal werkt die via gps of het LoRa-netwerk (Long Range-netwerk). Na diefstal kun je zo de actuele locatie van het gestolen object in een app volgen. Bekende merken als QWIC, Batavus, Urban Arrow, Dutch-ID, Sparta en Gazelle voorzien hun duurdere elektrische fietsen al in de fabriek van een volgsysteem. Hierbij is meestal een simkaart geïntegreerd. Dergelijke trackers ondersteunen doorgaans ook een alarmfunctie. Je ontvangt dan een pushbericht zodra het vervoersmiddel zonder jouw toestemming in beweging komt.

Als jouw auto of fiets geen geïntegreerde tracker heeft, dan kun je die eventueel naderhand toevoegen. Er zijn namelijk talloze inbouwsystemen verkrijgbaar. Je kunt zelf sleutelen of de montage aan een specialist overlaten. Controleer bij een auto- of fietsverzekering welke voorwaarden de verzekeraar daaraan stelt. Zo geven sommige aanbieders bij gebruik van een erkend track-en-tracesysteem korting op de polis.

Tip 07: Huisdieren

Trackers zijn ook handig voor huisdieren; een kat of hond kan tenslotte altijd weglopen. Bepaal vooraf of je de viervoeter via gps of bluetooth wilt volgen, want beide methoden hebben hun voor- en nadelen.

Bluetooth-trackers zijn klein en hebben een lange accuduur. Dit apparaatje bevestig je makkelijk aan een halsband of tuigje. Het nadeel is de afstandsbeperking. Loopt jouw kat of hond in een afgelegen gebied, dan verkleint dat de vindkans. Gps is daarom betrouwbaarder. Houd er wel rekening mee dat gps-trackers een forsere accu met een hogere capaciteit vereisen. Dat maakt de behuizing van dergelijke trackers groter.

Diverse fabrikanten focussen zich specifiek op trackers voor huisdieren. Tractive is op dit gebied een bekende naam. Het bedrijf ontwikkelt producten met ondersteuning voor bluetooth én gps.

Tip 08: Vinden met app

Heeft een bepaalde tracker je interesse gewekt, check dan zorgvuldig voor welke smartphones de benodigde app beschikbaar is. Niet alle producten ondersteunen namelijk iOS (iPhones) en Android. Een AirTag werkt bijvoorbeeld uitsluitend met de Zoek mijn-app op een Apple-apparaat. Let dus goed op de compatibiliteit van een tracker.

Afhankelijk van het gebruikte product kun je een verloren item op drie verschillende manieren terugvinden. Zie je in huis je sleutelbos of portemonnee nergens liggen? Dan kun je een geluidssignaal op de tracker afspelen.

Als alternatief geven sommige apps nauwkeurig de afstand tot het zoekgeraakte object weer. Dat gebeurt door middel van ultrabreedbandtechniek. De AirTag en Galaxy Smarttag+ bieden hiervoor ondersteuning.

Als derde optie kunnen gebruikers een tracker op een landkaart lokaliseren.

Bepaal vooraf welke opsporingsmethode(n) je wilt gebruiken en zoek hiervoor een bijpassend product.

Tip 09: Batterij

Bij de keuze voor een tracker is ook de energievoorziening van belang. Kies bij voorkeur een tracker met een vervangbare of oplaadbare batterij. De meeste fabrikanten van bluetooth-trackers gebruiken hiervoor de breed verkrijgbare CR2032-knoopcelbatterij, dat is het geval bij de AirTag, Galaxy SmartTag en Tile. De app op je smartphone geeft aan wanneer je de batterij dient te vervangen, reken op een half jaar tot een jaar.

Er bestaan ook trackers zonder vervangbare batterij. Die zijn over het algemeen goedkoper, maar zodra de accu leeg is, is het product waardeloos geworden.

De meeste gps-trackers hebben een behoorlijke oplaadbare accu. Vergeleken met bluetooth vraagt deze techniek tenslotte een hoger stroomverbruik. Meestal vermeldt de fabrikant van een gps-tracker het aantal uren of dagen dat een volle batterij meegaat.

Tip 10: Behuizing

Trackers zijn er in allerlei formaten. Wanneer je het apparaat aan een klein object vastmaakt, is een bescheiden omvang wel zo prettig. Met name bluetooth-trackers met een knoopcelbatterij zijn voor dit doeleinde zeer geschikt.

Voor buitengebruik is een stevige, weerbestendige constructie een pre. Kijk hiervoor in de specificaties naar de IP-code. Hoe hoger deze waarde, hoe beter het product bestand is tegen weersinvloeden.

Voor de AirTag zijn er allerlei accessoires verkrijgbaar die je helpen om het apparaatje ergens aan vast te maken. Veel andere trackers hebben een oogje, zodat je de behuizing bijvoorbeeld aan een sleutelbos bevestigt.

Overigens hebben diverse trackers, zoals de producten van Tile en Eufy, ergens op de behuizing een fysieke knop. Hiermee kun je een kwijtgeraakte smartphone opsporen. Zodra je op die knop drukt, gaat de smartphone namelijk rinkelen.

Tip 11: Extra kosten

Houd rekening met mogelijke extra kosten. Gps-trackers werken veelal op basis van een simkaart. Als je de verbruikskosten in eigen beheer wilt houden, kies je het beste voor een exemplaar met ondersteuning voor een prepaid simkaart. Helaas heb je voor veel gps-trackers, zoals diverse volgsystemen voor huisdieren en e-bikes, een abonnement nodig. Bij vervoersmiddelen is er tegen betaling soms ook een alarmcentrale gekoppeld. Na vermissing van een auto, motor of fiets wordt er dan direct actie ondernomen.

Bij bluetooth-trackers is er doorgaans geen sprake van extra kosten. Alleen Tile kent een Premium-abonnement voor 34,99 euro per jaar. Gebruikers hebben hiermee toegang tot extra functies. Zo ontvang je desgewenst een melding wanneer je een sleutelbos of portemonnee vergeet. Verder zie je in een overzicht welke locaties je de afgelopen dertig dagen hebt bezocht.

Kooptips

Op zoek naar een betrouwbare tracker waarmee je een object eenvoudig kunt terugvinden? Deze breed verkrijgbare bluetooth-trackers zijn het overwegen waard. 

Eufy Security SmartTrack Link

Het Chinese merk Eufy produceert met zijn Security SmartTrack Link een betaalbare bluetooth-tracker. Een groot voordeel is dat dit apparaatje met de Zoek mijn-app op een iPhone overweg kan. Dat betekent dat je via Apples uitgebreide netwerk van gebruikers een verloren item kunt terugvinden. Bezitters van een Android-toestel kunnen de Eufy Security-app op hun smartphone installeren. Een nuttige functie is dat je een Security SmartTrack Link met een gezinslid of vriend(in) kunt delen. Deze functie werkt via de Eufy Security-app. In de weerbestendige behuizing bevindt zich een CR2032-knoopcelbatterij. Die kun je eenvoudig vervangen.

Tile Pro

De Tile Pro bluetooth-tracker heeft volgens de fabrikant een bereik tot 120 meter. Dat is ruimer dan die van andere Tile-producten. Een ander voordeel is de vervangbare CR2032-batterij, die ongeveer een jaar meegaat. Dankzij het oogje maak je de IP67-gecertificeerde behuizing simpel ergens aan vast. Bevindt het object zich buiten het bluetooth-bereik? Dan kun je de vindplaats via het Tile-netwerk mogelijk alsnog achterhalen. Met een beetje mazzel geeft een toevallige passant anoniem de locatie door. Nuttig is de ondersteuning voor Google Assistent, zodat je met jouw stem de tracker kunt vinden. Smartphone kwijt? Zodra je tweemaal op de fysieke knop van de tracker drukt, speelt het mobiele toestel een geluid af. De Tile Pro is in een zwarte en witte uitvoering verkrijgbaar.

Apple AirTag (4-pack)

Hoe meer AirTags je koopt, hoe lager de prijs. Apple hanteert zelf een adviesprijs van 129 euro voor een 4-pack, maar diverse bekende (web)winkels rekenen ruim twee tientjes minder. Ten opzichte van doorsnee bluetooth-trackers heeft de AirTag één groot voordeel. Je kunt hiermee ook verloren spullen op afgelegen locaties terugvinden. Elke iPhone, iPad en Mac kan namelijk anoniem de geografische locatie doorgeven. Met een wereldwijde dekking van honderden miljoenen Apple-apparaten is de opsporingskans groot. Kijk hiervoor in de Zoek mijn-app op een iPhone. Handig is dat de AirTag op jouw verzoek een geluid laat horen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).