iOS 7 is de meest radicale update van Apple's mobiele besturingssysteem tot nu toe. Maar terwijl de gereviseerde interface en de gedurfde nieuwe look alle aandacht krijgen, heeft iOS 7 een hele hoop nieuwe functies die het veiliger en eenvoudiger in het gebruik maken.

De nieuwe functies zijn gemakkelijk te gebruiken, maar de rigoureuze veranderingen in de iOS interface zorgen ervoor dat sommige wat lastig te vinden zijn. We laten je zien hoe je tien handige nieuwe functies in iOS 7 kunt vinden en er het meeste uit kunt halen.

Hoe schakel je in iOS 7 automatische app updates in?

Ben je dat kleine rode cirkeltje om het App Store icoon zat? Je hebt geluk. Er is een nieuwe functie waarmee je je iPhone, iPod touch, of iPad automatisch app updates kunt laten downloaden en installeren zodra ze beschikbaar zijn.

Om te beginnen, open de Settings app, scrol omlaag en selecteer iTunes & App Store. Scrol vervolgens omlaag naar de kop Automatic Downloads; daar zie je opties om automatisch muziek die je van iTunes gekocht hebt te downloaden, apps die je op andere iOS apparaten gedownload en geïnstalleerd hebt, en app updates voor de apps die je op het apparaat in kwestie geïnstalleerd hebt. Automatische updates zijn standaard uitgeschakeld, maar je kunt op de schuifbalk drukken om de instelling in of uit te schakelen.

Standaard downloadt iOS 7 alleen automatische updates wanneer je een Wi-Fi verbinding hebt, maar als je dat echt wilt kun je ze ook via een mobiel netwerk downloaden. Om dit te doen, zoek naar de knop Use Cellular Data in het iTunes & App Store instellingenscherm en verschuif deze naar rechts. Helaas is dit een alles-of-niets instelling: Je kunt je iPhone niet vertellen om iTunes Radio te streamen terwijl je op een mobiel netwerk zit maar automatische app updates uit te schakelen wanneer je geen Wi-Fi verbinding hebt, dus wees voorzichtig als je geen onbeperkt datapakket hebt.

Verder kun je er niet voor zorgen dat iOS 7 een specifieke app niet updatet als je van automatische updates gebruik maakt. Als je bijvoorbeeld een oudere versie van een app prettiger vindt dan de nieuwe, dan kun je niet zorgen dat deze niet geüpdatet wordt tenzij je automatische updates volledig uitschakelt.

©PXimport

Hoe blokkeer je in iOS 7 nummers?

We hebben het allemaal meegemaakt. Onderzoeksbureaus die je constant proberen te bereiken, of het verkeerde nummer dat je maar blijft bellen omdat die persoon zich niet lijkt te realiseren dat jij niet degene bent naar wie hij of zij op zoek is. Normaal gesproken heb je de hulp van je mobiele aanbieder nodig om nummers te blokkeren, maar met iOS 7 kun je bepaalde mensen blokkeren zodat ze je niet kunnen bellen, SMS'en of Facetime sessies starten.

Je kunt op iemand op twee manieren blokkeren: Via je contactenlijst of via de Settings app. Om iemand die al in je lijst met contactpersonen staat, open de Contacts app, selecteer een contactkaart, scrol helemaal omlaag en druk op Block this Caller. Als je iemand in de Recents lijst van de Phone app blokkeert zul je op de "i" moeten drukken om hun contactkaart te zien te krijgen. Vanaf dat punt is het proces identiek.

Als je je lijst met geblokkeerde nummers sneller wilt bewerken, open de Settings app, ga naar de Phone, Messages, of FaceTime instellingen; scroll omlaag naar Blocked en je kunt mensen toevoegen of verwijderen. Om iemand toe te voegen, druk op Add New...; om iemand te verwijderen, veeg van rechts naar links met je vinger over de naam van een persoon en druk op de Unblock knop die tevoorschijn komt.

Let wel, als je iemand blokkeert kan hij of zij je niet bellen, SMS'en, of een Facetime conversatie met je beginnen. Je kunt niet zorgen dat iemand je niet kan bellen maar wel een SMS-bericht kan sturen. Houd dit in gedachten, en blokkeer op een verantwoorde manier.

©PXimport

Hoe deel je bestanden met AirDrop?

AirDrop werd in Mac OS X Lion geïntroduceerd. Het is een functie waarmee je op eenvoudige wijze bestanden kunt delen met andere Mac gebruikers op je lokale netwerk. Met iOS 7 kunnen iPhone, iPad en iPod touch gebruikers ook meedoen. De functie kan foto's, video's, webpagina's, routebeschrijvingen en meer delen. Maar je kunt niet met Mac computers delen.

Om het te gebruiken moet je ervoor zorgen dat jij en degene met wie je iets wilt delen AirDrop aan hebben staan. Veeg omhoog vanaf de onderkant van je scherm om Control Center te openen en druk op AirDrop. Om alleen AirDrop te gebruiken met mensen die in je lijst met contactpersonen staan, druk op Contacts Only; om met iedereen te delen, druk op Everyone. Vraag of de persoon met wie je wilt delen hetzelfde doet.

Open vervolgens een app die delen via AirDrop ondersteunt - laten we in dit geval de Photos app als voorbeeld gebruiken. Open een foto, en zoek naar de knop met een omhoog wijzend pijltje. Als de andere persoon AirDrop ingeschakeld heeft en zich in de buurt bevindt zou hij of zij bovenaan in het paneel tevoorschijn moeten komen. Druk op de naam van degene met wie je de foto wilt delen, en hij of zij krijgt een berichtje met de vraag of de foto geaccepteerd moet worden. Als de andere persoon op Accept drukt, zal je telefoon de foto naar zijn of haar telefoon versturen.

AirDrop werkt via Wi-Fi en Bluetooth, maar niet via mobiele netwerken. Je hoeft je niet eens op hetzelfde Wi-Fi netwerk te bevinden - er wordt automatisch een tijdelijke directe verbinding met de andere persoon aangemaakt zolang je dicht bij elkaar in de buurt bent.

Onthoud dat AirDrop niet op alle apparaten die compatibel zijn met iOS 7 werkt: AirDrop werkt alleen op de iPhone 5 of nieuwer, de vierde generatie iPad en iPad Mini en de vijfde generatie iPod touch en nieuwer. Je hebt er ook een iCloud account voor nodig. De transfers van AirDrop zijn versleuteld.

©PXimport

Hoe verander je de stem van Siri?

Siri, de soms arrogante virtuele assistant van Apple, krijgt in iOS 7 een nieuwe stem - een aantal nieuwe stemmen, om precies te zijn. Siri heeft nog altijd standaard een zachte vrouwenstem, maar als je dat wilt kun je ook een mannenstem kiezen.

Om de stem te veranderen, open de Settings app en ga naar General settings. Druk daar op Siri en vervolgens op Voice Gender: Hier kun je kiezen uit een vrouwenstem - een beetje minder robotachtig dan die in iOS 5 en 6 - of een mannenstem.

Helaas is er slechts één mannenstem en één vrouwenstem, dus je kunt niet veel veranderen of hopen nieuwe stemmen laden zoals dat met sommige GPS-systemen kan. Als je een andere taal wilt dan Amerikaans of Canadees Engels, dan heb je waarschijnlijk nog steeds slechts één stem ter beschikking - sorry, Britse iPhone gebruikers. Maar een beetje keuze is beter dan helemaal geen keuze.

©PXimport

Hoe gebruik je Activation Lock in iOS 7?

Als je ooit je telefoon of tablet kwijtraakt kan de Activation Lock functie van iOS 7 je een hoop gedoe besparen door mogelijke dieven buiten te sluiten. Wanneer je je verloren telefoon wist met Apple's Find My iPhone tool, verwijdert iOS 7 niet alleen je data van de telefoon, een dief - of de vinder van je telefoon - moet dan ook je Apple ID en wachtwoord invoeren om het toestel überhaupt te kunnen gebruiken. Hierdoor is je verloren, gewiste iPhone niet veel meer dan een veredelde presse-papier.

Je hoeft niet veel te doen om Activation Lock in te stellen. Als je je iPhone gelinkt hebt met een iCloud account is de kans groot dat je al klaar bent. Om hiervoor te zorgen, druk op iCloud in de Settings app. Scrol omlaag naar Find My iPhone, en zorg dat de schuifbalk op On staat (hij is dan groen en naar rechts verschoven).

Om je telefoon of tablet te vergrendelen of te wissen, ga naar iCloud.com op je computer en log in met je Apple ID en wachtwoord. Selecteer vervolgens Find My iPhone en Devices en selecteer je apparaat. Find My iPhone zal de locatie van je apparaat traceren en je de mogelijkheid geven om het een geluid af te laten spelen (handig als je toestel tussen de kussens van je bankstel geglipt is), je telefoon in de "verloren" modus te zetten (die beschermt je telefoon met een PIN en zet een bericht op het lock screen), of je apparaat compleet te wissen, waarmee het in de Activation Lock modus terechtkomt.

©PXimport

Hoe pas je het Notification Center aan?

Nieuw in het iOS 7 Notification Center is de Today weergave, waarop je - zoals de naam al doet vermoeden - hoogtepunten van de dag kunt zien. Standaard geeft het de weersverwachting, je kalender, herinneringen op je takenlijst, beursnoteringen, en afspraken op je kalender voor morgen weer. Maar misschien hoef je niet te weten hoe het met de koersen gaat, en misschien heb je het niet druk genoeg om je kalender te willen kunnen zien. Zo kun je de weergave naar je eigen smaak aanpassen.

Om aan te passen wat er in de Today weergave verschijnt, ga naar de Settings app, druk op de Notification Center instellingen, en scrol omlaag naar Today View. Daar kun je kiezen wat er op het Today scherm verschijnt door een paar schuifbalken te verzetten.

Today Summary: Dit geeft je een overzicht van de weersomstandigheden en wat in je agenda staat.

Next Destination: Is je volgende afspraak aan de andere kant van de stad? Dit geeft je een inschatting van hoe lang het zal duren om er te komen en hoe lang het zal duren om aan het einde van de dag thuis te komen.

Calendar Day View: Toont de iOS Calendar app afspraken voor vandaag.

Reminders: Laat alles zien wat je in de Reminders app hebt staan waaraan je herinnerd wilt worden.

Stocks: Huidige koersen zoals aangegeven in de Stocks app.

Tomorrow Summary: Een kort overzicht van wat je morgen moet doen.

Je kunt de volgorde waarin de items verschijnen aanpassen - maar op beperkte wijze. Druk op Edit in de rechterbovenhoek van het instellingenscherm van het Notification Center en versleep de items met de "grabbers" - de drie lijnen naast elk item in de lijst. Je kunt alleen de Calendar Day View, Reminders en Stocks herorganiseren; de andere onderdelen blijven op hun plek staan. Druk als je klaar bent op Done.

Tot nog toe is dat alles wat je in de Today weergave kunt laten zien. Je kunt de weergave niet helemaal verbergen, ook niet als je alle items in de Today weergave uitschakelt. Het paneel blijft dan leeg staan.

©PXimport

Hoe pas je het tekstformaat aan in iOS 7?

Aanpasbare formaten zijn niet nieuw in iOS, maar iOS 7 verbetert het concept met zijn nieuwe tekst-aanpassingstool. In iOS 6 kon je de tekst in bepaalde apps aanpassen zodat het veel groter was dan het standaardformaat. Dat kan in iOS 7 nog steeds, maar je kunt het ook aanpassen zodat het kleiner is, in elke app die de Dynamic Type functie van iOS 7 ondersteunt.

Om tekstformaten aan te passen, ga naar de Settings app, druk op General, druk vervolgens op Tekst Size: Je krijgt dan een schuifbalk te zien waarmee je de tekst heel klein tot heel groot kunt maken. Pas het naar wens aan en verlaat Settings. De eerstvolgende keer dat je een app opent wordt het formaat aangepast.

Als je grotere tekst wilt dan de Text Size tool toestaat, dan kan dat met de iOS 7 toegankelijkheidsfuncties. Open de Settings app, druk op General, en op Accessibility. Zoek daar naar Larger Type, en druk erop. Schakel Larger Dynamic Type in, en nu kun je nog grotere letters instellen.

©PXimport

Een timestamp voor elk bericht in Berichten

In iOS 6 laat de Messages app zien wanneer je een conversatie begonnen bent met iemand, en je kunt zien wanneer je periodiek met iemand hebt gechat, maat je kunt niet zien wanneer elk individueel bericht is verzonden of ontvangen. iOS 7 houdt de tijd bij voor elk bericht en geeft de timestamp weer - mits je deze simpele truc kent.

Open de Messages app en ga naar een conversatiethread. Veeg met je vinger van rechts naar links en de timestamps worden zichtbaar. Zodra je je vinger optilt of weer naar rechts veegt verdwijnen ze weer.

Helaas kun je met iOS 7 niet altijd voor alle berichten timestamps weergeven, maar de informatie is er wanneer je deze nodig hebt.

©PXimport

Kijk welke iOS apps populair zijn bij jou in de buurt

Met iOS 7 kun je zien welke apps populair zijn in je omgeving. Het lijkt een beetje overbodig, maar het akn je helpen om een aantal interessante apps te ontdekken die je misschien anders niet zou gebruiken, en je kunt apps vinden die handig zijn in een nieuwe omgeving - zoals lokale transport apps.

Om deze apps te vinden, ga naar de App Store, druk op Near Me in de taakbalk onderaan het scherm (het vervangt Genius uit iOS 6). Je krijgt dan een lijst te zien met apps die populair zijn in je geografische omgeving.

We kunnen niet garanderen dat deze apps nuttig voor je zullen zijn, maar het is een leuke nieuwe manier om de App Store te verkennen.

©PXimport

Zorg dat iTunes Radio draait wat je wilt

iTunes Radio, Apple's nieuwe internet radiodienst die samen met iOS 7 gelanceerd werd, geeft je enigszins controle over wat je hoort - en wat je niet hoort. Zo zorg je ervoor dat Miley Cyrus wegblijft uit de afspeellijst.

Als je maar niet genoeg kunt krijgen van de hit "Radioactive" van Imagine Dragons en meer van dat soort nummers wilt horen, druk dan op het sterretje in het Now Playing scherm van iTunes Radio, en druk op Play More Like This. Dan krijg je meer vergelijkbare nummers te horen.

Okay, misschien heb je wel een bloedhekel aan Imagine Dragons. Wie ben ik om daarover te oordelen? Het is net zo gemakkelijk om nummers die je nooit meer wilt horen te blokkeren. Druk op het sterretje, en vervolgens op ever Play This Song, en iTunes Radio zal dat nummer van je station verbannen. Helaas lijkt het er niet op dat je artiesten kunt blokkeren, dus het kan dat, ook al heb je "Radioactive" geblokkeerd, je nog steeds "It's Time" te horen krijgt.

©PXimport

Daarnaast kun je kiezen of je alleen hits of juist meer obscure muziek wilt horen. Om dit te doen, druk op de "i" bovenaan het iTunes Radio Now Playing scherm. Onder Tune This Station staat een schuifbalk waarmee je de breedte van de muziekkeuze kunt aanpassen. Selecteer Hits als je alleen heits wilt beluisteren (dit is de standaardinstelling), selecteer Discovery als je alleen minder bekende nummers wilt horen, en selecteer Variety als je een mix van zowel hits als obscure nummers wilt hebben.

Standaard worden nummers met expliciete songteksten uitgesloten, maar als je niet gauw aan dingen aanstoot neemt, druk dan op de knop naast Allow Explicit Tracks. Maar kom niet bij ons klagen als je iPhone vunzigheid laat horen.

Er zit wel een addertje onder het gras: Als je naar een van de Featured Stations van Apple luistert kun je nummers niet blokkeren - je zit vast aan wat Apple je voorschotelt, hoewel je nog steeds expliciete nummers kunt uitschakelen.

©PXimport

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite TechHive.com, geschreven door Nick Mediati (@dtnick). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).