Slimmer schrijven in Word doe je zo
Wie een fraai tekstdocument wil maken, kan niet zonder een programma als Microsoft Word. In vorige artikelen lieten we je al zien hoe je een document in Word een fraaie opmaak kunt geven. Maar er zijn ook heel veel trucjes in Word waarmee je het jezelf een stuk makkelijker kunt maken als je veel moet typen.
Tip 01: Toetsencombinaties
We gaan je niet vertellen dat je met behulp van een toetsencombinatie sneller kunt kopiëren en plakken, dat mag inmiddels wel algemene kennis heten. Maar er zijn nog véél meer toetsencombinaties waarmee je veel efficiënter kunt zijn in Word. Wat dacht je van Ctrl+B om de tekst die je gaat typen (of de tekst die je geselecteerd hebt) dikgedrukt te maken. Ctrl+I om je tekst schuin te drukken of Ctrl+U om de tekst te onderlijnen. Met Ctrl+A selecteer je alle tekst in het gehele document, en door vervolgens op Ctrl+R te drukken lijn je de tekst rechts uit (en met de L doe je dat links). Wil je een paragraaf laten inspringen, druk dan op Ctrl+M terwijl je met de cursor ergens in de tekst staat. Met de toetscombinatie Ctrl+S sla je je document op en met Ctrl+P druk je het af. Dit lijkt allemaal enorm veel om te onthouden, maar de letters komen overeen met de eerste letter van de functie die ze vertegenwoordigen … en neem van ons aan dat als je eenmaal begint met het gebruiken van deze toetsencombinaties en je krijgt ze onder de knie, je nooit meer iets anders wilt.
©PXimport
Tip 02: Stijlen als index
In één van de eerdere artikelen uit deze serie hebben we het al eens gehad over het toepassen van stijlen. Dat is een handige manier om je artikel mooier, strakker en overzichtelijker te maken. Daarnaast helpt het je wanneer je een inhoudsopgave wilt toevoegen. Maar wist je dat stijlen ook fantastisch zijn om snel elementen in je document terug te vinden? Wanneer je namelijk de stijl Kop 1 toepast op een kop binnen je document, zul je die kop in het navigatie-venster zien verschijnen (zie je dit venster niet, klik dan op Beeld en bij Weergeven op Navigatiedeelvenster), met eventueel Kop 2 en Kop 3 daaronder. Wanneer je een lang document maakt en je wilt snel zaken kunnen terugvinden, is dit de manier om dat te doen. Je kunt in het navigatievenster de kophiërarchie dichtklikken, zodat je alleen het niveau Kop 1 ziet, of alle koppen (of individuele koppen) openklikken om te zien wat daaronder staat. Wanneer je in dit deelvenster klikt op een kop, spring je direct naar de kop in het document, waardoor je nooit meer lang naar specifieke inhoud hoeft te zoeken. Extra handig: door te rechtsklikken op een kop krijg je allerlei extra opties, zoals het afdrukken van alleen de inhoud die hoort bij de betreffende kop.
©PXimport
AutoCorrect is ideaal als hulpmiddel om tekst te automatiseren
-
Tip 03: AutoCorrectie als assistent
AutoCorrectie heeft dankzij smartphones nogal een slechte reputatie gekregen, omdat die weleens hele gekke dingen van onze netjes getypte teksten maakt. We moeten dus bijna vaker de autocorrectie corrigeren dan andersom. In Word werkt deze functie echter al jaren uitstekend, zo goed zelfs dat je schrikt als je zag hoeveel fouten er in je document zouden zitten wanneer deze functie is uitgeschakeld.
Naast het corrigeren van tekst, kun je de functie ook slim gebruiken om zinnen of moeilijke woorden die je vaak gebruikt te activeren met behulp van een trefwoord. Dus stel je moet vaak schroeiluchtverwijderaar typen, en je maakt daar vaak tikfouten in … dan kun je autocorrect zo gebruiken dat jij alleen maar slv hoeft in te typen, en Word dit vervangt door het uitgebreide woord. Dit wordt overigens pas gedaan nadat je op Spatie hebt gedrukt. Je stelt het in door te klikken op Bestand in het lint en daarna op Opties. In het menu dat verschijnt klik je op Controle en daarna op AutoCorrectie-opties. Je ziet nu precies welke woorden Word automatisch vervangt en je kunt daar je eigen woorden/zinnen aan toevoegen. Let wel op dat je geen combinatie van letters gebruikt die ook kunnen voorkomen als ander woord, want dan wordt iets dat efficiënt zou kunnen zijn ineens iets dat jou tegenwerkt.
©PXimport
Tip 04: Neptekst
In een einddocument zul je natuurlijk zelden lappen tekst gebruiken die nergens op slaan, maar soms wil je even een document indelen om te zien hoe het eruitziet, hoe je de lay-out wilt hebben, en hoelang een document is wanneer je gaat voor een bepaald woordenaantal. In dit soort gevallen is neptekst natuurlijk ideaal, maar op de een of andere manier vinden wij mensen het ontzettend moeilijk om zomaar iets willekeurigs te typen. Gelukkig is dat ook niet nodig, want er zit een functie ingebouwd in Word die dat voor je kan doen.
Het enige dat je hoeft te doen is op een nieuwe regel de tekst =lorem() typen en op Enter drukken. Er wordt dan een paragraaf toegevoegd met neptekst, die je vervolgens een aantal keer kunt kopiëren en plakken. Je kunt deze opdracht ook meer parameters meegeven. Typ je bijvoorbeeld =lorem(10,4), dan zal Word tien alinea’s genereren, met daarin elk vier zinnen. Zo kun je dus heel snel heel veel neptekst genereren.
©PXimport
Tip 05: Opmaak kopiëren
Nu komen we op iets dat vooral veel tijd bespaart wanneer je werkt in een document met veel opmaak, en dezelfde opmaak komt op diverse plekken terug. Natuurlijk gebruiken we daar in principe stijlen voor, maar wanneer je in een document werkt dat iemand anders heeft gemaakt, heb je daar niet altijd controle over. Stel je werkt in een document waarin zinnen soms voorzien zijn van een gelige achtergrondkleur en de tekst is dikgedrukt en onderstreept. Dan is het best een gedoe om andere zinnen die die opmaak moeten hebben telkens te onderwerpen aan deze drie stappen (selecteren, achtergrondkleur toewijzen, onderstrepen, dikgedrukt maken). Dan is het goed om te weten dat je opmaak van een stuk tekst kun kopiëren naar een ander stuk. Selecteer de tekst met de bronopmaak en gebruik de toetsencombinatie Ctrl+Shift+C. Je hebt nu niet de tekst gekopieerd, maar alleen de opmaak ervan. Selecteer nu de tekst waarop je de opmaak wilt toepassen en druk op Ctrl+Shift+V. De opmaak die je had gekopieerd is nu ‘geplakt’ op de andere tekst. Het fijne daarbij is dat deze opmaak nog steeds in je klembord zit, dus je kunt hem zo vaak plakken als je wilt.
©PXimport
Slim kopiëren en plakken is wanneer er rekening wordt gehouden met opmaak
-
Tip 06: Slim kopiëren/plakken
Je zou je kunnen afvragen of er ook zoiets is als dom kopiëren en plakken, en het antwoord is ja, al doelen we met dom op Word en niet op jou. Wanneer Word ‘dom’ kopieert en plakt, dan heeft het totaal geen oog voor de tekst waarin het element uit je klembord geplakt wordt, en smijt het dit element er simpelweg tussen. Word is inmidels gelukkig wat slimmer gemaakt, en wat ‘slim’ dan precies inhoudt, daarover heb jij controle. Klik in het lint op Bestand en vervolgens op Opties. In het tabblad Geavanceerd zie je het kopje Knippen, kopiëren en plakken. Daar kun je ten eerste aangeven hoe er moet worden omgesprongen met de opmaak van het brondocument en het doeldocument (zodat een dikgedrukte tekst bijvoorbeeld automatisch z’n opmaak verliest wanneer je het plakt in een zin zonder dikgedrukte tekst). Klik je hier op Instellingen bij Slim kopiëren en plakken gebruiken dan kun je nog meer zaken aanpassen, zoals de afstand die moet worden toegepast tussen bestaande tekst en tekst die je inplakt. Dit kan je heel wat correctiewerk schelen aan het eind, wat opmaak betreft.
©PXimport
Tip 07: Speciaal plakken
In de opties die we in tip 6 hebben besproken, kun je onder andere aangeven dat wanneer je tekst uit een ander document inplakt, de opmaak van het huidige document gehandhaafd moet blijven. Dat is handig als standaardinstelling, maar het kan ook zijn dat je elke keer een andere instelling wilt handhaven. Dan is het niet handig om telkens het Opties-menu te moeten openen voordat je iets plakt. Gelukkig kan het ook een stuk eenvoudiger: met behulp van speciaal plakken. Wanneer je de tekst in een ander document hebt gekopieerd en je opent vervolgens je doeldocument, klik dan in het lint bovenin op het kleine pijltje onder Plakken (tabblad Start). In het menu dat uitklapt zie je onder het kopje Plakopties alle opties staan die je kunt gebruiken om te plakken (zoals Opmaak van bron behouden, Opmaak samenvoegen enzovoort). Elke methode heeft ook een eigen toetscombinatie, dus als je die uit je hoofd leert hoef je daar ook de muis niet meer voor te gebruiken.
©PXimport
Tip 08: Slimmer klikken
Veel mensen selecteren tekst in Word door te klikken aan het begin van de eerste regel, en de muisaanwijzer vervolgens (met muisknop ingedrukt) te verslepen naar het eind van de laatste regel van de tekst die ze willen selecteren. Dat werkt prima, maar het kan ook handiger. Zo kun je een hele regel tekst selecteren door eenmaal te klikken op de witruimte aan de linkerkant van die regel. Klik je tweemaal op die plek, dan selecteer je automatisch de gehele paragraaf. Klik je er driemaal, dan selecteer je alle tekst in het document. Het trucje werkt ook met woorden. Klik je tweemaal op een woord, dan selecteer je het hele woord. Klik je er driemaal op, dan selecteer je de hele paragraaf. Zo selecteer je dus nooit per ongeluk net een letter te veel of te weinig.
©PXimport
Tip 09: Index
In tip 2 hebben we je al laten zien hoe je stijlen kunt gebruiken om snel bepaalde onderdelen van je tekst te vinden. Maar als het echt een heel groot document is met heel veel inhoud, dan houdt die methode natuurlijk ook een keertje op. Daarom is ooit de index bedacht, een woordenlijst aan het einde van een document die je precies vertelt op welke pagina een bepaald woord wordt gebruikt. Zo’n index lijkt ontzettend ingewikkeld te maken, maar dat valt in werkelijkheid echter enorm mee. Het is alleen wel iets dat je consistent moet doen. Om een index te maken klik je op het tabblad Verwijzingen in het lint. Boven het kopje Index zie je vervolgens de knop Item markeren. Klik op het woord dat je wilt opnemen in je index, en klik vervolgens op de knop Item markeren. Er verschijnt nu een venster waarin je precies kunt aangeven hoe dit woord in de Index wordt opgenomen. Klik onderin op Alles markeren als je wilt dat alle instanties van dit woord worden gemarkeerd. Wanneer je dit voor alle belangrijke woorden hebt gedaan, ga je naar de laatste pagina en klik je op Index invoegen.
©PXimport
Tip 10: Dicteren
Deze laatste tip is alleen voor gebruikers die een Office 365-abonnement hebben. Dan staat er namelijk al enige tijd een optie op het Lint genaamd Dicteren. Er was een tijd waarin dit soort invoeropties waardeloos waren, maar inmiddels zijn spraakassistenten sterk verbeterd. Als Siri ons iets heeft geleerd, dan is het wel dat het tegenwoordig prima mogelijk is om met je stem tekst in te voeren. Sterker nog, deze hele tip hebben we op deze manier ingesproken, en op een paar komma’s en het feit dat Word het woord spraakassistenten niet begreep na, hoefden we niets te corrigeren. De functie behoeft verder weinig uitleg, je klikt simpelweg op Dicteren, begint met praten en klikt wederom op de knop wanneer je klaar bent met inspreken. We geven toe: we zullen dit niet heel snel doen met mensen om ons heen, maar het scheelt je daadwerkelijk heel wat tikwerk.
©PXimport
