Gentibus CD: Beheer(s) uw digitale collecties!

In de loop der jaren hebt u vast een aardige collectie cd’s, dvd’s en usb-sticks opgebouwd, waarop allerlei foto’s, filmpjes en audiobestanden staan. Leuk, maar niet handig voor snelle zoekopdrachten. Een digitale cataloog is wat u nodig hebt, zoals het gratis Gentibus CD. Bovendien kunt u met Gentibus CD meer dan alleen mediabestanden catalogiseren: ook in uw verzameling documenten en spreadsheets kunt u orde aanbrengen.

Gentibus CD 1.51 downloadt u gratis op www.gentibus.com. Het programma draait onder Windows XP en hoger en laat zich met slechts enkele muisklikken installeren. Het is niet uitgesloten dat u op het einde van de rit de vraag krijgt of u een bepaald (systeem)bestand – dat nieuwer is dan het voorgestelde bestand – wilt behouden. In dat geval antwoordt u met Ja. Start u de tool de eerste keer op, dan krijgt u nog de gelegenheid de taal in te stellen. Gelukkig is Nederlands één van de opties. Het hoofdvenster van het programma oogt leeg en dat is niet meer dan logisch, want onze nieuwe catalogus bevat nog geen enkel item.

Daar brengen we dus snel verandering in. Wat u voor ons experiment nodig hebt, is een mediadrager die het liefst goed gevuld is met foto’s. Dat mag een cd zijn, maar in tegenstelling tot wat de naam Gentibus CD doet vermoeden, net zo goed een (al dan niet externe) schijf of een usb-stick. Vervolgens drukt u op de knop Voer cd in. Er verschijnt een mini-verkenner waar u naar (een submap binnen) de gewenste drager bladert. Wilt u hier meer dan één item tegelijk selecteren, plaats dan een vinkje bij Multiple selection. Daarna drukt u op de knop Scan cd >>. Het programma start de scan en even later verschijnt een dialoogvenster waarin u enige informatie over het medium kwijt kunt: een naam en eventueel een beschrijving en een categorie. Deze laatste moet u dan wel eerst zelf creëren via het menu Tools, Disk categories. U mag dan het venster weer afsluiten: uw mediadrager wordt nu aan het linkerpaneel toegevoegd. Merk op dat u via het kleine pijltje bij All disks kunt inzoomen op een specifieke schijfcategorie. Sla meteen ook maar uw catalogus veilig op: ga naar het menu Bestand en kies Save Catalogus as.

Laten we nu eens kijken wat er gebeurt wanneer u de mediadrager weer uit uw systeem verwijdert of ontkoppelt. Als u in het linkerpaneel de disk opent, krijgt u nog altijd netjes de inhoud te zien, net alsof de schijf nog toegankelijk is. Hebt u inderdaad fotobestanden gecatalogeerd, dan hoort u die normaliter op het tabblad Afbeeldingen te kunnen zien. Standaard verschijnen de foto’s hier in de vorm van miniaturen en via het menu Bekijken, Uiterlijk, Miniaturen formaat kunt u hiervan de grootte aanpassen. Of u opteert ervoor de plaatjes in lijstvorm te bekijken. Dat laatste is wel zo handig, aangezien u de bestanden dan volgens diverse criteria kunt sorteren. Het volstaat daarvoor een of twee keer op de gewenste kolomtitel te klikken (Naam, Grootte, Datum laatst bewerkt, …). Open Bekijken en klik op Selecteer kolom om nog meer kolomtypes zichtbaar te maken. Klik een bestand met de rechtermuisknop aan en kies Eigenschappen om allerlei (metadata-) informatie op te vragen.

Op vergelijkbare manier catalogiseert u bijvoorbeeld ook muziek- en videobestanden. Laten we een audio-cd als voorbeeld nemen. Stop de cd in het station en klik op Voer cd in. Verwijs naar de audio-cd, kies Scan cd >> en vul de gebruikelijke gegevens in (naam, categorie, beschrijving). Als u vervolgens een blik werpt op het tabblad Audio, dan verschijnt nauwelijks of geen zinvolle informatie over de tracks. Dat kan beter! Ga naar het menu Tools en klik op Update audio Cd’s. Kies een geschikte online muziekdatabase (zoals us.freedb.org) en klik op Verbinden. Als het goed is, is uw cd herkend en krijgt u allerlei nuttige metadata over de songs te zien, zoals Artiest en Titel. Via Bekijken, Selecteer kolom maakt u trouwens nog meer informatie beschikbaar.

Op deze manier kunt u dus nog veel meer mediadragers met afbeeldingen, muziek of video toevoegen. En dan komt natuurlijk het moment waarop u naar een bepaald bestand op zoek bent. Echter, u weet helemaal niet meer op welke drager dat zich bevindt. Wel weet u dat u die met Gentibus CD hebt gecatalogeerd en dat is uw redding…

Open het tabblad Zoeken en baken het zoekterrein af tot Audio, Afbeeldingen of Video.  Laten we Audio als voorbeeld nemen. U herinnert zich bijvoorbeeld nog (een deel van) de songtitel. Plaats dan een vinkje bij Eigenschappen, selecteer Titel uit het uitklapmenu en kies vervolgens de titel in het bijhorende uitklapmenu. Eventueel betrekt u ook nog andere criteria in uw zoektocht,  zoals een deel van de bestandsnaam. De zoekresultaten verschijnen in het rechterpaneel.

Wilt u alleen maar weten op welke drager zich een bestand bevindt? Selecteer het dan en druk op de knop Lokaliseer. Gentibus CD toont u meteen waar u het kunt vinden. Of u klikt met de rechtermuisknop op het bestand en kiest Open. Het programma vraagt nu de juiste mediadrager aan te koppelen. Vanuit dit contextmenu is het overigens ook mogelijk het bestand van op de originele drager naar een andere locatie te kopiëren: dat doet u met de optie Ontvangen, waarna u de doellocatie aanduidt.

Gentibus CD blijkt best wel een veelzijdige mediathecaris te zijn. U weet intussen dat het programma overweg kan met audio, video en afbeeldingen, maar dat is lang niet alles. Sterker nog: u kunt zelf bepalen wat de tool zoal moet catalogeren. U krijgt al een aardige indruk van de mogelijkheden als u het menu Tools opent en Categorieën selecteert. Daar vindt u onder meer al rubrieken terug als Drawing/plan, Font, Icon/cursor, Spreadsheet en Text. Eigen rubrieken toevoegen kan ook, via de knop Toevoegen (links van het venster).

Natuurlijk moet u Gentibus CD nog duidelijk maken welke bestandstypes het in welke rubriek moet onderbrengen en dat leest u in het rechterpaneel af, bij Associated extensions. U merkt bijvoorbeeld dat de rubriek Icon/cursor standaard is gekoppeld aan de extensies ani, cur en ico. Opent u de rubriek Spreadsheet, dan merkt u dat daar wel xls is opgenomen, maar niet xlsx. Via de knop Toevoegen (rechts van het venster) zorgt u daar alsnog voor.

Hoe krijgt u nu zo’n rubriek te zien in het hoofdvenster van Gentibus CD? Ga hiervoor opnieuw naar het Tools-menu, kies Eigen paneel en kies in het uitklapmenu de gewenste rubriek (in ons voorbeeld: Spreadsheet). Als u nu bestanden catalogeert met de extensie xls(x), dan zullen die ook op het tabblad Spreadsheet te zien zijn.

Het kan natuurlijk gebeuren dat u aan een reeds gecatalogeerde mediadrager bestanden toevoegt of dat u bestanden wijzigt. Dan doet u er goed aan de catalogus up-to-date te brengen. Moeilijk is dat overigens niet. Zorg dat de betreffende mediadrager toegankelijk is, klik die op het tabblad cd’s in het linkerpaneel met de rechtermuisknop aan en kies Update.

Goed om te weten is nog dat u de catalogus ook kunt exporteren via het menu Tools, Exporteer lijst, en wel naar twee formaten: csv (makkelijk op te roepen in een spreadsheetprogramma) en html (zodat u de lijst in uw browser kunt bekijken). In dit laatste geval laat de layout zich trouwens nog via allerlei opties finetunen. Handig is in elk geval dat alleen het door u geselecteerde item – zoals een map of mediadrager – in de exportlijst belandt. Die lijst kunt u dan bijvoorbeeld afdrukken en bij de mediadrager bewaren.

Tekst: Toon van Daele