8 tips voor Word die je nog niet kende
Word is de misschien wel meestgebruikte applicatie op de computer. En toch gebruiken we volgens Microsoft maar tien procent van het programma. Dat we de overige negentig procent niet gebruiken we niet, komt vooral omdat we er geen weet van hebben. Hoog tijd dus voor 8 tips voor Word die je nog niet kende.
Tip 01: Eerste indruk
De eerste indruk bepaalt alles. Dat geldt niet alleen voor jezelf, maar ook voor de documenten die je maakt. Is het de bedoeling dat het document openbaar gemaakt wordt, dan zorgt een voorblad voor een professionele eerste indruk. Daarop staan alle belangrijke gegevens die de lezers in het document kunnen verwachten.
Word kent de mogelijkheid uit een hele reeks sjablonen een eigen voorblad te kiezen. Kies voor Invoegen / Pagina’s / Voorblad. Scrol door het aanbod en kies een voorblad wat jij mooi vindt en wat past bij het type document. Het sjabloon bestaat standaard uit een aantal tekstitems. Elk hiervan kun je bewerken door erop te klikken. Klik bijvoorbeeld op Titel van document om de titel van het document toe te voegen. Vul op die manier alle benodigde gegevens in en bewaar je document.
©PXimport
Tip 02: Inhoudsopgave
Een groot document is gebaat bij een inhoudsopgave. In Word kun je dit automatisch laten genereren, mits je gebruik hebt gemaakt van opmaakstijlen. De opmaakstijlen vind je onder Start / Stijlen. Gebruik bij het opmaken van je document voor de hoofdstuk- en paragraaftitels bij voorkeur de stijlen Kop 1, Kop 2 enzovoort. Een stijl pas je toe door de cursor in de betreffende regel te zetten en daarna de stijl te selecteren. Heb je op deze manier de koppen in het document allemaal de juiste stijl gegeven, ga dan naar de pagina waar de inhoudsopgave terecht moet komen. Navigeer dan naar Verwijzingen / Inhoudsopgave en selecteer het soort inhoudsopgave dat je wilt gebruiken.
Wil je meer invloed op wat er precies in de inhoudsopgave komt, kies dan voor Aangepaste inhoudsopgave. Je hebt dan onder meer keuze uit het aantal niveaus en of je de paginanummers rechts wilt uitlijnen. Heb je andere stijlen dan Kop 1 en Kop 2 gebruikt en wil je dat die stijlen in de inhoudsopgave terugkomen, klik op dan op Opties en geef in de lijst met stijlen aan wat niveau 1, 2 en 3 is. Bevestig met OK.
©PXimport
Wil je echt een professionele indruk met je document maken, voeg dan een index toe
-
Tip 03: Index
Wil je nu echt een professionele indruk maken met je document, voeg dan een trefwoordenregister, in Word index genoemd, toe. Zo’n lijst bevindt zich vaak achter in het document en bevat de belangrijkste woorden met daarbij opgesomd op welke pagina’s dat woord voorkomt. Wie deze mogelijkheid niet kent, zou direct geloven dat dit monnikenwerk is, maar de echte Word-kenners weten wel beter. Het invoegen van een trefwoordenregister bestaat namelijk maar uit twee stappen. Stap een is het markeren van alle woorden, stap twee bestaat uit het invoegen van de index. Om de belangrijkste woorden te markeren, maak je een nieuw document. Typ in dit document, onder elkaar, alle woorden die je in de index wilt hebben. Op elke regel één woord. Om doublures te voorkomen, kun je met Ctrl+A de lijst selecteren en via Start / Alinea / Sorteren de woorden sorteren. Loop nu door de lijst en haal alle dubbels eruit. Bewaar daarna het document via Bestand / Opslaan op de harde schijf.
©PXimport
Tip 04: Index invoegen
Om de gemaakte index aan je document toe te voegen, ga je naar de plaats waar de index terecht moet komen, meestal op een van de laatste pagina’s. Kies dan voor Verwijzing / Index invoegen / AutoMarkeren. Navigeer in het pop-upvenster naar je zojuist gemaakte index. Afhankelijk van de grootte van de index en hoeveel woorden de lijst bevat, duurt het even voor je Word weer kunt gebruiken. De markeerfunctie heeft bovendien alle markeringen zichtbaar gemaakt. Dit kun je uitschakelen door het ¶-icoontje in Start weer uit te schakelen. Er lijkt nu niets veranderd, maar onder water zijn alle woorden uit de lijst in het echte document gemarkeerd. Nu kun je de index invoegen. Kies opnieuw Verwijzing / Index invoegen, maar zet nu een vinkje bij Paginanummers rechts uitlijnen met puntjes als opvulteken en kies voor 2 bij Kolommen. Dat geeft vaak het mooiste resultaat. Klik dan op OK.
©PXimport
Inhoudsopgaven en indexen updaten
Tenzij je een inhoudsopgave of trefwoordenindex echt als allerlaatste handeling in een document uitvoert, zul je het soms ook moeten updaten. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op de inhoudsopgave of index en kies Veld bijwerken. Bij het bijwerken van een inhoudsopgave kun je kiezen tussen Alleen paginanummers bijwerken of In zijn geheel bijwerken.
Tip 05: Verborgen tabellen
Bestaat een document eigenlijk vooral uit een hele reeks items of is het overzichtelijker om de informatie in kolommen te zetten, maar wil je niet dat de tabel zichtbaar is, werk dan met een verborgen tabel. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij een vergaderverslag. Zo’n document kent namelijk altijd dezelfde opbouw en bestaat uit een agenda-item met een nummer, de inhoud en erachter soms nog een nieuw actiepunt. Een verborgen tabel is hier een uitkomst omdat je de informatie van een vergadering nooit op één regel kwijt kunt. Maak een nieuw document en voeg via Invoegen / Tabel een tabel in, bijvoorbeeld met drie kolommen. Vul nu de tabel met de informatie. Wil je ergens witruimte (lege regels), sla dan een paar rijen in de tabel over. Je kunt oneindig tabelrijen toevoegen door simpelweg de cursor in de laatste cel rechtsonder te plaatsen en Tab ingedrukt te houden. Is alles naar wens en is het document klaar, ga dan via Ctrl+G en dan 1 / Enter naar de eerste pagina. Klik in de tabel en klink linksboven de tabel op het kruisje om de hele tabel te selecteren. Kies dan in de zwevende werkbalk Randen / Geen rand. Je hebt de tabel nu onzichtbaar gemaakt en de informatie staat nu netjes geordend op een rijtje.
©PXimport
Tip 06: Eén pagina andersom
Wil je een tabel of een afbeelding opnemen in een document, maar is die tabel of afbeelding eigenlijk te breed voor de pagina, dan kun je de tabel of afbeelding natuurlijk een kwartslag draaien. Probleem is dat een tabel zich niet zo eenvoudig laat draaien, en het draaien van een afbeelding is ook niet altijd de meest chique oplossing. Door alleen de betreffende pagina te draaien, zorg je ervoor dat de rest van je document er geen last van heeft. Zet de cursor in het document waar je de tabel of afbeelding wilt opnemen en kies voor Indeling / Eindemarkering / Doorlopend. Op het eerste oog lijkt er niets veranderd, maar maak je de documentcodes zichtbaar via Ctrl+’ dan zie je dat er een Sectie-einde is ingevoegd. De cursor staat onder het sectie-einde, klik dan op Indeling / Afdrukstand / Liggend en Word zal een nieuwe liggende pagina invoegen. Kies nu Invoegen / Tabel of Invoegen / Afbeeldingen en gebruik de breedte van deze gekantelde pagina om de tabel of afbeelding optimaal neer te zetten. Is dat gelukt, ga dan met de cursor onder de tabel of afbeelding staan en voeg weer een doorlopende eindemarkering in en daarna een pagina met Afdrukstand / Staand.
©PXimport
Metadata
Metadata zijn gegevens over een ander gegeven of object. Bij een document zijn het zaken als de schrijver, de datum dat het document is gemaakt, het aantal pagina’s en de taal. Windows kan metadata van bestanden uitlezen, zo dus ook van Word-documenten. Het neemt deze data mee bij het indexeren van documenten op de computer en gebruikt die gegevens ook zodat je sneller benodigde documenten kunt vinden. Voor een deel wordt die metadata vanzelf aan een document toegevoegd, deels niet. In Word kun je die metadata eenvoudig aanpassen. Ga naar Bestand / Info. Bij de Eigenschappen zie je een aantal vaste gegevens staan: de grootte van het bestand, het aantal woorden, wanneer het document gewijzigd is enzovoort. Hier kun je gegevens aan toevoegen of bestaande gegevens wijzigen, zoals de auteur, titel, opmerkingen en labels. Klik achter zo’n item en voeg de informatie toe die je als metadata aan het document wilt koppelen. Zie je bepaalde items niet, klik dan onder aan de Eigenschappen op Alle eigenschappen weergeven.
©PXimport
Tip 07: Opmaak vervangen
Wil je in je document nog iets aanpassen aan de opmaak, dan doe je dat door stijlen toe te passen. Via Start / Stijlen kun je elk deel van het document een passende opmaak geven, deze is bovendien identiek voor alle delen waar je die stijl op toepast. Wil je nu de opmaak van zo’n toegepaste stijl wijzigen, pas dan de opmaak van het tekstdeel aan en klik met de rechtermuisknop in het menu Stijlen op de desbetreffende stijl van dat tekstdeel en kies voor Stijl bijwerken om met selectie te laten overeenkomen. Je zult zien dat dan alle delen die de betreffende stijl hadden ineens het nieuwe uiterlijk hebben. Maar soms is dat niet genoeg. Soms hebben de delen niet die stijl of niet dezelfde stijl. Dan kun je de bekende Zoeken en Verangen-functie gebruiken om opmaak op te sporen én te veranderen. Open Zoeken en Verangen via Ctrl+H. Klik op Meer. Typ nu in de eerste regel bij Zoeken naar hetgeen je zoekt en herhaal dat bij Vervangen door. Maar met de cursor nog in het vak Vervangen door klik je op Opmaak. Selecteer nu de opmaakkenmerken waarmee je de tekst wilt vervangen. Bevestig met OK en daarna Vervangen of Alles vervangen. Zoek je bijvoorbeeld een woord en wil je overal waar dat woord staat het oranje en onderstreept hebben, dan is dit de manier om het te doen. Er zijn oneindige mogelijkheden. Je kunt ook zoeken op delen met een specifieke opmaak door al bij het vak Zoeken naar op Opmaak te klikken en opmaakkenmerken in de zoekopdracht mee te geven.
©PXimport
De ‘intelligente services’ gebruiken de cloud om antwoord te zoeken op dingen die je wilt weten
-
Tip 08: Intelligentie
Het zal vaak voorkomen dat je naast Word ook je browser open hebt staan, bijvoorbeeld om even snel iets op te kunnen zoeken: een vertaling, een betekenis, een alternatief woord, ... Dat is geen noodzaak meer, want Microsoft heeft de laatste jaren veel van de kennis die je op internet zoekt ook in Office gestopt. Deze ‘intelligente services’ gebruiken de cloud om antwoord te zoeken op dingen die je wilt weten tijdens het schrijven of om een opmaak te vinden als je in PowerPoint werkt. Voorwaarde is wel dat je Office 365 gebruikt, in een standaardversie van het pakket werkt dit nog niet. Ga naar Controleren en klik op Vertalen. De eerste keer krijg je een pop-upvenster met de vraag of je deze intelligente services wilt inschakelen. Privacy kan een reden zijn dat niet te doen, de bij de diensten behorende privacyverklaring kun je lezen door op Privacyverklaring te klikken. Wil je de diensten gebruiken, klik dan op Inschakelen. Wil je nu bijvoorbeeld een regel of woord vertalen, selecteer het in Word en in de Translator-balk en je ziet direct de vertaling. Bij Naar kun je de taal kiezen. Via Document kun je zelfs een heel document vertalen. Andere voordelen van deze intelligentie zijn een verbeterde spellingscontrole en de mogelijkheid om via Verwijzingen / Slim opzoeken informatie over een woord (van Wikipedia of Bing-internet) direct in Word te bekijken.
©PXimport
