Alle ins en outs van Gmail

Tip 01: Sneltoetsen

Sneltoetsen vormen altijd een interessant dilemma. Het duurt even voordat ze in je (mentale) systeem zitten, maar als je ooit hebt geleerd te werken met Ctrl+C en Ctrl+V om te kopiëren en plakken, zul je het waarschijnlijk nooit meer anders hebben gedaan. Zoiets geldt ook voor Gmail. Zorg er allereerst voor dat de optie Sneltoetsen is ingeschakeld binnen het menu Instellingen in Gmail. Vrijgekomen sneltoetsen zijn: C, om een nieuw bericht op te stellen en Ctrl+Enter om het bericht te versturen. Wil je iemand toevoegen in de CC, druk dan op Ctrl+Shift+C (voor de BCC verander je de C in een B). Een link toevoegen doe je met Ctrl+K, de mail beantwoord je met R, verwijder je met # en archiveer je door op de E te drukken. Wil je het bericht aanmerken als spam, druk dan op Shift+1 (oftewel het uitroepteken). Het gebruik van deze sneltoetsen vereist enige mate van oefening, maar daarna flits je door Gmail heen.

Tip 02: Eigen sneltoetsen

Het gebruiken van sneltoetsen is zeer efficiënt, maar nog beter is dat Gmail je in staat stelt de sneltoetsen zelf te definiëren. Klik daarvoor op het pictogram met het tandwiel, en ga naar de Instellingen. Het allerlaatste tabblad bevat alle sneltoetsen. Wanneer je daarop klikt, zie je niet alleen een overzicht van alle sneltoetsen die je kunt gebruiken, maar heb je ook de mogelijkheid om die sneltoetsen aan te passen als je de indeling van Google niet prettig vindt. Zo kun je Gmail dus écht helemaal naar je hand zetten.

Tip 03: Mailbox indelen

Gmail beschikt standaard over een van de handigste indelingen die we kennen, maar dat wil niet zeggen dat je je daaraan hoeft te houden. Je kunt namelijk zelf bepalen welke tabbladen je wel en niet wilt zien. Klik weer op het tandwiel en daarna op Inbox configureren. Er verschijnt dan een venster met een overzicht van de tabbladen waarin Gmail je berichten automatisch kan indelen, maar dat is dus allerminst verplicht. Plaats een vinkje voor de tabbladen die je graag wilt (blijven) gebruiken, en Gmail toont voortaan alleen deze tabbladen. Helaas is het nog niet zo dat je de tabbladen onderling kunt verslepen, maar op die functie hopen we stiekem nog.

Tip 04: Mailsjablonen

Het gebruik van mailsjablonen is eigenlijk alleen interessant als je regelmatig precies dezelfde teksten mailt, maar als je dat regelmatig doet, dan is de extensie Gorgias een geschenk uit de hemel. Gorgias laat je sjablonen voor Gmail maken, inclusief onderwerp. Vervolgens kun je daar een sneltoets aan koppelen, zodat je met één druk op de knop een bericht van een bepaalde inhoud kunt voorzien. Wanneer je Gorgias geïnstalleerd hebt, klik je op het pictogram met de G en vervolgens op New template. Vul alle informatie in die je in wilt vullen en sla het sjabloon op. Maak je dan een nieuw bericht aan en gebruik je de toetscombinatie die je hebt toegewezen aan het sjabloon, dan wordt het bericht direct voorzien van de juiste tekst.

Tip 05: Volgende!

Wanneer je veel berichten weg moet werken, is elke klik die je uit je workflow kunt verwijderen, pure tijdswinst. Daar is een handige functie voor, maar die moet je eerst even inschakelen. Voorheen deed je dit in Gmail Labs, maar Google heeft dit onderdeel hernoemd naar Geavanceerd, een tabblad dat je vindt in de Instellingen in Gmail. In dit tabblad zoek je naar de optie Automatisch doorgaan. Wanneer je deze functie inschakelt, zal Gmail automatisch het vorige of het volgende bericht tonen wanneer je een bericht verwijdert, archiveert of negeert. Geef wel in het tabblad Algemeen nog aan of je dus naar het vorige of volgende bericht wilt zien.

Tip 06: Taggen

Gmail heeft onlangs een heleboel nieuwe functies toegevoegd aan de maildienst, en de mogelijkheid om mensen te taggen is daar eentje van. Taggen is handig wanneer je in een e-mail bepaalde taken wilt toewijzen aan bepaalde persoon of wanneer je iemand wilt voorstellen aan andere contactpersonen. Het werkt net als op Twitter en Facebook: wanneer je een @ typt in de mail en daarna de eerste letter van de persoon die je wilt taggen, kun je kiezen uit een lijst met beschikbare contactpersonen. Zodra je iemand tagt, wordt deze persoon ook toegevoegd aan de lijst met ontvangers. In de mail wordt de contactpersoon weergegeven met z’n naam, met en mailto (link) eraan. Wanneer een ontvanger dan op die naam klikt, wordt er automatisch een nieuw mailtje aan deze contactpersoon opgesteld.

Tip 07: Oeps!

We hebben allemaal weleens een mailtje gestuurd dat we beter niet hadden kunnen sturen. Dankzij de update die Gmail enige tijd geleden heeft doorgevoerd, kun je zo’n mailtje nu terughalen. In de Instellingen/tabblad Algemeen kun je bij het kopje Verzenden ongedaan maken aangeven hoelang Gmail moet wachten met verzenden, met een max van 30 seconden. In principe is 30 seconden genoeg, omdat spijt vaak direct na het verzenden de kop op steekt. Wanneer je nu een bericht verstuurt, zul je onderin een zwarte balk zien met onder andere de optie Ongedaan maken. Bedenk je je binnen de ingestelde tijd, dan wordt het bericht teruggezet naar de conceptweergave zodat je eventuele fouten kunt herstellen.

Tip 08: Sidebar

De sidebar is een (nieuwe) functie van Gmail die massaal genegeerd wordt. Dat vinden we oprecht zonde, omdat deze zijbalk écht heel handig is. Aan de rechterkant van het venster staat een hele smalle balk met een aantal pictogrammen en een plusteken. Dit bevat handige widgets van Gmail, zoals je agenda, notities, enzovoort. Door op het plusteken te klikken, kun je zelf allerhande andere widgets toevoegen. Niet alleen van Google zelf, maar ook van allerlei extensies die voor Google geschreven zijn. Zo kun je gemakkelijk de functionaliteit van Gmail uitbreiden zonder dat de interface direct heel druk en rommelig wordt.

Tip 09: Snelle bijlagen

Wanneer je mails ontvangt met bijlagen die je even snel wilt openen om te zien wat erin staat, is het natuurlijk best omslachtig dat je eerst de mail moet openen en dan pas de bijlage kunt downloaden. Dat kan sneller, vinden ook de makers van Gmail. Wat je daarvoor moet doen, is kiezen voor een andere weergavedichtheid. Klik op Instellingen / Weergavedichtheid / Standaard. Er komt nu meer ruimte tussen de berichten in Gmail, met als gevolg dat je eventuele bijlagen direct kunt inzien zonder de bijbehorende mailtjes te hoeven openen.

Tip 10: Uitloggen

Deze laatste tip maakt het werken met Gmail misschien niet efficiënter, maar zorgt er wel voor dat je in één klap de veiligheid van je account (weer) in eigen hand hebt. Wanneer je op verschillende computers werkt, is het niet heel gek dat je na verloop van tijd op verschillende plekken bent ingelogd, maar niet meer precies weet waar. Dat is onnodig riskant. Gelukkig kun je heel eenvoudig op al die plekken in één keer uitloggen. Scrol daarvoor helemaal naar beneden in Gmail, daar zie je staan: Open op x andere locaties waarbij de x uiteraard staat voor het aantal locaties. Klik op Details naast deze tekst en op Uitloggen bij alle andere websessies om in één keer overal uit te loggen. Schrik overigens niet direct als je ziet dat je Gmail benaderd is vanuit de Verenigde Staten, de boosdoener kan zomaar eens de Gmail-app op je smartphone zijn.