Onbeperkte 4G-abonnementen zijn spotgoedkoop, 5G staat om de hoek, wifi is vrijwel overal … Als er anno 2018 ergens geen gebrek meer aan is dan is het wel een internetverbinding. Maar ondanks die overdaad aan netwerken kunnen we toch kijken naar alternatieven. Zoals internet via licht, ofwel lifi.

De vergaderzaal van het hoofdkantoor van Signify lijkt op alle andere vergaderzalen in Nederland. Een tafel met ingebouwde stopcontacten, een laptop op tafel, en een systeemplafond met grote ledlampen die de ruimte verlichten. Aan de muur hangt een groot presentatiescherm dat videobeelden van een aquarium afspeelt. Aan niets is te zien dat hier een nieuwe technologie aanwezig is die wel erg futuristisch aanvoelt. Toch is die er wel. Verborgen in het systeemplafond, of meer specifiek, in de lampen zelf, zit ‘LiFi’ ofwel Li-Fi (verder: lifi) verwerkt; internet dat via licht wordt verzonden. De aquariumbeelden op het beeldscherm in haarscherpe 4K-resolutie zijn afkomstig van deze razendsnelle verbinding.

Lifi is de afkorting van Light Fidelity. De naam doet uiteraard denken aan wifi, nogal eens aangeduid als afkorting van Wireless Fidelity. Maar hoewel wifi (of Wi-Fi) van oorsprong een betekenisloze marketingnaam was en nooit officieel als afkorting van Wireless Fidelity bedoeld is, trekken de ontwikkelaars van lifi de analogie gewoon door en staat de afkorting lifi dus wél officieel voor Light Fidelity. De parallellen met het nu alom aanwezige wifi zijn groot: draadloos internet, bruikbaar voor allerlei elektronische apparaten, alleen te gebruiken in een bepaalde omgeving … Net als wifi is lifi een internetstandaard die wordt erkend door de IEEE. Steeds meer bedrijven zien er toekomst in en verwerken de technologie in bestaande producten.

Eén van die bedrijven is Signify. Het klinkt als een startup, maar niets is minder waar. Tot voor kort had het bedrijf een iets bekendere naam: Philips Lighting. En als de Eindhovenaren ergens goed in zijn dan is het wel verlichting. Daarom experimenteert Signify nu volop met lifi. Of misschien is experimenteren niet het goede woord; het bedrijf is al vrij ver met de ontwikkeling. Onlangs bracht het twee lampen op de markt waarmee je nu al dit ‘lichtinternet’ kunt gebruiken.

Lichtsignalen

Michel Germe, ‘head of lifi systems’ bij Signify, beschrijft door middel van een presentatie hoe lifi werkt. Wat meteen opvalt is dat hij de presentatie doet vanaf een laptop die met lifi verbonden is. Uit de lampverlichting in de ruimte komt een internetsignaal waardoor hij op zijn laptop gewoon kan browsen. Het voelt wat futuristisch, maar dat is het volgens Germe niet.

Lifi maakt gebruik van lichtsignalen om data te versturen. De technologie is gebaseerd op VLC, ‘visible light communication’. Nu is ‘licht’ natuurlijk een vrij breed begrip. Er is infrarood, gamma, röntgen … Lifi kan in theorie gebruik maken van alle soorten licht (waaronder het eerdergenoemde infrarood), maar dat doet Signify niet. De bedoeling is om lifi in bestaande en nieuwe lampen te integreren, die vervolgens in kantoren, ziekenhuizen, en uiteindelijk ook gewone huizen gebruikt worden. Daarom wordt gebruik gemaakt van licht met golflengtes tussen de 375 en 780 nanometer, dus licht dat je met je blote oog kunt zien.

©PXimport

Lifi werkt daarmee op een heel ander spectrum dan wifi. Dat is volgens Germe gelijk het belangrijkste voordeel. “Het radiospectrum, waar wifi nu ook op zit, zit overvol”, zegt hij. Hij pakt er een grafiek bij die een snel stijgende lijn laat zien. Het aantal ‘verbonden’ apparaten in de komende tien jaar, legt hij uit. Tientallen miljoenen zijn dat er, miljarden misschien wel. Zulke grafieken zijn vaak wat dubieus, omdat het over prognoses gaat en ieder onderzoeksbureau er andere metingen op nahoudt, én omdat het begrip ‘verbonden apparaat’ nogal breed is (tel je bijvoorbeeld smartphones ook mee, en zo ja, moeten die actief in gebruik zijn?).

Maar over de conclusie is iedereen het eens: Nederlandse huishoudens worden overspoeld met apparaten die allemaal aan het internet hangen en dat betekent dat het wifi-spectrum verstopt raakt. Het bewijs is voor iedereen in een drukke straat wel te zien. Zoek daar maar eens naar een wifi-netwerk, dan zie je al snel tientallen ssid’s die allemaal digitale ruimte innemen. Dan zit er weliswaar nog wel wat verschil tussen 2,4GHz- en 5GHz-netwerken, maar het probleem is duidelijk: er is teveel wifi. “Daar is lifi een mogelijke oplossing voor”, zegt Germe.

In iedere ledlamp een verbinding

Lifi is in theorie in iedere bestaande (led-)lamp te implementeren. Je hoeft er alleen wat chips aan toe te voegen en, niet onbelangrijk, er een ethernetkabel naartoe te trekken. Goed, in de praktijk is dat misschien makkelijker gezegd dan gedaan, maar het concept is in ieder geval simpel, zegt Germe. Je hoeft geen nieuwe fittingen in je plafond te plaatsen, geen nieuw elektriciteitsnetwerk aan te leggen, je hoeft alleen je bestaande lampen te vervangen.

Germe benadrukt dat het belangrijk is dat daarbij niet bezuinigd moet worden op het licht zelf. Dat heeft altijd prioriteit boven de kwaliteit van het netwerk, of dat nou snelheid of bereikbaarheid is. De technologie staat in dit geval op de achtergrond, zegt Germe. Niet gek voor het bedrijf dat groot werd met de gloeilamp en sfeerverlichting … “Het is belangrijk dat lifi-lampen hetzelfde licht uitstralen als gewone lampen. Dat is de prioriteit. Je moet geen lumen gaan toevoegen aan je lamp omdat je dan misschien betere resultaten ziet.”

©PXimport

Ziekenhuizen en kantoren

Dat is ook precies wat Signify nu heeft gedaan. In oktober presenteerde het bedrijf twee nieuwe versies van zijn bekendste plafondlampen. Het zijn de eerste echt commercieel inzetbare lifi-lampen. Het bedrijf maakte twee verschillende; een grote lampenset van meerdere peertjes naast elkaar (zoals je in vergaderzalen of openbare gebouwen ziet), en losse spotjes. Germe zegt dat die vooral zijn bedoeld voor het bedrijfsleven, en nog niet voor huiskamers.

“We zien vooral veel voordelen voor de industrie, en voor openbare gebouwen”, zegt hij. “Het gaat dan om gebouwen waar gewone wifi om wat voor reden dan ook niet toereikend is.” Ziekenhuizen zijn een veelgenoemd en vanzelfsprekend voorbeeld. Germe: “Daar is wifi vaak geen optie. Het botst daar met röntgenapparaten en wordt daarom niet toegestaan.” Ook qua veiligheid is lifi voor veel gebouwen een goed alternatief. Germe noemt banken als voorbeeld, voor wie wifi een te groot risico kan zijn. Lifi is veel minder makkelijk te onderscheppen, omdat een aanvaller fysiek in het licht moet zitten.

In de praktijk is het echter nog niet zo makkelijk om bestaande ruimtes uit te rusten met lifi. Die ontvangen hun data immers uit een reguliere ethernetkabel, en dat betekent een fysieke kabel die naar de lamp moet lopen. Weinig mensen zullen zin hebben om zo’n kabel aan te leggen in hun huis. Ook dat is een reden voor Signify om de eerste lampen vooral geschikt te maken voor kantoren en andere grote ruimtes. Daar is het verbouwen van een ruimte voor beter internet een kleiner obstakel - mits de voordelen opwegen tegen de kosten.

Hoe snel is Li-Fi?

Die voordelen zijn er zeker. Ten eerste is er de snelheid. Communicatie via lichtsignalen kan in theorie veel sneller zijn dan wifi. In laboratoriumtesten haalden sommige onderzoekers snelheden tot wel 224 gigabit per seconde. “Maar”, voegt Germe daaraan toe, “dat is wel in de optimale setup. Dan schiet je met laserstralen, dat is niet realistisch in gebruik.” De lampen van Signify halen een snelheid van 30 Mbit/s, een heel stuk minder. “Maar meer dan genoeg”, zegt Germe. “De meeste gebruikers hebben genoeg aan een paar Mbit/s voor simpele taken voor op kantoor, zoals surfen of e-mailen.”

Maar het is niet eens zozeer de snelheid van lifi dat het volgens Germe beter maakt dan wifi. Het is de betrouwbaarheid ervan. De constante snelheden die niet wegvallen op het moment dat er een ander apparaat in de buurt komt. “Ook dat is vooral voor kantoorgebruikers belangrijk. Dan valt je Skype-gesprek niet telkens weg.”

©PXimport

Lifi heeft veel voordelen, maar ook de onderzoekers weten dat er nog flink wat aan mankeert. Een kort overzicht van de voor- en nadelen van de technologie.

Beveiliging en compatibility

Voor veel bedrijven is de extra mate van veiligheid van lifi ook belangrijk. Een wifinetwerk is van een afstandje te onderscheppen, dat kan van overal waar het bereik is. Maar omdat een aanvaller bij lifi recht onder de lamp moet zitten is onderscheppen veel moeilijker.

Toch is het maar de vraag of lifi ooit echt kan concurreren met wifi. De aspecten van diezelfde ‘veiligheid’ kun je namelijk ook zien als een probleem. Je moet immers direct in het licht van een lamp zitten. Dat is vaak slechts een meter of twee wijd, misschien drie. Om een heel kantoor van lifi te voorzien moet je dus zorgen dat er overal lampen hangen, en dan lopen de kosten al snel op. Het wisselen tussen access points gaat bij lampen wel een stuk sneller dan bij wifi. De overgang is namelijk naadloos zolang je binnen het licht blijft.

Hardwarematig is lifi slechts een kleine toevoeging aan bestaande lampen, zegt Germe. Je hoeft er in principe alleen een ethernetpoort aan toe te voegen – al klinkt dat wel wat makkelijker dat het in de praktijk misschien is. Lastiger wordt het voor de ontvangende apparatuur zelf.

Zo hebben laptops geen ingebouwde chips voor lifi. Logisch, want waarom zouden HP, Lenovo of Dell zo’n nieuwe techniek nu al ondersteunen? In de praktijk heeft een gebruiker daarom een externe dongel nodig, die ook tijdens Germes presentatie aan zijn laptop hangt. Het is een flink kastje, veel groter dan je misschien zou verwachten. Bovendien werkt die met usb, en is hij niet zomaar te koppelen aan een smartphone.

Sommige fabrikanten hebben al wel aangegeven naar lifi te kijken. Zowel Apple als Samsung zijn al in gesprek geweest met grote lifi-ontwikkelaars, maar vooralsnog is niet bekend of de grote fabrikanten het ook daadwerkelijk in hun toestellen gaan implementeren.

©PXimport

Wifi-vervanger?

Sommige voorstanders van lifi stellen dat het lichtinternet energiezuiniger is dan standaard wifi. Toegegeven, een lamp moet constant aan blijven staan als je verbinding wil hebben, maar datzelfde geldt voor een modem of router. Bovendien, redeneren dezelfde voorstanders, combineer je je verbinding met je lampen die je anders ook wel (een tijdje) aan zou hebben staan.

Toch weet Germe niet zeker of lifi écht veel zuiniger is.. “Het verschilt per geval. In sommige gevallen zal het wat zuiniger uitvallen, in andere misschien niet. Het is voor ons een belangrijk aandachtspunt, iets waar we goed naar kijken.” Germe voegt toe dat ledlampen sowieso al veel zuiniger zijn dan gewone gloei- en spaarlampen. “Maar daar zijn inderdaad nog wat stappen te zetten.”

Het is een goede indicatie van de huidige staat van lifi. De technologie heeft veel potentie en veel voordelen ten opzichte van wifi, maar er moet ook nog veel gebeuren voor het op grote schaal kan worden ingezet. Niet alle voordelen kunnen op dit moment worden waargemaakt. Lifi heeft bovendien ook nog veel nadelen (zie ook het kader: ‘Voor- en nadelen van lifi’). Die zijn op te lossen, maar dat kost wel tijd en geld.

Germe denkt dan ook niet dat lifi ooit een echte vervanger voor wifi wordt. “Het gaat elkaar aanvullen. Op sommige plekken zal wifi handiger blijven. Maar als je denkt aan plekken zoals ziekenhuizen dan is misschien juist lifi wel handiger.” Het lijkt erop dat het in ieder geval nog een paar jaar duurt voordat lifi echt bruikbaar is voor het grote publiek. Tegen die tijd heeft de technologie ook weer een nieuwe concurrent: 5G. “Ook daar vult lifi het aan. Je hebt in de toekomst veel meer internet nodig dan je nu nodig hebt. Het ene gedeelte komt dan misschien van wifi, het andere van 5G, en weer een ander deel komt uit de lamp boven je hoofd.”

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).