De eerste naam die ons te binnen schiet als we het hebben over online opslag, blijft Dropbox. De meeste gebruikers zijn allemaal begonnen met de gratis formule die hen nu 2 GB aan opslagruimte oplevert. Je zit echter snel aan die limiet als je wat videomateriaal en een hoop foto’s in de cloud bewaart. Je kunt ervoor kiezen over te stappen op de betaalde versie, of je probeert een van de trucs om met meerdere Dropbox-accounts te werken.

Tip 01: App en website

De meest eenvoudige manier om twee Dropbox-accounts op dezelfde machine te gebruiken, is een ongebruikelijke combinatie van app en website. Voor je primaire account gebruik je de vertrouwde Dropbox-app. Het tweede account benader je niet via de app, maar via de website. Open een browser in de incognito-modus en surf naar https://www.dropbox.com. Daar log je in met de gebruikersnaam en het wachtwoord van je tweede account. Op deze manier kun je twee accounts tegelijkertijd gebruiken en beschik je dus over het dubbele aan opslagruimte. Er kleven echter enkele nadelen aan: de webversie van Dropbox is niet zo snel als de desktopapplicatie, en de bestanden die je van Dropbox.com downloadt en bewerkt worden niet automatisch gesynchroniseerd. Oftewel, wanneer je veranderingen aanbrengt in gedownload document, moet je dat zelf opnieuw uploaden naar Dropbox. Alleen wanneer je documenten direct in de webversie aanpast, worden de wijzigingen wel meegenomen.

©PXimport

Tip 02: Gedeelde mappen

Om de methode van een combinatie van de desktop- en webapplicatie iets vlotter te laten werken, kun je werken met gedeelde mappen. Hiervoor open je de website van je secundaire Dropbox-account. Daarna klik je aan de rechterkant op de knop Nieuwe gedeelde map. In het volgende venster heb je de keuze: wil je een nieuwe map maken en delen of wil je een bestaande map delen. Het maakt niet uit welke optie je selecteert. Ga je voor een nieuwe map, dan moet je die in het volgende venster een naam geven. Vervolgens geef je je eigen e-mailadres op bij Aan en vergeet vooral niet aan te duiden dat de je de inhoud van de gedeelde map mag bewerken. Klik op de knop Delen om deze actie te voltooien, waarna je nog een bevestigingsmail krijgt dat je toegang hebt tot de gedeelde map van je secundaire account.

©PXimport

Extra ruimte

©PXimport

Tip 03: Windows-account

Je kunt ook twee Dropbox-mappen op dezelfde pc gebruiken via twee verschillende Windows-accounts. Eerst zorg je ervoor dat je Dropbox op je pc hebt geïnstalleerd. Daarna maak je een extra Windows-account aan. Hiervoor ga je naar Instellingen en daar open je Accounts. Maak een extra profiel aan, deze koppelen aan een Microsoft-account is niet nodig. Dat doe je als volgt: klik op Gezin en andere personen, gevolgd door Iemand anders aan deze pc toevoegen. In het volgende venster klik je op Ik beschik niet over de aanmeldgegevens van deze persoon en ten slotte op Gebruiker zonder Microsoft-account toevoegen. Nu kun je een gebruikersnaam en wachtwoord instellen voor het nieuwe account.

©PXimport

Tip 04: Zoeken

Nu je tweede Windows-account klaar is, moet je ervoor zorgen dat je op beide accounts tegelijk ingelogd bent. Gebruik daarvoor de sneltoets Win+L zodat je je ook op je secundaire account kunt aanmelden. Installeer nu ook hier Dropbox, maar dan met een andere gebruikersnaam en volg gewoon de gebruikelijke stappen. Wanneer de installatieprocedure is afgerond, schakel je opnieuw naar je oorspronkelijke Windows-account via Win+L. Open de Windows Verkenner en navigeer naar de C-schijf. In de map Gebruikers zie je nu de mappen van de verschillende Windows-accounts. Dubbelklik op het tweede account dat je daarnet hebt aangemaakt. Het systeem waarschuwt dat je momenteel nog geen toegang hebt tot die map, maar met een klik op Doorgaan is ook dat probleem opgelost.

In de map van de tweede gebruiker zit de tweede Dropbox-map. Maak het jezelf gemakkelijk en werk met een snelkoppeling van deze tweede Dropbox-map. Klik er met de rechtermuisknop op en kies uit het contextmenu de opdracht Snelkoppeling maken. Sleep deze snelkoppeling vervolgens naar het bureaublad.

Vergeet niet: om beide Dropbox-accounts naast elkaar te gebruiken, moet je ingelogd zijn op beide Windows-accounts.

©PXimport

Tip 05: MultCloud

Wil je meer dan twee Dropbox-accounts gebruiken en wil je die op een heel eenvoudige manier in het gareel houden, kies dan voor gecentraliseerd cloud-opslagbeheer. MultCloud is een gratis tool waarmee je alle bestanden uit de diverse cloud-opslagdiensten in één werkomgeving beheert. Vanuit één dashboard verplaats je bestanden tussen Dropbox, Google Drive, OneDrive enzovoort. Er zijn geen opslagbeperkingen in MultCloud. Dat hoeft ook niet, want deze dienst werkt louter als doorgeefluik tussen de verschillende opslagdiensten of, in dit geval, tussen verschillende accounts van dezelfde opslagdienst.

Tip 06: Dropbox toevoegen

MultCloud ondersteunt 26 online diensten. Nadat je bent aangemeld, kom je in het dashboard waar je de dienst selecteert die je aan MultCloud wil toevoegen. Via de knop Add Cloud Drives kom je in een keuzescherm waar je alle diensten aantreft die MultCloud ondersteunt. Klik op de knop Dropbox en onderaan op de blauwe knop Next. In het volgende venster geef je dit account een naam, bijvoorbeeld Dropbox A en klik je op de knop Add Dropbox Account. MultCloud zal automatisch je primaire Dropbox-account selecteren en toevoegen in de linkerbalk.

©PXimport

Tip 07: Meerdere accounts

Om het tweede (en eventueel nog meer) account toe te voegen, volg je bijna dezelfde weg. Je klikt opnieuw op Add Cloud Drives en selecteert Dropbox. Nadat je op Next hebt geklikt, geef je dit tweede account een nieuwe naam, bijvoorbeeld Dropbox B, waarna je klikt op de blauwe link Click here to register or change the account. Je komt nu op de webpagina van je primaire account terecht. Klik daar rechtsboven op het icoontje van je account en selecteer Afmelden. Hierdoor kom je op de Dropbox-startpagina waar je de inloggegevens van je al bestaande tweede account invoert, of, indien je nog geen tweede account hebt, een nieuw account aan kunt maken. Doorloop de inlog-/aanmeldprocedure en vervolgens is ook dit tweede account in MultCloud te zien.

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).