ID.nl logo
Zo deel je je locatie in iOS 8 (zonder dat het eng wordt)
© Reshift Digital
Huis

Zo deel je je locatie in iOS 8 (zonder dat het eng wordt)

Ik beschouw mezelf niet als iemand die bijzonder veel waarde hecht aan privacy, maar ik voel me erg onprettig bij het delen van mijn locatie met andere mensen. Ik wil het zeker niet altijd doen, maar ik vind het geweldig als ik kan kiezen wanneer, waar, en met wie ik mijn locatie deel.

iOS 8 biedt verschillende manieren waarop je je locatie met anderen kunt delen, waarvan een aantal voor de eerste keer voorkomt in deze release. Elke methode om je locatie te delen heeft een optie om het tijdelijk uit te schakelen, het geheel te stoppen of een tijdslimiet. Lees ook: Apple ontkent dat iPhone locaties logt.

©PXimport

Deze bedieningen compenseren mijn twijfels over privacy. Apple heeft op dit soort zorgen en gevoelens van ongemak gereageerd door fijnkorrelige opties beschikbaar te stellen. In dit artikel bespreken we de vier manieren waarop je in iOS je locatie kunt delen, waaronder methodes die je misschien niet kent.

Wanneer de standaard iOS-optie Share My Location (Settings > Privacy > Location Services > Share My Location, of Settings > iCloud > Share My Location) is ingeschakeld, kan iedereen met wie je je gegevens deelt zien waar je bent. De weergave zal Friends of Family of beide laten zien, afhankelijk van wie je hebt toegevoegd.

In het Share My Location-gedeelte in Settings kun je ook mensen weghalen, op welke manier je ze ook volgt, door op een naam te drukken en op Stop Sharing My Location te drukken. Ze blijven je locatie echter "volgen", als ze dat eerder ook al deden.

Je kunt ook je "aanwezigheid" kiezen. Dat wil zeggen, je kunt kiezen welk apparaat uit je set apparaten die op dezelfde iCloud-account zijn ingelogd je locatie aankondigt. Je kunt dit selecteren door in Share My Location > From een apparaat uit de lijst te kiezen, of in Find My Friends, zoals hieronder aangegeven. Dit is handig als je bijvoorbeeld een iPad en iPhone bij je hebt, en je de iPhone uitzet omdat de batterij bijna leeg is, of als je één van de apparaten achterlaat en je je locatie wilt aankondigen vanaf het apparaat dat je wel op zak hebt.

Find My Friends

Waar het goed voor is: het delen van je huidige locatie met optische 'geofencing'-notificaties met maximaal 50 goede, persoonlijke vrienden.

©PXimport

De Find My Friends-app (weergegeven als Find Friends op het thuisscherm van iOS) werd eind 2011 geïntroduceerd, en het is de oudste manier om je locatie te delen. Het heeft me voor het eerst een lift opgeleverd in januari 2012 toen ik zag dat mijn vrienden in de buurt van het vliegveld van San Francisco aan het rondrijden waren.

Het idee is dat je mensen die je kent toevoegt en verwijdert om je locatie op binaire wijze mee te delen - aan of uit. De app is asymmetrisch, wat betekent dat je maximaal 50 mensen kunt kiezen om je locatie mee te delen, terwijl je ook de locaties van maximaal 50 mensen kunt bekijken, maar dit hoeven niet dezelfde personen te zijn. Je kunt vrienden uitnodigen en zij kunnen jou uitnodigen. (Je kunt binnenkomende verzoeken uitschakelen door op het Me-item in de lijst Friends te drukken en Allow Friend Requests uit te schakelen.)

Druk op Add, en er verschijnt een lijst met potentiële partijen met wie je kunt delen. Dit is niet je volledige lijst met contactpersonen, maar het lijkt erop dat het gefilterd is op mensen die een e-mailadres hebben dat ook een Apple ID is. Selecteer één of meer mensen en druk op Invite, en ze krijgen een melding met de optie om jou wel of niet te volgen.

Met Find My Friends kon je vroeger een semipermanente groep aanmaken van waaruit je mensen kon toevoegen en weghalen, evenals tijdgebonden evenementen. Tijdelijke groepen zijn nu verplaatst naar de Berichten-app, die we verderop zullen bespreken.

©PXimport

Geofencing is een interessante optie van Find My Friends

Ik begin me echt een beetje ongemakkelijk te voelen bij de geofencing-opties. Geofencing is een handige functie waarmee je een actie kunt koppelen aan het binnengaan of verlaten van een bepaald geografisch gebied. Natuurlijk moet je hier voor kiezen: niemand krijgt een melding over je bewegingen zonder dat je dit expliciet instelt.

Druk op de Me-knop en vervolgens op Notifications om een lijst aan te maken met mensen die meldingen mogen ontvangen. Right Now geeft je huidige plek weer, terwijl When I Leave en When I Arrive een melding geven wanneer je staat verandert. Dit kan eenmalig zijn, of terugkerend door op Repeat Every Time te drukken. Om een serie notificaties te voorkomen, kun je de geofence, weergegeven als een oranje cirkel, verder weg slepen om meer variatie in de locatie toe te staan, zoals een hele campus of een groot gebouw, tot aan steden of provincies. De limiet is een straal van 1500 mijl.

©PXimport

Je kunt instellen dan je een melding krijgt als een van je vrienden zich verplaatst.

Als je kinderen (of misschien oudere familieleden, met hun toestemming) een mobiel iOS-apparaat hebben, kan het een goede manier zijn om jezelf gemoedsrust te geven als je kunt zien wanneer ze op school aankomen, thuis weggaan enzovoorts - zonder dat jij of de andere persoon hoeft te bellen of te sms´en.

Iedereen die zijn of haar locatie met je deelt kan gevolgd worden. Druk op een contactpersoon in de Friends-lijst en druk op Notify Me. Je kunt dan aangeven dat je een melding wilt ontvangen als hij of zij op de huidige locatie, of een locatie die jij aangeeft, arriveert of vertrekt.

Je kunt het apparaat dat gebruikt wordt voor je "aanwezigheid" veranderen, net als in de Settings-app, door op het Me-item te drukken en een apparaat te kiezen in het gedeelte Share My Location From bovenaan.

Family Sharing

Waar het goed voor is: je familieleden laten weten waar je bent.

Family Sharing is een intiemere manier om up-to-date informatie te delen over waar je bent met mensen die je ook vertrouwt met je iTunes-aankopen en andere items.

©PXimport

De optie, die op iOS 8 en Yosemite werkt, laat maximaal 6 mensen iTunes-, iBooks- en App Store-aankopen delen (maar niet alle in-app-aankopen). Het deelt ook informatie via Find My Friends en Find My iPhone/Mac.

Wanneer je je aanmeldt voor Family Sharing, kan elk uitgenodigd lid kiezen of zijn of haar locatie bijgehouden mag worden; als je op Not Now drukt wordt de beslissing uitgesteld. Dat kan later nog veranderd worden.

Apple heeft Family Sharing in iOS 8 ingebouwd, zodat het bijna als een speciale groep beschikbaar is ten opzichte van Find My Friends. Je gebruikt Find My Friends om familieleden te zien. Ze staan onder een Family-header in de Share My Location-opties in Settings. Net als met Find My Friends kun je het delen van je locatie geheel uitschakelen, of kun je individuen selecteren en hun mogelijkheid om je te volgen blokkeren.

Als je een familielid verwijdert, kun je hem of haar later weer opnieuw uitnodigen, en dan kan die persoon bevestigen dat hij of zij jouw locatie wil volgen.

Leden van Family Sharing kunnen ook Find My iPhone gebruiken om mensen te volgen zolang het delen van de locatie ingeschakeld is, en ze kunnen zien waar alle apparaten die met een iCloud-account geassocieerd zijn en die locatiedelen ingeschakeld hebben zich bevinden. (Wanneer het delen van de locatie op een apparaat is uitgeschakeld, wordt de online of offline status weergegeven, en het apparaat kan dan gedwongen een geluid afspelen. Met het Apple ID-wachtwoord kan de telefoon ook in de Lost Mode worden gezet.)

Berichten

Waar het goed voor is: het voor een beperkte tijd delen van je locatie met één of meer personen.

iOS 8 heeft een aantal mensen verbijsterd, als je naar de forums van Apple en andere discussiegroepen kijkt, door groepen die tijdelijk een locatie delen van Find My Friends naar de Berichten-app te verplaatsen. (Apple's handleiding voor Find My Friends blijft ook verouderd.)

©PXimport

De Berichten-app laat je je locatie delen via Maps.

Met elk individueel of groepsgesprek - die kan al gaande zijn, of je kunt een nieuwe beginnen door één of meerdere leden te selecteren - kun je opties om informatie te delen benaderen door op de knop Details te drukken, rechts van de persoon of lijst met namen van personen.

Je kunt op Send My Current Location drukken om een segment van een kaart door te sturen zodat je gesprekspartners kunnen zien waar je bent. Als die kaart in Berichten geopend wordt, wordt er binnen de app een Maps-weergave getoond. Je kunt ook op Stop Sharing My Location drukken, waarna je locatie niet meer gedeeld wordt, net als wanneer je dit in de Settings-app uitschakelt.

©PXimport

Je kan te allen tijde stoppen met het delen van je locatie.

Voor individuen en groepen waarmee je nog geen connectie hebt, kun je ook op Share My Location drukken en kiezen of je je locatie voor een uur, tot het einde van de dag, of voor onbepaalde tijd wilt delen. De laatste optie komt overeen met iemand toevoegen aan Find My Friends.

Apple zegt dat je maximaal 50 tijdelijke groepen kunt hebben met maximaal 50 mensen per groep.

Maps

Waar het goed voor is: het versturen van een statische kaart in plaats van real time tracking in te schakelen.

De laatste van deze opties is de eenvoudigste. In plaats van dynamische locatiegegevens door te sturen, kun je een tegel van een plattegrond uit de Maps-app delen door op de Share-knop te drukken en een manier te kiezen om deze te versturen.

Als je hem via Berichten verstuurt, werkt het gedeelte van de kaart net alsof je Send My Current Location direct vanuit die app gebruikt hebt.

©PXimport

Via Maps kun je je huidige locatie delen, zonder dat de app je blijft volgen.

Als je op reis bent, zelfs onderweg naar school, je werk, of huis, of als je met anderen bent, is het handig als je gevonden kunt worden - en kunt kiezen wanneer - omdat dit een heleboel stress weghaalt. Kies op een slimme manier, en vergeet de uitknop niet.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.