9 tips voor interactieve formulieren in Word
Of je nu ceremoniemeester bent van een bruiloft, iets organiseert voor de vereniging waarvoor je actief bent, of iets anders organiseert waarvoor je mensen wilt uitnodigen, soms heb je snel informatie nodig van veel verschillende mensen. Dan is het belangrijk dat die informatie zo uniform mogelijk naar je wordt verzonden zodat je het makkelijk kunt verwerken. Je kunt dat online doen, maar het kan ook gewoon op de ouderwetse manier met interactieve formulieren in Word.
01 Wat is een interactief formulier?
Een formulier maken in Word is niet zo ingewikkeld. Je zet de gegevensvragen op een rij en laat ruimte over voor het invullen. Echter de enige manier waarop mensen zo’n formulier goed kunnen invullen, is door het uit te printen, in te vullen met pen of potlood en weer in te scannen. Want wanneer je een formulier dat niet bedoeld is om digitaal in te vullen wel digitaal gaat invullen, dan wordt de lay-out meestal een zooitje. Maar moeten printen en vervolgens scannen is vervelend en niet efficiënt. Een interactief formulier biedt dan uitkomst, want die kun je wél gewoon in Word invullen. Lees ook: In 12 stappen een echte Word-expert
©PXimport
02 Tabblad ontwikkelaar inschakelen
Een interactief formulier maken doe je gewoon vanuit Word, maar je dient daarvoor wel de ontwikkelaarsmodus in te schakelen. Dat klinkt heel ingewikkeld, maar geen zorgen, je hoeft niet te programmeren of ingewikkelde codes te gebruiken. Het blijft gewoon slepen en neerzetten, het geeft je alleen iets meer controle over de elementen die je kunt toevoegen. Je schakelt deze modus in door te klikken op Bestand / Opties / Lint aanpassen en vervolgens een vinkje te plaatsen bij het vakje Ontwikkelaars. Er verschijnt nu een tabblad Ontwikkelaars (naast het tabblad Beeld), waarin je klikt op Ontwerpmodus. Je bent nu gereed om je formulier te gaan ontwerpen.
03 Sjabloon of niet?
Bij het leren van nieuwe dingen, vinden wij het altijd verstandig om bij de basis te beginnen. Wanneer je alles zelf hebt ‘gebouwd’, weet je namelijk precies hoe iets werkt en waarom. Heb je daar geen tijd voor of geen zin in, dan kun je ook kiezen voor een sjabloon. Klik hiervoor op Bestand / Nieuw en vul het woord formulier in het veld Onlinesjablonen zoeken in. Word gaat nu op zoek in de online database van Microsoft naar de sjablonen die voldoen aan het sleutelwoord ‘formulier’. Omdat wij je met deze workshop iets willen leren, gaan we niet voor een sjabloon maar klikken we op Leeg document.
©PXimport
04 Content toevoegen
Nu je een blanco pagina voor je neus hebt, kun je beginnen met het toevoegen van elementen. Als je tekst wilt toevoegen, bijvoorbeeld een introductie of een uitleg, dan doe je dat gewoon op de manier die je gewend bent in Word. Wil je andere elementen toevoegen, dan gebruik je hiervoor de knoppen onder het kopje Besturingselementen in het tabblad Ontwikkelaars. Hier vind je tekstvelden, afbeeldingsvelden enzovoort, die je kunt invoegen om je formulier interactief te maken. In de volgende stappen geven we een paar voorbeelden van deze besturingselementen zodat je deze kunt toepassen op de manier die voor jou handig is.
05 Tekst- en afbeeldingsvelden
We maken we als voorbeeld een inschrijfformulier voor een vereniging, waarvoor men ook een pasfoto moet uploaden. Eerst vul je een kop in (met gewone tekst) waaruit duidelijk wordt wat men hier moet invullen, zoals naam, adres enzovoort. Daarnaast voeg je onder (of naast) elk kopje een tekstveld in. Je doet dit door de muisaanwijzer op de gewenste plek te zetten en te klikken op Inhoudsbesturingselement voor tekst met opmaak (zonder opmaak kan ook). Wil je dat mensen ook een pasfoto kunnen toevoegen, klik dan op Inhoudsbesturingselement voor afbeeldingen. Wanneer mensen hierop klikken (uiteraard zonder Ontwerpmodus) dan kunnen ze eenvoudig een foto vanaf hun harde schijf toevoegen.
©PXimport
EK Poule
In het voorbeeld dat we in deze workshop gebruiken, is het formulier bedoeld als inschrijfformulier voor een vereniging. Maar je kunt het formulier natuurlijk voor heel veel andere doeleinden gebruiken. Wat dacht je van het maken van een voetbalpoule voor het volgende seizoen van de eredivisie? Het enige dat je hoeft te doen is een formulier maken waarop alle wedstrijden staan, en mensen met behulp van een tekstveld (of keuzelijsten) de mogelijkheid geven om per wedstrijd een score in te vullen. En als extra bonus is het handig om te weten dat, wanneer je binnen de sjablonen van Word zoekt naar formulieren, er een prachtig formulier bij staat dat je kunt gebruiken voor het invullen van de poule zelf (onder de naam Scorekaart voetbalpool). Want dat wiel hoef je natuurlijk niet helemaal opnieuw uit te vinden.
06 Selectievakje en keuzelijsten
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je mensen een keuze wilt laten maken. Dat kun je laten aangeven met behulp van een selectievakje of met behulp van een keuzelijst. Voor selectievakje klik je op Inhoud besturingselement voor selectievakje. De tekst die je bij het specifieke selectievakje wilt hebben (ja/nee of in ons geval de dagen van de week) typ je er gewoon naast. Voor een keuzelijst klik je op Inhoud besturingselement voor keuzelijsten met invoervak. Om mogelijke antwoorden toe te voegen aan de keuzelijst klik je op de keuzelijst en vervolgens op Eigenschappen. Onder in het venster dat verschijnt kun je antwoorden toevoegen, verwijderen, bewerken enzovoort.
07 Datum en tijd
Wanneer je mensen een datum of tijd wilt laten invoeren, dan kan dat ook met behulp van een besturingselement. Dat is met name handig omdat het ervoor zorgt dat iedereen de datum en/of de tijd op precies dezelfde manier invoert, zodat er geen verwarring kan ontstaan. Om hiervoor een veld in te voegen klik je op Inhoudsbesturingselement voor Datums onder het kopje Besturingselementen. Door vervolgens te klikken op Eigenschappen, kun je aangeven hoe de datum en tijd genoteerd moeten worden. Zo kun je kiezen voor alleen de datum of bijvoorbeeld ook de naam van de weekdag erbij.
©PXimport
08 Eigenschappen
In de voorgaande stappen ben je de optie Eigenschappen al een paar keer tegengekomen. Dit is de knop onder het kopje Besturingselementen waar je op klikt als je de eigenschappen van de betreffende elementen wilt aanpassen. Zo kun je een titel opgeven zodat je in de ontwerpweergave het veld snel herkent, maar je kunt ook de kleur van de inhoud van het element veranderen of het gebruikte lettertype enzovoort. Ook kun je aangeven dat het betreffende element niet bewerkt of verwijderd mag worden, zodat je voorkomt dat men een zooitje maakt van je formulier.
09 Je formulier testen
Heb je alles ingevuld dat je in wilde vullen? Dan is het tijd om je formulier te testen. Je doet dit eenvoudigweg door nogmaals te klikken op Ontwerpmodus, zodat deze modus is uitgeschakeld. Je ziet je formulier nu zoals ieder ander het ziet. Erger je je vervolgens aan teksten als Klik hier om een tekst in te voeren, dan kun je dat in de ontwerpmodus dus eenvoudig aanpassen door er iets overheen te typen. Ook kun je in deze weergave controleren of keuzemenu’s goed werken en of het formulier verder logisch is. Tevreden? Dan kun je het formulier ter download aanbieden op een website of versturen naar iedereen die het moet invullen.
Heb je een andere vraag over Word of Office? Stel hem in ons gloednieuwe Techcafé!
