Zo kun je OneDrive veilig gebruiken

Tip 01: Wat is OneDrive?

OneDrive is de online opslagdienst van Microsoft. Dit betekent dat ergens op de wereld in een van de datacenters van Microsoft op een van die miljoenen servers, een stukje opslagruimte is gereserveerd voor jou. Je kunt er documenten, maar ook foto’s en allerlei andere bestanden neerzetten. Opslag in de cloud heeft een aantal voordelen. Zo kun je doordat de bestanden niet meer op de eigen computer thuis staan maar in de cloud, deze altijd en overal bekijken en vaak ook delen en zelfs bewerken met anderen. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is een pc, Mac of smartphone en een browser. Toen OneDrive nog SkyDrive heette, moest je apart de OneDrive-software installeren, maar inmiddels is dat niet meer nodig en is OneDrive een standaard onderdeel van Windows.

Tip 02: Uitdagingen

Hoe handig en gebruiksvriendelijk OneDrive ook is; cloudopslag heeft uitdagingen. Zo is de hoeveelheid opslagruimte in de cloud beperkt en kleiner dan op de eigen computer. Meer is mogelijk, maar daar moet je dan wel voor betalen. Een andere uitdaging is de vervuiling van toegangsrechten. Het is in de cloud erg eenvoudig toegang te delen, maar schoon je dit niet op, dan blijven je gegevens vaak oneindig gedeeld. Om te zien hoe jouw opslag nu wordt gebruikt, ga je naar www.onedrive.live.com en log je in met je Microsoft-ID. Klik rechtsboven in de blauwe balk op Instellingen (het radertje tussen het vraagteken en de diamant) en kies Opties / Opslag beheren voor een overzicht van de huidige opslagruimte.

Hoeveel opslag bij OneDrive?

Tip 03: Opslag vrijmaken

Behalve toegang tot de opties en instellingen, biedt de browserversie van OneDrive ook toegang tot alle bestanden en mappen. Om terug te gaan naar die bestanden en mappen klik je linksboven op OneDrive. Wat direct opvalt, is dat deze weergave veel lijkt op Windows Verkenner. Documenten en andere bestanden staan in Mijn bestanden, foto’s staan in Foto’s en verwijderde bestanden net als op de computer in de Prullenbak. Om te zien hoeveel opslagruimte wordt gebruikt, klik je op Instellingen / Opties. Bij de Totaal gebruikte opslag is het snel te zien. Om te zien welke bestanden de meeste opslagruimte gebruiken, kies je Welke bestanden nemen ruimte in beslag? Het kan zijn dat de analyse even op zich laat wachten. OneDrive is dan bezig de bestanden en mappen te analyseren. Wacht even en druk op de F5-toets om de pagina opnieuw te laden. Is de analyse compleet, dan laat OneDrive de grootste bestanden zien. Is de opslag vol en wil je ruimte vrijmaken, kijk dan of een of enkele van de grote bestanden verwijderd kunnen worden. Selecteer ze door met de muis het rondje rechtsboven elk bestand aan te vinken of sleep met de muis een selectie over meerdere bestanden en kies Verwijderen.

Tip 04: Downloaden

Wil je de bestanden niet kwijt, maar moet er wel ruimte worden vrijgemaakt, kijk dan welke bestanden of mappen niet per se in de cloud hoeven te staan. Bijvoorbeeld foto’s van jaren geleden of documenten van projecten die al zijn afgerond. Download ze dan eerst naar de eigen pc of NAS en verwijder ze daarna uit de online opslag. Selecteer hiervoor de bestanden of mappen die je wilt verwijderen uit OneDrive en klik dan op Downloaden in de balk bovenin het OneDrive-venster. OneDrive zipt de bestanden en mappen en daarna kun je dat bestand downloaden. Bewaar het zip-bestand op een veilige plek op de pc of een NAS en verwijder daarna alsnog dezelfde mappen en bestanden in OneDrive. Let wel, alles wat je downloadt, kun je niet meer online bekijken, bewerken of delen. Ook moet je nu weer zelf voor zorgen voor goede beveiliging en back-up van die bestanden.

Tip 05: Ruimte bijkopen

Wil je geen bestanden uit de cloud verwijderen of heb je geen mogelijkheid ze veilig op de eigen pc of het eigen netwerk te bewaren, dan kun je de opslagruimte vergroten door opslagruimte bij te kopen. Daarvoor klik je op Premium OneDrive linksonder in het OneDrive-venster. Microsoft laat de verschillende opties zien met de bijbehorende prijzen. De prijzen voor alleen opslagruimte variëren van twee tot tien euro per maand voor 100 GB tot 1000 GB extra opslagruimte. Wanneer je die nog niet hebt, maar bijvoorbeeld wel de gratis webversies van Word, Excel, PowerPoint of OneNote gebruikt, dan kan het aantrekkelijk zijn de aanschaf van Microsoft 365 te overwegen. Dan krijg je het gebruik van de echte Office-applicaties plus 1000 GB opslagruimte per persoon (maximaal zes mensen) voor een bedrag dat afhankelijk van het aantal gezinsleden best concurrerend is vergeleken met alleen online opslag bijkopen. Voor 120 euro koop je ook een harde schijf van 4 TB, alleen is dat dan weer geen cloudopslag.

Prullenbak legen helpt niet

Tip 06: Camera-upload

Een echte ruimtevreter is de camera-upload. Heb je de OneDrive-app op je smartphone of tablet staan, dan uploadt die mogelijk alle foto’s en video’s. Heb je deze functie ingeschakeld, dan zit in de map Mijn bestanden een map Camera-album. Daarbinnen zie je dan mappen met jaartallen en daarbinnen de maanden. De foto’s die geüpload worden, staan hier netjes op datum in de juiste map. Maak je veel foto’s, dan gebruik je al snel ook heel veel opslagruimte. Je kunt deze functie in de OneDrive-app op je smartphone of tablet uitschakelen door linksboven op je account te klikken en dan naar Instellingen / Camera-upload te gaan. Je kunt er via Inclusief video’s ook de video-upload uitzetten. Omdat het uploaden van de foto’s zo’n handig functie is, ligt het meer voor de hand oude foto’s te downloaden en ze dan te verwijderen. Doordat OneDrive ze al sorteert per jaar en maand, gaat dat erg eenvoudig.

Tip 07: Delen stoppen

Een handige mogelijkheid van cloudopslag is het delen van en zelfs samenwerken aan documenten. In OneDrive klik je hiervoor met de rechtermuisknop op een bestand en kies je voor Delen. Voer de mailadressen in van de personen met wie je het document wilt delen en na een klik op Verzenden is het bestand gedeeld. Opnieuw is de eenvoud waarmee dit allemaal kan niet in het voordeel van goed en veilig gebruik van OneDrive. Standaard geef je namelijk elke gebruiker het recht om documenten ook te bewerken én dat voor altijd. Bewerken is vaak helemaal niet nodig en documenten eindeloos delen is al helemaal onverstandig. OneDrive biedt wel de mogelijkheid de rechten te beperken tot alleen lezen of voor een bepaalde tijd, maar dat vereist extra handelingen. Het is mogelijk, maar niet makkelijk om dit achteraf te herstellen. Klik op Gedeeld in de linkerkantlijn van het OneDrive-venster voor een overzicht van alle documenten die zijn gedeeld. Bij Gedeeld door mij staan de documenten waar jij anderen rechten voor hebt gegeven. Dat zijn er vaak veel meer dan je verwacht en gedurende langere tijd dan de opzet was. Helaas is er geen handige optie om het delen in één keer te stoppen of bewerken te veranderen in alleen-lezen. Het kan echter wel. Klik met de rechtermuisknop op een document en kies Gegevens / Heeft toegang / Toegang beheren. Om het delen te stoppen klik je op het X-teken achter de koppeling en kies je voor Koppeling verwijderen. Wil je het delen voor één of enkele specifieke gebruikers stoppen, klik dan onder de naam van die gebruiker op het driehoekje achter Kan bewerken en kies Wijzigen in alleen weergeven of Stoppen met delen. Druk op F5 om het scherm te vernieuwen en te zien dat het document niet meer bij de gedeelde documenten staat.

Tip 08: Apparaten beheren

Behalve met andere personen deel je de toegang tot OneDrive ook al snel met andere apparaten. Dit geldt voor elke computer, laptop, smartphone, tablets en zelfs Xbox-spelcomputers waarmee je via Windows, de OneDrive-software of OneDrive-app (alleen de browser is niet genoeg) verbinding maakt met de opslagruimte. Ook hier geldt: eenmaal verbonden blijft verbonden. Om te zien welke apparaten allemaal verbonden zijn, klik je rechtsboven in OneDrive op de knop van jouw account en kies je Mijn profiel / Apparaten. Je kunt ook direct https://account.microsoft.com/devices openen in de browser. Je ziet nu een overzicht van alle apparaten die met jouw account verbonden zijn. Apparaten die je al niet meer hebt of gebruikt, kun je verwijderen. Klik naast het apparaat op de drie verticale puntjes en kies Verwijderen. Zet een vinkje bij Ik ben klaar om dit apparaat te verwijderen en bevestig je keuze.

Synchronisatiesoftware

Instellingen synchroniseren