Het sociale netwerk dat vorig jaar door Google werd gelanceerd is langzaamaan volwassen aan het worden. Hoewel Google+ zich qua gebruikersaantallen nog lang niet kan meten met Facebooks 850 miljoen, is Google wel een sociaal netwerk om rekening mee te houden. Elke week worden er nieuwe functionaliteiten aan toegevoegd en omdat iedereen met een Gmail-account ook direct een Google+-account heeft, is het in potentie een geduchte concurrent van Facebook.

1. Aanmelden voor Google+

Hebt u een Gmail-account, dan hebt u ook een Google+-account en kunt u deze stap overslaan. Hebt u nog geen Gmail-account, ga dan naar Google. Vul de velden in (mobiel nummer en andere e-mailadressen zijn niet verplicht) en klik op Volgende stap. Op de volgende pagina komt u direct op het Google+-deel. Klik op profielfoto toevoegen, selecteer een foto op uw computer en maak met behulp van de online bewerker een uitsnede. Sla de wijzigingen op met de knop Instellen als profielfoto. Klik weer op Volgende stap. Uw account is nu gereed voor gebruik en u bent direct ingelogd. Boven aan het browserscherm ziet u een zwarte menubalk met allerlei opties. Helemaal links is de menuknop voor Google+, opgebouwd uit + en uw voornaam. Als u op deze knop klikt, komt u op uw Google+-pagina. De eerste keer krijgt u de mogelijkheid om vrienden te zoeken via Yahoo en Hotmail. Als u geen account hebt bij deze webmaildiensten, of dit later wilt doen, klikt u op Overslaan. Als u wel een mailaccount bij Hotmail of Yahoo hebt, kunt u inloggen door te klikken op Mensen zoeken. Hierna krijgt u de mogelijkheid om mensen met wie u weleens hebt gemaild, toe te voegen aan uw Kringen. Met Kringen kunt u onderscheid maken met wie u iets wilt delen. Klik daarna op Doorgaan. U krijgt nu nog een aantal bekende en/of interessante mensen te zien die u kunt volgen. Bent u klaar met uw selectie? Druk op Doorgaan. Wilt u nog gemakkelijker worden gevonden door anderen, dan kunt u uw profiel nog uitbreiden met informatie over uw woonplaats, uw werkgever en uw scholen. Klik op Voltooien en u kunt aan de slag met uw Google+-account.

©PXimport

Maak een Gmail-account aan om Google+ te kunnen gebruiken.

2. Snel zoeken in YouTube

Op uw Google+-pagina ziet u aan de rechterkant het pictogram van YouTube. Klik hierop en vul een zoekterm in, bijvoorbeeld Elfstedentocht. Druk daarna op Enter of klik op de blauwe afspeelknop. Er wordt nu een nieuw venster geopend, met een YouTube-afspeellijst. Het beste resultaat (volgens Google) wordt meteen afgespeeld, maar in de afspeellijst kunt u natuurlijk een andere video kiezen. Hebt u gevonden wat u zocht? Klik dan op Delen om de YouTube-video direct te delen op uw Google+-pagina.

©PXimport

Met het zoekvak op uw Google+- pagina kunt u snel YouTube-video's delen met uw kringen.

3. De Google+-fotoviewer

Naast het lezen van alle berichten uit uw kringen, kunt u er ook voor kiezen om alleen de afbeeldingen van uw contacten te bekijken. Klik bovenaan in de menubalk op het tweede pictogram (Foto's). U krijgt nu een overzicht te zien van alle foto's uit uw kringen. Klik op een foto om deze te openen in de fotoviewer. De viewer neemt nu het hele scherm in beslag en u kunt handig door de foto's bladeren met de pijltjestoetsen. Wilt u de foto groter zien? Klik dan rechtsonder op de foto op het pictogram met de schuine tweekantspijl. U kunt mensen die u kent 'taggen', door te klikken op Een nieuwe tag toevoegen. Ook kunt u de opmerkingen lezen, een opmerking plaatsen en de foto ook zelf op uw profiel delen (met de knop Delen rechts onderin). Vindt u de foto mooi, leuk of grappig, klik dan rechtsonder op de +1-knop, wat vergelijkbaar is met de 'Vind ik leuk'-knop van Facebook. De fotoviewer heeft nog meer mogelijkheden. Klik onderaan op Opties om een extra menu te openen. Hier vindt u opties om de foto te downloaden en om de Fotodetails te bekijken. Tot slot kunt u via de knop Alles weergeven een deelvenster openen met het overzicht van de miniaturen van alle foto's, om snel naar een andere foto te springen.

©PXimport

De fotoviewer van Google+ is prettig en handig in gebruik.

©PXimport

Klik op Alles weergeven om het overzicht van de miniaturen te zien.

©PXimport

Wilt u meer details van de foto? Klik dan onder aan het scherm op Opties / Fotodetails.

4. Foto's uploaden

Google+ combineert Googles populaire diensten. Zo wordt voor het uploaden van foto's naar uw profielpagina Picasa gebruikt. Iedereen met een Gmail-account, heeft toegang tot deze dienst. Klik op uw Google+-profielpagina opnieuw op het pictogram Foto's. Op de volgende pagina klikt u links op Je albums. Als u nog geen foto's op Picasa hebt geüpload, ziet u enkel uw profielfoto (als u deze wel hebt ingesteld). Het uploaden van foto's naar Google+ is heel eenvoudig. Klik op Nieuwe foto's uploaden. Maak in het volgende scherm een nieuw album aan. Standaard staat de datum ingesteld als albumnaam, maar er is absoluut een betere naam te bedenken. Voeg foto's toe door ze vanuit de Verkenner naar het met streepjes omlijnde vak te slepen, of klik op Foto's op je computer selecteren. Als u klaar bent met het toevoegen van foto's, worden de foto's geüpload. Klik vervolgens rechtsonder op Album maken. Hierna krijgt u de mogelijkheid om mensen te 'taggen'. U kunt dit ook overslaan wanneer u daar geen behoefte aan hebt. In het volgende scherm kunt u eventueel uw album Delen of Annuleren. Wanneer u annuleert, wordt uw album wel gewoon gemaakt, maar bent u de enige die de foto's kan zien.

©PXimport

Maak een album aan en sleep foto's naar het met streepjes omlijnde vak om ze te uploaden.

©PXimport

Als u de foto's hebt geüpload, kunt u op Annuleren klikken om ze privé te houden.

Opslaglimieten

Iedereen met een Gmail-account heeft ook toegang tot Picasa, de online opslagdienst voor foto's. U krijgt bij Picasa 1024 MB gratis opslagruimte en als u foto's uploadt via Picasa (via de browser of via de gelijkgenaamde gratis fotosoftware op uw pc), dan kunt u de foto's in volledige resolutie opslaan. Een handige en veilige back-upmogelijkheid voor uw foto's dus. Maar als u foto's uploadt via Google+, dan worden ze automatisch verkleind tot 2048 pixels (gemeten aan de langste zijde). Deze foto's tellen niet mee voor de gratis opslagruimte!

5. Album delen via een link

Google+ is een sociaal netwerk dat ook het delen van uw foto's eenvoudig maakt. Maar wilt u een album delen met al uw vrienden, ook als ze geen Google+-account hebben, dan kan dit ook. Ga via Je albums naar het album dat u wilt delen en klik bovenin op Opties. Klik nu op Album delen via link en kopieer de url die in het pop-upscherm verschijnt. Deze url kunt u vervolgens plakken in een e-mail. Enkel de mensen met deze link kunnen nu uw foto's zien, ook als ze geen Google+-account hebben.

©PXimport

Wilt u een album delen met uw vrienden, ook als ze geen Google+-account hebben, dan kan dat door middel van een speciale link.

6. Foto's bewerken

Een fraaie mogelijkheid van Google+ is de ingebouwde fotobewerker. Deze is gemaakt door het bedrijf Picnik, wat door Google is overgenomen. De fotobewerker is behoorlijk verstopt en alleen te benaderen via de fotoviewer. U kunt er ook alleen maar uw eigen foto's mee bewerken. Kies dus een foto uit een van uw albums om deze te openen in de fotoviewer. Bovenaan ziet u nu nieuwe opties. U kunt de foto met een klik naar links of rechts draaien. Ook is er een toverstaf om automatische bewerkingen toe te passen. Het meest interessant is de knop ernaast: Creative Kit. Klik hierop en er wordt een online fotobewerker geopend met vele handige mogelijkheden. U kunt basisbewerkingen uitvoeren als bijsnijden, roteren, de belichting of kleuren aanpassen, de foto scherper maken en de afmetingen wijzigen. Klikt u bovenin op Effecten dan kunt u de foto voorzien van allerlei effecten. Sommige van deze effecten zijn exclusief voor Google+. Tot slot kunt u ook de foto nog voorzien van versieringen en kunt u tekst toevoegen.

©PXimport

Met de Creative Kit kunt u uw foto's eenvoudig verfraaien, zoals in dit voorbeeld het toevoegen van een Polaroid-kader.

7. Uploaden met uw smartphone

Hebt u een iPhone of Android-smartphone? Dan kunt u via de App Store of Google Play (Android Market) de Google+-app downloaden. Ook met deze app kunt u eenvoudig foto's uploaden naar uw Google+-account. Met een Android-smartphone kunt u er zelfs voor kiezen om alle foto's (en video's) automatisch te laten uploaden. Dit doet u door in het menu Instellingen de optie Automatisch uploaden inschakelen te selecteren. Afhankelijk van de Android-versie, zijn er nog diverse andere opties in te stellen. Bij de iPhone (en iPad) is automatisch uploaden niet mogelijk. Wel kunt u handmatig foto's uploaden via de Google+-app. Kies in het hoofdscherm voor Foto's en klik rechtsboven op het camerapictogram om een foto te maken, of op het pictogram ernaast om een foto uit uw Filmrol te kiezen. Selecteer de gewenste opties, voeg desgewenst nog meer foto's toe en klik op Posten als u klaar bent. Hebt u geen iPhone of Android, maar een Blackberry, Nokia/Symbian of Windows Mobile-smartphone? Voor deze systemen is er geen Google+-app, dus u kunt op deze manier helaas geen foto's uploaden. Wel kunt u de webapp van Google+ bezoeken via de browser.

©PXimport

Foto's uploaden via uw smartphone kan ook, mits het een Android-smartphone of iOS-apparaat is.

8. Google+-meldingen aanpassen

Wanneer u wat langer gebruikmaakt van Google+, dan zult u merken dat u steeds meer meldingen in uw mailbox krijgt. Als mensen u volgen, als ze reageren op uw berichten of op uw foto's enzovoort. Als u dit irritant vindt, dan is het tijd om de meldingen aan te passen. Ga naar Google, scroll naar beneden en haal vinkjes weg voor meldingen die u niet meer wilt ontvangen.

©PXimport

Ontvangt u teveel meldingen? Schakel ze dan hier uit.

9. Foto's beveiligen

Op dezelfde pagina waar u de meldingen aan kunt passen, is helemaal onderaan nog een aantal interessante opties te vinden. Wilt u niet dat uw foto's die u deelt, te downloaden zijn? Haal dan het vinkje weg bij Kijkers toestaan mijn foto's te downloaden. Uiteraard kunnen mensen nog wel een screenshot maken van uw foto, dus helemaal beveiligd is uw foto niet. Maar dit geldt voor alles dat u op uw monitor te zien krijgt. Wilt u niet dat uw gezicht wordt gebruikt in foto's van anderen, haal dan het vinkje weg bij Mijn gezicht zoeken in foto's en mensen die ik ken, vragen om mij te taggen.

©PXimport

Voorkom dat uw foto's kunnen worden gedownload en dat u gemakkelijk getagd kunt worden.

Navigeren

Houdt u ervan om met sneltoetsen te werken? Het zijn er maar twee, maar ook in Google+ kunt u met uw toetsenbord navigeren. Om snel door uw updates te scrollen, drukt u op J om naar het volgende bericht te gaan. Druk op K om naar het vorige bericht te gaan.

10. Meldingen bekijken

Als u nieuwe berichten hebt ontvangen, of als nieuwe mensen u hebben toegevoegd aan hun kringen, dan krijgt u een melding in de menubalk aan de bovenkant van het scherm te zien. Rechtsboven ziet u naast uw naam een vakje met een getal. Zijn er geen meldingen, dan is het vakje grijs met een 0 erin. Zijn er wel meldingen, dan kleurt het vakje rood, met een getal dat aangeeft hoeveel meldingen er zijn. Klik op het vakje om de meldingen te bekijken. Waar u zich ook bevindt in Google; in Gmail, in de zoekmachine, op YouTube of bijvoorbeeld in Google Documenten: als er meldingen zijn, dan krijgt u dit in de balk te zien (mits u bent ingelogd, uiteraard).

©PXimport

Google+-meldingen kunt u bekijken door op het vakje naast uw naam te klikken.

11. Persoonlijke zoekresultaten

Bij het zoeken met Google, kunt u ook de updates van uw vrienden op Google+ tussen de resultaten zien. Dit kan handig zijn, omdat deze resultaten (mogelijk) relevanter zijn. Deze optie heet 'Personalized search' en is momenteel nog niet beschikbaar voor de Nederlandstalige versie van Google. Wilt u deze functie gebruiken, dan dient u de Engelse versie van Google te gebruiken. In de meeste gevallen zal Google automatisch doorverwijzen naar de Nederlandse site, maar dit is te omzeilen. Ga naar Google en vul een zoekterm in. Als het goed is, ziet u nu aan de bovenkant van de pagina de fotootjes van uw Google+-vrienden die over dit onderwerp een bericht hebben gedeeld, of een +1 hebben gegeven. Ook krijgen deze resultaten een hogere zoekmachine-positie, vanwege de relevantie die ze voor u kunnen hebben. U kunt deze gepersonaliseerde zoekresultaten aan- of uitzetten met de knopjes rechts bovenin.

©PXimport

Nog niet beschikbaar in de Nederlandstalige Google: gepersonaliseerde zoekresultaten.

Toekomstmuziek?

Google Music, een soort iTunes van Google en een online back­updienst voor uw muziek, is helaas (nog) niet in Nederland beschikbaar. Aan de hand van de muziek die u luistert - of dit nu op YouTube is, of via Google Play - krijgt u persoonlijke muziektips. U kunt de muziek die u koopt of gratis downloadt (honderden nummers zijn gratis beschikbaar) met uw vrienden delen via Google+. Ook kunt u tot 20.000 nummers die op uw pc staan uploaden naar Google Music, zodat u overal toegang tot uw muziekcollectie hebt. Of en wanneer de dienst ook in Nederland beschikbaar wordt, is niet bekend. Google heeft een fraai vormgegeven website rond de nieuwe dienst gemaakt, die zeker de moeite van het bekijken (en beluisteren) waard is.

©PXimport

De introductie van Google Music is erg fraai gemaakt. Helaas is de dienst nog niet beschikbaar in Nederland.

12. Games

Net als Facebook, biedt Google nu ook Games op Google+. U hebt de keuze uit bekende games als Bejeweld, Sudoku en Angry Birds. Momenteel zijn er nog maar enkele tientallen games beschikbaar, maar dit zal vast nog verder uitgebreid worden, zeker wanneer Google+ populairder wordt. Om een game te spelen, dient u wel de voorwaarden te accepteren. De applicatie krijgt toegang tot basisinformatie en kan zien wie uw vrienden zijn, onder meer om de highscores van u en uw vrienden te kunnen tonen.

©PXimport

U kunt nu ook games spelen op Google+, zoals het populaire Angry Birds.

13. Google+ Tweaks

Om de gebruikerservaring van Google+ te verbeteren, zijn er ook allerlei plug-ins voor Chrome beschikbaar. Google+ Tweaks is er een van. Hebt u Google Chrome nog niet? Ga dan eerst naar Google.com en klik op Chrome nu downloaden. Om Google+ Tweaks te gebruiken, gaat u naar de Chrome Web Store en klikt u rechtsboven op Toev. aan Chrome. Klik daarna op Installeren. Ga nu terug naar Google+ en klik rechtsboven op het knopje met het tandwiel. Zoals u ziet, is er een menu-item bijgekomen: Google+ Tweaks. Als u hierop klikt, hebt u keuze uit veel verschillende opties. De plug-in werkt niet altijd even goed, mede omdat Google+ steeds wordt aangepast en uitgebreid. Een van de handige opties is dat u een uitvergroting kunt zien wanneer u uw muiscursor over een foto in uw tijdlijn beweegt. U hoeft de foto dus niet aan te klikken en te bekijken op een andere pagina.

©PXimport

Google+-tweaks voegt extra mogelijkheden toe, zoals het snel uitvergroten van foto's.

14. Mogelijkheden met Stylish

Om nog meer te kunnen tweaken, hebt u de plug-in Stylish nodig. Met Stylish kunt u aan de hand van uw persoonlijke smaak websites een ander uiterlijk geven (een zogenoemde 'mashup'). U hoeft dit niet allemaal zelf te doen; er zijn al diverse door gebruikers gemaakte tweaks te downloaden en te installeren. Zo is het mogelijk om Google+ een donker uiterlijk geven: ga hiervoor naar UserStyles.org en klik op de groene knop Install with Stylish, klik daarna op OK. Via UserStyles.org kunt u alle beschikbare mash-ups vinden, niet alleen voor Google+, maar ook voor bijvoorbeeld Facebook, YouTube en Gmail. Wilt u terug naar de standaard weergave, of de instellingen wijzigen? Klik dan rechtsboven in Chrome op het pictogram met de S (naast de adresbalk) en klik op Manage installed styles. Hier kunt u vervolgens de geïnstalleerde styles bewerken, uitschakelen, helemaal verwijderen of controleren of er updates zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).