Onderhoudsbeurt voor uw email

Voor het beheren van Gmail en andere e-mailaccounts is het programma IMAPSize een waardevolle aanvulling.Hiermee kunt u het ruimtegebruik beperken, backups maken en nog veel meer,zelfs als de website of uw e-mailprogramma die mogelijkheden niet biedt.

Ga om te beginnen naar www.broobles.com/imapsize en klik in het menu linksboven op Download. Klik onder Latest release op Installer, dat bestand biedt de eenvoudigste instal-latiemethode. Doorloop de stappen van de wizard.

Als u IMAPSize start zonder e-mailaccounts, vraagt het automatisch of u een account wilt toevoegen. Klik in dat geval op Yes in het venster Confirm. Klik voor een tweede of volgende account op New in het menu Account. Vul uw accountgegevens in. In de afbeelding ziet u een voorbeeld voor Gmail, voor andere accounts gaat het op soortgelijke wijze. Als u niet de juiste instellingen weet, zoekt u bij de aanbieder van uw e-mailaccount naar ‘IMAP instellingen' of ‘IMAP settings'. Markeer het selectievakje Smart INBOX en klik op OK. De naam die u in het vak Account hebt opgegeven, verschijnt links boven in de keuzelijst. Hiermee kunt u ook schakelen tussen toegevoegde accounts.

Stem om te beginnen de instellingen van IMAPSize af op uw voorkeuren. Kies View, Options en ga naar het tabblad Mailbox Tree. Standaard worden map-pen oranje of rood gekleurd als ze 10 of 20 procent (of meer) van de berichten bevatten van de bovenliggende map, maar u kunt die percentages wijzigen. U kunt bovendien onder Size display instellen dat de mapgrootte bijvoorbeeld in MB wordt getoond, in plaats van in bytes. Op het tabblad Message List kunt u op soortgelijke wijze instellen vanaf welke grootte (in KB) e-mailberichten een andere kleur krijgen. Interessant is verder nog het tabblad Misc, waar u de map voor backups kunt instellen en eventueel de Server timeout (in seconden) kunt vergroten. Op het tabblad Accounts vindt u een overzicht van alle ingevoerde mailacounts, die u daar ook kunt bewerken of verwijderen.

Klik op de knop Check Size of kies Account, Check Size. In de statusbalk onderin ziet u welke mappen IMAPSize controleert en helemaal rechts op die balk hoe ver de controle is gevorderd. Na afloop toont de voorlaatste kolom de grootte van elke map. Ook aan de kleuren (zie 3) kunt u grote mappen snel herkennen. Klik op de knop List Mailboxes Sorted by Size voor een lijst van alle mappen in aflopende grootte. Dubbelklikt u op een map, dan verschijnt na verloop van tijd de berichtenlijst in het onderste deelvenster. Ook hier helpen de kleuren om snel grote berichten eruit te pikken. Klik op een kolomkop om daarop te sorteren, bijvoorbeeld op Size voor de
grootte. Klikt u nogmaals op een gesorteerde kolom (te herkennen
aan het driehoekje voor de kolomkop) dan wordt de sortering omgedraaid.

Vooral bijlagen nemen veel ruimte in beslag. U kunt ze met IMAPSize eenvoudig verwijderen uit een verzameling berichten. Sla de bijlagen eerst op, als u ze toch wilt bewaren. Selecteer de betreffende berichten (houd Shift ingedrukt om een reeks te selecteren) en rechtsklik erop. Kies in het snelmenu de opdracht Save Attachments Locally. Selecteer in het dialoogvenster Save Attachments de bijlagen die u wilt bewaren. Klik op de knop met de drie puntjes om de locatie te kiezen en daarna op Save Selected Attachments.
Om alle bijlagen vervolgens te verwijderen, kiest u in het snelmenu Delete Attachments en bevestigt u dit met Yes. De datum van het bericht wordt bijgewerkt en aan de berichttekst worden de namen toegevoegd van de verwijderde bijlagen. De oorspronkelijke berichten worden gemarkeerd als gewist, maar nog niet defi nitief verwijderd (zie stap 8, Expunge Mailbox).

U kunt een enkel bericht of een hele reeks berichten lokaal opslaan in eml-formaat, om te gebruiken als archief of te importeren in een programma. Het eml-formaat wordt door de meeste e-mailprogramma's ondersteund. Rechtsklik op een map of op geselecteerde berichten en kies Download Messages, To *.eml-files. In het dialoogvenster dat opent, selecteert u de gewenste map en klikt u op OK. U kunt ook berichten in .eml-formaat uploaden. Klik met rechts op de map waar ze moeten komen en kies Upload Messages, From *.eml files. Zo kunt u bijvoorbeeld oude berichten importeren die vanuit een e-mailprogramma zijn geëxporteerd.

U kunt backups maken van bepaalde mappen of een heel account. Die kunt u zelfs terugzetten naar een ander account. Klik op het menu Account en kies Account Backup. Klik op Select All of selecteer alleen bepaalde mappen. Klik op Save Folders om uw selectie te laten onthouden. Klik tot slot op Backup om alles te bewaren in de map voor backups (zie 3). Bij volgende backups worden alleen de nieuwe berichten toegevoegd. Dat kunt u controleren door na voltooiing niet op OK maar op Details te klikken. Kiest u Account, Restore Backup, dan kunt u selecteren van welk e-mailaccount u een backup wilt terugzetten. Verder kunt u nog aangeven welke mappen teruggezet moeten worden en naar welk account.

Er is nog veel meer mogelijk met IMAPSize. Zo kunt u via het snelmenu voor berichten deze direct verplaatsen of kopiëren naar een ander account (submenu Copy of Move, kies Choose Destination) of kenmerken zoals Deleted (gewist) verwijderen of toevoegen (submenu Remove Flag of Set Flag, kies Deleted). Als u bij IMAP berichten verwijdert, worden ze soms alleen gemarkeerd als gewist. In IMAPSize en bepaalde e-mailprogramma's ziet u ze dan nog steeds (maar wel doorgehaald). Kies de opdracht Expunge Mailbox om dergelijke berichten definitief te verwijderen. U kunt IMAPSize zelfs gebruiken om berichten te zoeken, of berichten bekijken door erop te dubbelklikken. Doordat voor de weergave niet Internet Explorer wordt benut, is bekijken ook nog eens redelijk veilig. Mocht het programma een keer vastlopen, dan kunt u het afsluiten en opnieuw starten. Het is in ieder geval een mooie gereedschapskist voor al uw IMAP mailaccounts.

IMAPSize is bestemd voor e mailaccounts die met IMAP werken. Daarbij blijven alle berichten op de mailser ver en kunt u ze vanaf elke computer lezen, verwijderen enzovoort. Veel providers en gratis e maildiensten zoals Gmail en Hotmail bieden IMAP, maar soms moet u het eerst in-schakelen. Log in op de web-pagina van uw aanbieder en zoek vervolgens bij de instellingen naar IMAP. Bij Gmail gaat u bijvoorbeeld naar Doorsturen en POP/ IMAP en controleert u of het keuzerondje IMAP inschake-len is geselecteerd. E-mail-programma's moeten (net als IMAPSize) ook zijn inge-steld op

Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 18, jaargang 2010.