Aan gratis clouddiensten kleven altijd wel opslagbeperkingen en daarom gebruik je misschien wel verschillende diensten. Helaas wordt dat al snel onoverzichtelijk. Gelukkig zijn er tools en apps waarmee je meerdere clouddiensten kunt beheren en je bestanden kunt back-uppen en/of synchroniseren.

Tip 01: Cryptomator

Gebruik je een of meer clouddiensten, maar voel je je er niet prettig bij dat je gegevens niet met een eigen sleutel zijn beveiligd en dat ze dus heimelijk door de dienst ingekeken kunnen worden? Met het gratis multiplatform Cryptomator zorg je voor zo’n ‘zero knowledge’ versleuteling. We nemen de Windows-variant als voorbeeld.

Installeer de tool en start hem op. Kies vervolgens Kluis toevoegen / Nieuwe Kluis Aanmaken. Geef een naam aan je kluis en verwijs via Andere locatie / Kies naar een submap in de lokale synchronisatiemap van je clouddienst. Druk op Volgende, bedenk een sterk wachtwoord, geef bij voorkeur aan dat je een herstelsleutel wilt en bevestig met Kluis aanmaken. Alle data in deze map worden hiermee versleuteld met AES 256.

Klik op Nu ontgrendelen, vul je wachtwoord in en druk op Ontgrendel en op Toon schijf om de inhoud als een virtueel station in de Verkenner te benaderen. Op dezelfde manier kun je nu ook kluizen toevoegen voor eventuele andere clouddiensten. Alle data die je in zo’n ‘kluismap’ plaatst, worden automatisch met je eigen sleutel beveiligd en netjes met de clouddienst gesynchroniseerd.

Lees hier meer over Cryptomator.

©PXimport

Tip 02: CyberDuck

Gebruik je meerdere opslaglocaties in de cloud en kopieer je geregeld data van je pc naar je cloudopslagruimte of andersom, dan kan het gratis opensource-programma Cyberduck je goed van pas komen. Klik op de website op Protocols om te zien met welke protocollen en diensten de tool overweg kan. Dat zijn bijvoorbeeld OneDrive, Dropbox en Google Drive, maar ook (S)FTP, WebDAV en Amazon S3.

Tijdens de installatie kun je eventueel ook de Bonjour-service installeren. Dit is vooral zinvol als je ook FTP- en WebDAV-diensten in je netwerk wilt laten detecteren.

Vanuit CyberDuck maak je als volgt koppelingen aan naar online opslaglocaties: Druk op Nieuwe verbinding en selecteer de dienst in het uitklapmenu van het dialoogvenster. Vul, indien van toepassing, de bijbehorende inloggegevens in, klik op Meer opties als je een specifiek pad, specifieke connectiemodus of codering wilt instellen en bevestig met Verbind. Bij onder meer Google Drive zul je CyberDuck eerst toestemming moeten geven en pas nadat je de authenticatiecode uit je browser hebt ingevuld, komen de Google Drive-mappen beschikbaar in de tool.

Via eenvoudige sleepbewegingen kun je vervolgens bestanden uitwisselen tussen de toegevoegde cloudopslagruimtes en je lokale opslaglocaties. Elke koppeling met een opslagdienst kun je als een afzonderlijke bladwijzer bewaren, zodat je die voortaan met één muisklik kunt benaderen. 

©PXimport

Tip 03: MultCloud

Een tool die bijzonder goed is in het overbrengen van data tussen verschillende clouddiensten is MultCloud. Je kunt het programma bovendien gebruiken om je data tussen twee clouddiensten automatisch gesynchroniseerd te houden. De gratis versie van MultCloud laat je tot 30 GB per maand aan datatransfers uitvoeren. Om je een idee te geven: dat is tweemaal de gratis opslagruimte die je hebt bij Google Drive. Een upgrade om dat onbeperkt te kunnen doen kost je circa 145 euro per jaar. MultCloud kun je alleen vanuit de browser gebruiken en beschikt dus ook niet over een specifieke desktop-app. Vind je dat toch prettiger werken, lees dan tip 7.

Het programma ondersteunt dertig clouddiensten, waaronder Google Drive, Dropbox (ook For Business), OneDrive (ook For Business) en Backblaze, maar ook diensten als Flickr, Evernote, webDAV en OwnCloud. 

Surf hiervoor naar www.multcloud.com en klik op Sign up for Free voor je gratis aanmelding. Meteen erna verschijnt de webinterface en voeg je via Add Cloud je eerste clouddienst toe. Je zult hiervoor wel eerst MultCloud moeten authenticeren bij de geselecteerde dienst. Vervolgens wordt de dienst aan de lijst toegevoegd en kun je de inhoud ervan met een muisklik benaderen.

©PXimport

Tip 04: Basisoperaties

MultCloud is erg gebruiksvriendelijk. Selecteer je bijvoorbeeld een paar mappen en/of bestanden, dan verschijnen er bovenaan direct enkele knoppen die meteen duidelijk maken waar ze voor staan, zoals Delete, Share, Copy en Copy to. 

Bij Copy wordt de inhoud naar het klembord van MultCloud weggeschreven en wanneer je een andere map of dienst selecteert, komt de knop Paste beschikbaar. Bij Copy to verschijnt er een uitklapmenu waarin je zelf kunt aangeven naar welke dienst je de geselecteerde data wilt kopiëren. In beide gevallen geeft een pop-upvenster de voortgang van het kopieerproces aan.

In het linkerpaneel tref je nog meer beheeropties aan. Een ervan is Remote Upload, waarmee je in kunt stellen dat downloads van links, torrents en magnets rechtstreeks naar je clouddienst(en) gestuurd worden. Het onderdeel Shares geeft je een overzicht van de data die je eerder gedeeld hebt. Zet je daar de schuif onder Allow to Upload aan, dan zeg je dat de ontvangers ook zelf die bestanden mogen uploaden.

©PXimport

Tip 05: Cloud Transfer

De interessantste opties met het oog op cloudbeheer zijn Cloud Transfer en Cloud Sync. Cloud Transfer doet precies wat de naam zegt. Je krijg twee icoontjes te zien: From en To. Het is de bedoeling dat je bij het eerste icoontje aangeeft wat je precies wilt kopiëren, of dat nu de volledige inhoud van een dienst is of specifieke mappen zijn. Daarna selecteer je bij het tweede icoontje de clouddienst waarnaar je de bestanden wilt kopiëren. 

Met een klik op Task 1 kun je de taak een andere naam geven en bij Options kun je heel precies de kopieercondities aangeven, bijvoorbeeld wat er moet gebeuren wanneer het bestand al bestaat op de doellocatie. Je kunt hier tevens extensies opgeven van bestanden die je niet over hoeft te zetten. 

De optie Schedule helemaal onderaan laat je toe de transfer in te plannen, iets waarvoor gelukkig MultCloud niet open hoeft te houden. In de rubriek Task List (in het hoofdvenster van MultCloud) zie je het overzicht van ingeplande en actieve taken.

©PXimport

Tip 06: Cloud Sync

Met het onderdeel Cloud Sync kun je je data synchroniseren tussen twee diensten. Bovenaan geef je aan of je een Normal Sync dan wel een Real Time Sync wilt. In het laatste geval verdwijnt (logischerwijs) de knop Schedule, aangezien de synchronisaties dan altijd zo snel mogelijk worden uitgevoerd – ook wanneer je MultCloud niet open hebt staan. 

Ook hier tref je de twee icoontjes From en To aan, waarbij je ook hier weer een complete clouddienst of specifieke mappen selecteert. De pijl van From naar To geeft aan dat het om een eenrichtingssynchronisatie gaat. Wil je liever in twee richtingen synchroniseren, klik dan op Switch to two-way sync. Kies je toch voor One-way Sync, dan kun je bij de Options, op het tabblad Sync Modes uit een van de subtypes kiezen. De beschrijvingen bij de types maken gelukkig telkens duidelijk wat elk type precies inhoudt.

Net als bij Cloud Transfer vind je hier ook de tabbladen Email en Filter terug en kun je de synchronisatie nauwgezet inplannen.

©PXimport

Nog meer cloudbeheer

Naast MultCloud en de andere voorgestelde oplossingen in dit artikel om je data tussen twee of meerdere clouddiensten te beheren, kun je ook nog terecht bij cloudHQ, zeker als je alleen met gratis clouddiensten werkt. CloudHQ biedt onbeperkte synchronisaties in één of twee richtingen aan tussen gratis opslagdiensten. Voor onbeperkte datatransfers tussen diensten die niet gratis zijn, betaal je jaarlijks 118 euro. CloudHQ kun je bovendien integreren in diverse applicaties, waaronder Google Workspace, Microsoft Office 365 en Evernote.

Een andere tool voor cloud-naar-cloudmigratie is Cloudsfer. Deze dienst ondersteunt bijna dertig diensten. Na een gratis proefperiode mag je helaas nog maar 250 MB migreren, tenzij je ervoor betaalt, maar dan lopen de prijzen al snel op. Handige functies zijn hier onder meer deltamigratie, waarbij alleen gewijzigde bestanden worden overgezet, het behoud van de originele metadata van de gemigreerde bestanden en een uitgebreide rapporteringstool.

©PXimport

Tip 07: Odrive

Waar MultCloud dus geen desktop-app heeft, heeft odrive dat wel. Odrive ondersteunt meer dan twintig clouddiensten. Overigens is er ook een webinterface beschikbaar, maar die is wel wat beperkter dan die van MultCloud. De Premium-versie van odrive biedt enkele extra’s aan, waaronder encryptie met AES 256.

Na je aanmelding kun je via +Link Storage clouddiensten toevoegen. Klik vervolgens op Download Desktop Sync (of Linux Agent). Na de installatie druk je op Get Started en meld je je aan. De synchronisatiemap odrive wordt nu gecreëerd, en komt standaard in C:\Users\<accountnaam> te staan. Die map kun je vanuit de Verkenner benaderen. Je zult merken in deze map ook de data van de reeds toegevoegde clouddiensten staan. Het gaat hierbij slechts om placeholders, verwijzingen, naar je online data met de extensies .cloudf (mappen) en .cloud (bestanden). 

Die placeholders zelf nemen geen ruimte in beslag. Pas wanneer je op zo’n placeholder dubbelklikt, worden die data daadwerkelijk gedownload. Deze bestanden kun je dan binnen odrive eenvoudig naar een andere cloudopslagruimte verplaatsen of kopiëren. Bezitters van de Premium-versie kunnen dit proces trouwens ook weer terugdraaien: rechtsklik op zo’n item en kies Unsync.

Data delen vanuit de desktop-app kan ook. Klik met rechts op een bestand en kies Share link en koppel hier eventueel een vervaldatum aan. Of je klikt in het contextmenu op Share storage en vervolgens op Manage space / Share storage, waarna je de map of het bestand bij een andere clouddienst kunt plaatsen of de locatielink naar diverse e-mailadressen kunt doorsturen.

©PXimport

Tip 08: Duplicati

Duplicati is van een andere orde dan de hiervoor besproken tools, maar wij vinden dat dit programma zeker wel een plaats verdient tussen deze multicloud-tools. Je kunt hier namelijk perfect meerdere back-uptaken van je lokale data richting diverse clouddiensten mee creëren.

Je gaat als volgt aan de slag met versie 2.0, een bètaversie die al heel stabiel blijkt: Na de eenvoudige installatie bereik je de beheermodule van Duplicati vanuit je browser op het standaardadres http://localhost:8200. Wil je de module op het interne ip-adres ook vanaf een andere netwerk-pc kunnen benaderen, open dan Instellingen en zet een vinkje bij Remote toegang toestaan, bevestig met OK en herstart Duplicati. 

Klik vervolgens op Back-up toevoegen / Een nieuwe back-up instellen en klik op Volgende. Je dient nu enkele stappen te doorlopen op de tabbladen Algemeen, Doel, Bron, Planning en Opties. Die spreken grotendeels voor zich. Let alleen wel even op bij het tabblad Doel. Kies hier de gewenste clouddienst bij Opslagtype. We nemen Google Drive als voorbeeld. Om te back-uppen naar een nog niet-bestaande map, vul je de mapnaam in bij Pad op server, klik je op AuthID en sta je toe dat Duplicati toegang heeft tot je Google Drive. Check het even met Test verbinding. 

De overige instellingen lijken ons wel duidelijk, vergeet alleen niet op het tabblad Algemeen een versleuteling in te stellen. Je back-up wordt nu toegevoegd en kun je altijd geforceerd starten via Nu uitvoeren. Je kunt nu desgewenst nog andere clouddiensten als back-updoel vastleggen.

©PXimport

Mover.io

De naam laat er weinig twijfel over bestaan: de app Mover.io is een rasechte migratietool. Alleen is het bereik flink beperkt sinds Microsoft er twee jaar geleden de tanden inzette. Je kunt nu alleen nog maar cloudopslagruimtes naar de Microsoft-cloud migreren, meer bepaald naar OneDrive (for Business), SharePoint, Teams en Azure Blob Storage. Nadat je je aangemeld hebt met je Microsoft-account en een succesvolle autorisatie doorlopen hebt, kun je meteen aan de slag in de webinterface. Die is erg logisch opgebouwd. 

Je klikt op Authorize New Connector, zowel bij Select source als bij Select destination en via de knop Authorize verleen je Mover.io toegang tot de bron en het doel. De inhoud van beide online locaties verschijnt en met Start Copy start je het transferproces van bron naar doel.

©PXimport

Tip 09: IFTTT

Zie je geen heil in bulkverhuizingen tussen diverse cloudaanbieders, dan vind je misschien specifieke bestandoperaties binnen dezelfde cloudaanbieder wel handig. Bijvoorbeeld dat je een melding krijgt wanneer er een bestand in een gedeelde online map geplaatst wordt. De populaire webapplicatie IFTTT (If This Then That, www.ifttt.com) kan hierbij van pas komen.

Hiermee kun je namelijk via zogenoemde applets allerlei diensten, maar ook diverse apparaten met een internetverbinding, aan elkaar koppelen door flexibele automatisaties. Een gratis registratie beperkt je tot vijf applets. Betaal je 8,81 euro per maand, dan hef je deze beperking volledig op.

Een applet maak je als volgt aan: Druk op de knop Create en vervolgens op Add bij If This. Je kunt nu uit meer dan vijfhonderd diensten of apparaten kiezen. Gelukkig kun je gebruikmaken van een zoekfunctie, zodat je kunt zoeken op OneDrive, Google Drive of Dropbox. Druk daarna op een van de resultaten om een geschikte ‘trigger’ te kiezen, zoals Google Drive, New file in your folder. Bevestig je keuze met Connect en verleen IFTTT de nodige toegang. 

Vul eventuele parameters in (in ons voorbeeld is dat het Google Drive-pad naar de gewenste map) en druk op Create trigger. Je herhaalt nu de procedure met Add bij Then That, maar nu kies je voor het apparaat of de dienst waar iets mee moet gebeuren zodra aan de gestelde voorwaarde voldaan is. Bevestig met Continue en met Finish. Via My Applets kun je zo’n applet op elk moment tijdelijk stopzetten (zet hiervoor Connected uit) of definitief verwijderen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).